淺議辦公室工作的管理創(chuàng)新

楊霄杉

(四川永樂電力有限公司 四川 樂山 614000)

有人把辦公室比作企業(yè)運轉(zhuǎn)的“心臟”和“中樞”，因為辦公室是一個企業(yè)的“總參謀部”、“總協(xié)調(diào)部”、“總信息部”，處于承上啟下、協(xié)調(diào)各方的樞紐位置，承擔(dān)著參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、后勤保障等服務(wù)。辦公室工作的效率和質(zhì)量，直接關(guān)系企業(yè)工作的質(zhì)量和效率。抓牛抓鼻、抓事抓綱，抓好辦公室工作對提升企業(yè)工作的水平至關(guān)重要。辦公室工作要適應(yīng)新形勢、新要求，只有不斷增強攻堅克難的創(chuàng)造力，才能更好地發(fā)揮總調(diào)度、總協(xié)調(diào)、總樞紐的核心作用。

一、辦公室工作的特點

(一)效率是第一位

行政流程的進(jìn)口和出口都在辦公室，辦公室工作效率高低，直接影響到整個企業(yè)的工作效率。做辦公室工作要處理好按程序辦事和提高辦事效率的關(guān)系。一切工作首先要按程序，不按程序就會亂套。但是按程序并不是不講效率，在走程序的過程中要提高效率，或者把不必要的程序簡化掉，或者想辦法加快走程序。總之，提高效率是最重要的工作要求。

(二)按制度辦事需要決心

辦公室工作瑣碎、繁雜，管文件收發(fā)、管檔案、管會議組織記錄等，甚至有的還管經(jīng)費或資產(chǎn)，需要辦公室執(zhí)行的或者需要辦公室參與執(zhí)行的制度占企業(yè)制度的很大比例。制度的制定是為了約束人的行為，但又需要人來執(zhí)行。執(zhí)行制度的表現(xiàn)形式就是對具體人的制約。按制度辦講起來容易，做起來確實需要決心，這種決心就是對工作的高度責(zé)任感，沒有責(zé)任感是執(zhí)行不好制度的。

(三)服務(wù)意識是基本素質(zhì)

服務(wù)企業(yè)和企業(yè)員工是辦公室工作的基本任務(wù)，是辦公室工作性質(zhì)決定的。辦公室是企業(yè)辦公系統(tǒng)的進(jìn)口和出口，各種信息從辦公室進(jìn)來，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)和部門的處理，形成新的信息從辦公室出去，同時在辦公室存儲，辦公室的工作就是讓這些信息流動無障礙、更快捷。同時辦公室還是企業(yè)行文的窗口、辦事的窗口、接待的窗口，企業(yè)服務(wù)的質(zhì)量首先從辦公室工作中反映出來。所以服務(wù)是辦公室工作的本質(zhì)，服務(wù)意識是辦公室工作同志的基本素質(zhì)。

(四)公開公平公正是基本原則

辦公室是服務(wù)部門，又是權(quán)力部門。有單位消費對象的選擇權(quán)、有辦公用品的采購權(quán)、有用車的調(diào)動權(quán)、有報銷的審批權(quán)、有單位基本建設(shè)項目的管理權(quán)等。每一項權(quán)力都與全企業(yè)員工密切相關(guān)。用好這些權(quán)力需要管理藝術(shù)，用不好這些權(quán)力就是不正之風(fēng)。辦公室權(quán)力有限影響者眾，權(quán)力不大監(jiān)督者眾。用好這些權(quán)力有辦法，就是公開公平公正。公開就是制度，公平就是平等對待每一位員工，公正就是正確處理每一件事情。

二、創(chuàng)新管理，提升辦公水平

辦公室是企業(yè)工作的“中樞”，應(yīng)該而且能夠在管理創(chuàng)新中發(fā)揮重要作用，管好應(yīng)該管的事，服務(wù)好應(yīng)該服務(wù)的事，把管理效率和服務(wù)效率調(diào)控到最佳狀態(tài)，這是大事，也是基礎(chǔ)。通過管理創(chuàng)新，提升管理水平，辦公室工作中的許多難題就會迎刃而解。

