醫(yī)療檔案和計(jì)算機(jī)信息化管理與應(yīng)用

牡丹江市疾病預(yù)防控制中心，黑龍江 牡丹江 157020

對(duì)于一些比較正規(guī)的醫(yī)院，特別是大型綜合性醫(yī)院，醫(yī)療檔案的管理和應(yīng)用問(wèn)題一直是一件非常棘手的事。雖然投入了不菲的人力物力，但始終不能將管理水平和應(yīng)用能力提高到一個(gè)新的層次上，因此需要采用信息化的管理方式。

1.醫(yī)療檔案信息化管理方式的優(yōu)點(diǎn)分析

1.1 能夠海量容納各種類型的醫(yī)療檔案

在醫(yī)院的正常運(yùn)營(yíng)中，患者治療會(huì)產(chǎn)生醫(yī)療檔案，醫(yī)學(xué)研究同樣也會(huì)產(chǎn)生檔案?？梢哉f(shuō)，醫(yī)院的醫(yī)療檔案既是信息儲(chǔ)存的寶庫(kù)，又是有益醫(yī)療信息走上實(shí)際應(yīng)用的星光大道。它不但能通過(guò)所記載的各種信息、數(shù)據(jù)以及重要事件來(lái)為醫(yī)院以后的發(fā)展提供理論基礎(chǔ)和后備資源，也能作為醫(yī)院醫(yī)療水平的進(jìn)步和醫(yī)院自身發(fā)展道路上的一盞明燈，來(lái)指引正確的發(fā)展方向，避免走彎路或者走錯(cuò)路。另外，檔案是醫(yī)院各項(xiàng)醫(yī)療工作的原始記錄,是最真實(shí)可靠的信息。但是，由于傳統(tǒng)醫(yī)療檔案的管理一般依靠的是紙張和大量的人力，且仍舊不能會(huì)持續(xù)產(chǎn)生的大量醫(yī)療信息進(jìn)行有效的管理，使得大量的寶貴檔案資料就被束之高閣，或者干脆被堆放在無(wú)人問(wèn)津的角落。這固然有管理人員自身責(zé)任的問(wèn)題，但更直接說(shuō)明了傳統(tǒng)管理模式的局限性，難以應(yīng)對(duì)數(shù)量巨大的檔案。而如果采用計(jì)算機(jī)信息化的管理模式，就可以應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)巨大的信息容納能力收錄各類醫(yī)療檔案，不僅能夠節(jié)約大量人力物力，還能夠開(kāi)辟出更便捷可靠的管理新模式，提高醫(yī)院的檔案管理水平。

1.2 重要檔案的安全性大大提高

傳統(tǒng)檔案的記載一般使用的是紙張，雖然在一定時(shí)間內(nèi)，紙張是可以很好地承擔(dān)醫(yī)療檔案載體的角色。但是，由于紙張屬于有機(jī)物，且由于自身物理化學(xué)性能的局限性，而容易出現(xiàn)變質(zhì)情況。具體來(lái)說(shuō)，由于日久天長(zhǎng)以及受到保存條件的影響，紙質(zhì)醫(yī)療檔案會(huì)出現(xiàn)受潮、霉變、蟲(chóng)噬等，造成字跡模糊、內(nèi)容缺失、磨損等情況，從而嚴(yán)重影響醫(yī)療檔案的使用價(jià)值。而且，很多醫(yī)院還沒(méi)有對(duì)需要重新抄錄、整理以延長(zhǎng)保存壽命的檔案加以重新修訂，也造成了一些重要檔案的損失。與此同時(shí)，傳統(tǒng)檔案的管理手段如檔案的分類、編目、存檔、歸類、整理以及讀者檢索等工作還是原始的傳統(tǒng)的手工操作，不論是醫(yī)療檔案管理員，還是讀者，要完成一項(xiàng)檢索、查閱任務(wù)都需要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間，耗費(fèi)很大的精力。還有少數(shù)醫(yī)院沒(méi)有專用檔案室，檔案無(wú)法集中管理，缺乏保護(hù)措施等，均嚴(yán)重威脅重要檔案的完整與安全。

2.當(dāng)前醫(yī)療檔案計(jì)算機(jī)信息化的管理和應(yīng)用過(guò)程中的一些問(wèn)題分析

2.1 管理人員的職業(yè)素質(zhì)不過(guò)關(guān)

即便在應(yīng)用高科技設(shè)備和信息化管理模式的情況下，醫(yī)療檔案的管理也不是一件輕松的事。正如毛主席的一句名言：勝仗不僅取決于武器的優(yōu)劣，更關(guān)鍵的因素是人。也就是說(shuō)，醫(yī)療檔案管理與應(yīng)用水平的高低，是直接與管理人員的素質(zhì)掛鉤的。而作為檔案管理的核心，很多檔案管理員自身缺乏必要的職業(yè)技能和素質(zhì)作，而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案管理精力投入不足?；蛘哚t(yī)療檔案管理部分是辦公室人員兼職，并沒(méi)有安排專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，這些人沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的信息化檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄，根本不能夠勝任信息化檔案管理的任務(wù)。

