工程檔案管理的研究與探討

摘 要：工程建設規(guī)模隨著我國經濟的發(fā)展而擴大，在眾多基礎建設管理工作中，工程檔案的重要性意義也日益凸顯。在城市規(guī)劃與建設的管理活動中所形成的那些具有保存價值的，以文字、圖像、聲音等為載體形式保存下來的各類文件材料被稱為工程檔案。它真實的記錄著建設項目的全過程，以最原始的形式傳承和記錄著人類文明，為后人提供了寶貴的信息與資源，也為城市建設提供了一種潛在的生產力。本文就通過對工程檔案管理的類型分析，對其意義與價值的探究，尋找一條更加真實有效的工程檔案管理途徑，為城市建設服務。

關鍵詞：工程檔案管理；意義；措施

1 工程檔案管理的意義

1.工程檔案是工程建設項目的重要組成部分

工程檔案的作用不只是體現在工程竣工驗收后。實際上工程檔案在施工之前就開始了對工程信息的收集與積累，為工程項目的決策與審批提供第一手的資料，包括項目的預算與編制，以及招標等環(huán)節(jié)都以工程的立項文件為依據。而下一步的項目勘測和設計則以上一環(huán)節(jié)中形成的文件資料為依據。工程檔案則是對這些施工前期，施工過程中形成的文件資料進行收集與管理，為工程后期的竣工驗收與管理維護提供保障，成為工程建設項目的重要組成部分。

2.檔案管理在工程建設質量控制中發(fā)揮著重要作用

工程檔案記錄著整個施工過程，對工程檔案的管理與控制能夠使得這部分資料更加詳細，員工的專業(yè)培訓，原料的檢測報告，以及施工現場留下的影像和照片和施工日志等資料都屬于檔案管理的范疇，也能夠為工程建設質量的控制提供記錄和資料，需要加強工程檔案的管理力度。

3.工程檔案能為工程檔案的防范災害破壞及破壞后維修恢復工作提供指導

工程檔案真實的記錄著施工建設過程的各個環(huán)節(jié)，也客觀的反映了建設過程中的具體細節(jié)，能夠為后期工程的檢測維護工作，以及拆除工作提供指導，為其他同類工程的設計和建設提供參考，提高檔案的利用率。

4.工程檔案能夠為城市防災、挽災、減災與災后重建提供依據。

工程檔案在預防自然災害與災后重建方面有著其特定的價值和意義，能夠為城市的恢復建設，減少損失提供保障。這也是由于工程檔案秉持著真實性，客觀性的原則，記錄和反應了工程進行的各個環(huán)節(jié)以及其相互關系和規(guī)律，這樣一來，工程后期的檢測與維修，破壞后的重建等工作就有了指導的依據。

2 工程檔案的分類

1.前期文件

即建設工程開工前形成的文件材料，主要包括：可行性研究材料及任務書，設計基礎文件材料，設計文件。

2.管理性文件

指建設工程在管理過程中形成的各類文件材料，主要包括：征地、移民安置文件，計劃、投資、統(tǒng)計、管理文件，專項申請、批復文件。

3.施工文件

指工程施工過程中形成的全部資料、記錄、圖紙等各類文件，主要包括：工程施工文件，設備、管線、電器、儀表安裝文件。

4.監(jiān)理文件

監(jiān)理文件則涵蓋了設備采購、監(jiān)理的文件與聲像等，對工程施工全過程的監(jiān)理工作中形成的文件資料。

5.財務管理文件

對工程的預算、概算與決算，財務的年度計劃與投資等情況都屬于財務管理文件的范疇。

6.竣工驗收文件

竣工驗收文件，顧名思義，指的是工程竣工時形成的客觀反映對工程建設過程和竣工驗收過程的文件材料。

3 工程檔案管理的改善措施

1.不斷更新自我觀念，加深對工程檔案的重視

工程檔案管理是新時期新形勢下，工程信息在檔案管理系統(tǒng)中的重要應用，推動了工程項目實際工作的效率提升。單位領導對工程檔案的重視與認識，是檔案管理質量提升的前提。當今各單位對工程檔案管理的重要地位有了初步認識，但是面對工程檔案管理隨著檔案數量和質量的提升變得日益復雜，檔案文化性質和社會性質逐步被弱化，被利用的范圍卻在逐步擴大的現象，必須要高度重視工程檔案管理中的重要性。

