淺析檔案利用在展覽館工作中的作用

李明玉 （東莞展覽館 523888）

檔案利用是指使用者通過(guò)專(zhuān)門(mén)的系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行查找和利用，以便實(shí)現(xiàn)檔案資源的利用價(jià)值，檔案利用的范圍十分廣泛，大多是以服務(wù)社會(huì)和國(guó)家為最終目標(biāo)。展覽館工作的檔案利用一方面是為了更好地完成展覽館的公共服務(wù)目標(biāo)，而另一方面也同時(shí)推動(dòng)著檔案文化建設(shè)，所以展覽館工作和檔案利用其實(shí)是一種互助的關(guān)系。隨著社會(huì)的進(jìn)步，檔案意識(shí)在社會(huì)中組建形成和加強(qiáng)，檔案利用開(kāi)始凸顯出越來(lái)越重要的地位，但是由于理論和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)相對(duì)缺乏，再加上一些政治性的因素，展覽館的檔案利用工作一直存在著一些問(wèn)題和矛盾，使得檔案利用的社會(huì)服務(wù)功能不能充分的體現(xiàn)出來(lái)。本文就檔案利用在展覽館工作中存在的不足和改進(jìn)方法提出了一些建議。

一、目前檔案利用在展覽館工作中的主要不足

（一）展覽館檔案數(shù)字化程度不高，檔案工作信息化發(fā)展相對(duì)滯后

新世紀(jì)以來(lái)，各地展覽館數(shù)字化建設(shè)取得了一定成果，計(jì)算機(jī)應(yīng)用逐步提高，但從整體上看，計(jì)算機(jī)普及水平還不高，檔案管理軟件開(kāi)發(fā)單一，檔案檢索功能單一，現(xiàn)已配備的計(jì)算機(jī)性能和資源容量過(guò)低，無(wú)法滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需求，跟不上社會(huì)信息化發(fā)展的速度。而且許多中小型展覽館仍然以手工檢索和提供檔案原件為服務(wù)的主要方式，不僅速度慢，效率低，傳播的檔案信息范圍也比較窄，數(shù)量有限，無(wú)法滿足社會(huì)多方面的利益需求。

（二）檔案利用范圍有待擴(kuò)寬

中國(guó)歷史上，檔案都是以“封建保守、秘不示人、藏而不用”為特點(diǎn)，在很長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)，檔案部門(mén)的檔案工作注重“藏”，而不注重“用”。進(jìn)入新世紀(jì)以后，隨著社會(huì)信息化和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展， 檔案已經(jīng)不再是注重“藏”了，利用檔案的人次不斷增加，需求的類(lèi)型逐漸多樣化。而展覽館向社會(huì)開(kāi)放的檔案資源只占館藏資源的一小部分，檔案服務(wù)部門(mén)提供的服務(wù)類(lèi)型和內(nèi)容上也不能滿足檔案利用者的需求，很長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)沒(méi)出現(xiàn)質(zhì)的改變。這種需求增大與利用范圍狹窄形成了檔案開(kāi)放與利用上的一大矛盾, 所以，客觀的社會(huì)現(xiàn)實(shí)迫切要求展覽館在檔案開(kāi)放問(wèn)題上盡早地走出目前不理想狀態(tài), 合理確定檔案的開(kāi)放范圍，使開(kāi)放的檔案可以較大范圍地適應(yīng)多方面需要。

（三）檔案工作人員隊(duì)伍素質(zhì)不高、服務(wù)理念落后，檔案利用者利用檔案意識(shí)依然薄弱

在實(shí)際工作中，檔案工作人員缺乏主動(dòng)的服務(wù)理念，總是等人上門(mén)，并且借閱手續(xù)過(guò)于繁雜。這導(dǎo)致許多人對(duì)展覽館中的檔案利用意識(shí)薄弱，影響了檔案的利用。

二、展覽館工作中檔案利用的要點(diǎn)

（一）突出檔案利用的服務(wù)功能

1.檔案利用工作的基本內(nèi)容，就是介紹和報(bào)道館（室）藏檔案的內(nèi)容和成分，通過(guò)各種方式為利用者實(shí)際提供文獻(xiàn)材料和情報(bào)信息，進(jìn)行咨詢服務(wù)。

2.要適度地對(duì)檔案放寬展覽館檔案的保密性，要將檔案資源面向觀眾，讓其起到社會(huì)服務(wù)的作用，并盡量延長(zhǎng)檔案開(kāi)放時(shí)間，多為使用者的需求考慮。