2.2 注重管理，忽視應(yīng)用

就實(shí)際情況來(lái)看，很多醫(yī)院對(duì)醫(yī)療檔案的管理還是比較重視的，對(duì)管理的信息化也比較支持。但是，很多醫(yī)院僅僅強(qiáng)調(diào)了醫(yī)療檔案的“管理”，而忽視的基本應(yīng)用。很多醫(yī)療檔案的管理人員認(rèn)為檔案管理就是把檔案“鎖起來(lái)、關(guān)起來(lái)”，保證其安全。但并沒(méi)有將檔案的實(shí)際應(yīng)用納入到管理思想中。我們知道，醫(yī)療檔案是醫(yī)院日常工作最具體、最真實(shí)的反映，可以說(shuō)是一座巨大的信息寶庫(kù)。而如果將這座寶庫(kù)永遠(yuǎn)地“冷落”，不去開(kāi)發(fā)應(yīng)用，則頗有“暴殄天物”之嫌。同時(shí)，這種做法也背離醫(yī)療檔案管理信息化管理的初衷，造成了極大地信息資源浪費(fèi)，也不利于醫(yī)療檔案管理水平的進(jìn)一步提高。

2.3 醫(yī)院缺乏信息化管理?xiàng)l件下的管理制度

高效的醫(yī)療檔案信息化管理，計(jì)算機(jī)硬件是基礎(chǔ)，管理人員是核心，而管理制度則是保障。雖然一些醫(yī)院在傳統(tǒng)醫(yī)療檔案管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的管理、應(yīng)用等方面的管理制度和各級(jí)各類人員工作職責(zé)，但在完成醫(yī)療檔案管理的信息化改造后，由于管理理念沒(méi)能及時(shí)轉(zhuǎn)變，管理思路仍舊停留在傳統(tǒng)的路子上，也沒(méi)有建立一套適合信息化管理模式的、科學(xué)的檔案管理制度，具體表現(xiàn)在沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、缺乏統(tǒng)一管理，使得很多傳統(tǒng)的文件材料沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)整理歸檔，使得信息化管理工作比較混亂。這不僅造成信息化管理效能大打折扣，使信息化管理模式的優(yōu)勢(shì)的不到有效地發(fā)揮，還造成了信息化資源的重大浪費(fèi)。

3.加強(qiáng)醫(yī)療檔案計(jì)算機(jī)信息化管理與應(yīng)用水平的一些對(duì)策

3.1 制定和完善信息化管理制度

要完成這個(gè)工作，必須得到醫(yī)院相關(guān)部門(mén)和責(zé)任人的重視。這是采取得力措施解決問(wèn)題的基礎(chǔ)。只有管理者在態(tài)度上重視，才會(huì)督促相關(guān)部門(mén)認(rèn)真對(duì)待，才能更快更好地彌補(bǔ)漏洞，完善不足。同時(shí)，制定合理高效的管理規(guī)范和工作章程與一些先進(jìn)單位的經(jīng)驗(yàn)交流也必不可少。醫(yī)院可以在參照先進(jìn)兄弟單位管理制度的基礎(chǔ)上，切合自身的實(shí)際情況，盡快制定出合理的信息化管理制度來(lái)。

3.2 改善管理工作的硬件和軟件

在信息化網(wǎng)絡(luò)化自動(dòng)化高度發(fā)達(dá)的今天，繁重的醫(yī)療檔案管理工作僅僅依賴人力手動(dòng)工作已是越來(lái)越不能適應(yīng)發(fā)展的要求，這些工作很多時(shí)候可以依靠一些電子儀器高效精確的完成。因此，在資金條件允許的情況下，購(gòu)買(mǎi)和升級(jí)一些現(xiàn)代化的辦公設(shè)備是十分必要的。利用這些設(shè)備，可有效改善一些重要檔案存儲(chǔ)的便捷性、安全性和存儲(chǔ)環(huán)境，延長(zhǎng)了存儲(chǔ)壽命（甚至可以做到無(wú)限期儲(chǔ)存）。還會(huì)極大地方便查閱者的檢索，節(jié)省大量的時(shí)間和精力。而且，由于信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，及時(shí)改善管理工作的硬件軟件，也是提高管理水平的有效途徑。

3.3 提高管理人員的職業(yè)技能

人是管理的核心，再加上信息化檔案管理是一項(xiàng)比較專業(yè)的工作，勝任它必須具備相當(dāng)?shù)募寄芎退刭|(zhì)。因此，除了開(kāi)設(shè)一些培訓(xùn)班對(duì)在崗人員進(jìn)行技能“充電”外，專門(mén)培養(yǎng)此類人才也是刻不容緩。另外，還要完善相關(guān)的崗位制度，管理員必須專職于此，所以兼管制度應(yīng)予擯棄。

3.4 搞好醫(yī)療檔案信息的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用

醫(yī)療檔案工作的最終目的是開(kāi)發(fā)利用，不然再有價(jià)值的檔案也會(huì)湮沒(méi)于黑暗之中，無(wú)法體現(xiàn)其應(yīng)有的使用價(jià)值。只有對(duì)這些寶貴的醫(yī)療檔案信息進(jìn)行研究與開(kāi)發(fā)，才能讓檔案管理工作永葆活力，為醫(yī)院醫(yī)療水平的向前發(fā)展提供動(dòng)力。而且，同時(shí)還要做好檔案的歸納整理，認(rèn)真落實(shí)借出登記制度，宣傳愛(ài)護(hù)檔案等工作。

[1]陳玲.醫(yī)療檔案合理化管理途徑分析[J].河南醫(yī)療學(xué)刊，2010（3）:14-15

[2]韓宇.淺論醫(yī)療檔案信息化管理的建設(shè)[J].醫(yī)學(xué)百科，2011年第2 期：23-25