試論儀器設(shè)備采購風(fēng)險(xiǎn)及規(guī)避措施

熊樹梅 趙杰 劉明進(jìn)

浙江省醫(yī)療器械檢驗(yàn)院，浙江杭州310018

試論儀器設(shè)備采購風(fēng)險(xiǎn)及規(guī)避措施

熊樹梅 趙杰 劉明進(jìn)

浙江省醫(yī)療器械檢驗(yàn)院，浙江杭州310018

儀器設(shè)備采購是醫(yī)療設(shè)備檢測機(jī)構(gòu)日常工作中必不可少的活動(dòng)，而在儀器設(shè)備采購過程中存在的各種風(fēng)險(xiǎn)，有可能給機(jī)構(gòu)帶來較大的損失。本文通過對儀器設(shè)備采購過程中的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了分析，并對如何規(guī)避這些風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了有益的探索。

儀器設(shè)備采購；采購管理；采購風(fēng)險(xiǎn)

檢測儀器設(shè)備是檢測單位開展檢測、教學(xué)和科研工作的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，儀器設(shè)備先進(jìn)程度及數(shù)量決定了檢測機(jī)構(gòu)技術(shù)檢驗(yàn)的能力，是其綜合實(shí)力的體現(xiàn)。因此識(shí)別儀器設(shè)備采購中所隱藏的風(fēng)險(xiǎn)并提出基本的規(guī)避方法在保護(hù)檢測機(jī)構(gòu)利益的同時(shí)，也間接提高了檢測的水平和質(zhì)量。

儀器設(shè)備采購風(fēng)險(xiǎn)是指在儀器設(shè)備采購過程可能出現(xiàn)的意外情況，包括人為風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)和自然風(fēng)險(xiǎn)。比如在采購過程中出現(xiàn)的儀器設(shè)備不符合訂單要求、貨物運(yùn)抵不及時(shí)等等。這些情況的出現(xiàn)都會(huì)對儀器設(shè)備采購的預(yù)期達(dá)成造成影響，因此，作為檢測機(jī)構(gòu)，有必要針對儀器設(shè)備采購過程中出現(xiàn)的種種風(fēng)險(xiǎn)，采取一定的措施予以規(guī)避，從而提高采購質(zhì)量，減少機(jī)構(gòu)損失。

1 醫(yī)療檢驗(yàn)儀器設(shè)備的采購特點(diǎn)

1.1 醫(yī)療檢驗(yàn)儀器設(shè)備品質(zhì)差距逐步縮小

隨著國內(nèi)檢測設(shè)備行業(yè)的快速發(fā)展,國內(nèi)醫(yī)療檢測儀器設(shè)備與國外先進(jìn)設(shè)備制造商的技術(shù)差距和品質(zhì)差距逐步縮小。在采購過程中，機(jī)構(gòu)可選擇余地也在逐步擴(kuò)大。對這些設(shè)備的采購，要長遠(yuǎn)的看待儀器設(shè)備的價(jià)值，包括采購價(jià)格、儀器運(yùn)輸安裝、維護(hù)保養(yǎng)成本、企業(yè)售后服務(wù)等方面。

1.2 醫(yī)療檢驗(yàn)儀器設(shè)備采購專業(yè)性越來越強(qiáng)

隨著儀器設(shè)備分類越來越細(xì)化,功能也越來越先進(jìn),技術(shù)性要求也越來越高，這對醫(yī)療檢測儀器設(shè)備采購工作專業(yè)性要求越來越高，采購決策也是一個(gè)非常大的挑戰(zhàn)。

2 醫(yī)學(xué)檢驗(yàn)儀器設(shè)備采購風(fēng)險(xiǎn)分析

考慮到醫(yī)療檢驗(yàn)儀器設(shè)備的特殊性，機(jī)構(gòu)可能面臨的采購風(fēng)險(xiǎn)主要有以下三種。

2.1 采購質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)

醫(yī)療檢驗(yàn)儀器設(shè)備采購質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)是指在儀器設(shè)備采購過程中由于各種原因?qū)е聝x器設(shè)備不能達(dá)到預(yù)期檢測標(biāo)準(zhǔn)給用戶造成的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、機(jī)構(gòu)信譽(yù)等方面造成的損害。主要表現(xiàn)在采購前期準(zhǔn)備工作如果做得不到位，那么就很容易出現(xiàn)采購質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)；采購階段，由于信息不對稱導(dǎo)致的采購風(fēng)險(xiǎn)；在驗(yàn)收階段發(fā)生的合同、實(shí)物不符的情況等等。除此之外，如果供應(yīng)廠商的質(zhì)量控制體系發(fā)生問題，那么在其產(chǎn)品設(shè)計(jì)、材料采購、工藝技術(shù)控制、出廠試驗(yàn)、包裝運(yùn)輸、安裝調(diào)試的各個(gè)階段，都有可能對產(chǎn)品質(zhì)量造成影響，產(chǎn)生產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 采購行為風(fēng)險(xiǎn)