(一)創(chuàng)新工作觀念

創(chuàng)新是當(dāng)今時代的主題。許多良好創(chuàng)機和成功創(chuàng)舉，往往存在于思想的解放、觀念的更新中，存在于想創(chuàng)、愿創(chuàng)的不懈追求之中。辦公室是企業(yè)核心工作部門，日常工作能不能出成績、出成效，觀念很重要。觀念創(chuàng)新是發(fā)展的第一動力，是生命線和靈魂。要做好領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和推進(jìn)工作的“左膀右臂”，辦公室工作人員就要始終保持敢闖敢試的銳氣、開拓進(jìn)取的勇氣，積極轉(zhuǎn)變思想觀念，努力沖破不合時宜的舊觀念，緊緊圍繞企業(yè)的中心工作來思考問題，把工作中的難點、熱點和領(lǐng)導(dǎo)考慮的中心問題作為自身思考、研究問題的重點，站在領(lǐng)導(dǎo)的高度觀察、思考問題，積極探索解決問題的有效途徑和辦法。

(二)創(chuàng)新思維方式

辦公室每天要處理大量日常性工作，比如公文收發(fā)、會議籌備、來客接待、上傳下達(dá)等。這些工作做多了、做久了，人容易形成思維定勢，習(xí)慣于按部就班、憑經(jīng)驗辦事，致使辦公室的工作模式化、呆板化。因此，辦公室工作人員思考問題應(yīng)當(dāng)克服三種思維習(xí)慣:第一種是遇事不要戀舊，不能老想著過去是怎么辦、怎么干的，把自己的工作束縛在昨日的模式中，而應(yīng)重點瞄著現(xiàn)在與未來，看今天是怎么回事，應(yīng)當(dāng)怎么辦、怎么干，照著葫蘆畫瓢是永遠(yuǎn)也畫不出新瓢的;第二種是工作不要尾隨式跟進(jìn)，要把工作重點放在超越別人、想人所未想、言人所未言、行人所未行上，要有敢于創(chuàng)新的勇氣，做到人無我有、人有我新、人新我變;第三種是解決問題不隨別人轉(zhuǎn)，即使問題解決，不妨逆向思維看看有什么不足，或者是思考還有沒有比這更好的辦法，或許能迸發(fā)出新的思想火花，形成新的工作思路。辦公室工作的本質(zhì)是服務(wù)，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)處室、服務(wù)員工。做好辦公室工作不是一日之功，需要打好基礎(chǔ)。制度是基礎(chǔ)，信息的積累是基礎(chǔ)，處理好上下左右的關(guān)系是基礎(chǔ)，勤奮敬業(yè)精神是基礎(chǔ)，熟練掌握辦公室業(yè)務(wù)是基礎(chǔ)，必要的硬件設(shè)備是基礎(chǔ)。辦公室員工要敢于突破常規(guī)思維，準(zhǔn)確把握時代脈搏，準(zhǔn)確把握新形勢、新要求、新任務(wù)的特點和規(guī)律，以發(fā)散思維、求異思維、辯證思維積極應(yīng)對復(fù)雜的局面，創(chuàng)造性地開展工作。

(三)創(chuàng)新工作方法

辦公室工作既要按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖辦事，不能自行其事，同時又要勤于動腦，善于在決策參謀中爭取主動，在執(zhí)行中掌握主動，在落實中尋找主動，增強服務(wù)的主動性、超前性。工作中要做到“思考早半拍，行動快半拍”，就必須在日常工作中突破常規(guī)，求得創(chuàng)新。

1.創(chuàng)新工作思路。辦公室負(fù)責(zé)的會議、文件和各種具體的事務(wù)非常多，雖然有時身子會陷在里面，但工作思路不能陷進(jìn)“文山會?！焙途唧w事務(wù)中，要從繁雜的事務(wù)性工作中解脫出來，集中精力抓大事、抓急事、抓難事。要善于挖掘領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注什么、工作思路是什么、發(fā)展趨勢是什么，要善于超前思考，加強工作的預(yù)見性，主動、超前考慮解決問題的方法和意見，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供具有前瞻性的服務(wù)。工作上要發(fā)揮“遙相呼應(yīng)”的影響力，站在上面看下面，看工作思路對不對;站在外面看里面，看工作內(nèi)容新不新;站在全局看局部，看工作走向有沒有指導(dǎo)性。