3.適當(dāng)對(duì)檔案進(jìn)行開(kāi)放，在不違背國(guó)家法律的基礎(chǔ)上，盡量簡(jiǎn)化利用手續(xù)，讓更多的人能夠利用檔案資源進(jìn)行工作。

4.利用檔案做好展覽館的咨詢服務(wù)活動(dòng)，充分利用資源為使用者解難答疑，有條件的展覽館可以建立檔案咨詢服務(wù)處，全方位地提供服務(wù)。

（二）改變觀念，加強(qiáng)檔案利用和檔案收集、整理、保管的關(guān)系

1.提高檔案管理人員的認(rèn)識(shí)。檔案人員首先要牢固樹(shù)立從事檔案工作的光榮感、自豪感，進(jìn)一步增強(qiáng)做好這項(xiàng)工作的使命感和責(zé)任感。只有熱愛(ài)檔案工作，獻(xiàn)身檔案事業(yè)，端正服務(wù)態(tài)度，完善服務(wù)措施，才能變被動(dòng)為主動(dòng)，把工作做好，為利用者提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

2.要將被動(dòng)的讓觀眾了解展覽館轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)的面對(duì)社會(huì)進(jìn)行宣傳，這是就需要揭開(kāi)檔案的神秘性質(zhì)，開(kāi)放的讓觀眾去了解檔案，認(rèn)識(shí)檔案。同時(shí)要優(yōu)化檔案利用的外部環(huán)境，為擴(kuò)大檔案的利用范圍而不斷努力。

3.在展覽館檔案利用的過(guò)程中，要積極發(fā)揮創(chuàng)新意識(shí)，運(yùn)用多樣化的手段建立起豐富的檔案資源，以更好地服務(wù)工作，服務(wù)觀眾，服務(wù)社會(huì)。同時(shí)也要體現(xiàn)出現(xiàn)代社會(huì)的核心價(jià)值觀，比如愛(ài)國(guó)主義的宣傳教育、社會(huì)主義和諧社會(huì)的構(gòu)建等。

4.展覽館應(yīng)加強(qiáng)檔案收集整理工作，力爭(zhēng)檔案的門(mén)類(lèi)、載體齊全完整。只有掌握豐富、齊全、完整的原始資料，才能形成高質(zhì)量的檔案，才能在提供利用上掌握主動(dòng)權(quán)。反之，檔案的利用工作便失去了物質(zhì)保障。為保證檔案的齊全完整，就需要加強(qiáng)檔案征集工作，確保檔案原始資料齊全。同時(shí)把好接收關(guān)，特別注意接收一些有科研價(jià)值的專(zhuān)業(yè)檔案。

（三）加強(qiáng)展覽館對(duì)于檔案的編輯和研究工作，擴(kuò)大檔案的社會(huì)開(kāi)放程度

1.展覽館要根據(jù)社會(huì)需要及時(shí)的對(duì)已有的檔案進(jìn)行編輯和研究，使檔案的價(jià)值得到提升，這樣才能發(fā)揮檔案更大的附加效益。

2.展覽館檔案的編輯和研究要具有時(shí)代意義，要根據(jù)當(dāng)下的熱點(diǎn)話題和社會(huì)主義和諧社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)進(jìn)行檔案利用，使檔案更好地服務(wù)工作，服務(wù)觀眾，服務(wù)社會(huì)。

（四）完善目前展覽館的檔案體系，提高工作效率

1.要在展覽館建立先進(jìn)的計(jì)算機(jī)檔案檢索系統(tǒng)，以便保障使用者能夠高效快捷的對(duì)檔案進(jìn)行查閱。同時(shí)要做好檔案的標(biāo)引和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。在硬件設(shè)施的建設(shè)上，特別是大難儲(chǔ)存和處理工具要及時(shí)更新。

2.要在展覽館內(nèi)建立專(zhuān)門(mén)的檔案室，禁止將檔案材料和其他類(lèi)型的材料混淆，并且要對(duì)檔案材料進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的組織，方便利用。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案利用涉及的范圍十分廣泛，可以說(shuō)為我國(guó)的改革發(fā)展，社會(huì)建設(shè)以及提高人民的文化素質(zhì)作出了突出貢獻(xiàn)。在展覽館工作中，要做好檔案利用，就要對(duì)資源信息的進(jìn)行科學(xué)的處理，運(yùn)用多樣化的方法保障檔案的時(shí)代性。同時(shí)，展覽館工作的檔案利用要充分體現(xiàn)出其社會(huì)服務(wù)的價(jià)值，使其產(chǎn)生更大的社會(huì)效益。

楊友秀.檔案工作基本理論與方法[J].檔案出版社，2004（3）.