對于采購行為的控制和管理一直是采購管理重視的問題。采購行為風(fēng)險(xiǎn)是指由于采購行為人職業(yè)道德失范導(dǎo)致的單位資產(chǎn)損失和違法犯罪的可能。采購行為風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：①由于單位采購管理制度不健全，監(jiān)督不得力給采購行為人造成的有機(jī)可乘；②賣方采用不正當(dāng)手段，誘惑采購行為人實(shí)施不當(dāng)?shù)牟少徯袨?；③采購行為人明知故犯，弄虛作假?shí)施不當(dāng)?shù)牟少徯袨?。不管是那種采購行為風(fēng)險(xiǎn)，都有可能造成儀器設(shè)備采購出現(xiàn)質(zhì)量、假冒偽劣、合同漏洞的不良后果，給機(jī)構(gòu)造成利益損失。

2.3 國際采購風(fēng)險(xiǎn)

檢測機(jī)構(gòu)需要國際先進(jìn)的儀器設(shè)備，因此國際采購不可避免。國際采購風(fēng)險(xiǎn)是在國際采購過程可能出現(xiàn)的一些意外情況使得采購的儀器設(shè)備不能滿足機(jī)構(gòu)需求。由于國際市場環(huán)境不確定性，國際采購過程中面臨各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)，主要有采購質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)進(jìn)步風(fēng)險(xiǎn)、合同欺詐風(fēng)險(xiǎn)、外部環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)等等。

3 檢驗(yàn)儀器設(shè)備采購風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施

檢驗(yàn)儀器設(shè)備采購風(fēng)險(xiǎn)是可以通過一定手段和措施加以防范和規(guī)避的。主要的手段有：建立健全采購機(jī)制，完善設(shè)備采購流程以及加強(qiáng)采購人員管理。

3.1 建立健全采購機(jī)制

建立健全由采購原則、基本方法和流程的采購管理制度,是規(guī)范采購行為的前提與保證。采購管理制度明確了采購范圍、采購負(fù)責(zé)部門（采購負(fù)責(zé)小組）、采用什么樣的采購方式、采購審批制度、采購程序、采購驗(yàn)收規(guī)定、采購過程中各部門的工作職責(zé)和范圍以及采購相關(guān)表格。采購相關(guān)表格是完成各部門間的信息溝通的憑證，這些表格包括采購審批表、招標(biāo)文件審批表、合同審批表、驗(yàn)收報(bào)告單等。通過采購管理制度的設(shè)計(jì)使得各職能部門之間相互配合、相互制約，在推進(jìn)采購工作有效開展的同時(shí)，達(dá)到了內(nèi)部控制的目的。

除此之外，建立機(jī)構(gòu)內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)可以在參與制定采購管理制度的同時(shí)，實(shí)施采購管理過程中審計(jì)監(jiān)督，提高機(jī)構(gòu)采購管理水平。

3.2 完善設(shè)備采購流程

良好的采購質(zhì)量是由科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟少徚鞒虂肀ＷC的。完善的儀器設(shè)備采購流程能夠在采購貨物事前、事中、事后做好質(zhì)量控制管理。正確合理的儀器設(shè)備采購流程為：前期準(zhǔn)備工作→招投標(biāo)的實(shí)施→確定供應(yīng)商→合同簽訂→儀器設(shè)備安裝與驗(yàn)收。

3.2.1 采購前期準(zhǔn)備工作儀器設(shè)備在采購過程中要規(guī)范運(yùn)作流程，充分做好前期的準(zhǔn)備工作。針對醫(yī)療檢測儀器設(shè)備的采購，首先是做好市場調(diào)研，廣泛收集整理有關(guān)儀器設(shè)備資料，了解其性能、技術(shù)參數(shù)參考報(bào)價(jià)及設(shè)備配套等情況；其次做好產(chǎn)品的質(zhì)量論證，制定適合本機(jī)構(gòu)的儀器設(shè)備技術(shù)要求及相關(guān)配套要求，處理好先進(jìn)性與實(shí)用性的關(guān)系；再次制定科學(xué)招標(biāo)文件及評定標(biāo)準(zhǔn)。

嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼袠?biāo)文件時(shí)招投標(biāo)過程中的依據(jù)，保證招標(biāo)結(jié)果滿足檢測要求的根本保障。