2.創(chuàng)新工作方式。思路新了還不夠，我們還要在工作方式上力求創(chuàng)新，努力創(chuàng)新辦公室的工作流程。辦公室的各項工作，即使是一些看似很平常的工作，也要經(jīng)常總結(jié)經(jīng)驗，經(jīng)常有所改進(jìn)。

3.創(chuàng)新工作手段。充分利用先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以解決辦公室工作多與人手少之間的矛盾。信息化對外可以及時把企業(yè)的服務(wù)內(nèi)容、辦事方式、工作范圍向社會公布，為公眾提供公開透明、高效便捷的公共服務(wù)，并自覺接受各方監(jiān)督;對內(nèi)可以通過電子綜合平臺，規(guī)范辦公流程，加快文件流轉(zhuǎn)，提高辦文效率，便捷工作溝通，利于工作監(jiān)督，降低行政成本，增強信息交流與共享，大大提升辦公室工作效率。想方設(shè)法提高辦公自動化水平，加強對辦公室工作人員的培訓(xùn)，提高他們使用信息化手段辦公的水平，不斷提高工作效率。

(四)創(chuàng)新工作機制

良好的創(chuàng)新環(huán)境是培養(yǎng)創(chuàng)新人才，催生創(chuàng)新活力的“沃土”。辦公室可以從工作機制、管理制度上引導(dǎo)、組織、利用好創(chuàng)新資源和優(yōu)勢，為創(chuàng)新搭建好平臺。

1.健全機制促創(chuàng)新。辦公室是企業(yè)內(nèi)部管理的樞紐，幾乎每一項業(yè)務(wù)流程都要經(jīng)過辦公室，多數(shù)流程都是由辦公室在管理。企業(yè)內(nèi)部的運行機制規(guī)定了這些工作流程的科學(xué)性和便捷性。機制創(chuàng)新是創(chuàng)新工作之本。鼓勵創(chuàng)新、支持創(chuàng)新，就要不斷健全和完善鼓勵、扶持創(chuàng)新的機制，保護(hù)創(chuàng)新激情，營造創(chuàng)新氛圍。抓住創(chuàng)新的積極因素，重用優(yōu)秀的創(chuàng)新人才，重獎創(chuàng)新成果。要以識才的慧眼、用才的氣魄、愛才的感情，大力選拔和培養(yǎng)創(chuàng)新人才，并主動為創(chuàng)新人才成長搭臺子、鋪路子、扶梯子，最終建立規(guī)范合理、配置科學(xué)、程序嚴(yán)密、制約有效的內(nèi)部運行機制。

2.完善制度促創(chuàng)新。健全完善的制度在辦公室日常工作中是至關(guān)重要的。有了好的制度，才能促進(jìn)辦公室人員充分發(fā)揮其創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力。形勢的不斷發(fā)展，新問題、新情況會不斷地出現(xiàn)，需要健全和完善辦公室內(nèi)部一系列管理制度，形成大家共同遵守的辦事規(guī)程和行為準(zhǔn)則，解決辦公室工作中的大事、難事，確保辦公室工作快速、高效、有序運轉(zhuǎn)。要把科學(xué)發(fā)展觀的要求滲透到科室工作的各個方面、各個環(huán)節(jié)之中，強化制度約束，逗硬目標(biāo)考核，充分調(diào)動辦公室人員的工作積極性和創(chuàng)造性，做到用制度管事、用制度管人，以制度創(chuàng)新推動整體工作大發(fā)展。

3.營造輿論促創(chuàng)新。要積極營造讓一切有利于辦公室工作的創(chuàng)新愿望得到尊重、創(chuàng)新活動得到支持、創(chuàng)造才能得到發(fā)揮、創(chuàng)造成果得到肯定的良好環(huán)境和氛圍，使“尊重勞動、尊重知識、尊重人才、尊重創(chuàng)造”成為辦公室人員的共識?？陀^公正地看待創(chuàng)新實踐成果與失敗。大力培樹創(chuàng)新典型、弘揚創(chuàng)新精神，激發(fā)辦公室人員的創(chuàng)造活力。

管理是一個常說常新的話題，管理創(chuàng)新是提升一個部門戰(zhàn)斗力的源頭活水，是整合與激勵人的工作潛能紐帶和手段。企業(yè)的管理創(chuàng)新有很多工作要做，辦公室應(yīng)該在企業(yè)管理創(chuàng)新工作中有所作為，而且能夠有所作為。