2.加強檔案管理隊伍的培訓

工程項目受到更多外部環(huán)境的影響與制約，因而檔案管理的對象有著多樣性、復雜性的特點，管理范圍更為廣泛，也對檔案管理人員提出了更高的要求。各單位應把工程檔案管理工作納入進一步的工作目標和建設計劃，應把內部管理人員的培訓與管理提上日程，并針對不同人員的特殊情況經常地規(guī)范化的進行職業(yè)道德培訓、專業(yè)基礎理論與技能培訓、信息技術培訓、現代化管理方法和技術培訓等邊講邊操作的培訓方式，并定期進行綜合測評，不斷更新他們的專業(yè)知識和技能，鍛煉工作人員對信息技術的運用的熟練程度，提高他們的信息專業(yè)化程度，以更好的適應工程檔案管理建設的需要和要求。

3.主動走到施工現場收集資料，增強檔案的真實性

各單位應讓工程檔案管理部門應把被動接受變?yōu)橹鲃由祥T服務，主動收集各部門工程檔案資料，還需要進入施工現場，對工程項目進行現場勘測與摸底分析。對工程檔案工作認識充分，一心一意為單位人才管理服務。單位還應加強宣傳力度，讓全體職工理解工程檔案管理的重要性，促進全員職工的工程檔案意識提高，全力支持的工程檔案管理信息化工作，為工程案工作提供有記錄價值的第一手資料。單位各部門應積極配合工作，保證工程檔案管理工作的順利開展。工程檔案管理者應全方位收集相關資料，拓展材料收集范圍，豐富檔案內容。

4.加強信息化檔案建設，強化網絡化管理

面對眾多龐大的資源和內容，逐步實現網絡化管理是十分必要的。所以要加快實現檔案管理網絡化的發(fā)展迫在眉睫。實現檔案管理的網絡化可以極大提高檔案的高利用率，更好的服務于生產和生活。檔案實現數字化的過程中要針對性的做好相關參數的優(yōu)化設置工作，因為在一些檔案中參數不同，成像的質量和效果也就不同。數字化是檔案信息化過程中的一個主要特點，所以要實現原有檔案資料的全部數字化是一個漫長的過程，應從堅持矛盾的普遍性與特殊性原則，明確重點，分步推進的原則對原有檔案的項目首先進行數字化；要對檔案資料做到具體問題具體分析。

5.建立健全工程檔案管理制度

工程檔案管理工作需要與檔案局等相關部門密切配合，單位領導應重視對本單位工程檔案工作的管理，聘請專業(yè)的工程檔案管理人員。主管工程檔案管理工作的領導應盡快結合實際情況，建立健全一套系統(tǒng)理論的檔案管理信息化建設制度。為工程檔案管理設置專門的辦公室和工作人員，明確各部門的分工與合作，各部門之間密切交流、加強溝通，規(guī)范化管理工作流程，共同促進工程檔案管理工作的順利進行。另外，后期的制約與監(jiān)督措施也是必不可少的，通過對工程檔案管理工作的監(jiān)督，對檔案的安全進行保護，絕不能給予不法分子可乘之機。

4 總結

工程檔案管理工作是工程建設工作的重要組成部分，它真實的收集和記錄著工程活動，為后來的項目工程建設提供依據。而每個工程的檔案管理則有其特定的價值和意義，在衡量工程建設工作水平中起著重要作用，需要加強管理，認真建設。

參考文獻

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作者簡介

田心珂（1993-），女，山東濰坊人，?？疲厴I(yè)于中國石油大學勝利學院，研究方向：工程檔案管理。