3.2.2 采購招標(biāo)管理在儀器設(shè)備招投標(biāo)實(shí)施過程中，意外情況都會(huì)導(dǎo)致招標(biāo)采購的實(shí)際結(jié)果和預(yù)期有所差異，這種差異就是招標(biāo)采購中的風(fēng)險(xiǎn)。為確保招標(biāo)順利進(jìn)行，除了科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼袠?biāo)文件外，還需要從以下幾個(gè)方面加以注意：公開、競爭充分的發(fā)布招標(biāo)公告；嚴(yán)格按照招標(biāo)文件要求做好評標(biāo)工作，依法評標(biāo)。在供應(yīng)商的選擇上，不但要對價(jià)格進(jìn)行比較，還關(guān)注其財(cái)務(wù)發(fā)布、公關(guān)、新聞等信息發(fā)布情況，整體上對供應(yīng)商的質(zhì)量、交貨能力、技術(shù)水平、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評選，從而降低采購風(fēng)險(xiǎn)；同時(shí)盡量避免在某個(gè)領(lǐng)域長時(shí)間使用固定的供應(yīng)商。

3.2.3 采購合同簽訂在簽訂儀器設(shè)備購銷合時(shí)，應(yīng)對合同條款進(jìn)行仔細(xì)研究。檢查合同中對儀器設(shè)備技術(shù)參數(shù)條款，嚴(yán)格按照最終使用要求的描述；注意供應(yīng)廠商的交貨日期，付款方式及付款日期；對于國際采購合同來說，除了明確上述要求之外還需要考慮一些邊界因素，如相關(guān)產(chǎn)品配套引進(jìn)問題；稅務(wù)政策銜接問題；運(yùn)輸保險(xiǎn)的保護(hù)性條款設(shè)計(jì)；支付貨幣的選擇和匯率變化的處理等。同時(shí)針對外部環(huán)境導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)，需要在合同條款中體現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的合理分擔(dān)。

3.2.4 采購驗(yàn)收過程控制儀器設(shè)備驗(yàn)收包括數(shù)量驗(yàn)收和質(zhì)量驗(yàn)收，驗(yàn)收小組成員按照合同文件中儀器設(shè)備名稱、規(guī)格、數(shù)量、品牌、相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等對其進(jìn)行驗(yàn)收，對于專業(yè)要求較高、驗(yàn)收技術(shù)難度大的設(shè)備可以邀請相關(guān)質(zhì)量檢測機(jī)構(gòu)人員參加驗(yàn)收工作。到貨時(shí)如發(fā)現(xiàn)儀器設(shè)備有明顯的損壞等質(zhì)量問題要責(zé)成供應(yīng)商進(jìn)行整改，必要時(shí)可做退回處理，并對供應(yīng)商追責(zé)。驗(yàn)收工作是保證儀器設(shè)備質(zhì)量達(dá)標(biāo)、數(shù)量準(zhǔn)確的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，加強(qiáng)對驗(yàn)收環(huán)節(jié)的過程控制能夠有效的預(yù)防儀器設(shè)備采購風(fēng)險(xiǎn)。

3.3 加強(qiáng)采購人員管理

由于醫(yī)療檢測機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備專業(yè)性強(qiáng)，設(shè)備情況復(fù)雜，采購人員在采購過程中肩負(fù)的責(zé)任也愈發(fā)重要，這就需要機(jī)構(gòu)針對采購特點(diǎn)加強(qiáng)對采購管理人員的培訓(xùn)和管理，增強(qiáng)機(jī)構(gòu)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)防范能力，從根本上杜絕采購風(fēng)險(xiǎn)。

首先，開展《招標(biāo)投標(biāo)法》、《合同法》等法律法規(guī)和職業(yè)道德的培訓(xùn)，加強(qiáng)采購人員對采購行為的認(rèn)識(shí)，提高其對職業(yè)活動(dòng)及社會(huì)道德的責(zé)任感和義務(wù)。其次由于醫(yī)療檢測儀器設(shè)備專業(yè)性越來越強(qiáng)，因此需要對采購管理人員進(jìn)行定期崗位培訓(xùn)，定期更新專業(yè)技術(shù)知識(shí)。

要做好儀器設(shè)備釆購風(fēng)險(xiǎn)的防范工作，既要站在機(jī)構(gòu)宏觀的角度完善采購制度，也要深入具體到微觀層面細(xì)化采購流程，并從采購人員入手應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)。三位一體，共同發(fā)力才能真正規(guī)范儀器設(shè)備采購行為，提高采購效率和質(zhì)量，最大限度發(fā)揮采購管理的作用。

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R197

A

1672-5654（2014）10（c）-0072-02

2014-09-02）

熊樹梅（1979-），女，浙江省醫(yī)療器械檢驗(yàn)院中級工程師，研究方向?yàn)椋涸O(shè)備管理。