洞庭藥業(yè)：BI成為決策智囊 實現(xiàn)精細化管

陳曲

湖南洞庭藥業(yè)股份有限公司創(chuàng)建于1958年，經(jīng)過四十余年艱苦創(chuàng)業(yè)，由一個僅能生產(chǎn)酊水糖漿的小型企業(yè)，發(fā)展壯大成為產(chǎn)品結(jié)構(gòu)獨特、治理結(jié)構(gòu)規(guī)范、管理特色突出、經(jīng)濟效益穩(wěn)健、集科工貿(mào)于一體的綜合性藥業(yè)實體。公司下設(shè)六個生產(chǎn)車間、一個輔助車間和一個藥物研究所，擁有自營進出口權(quán)。公司是湖南省高新技術(shù)企業(yè)、省優(yōu)秀企業(yè)、省醫(yī)藥工業(yè)“十佳三強”之一。1996年，洞庭藥業(yè)被列入全國醫(yī)藥系統(tǒng)37家和湖南省55家首批建立現(xiàn)代企業(yè)制度試點單位之一，邁開了企業(yè)改制的步伐。從此，洞庭藥業(yè)的發(fā)展進入了快車道，如今其產(chǎn)品遠銷全球20多個國家和地區(qū)。洞庭藥業(yè)的信息化之路正始于彼時。

信息化在探索中前進

作為一家具有50多年歷史的老牌制藥企業(yè)，洞庭藥業(yè)位于素有“桃花源里的城市”之稱的湖南常德市。在上個世紀90年代末，洞庭藥業(yè)進行了股份制改造，公司也由此走上了快速的發(fā)展軌道，其所生產(chǎn)的止血藥和抗精神病藥更是在國內(nèi)外市場很受歡迎。業(yè)務(wù)的發(fā)展使得企業(yè)的銷售網(wǎng)絡(luò)迅速擴大。

和許許多多中國企業(yè)一樣，洞庭藥業(yè)的信息化之路在不斷探索中前進。作為洞庭藥業(yè)“計算機使用第一人”，洞庭藥業(yè)的財務(wù)總監(jiān)龍玲是洞庭藥業(yè)信息化發(fā)展的見證人、推動者和規(guī)劃師。洞庭藥業(yè)最初只是使用單一的財務(wù)軟件來做簡單的報表和憑證，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)方面則嘗試自主開發(fā)。隨著企業(yè)的發(fā)展，單一的財務(wù)軟件和分散的業(yè)務(wù)系統(tǒng)越來越跟不上企業(yè)的管理需求，龍玲開始考慮將主要的信息系統(tǒng)納入到統(tǒng)一的管理平臺。

2002年，洞庭藥業(yè)選擇了U8系統(tǒng)，其最先上線完善了財務(wù)模塊。2006年，洞庭藥業(yè)財務(wù)與業(yè)務(wù)平臺的統(tǒng)一成為迫在眉睫的問題，這一年，洞庭藥業(yè)的客戶已經(jīng)達到兩千多個，其在全國各省市均委派了區(qū)域經(jīng)理，但財務(wù)與業(yè)務(wù)平臺的不統(tǒng)一造成了應(yīng)收賬款管理困難?！爱敃r，我們的財務(wù)用的是U8，業(yè)務(wù)用的是自己編寫的系統(tǒng)，因為是兩個不同的系統(tǒng)，所以會出現(xiàn)應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)不一致的情況。比如，兩個客戶可能只有一字之差，如果經(jīng)辦人不注意，就會混淆了客戶，等到賬目核對時，分不清是財務(wù)的數(shù)據(jù)對還是業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)對”。因此，龍玲決定上線早已購買的U8供應(yīng)鏈管理，至此，洞庭藥業(yè)主要的業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)了平臺統(tǒng)一。2008年，洞庭藥業(yè)增加了管理外貿(mào)出口銷售的費用管理系統(tǒng)，同時升級了U8系統(tǒng)，其整個企業(yè)的ERP管理基本完善。

平臺統(tǒng)一之后，數(shù)據(jù)如何能夠得到更好的分析利用？此時，洞庭藥業(yè)對BI的需求浮出水面。龍玲有意選擇一家BI系統(tǒng)——BQ，原因之一是這款軟件靈活易用能夠滿足洞庭藥業(yè)的需求；其二是按照他的規(guī)劃，洞庭藥業(yè)的信息化系統(tǒng)最終將統(tǒng)一在平臺之上。但由于考慮到當時洞庭藥業(yè)在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的完整性上仍有欠缺，龍玲認為當時并不是上線BI系統(tǒng)的最好時機。

財務(wù)業(yè)務(wù)一體化

系統(tǒng)的上線雖然被擱置，但準備工作一直在進行，經(jīng)過近四年的努力，洞庭藥業(yè)完善了企業(yè)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，迎來了上線BI系統(tǒng)的最佳時機。2012年3月，洞庭藥業(yè)正式開始實施BQ商業(yè)分析平臺，目前，BI系統(tǒng)一期項目已經(jīng)完成，并已正式運行。

龍玲介紹，洞庭藥業(yè)BI系統(tǒng)一期項目主要實現(xiàn)了財務(wù)主題分析和人力資源主題分析。整個BI項目的建設(shè)原則是“準確、高效、實用”。

在準確性上，一方面要保證數(shù)據(jù)、公式的準確，報表要體現(xiàn)各方面準確的數(shù)據(jù)，另一方面還要做到各系統(tǒng)的錄入、審核都要準確無誤。洞庭藥業(yè)把產(chǎn)品結(jié)構(gòu)分為原料、針劑、片劑，新開發(fā)的產(chǎn)品單獨做監(jiān)控。在產(chǎn)品發(fā)貨時就設(shè)定好規(guī)則，設(shè)立了開票人和審核人，通過制定規(guī)范，提高原始數(shù)據(jù)的準確性，便于以后提取數(shù)據(jù)。

在高效方面，則要求任意終端電腦訪問報表時數(shù)據(jù)刷新要具有高效性。洞庭藥業(yè)對銷售數(shù)據(jù)的分析有自己特殊的要求。其銷售數(shù)據(jù)涉及到三個維度，包括區(qū)域、人員、產(chǎn)品，三個維度要互相疊加，比一般的行業(yè)分析起來復(fù)雜。在滯留資金的管理方面，洞庭藥業(yè)也有特別的規(guī)則，比如給一個客戶開了5萬元的發(fā)票，它只回款了3萬元的話，龍玲會不允許銷售部門做核銷，但是不做核銷，在應(yīng)收賬款里欠款還是5萬元，實際上回款已經(jīng)有3萬元，這種情況下的不允許核銷為數(shù)據(jù)分析提供了復(fù)雜性。龍玲說，BI系統(tǒng)很好地解決了這一問題，對于不同維度的銷售數(shù)據(jù)分析以及分年度的滯留資金分析通過BI系統(tǒng)都能夠輕松實現(xiàn)，實現(xiàn)了報表的隨時刷新，具有非常強的即時性，能夠快速拿到銷售分析資料。

在實用性上，從數(shù)據(jù)查詢到報表展現(xiàn)再到BI分析以及圖形界面都要做到實用，滿足不同層面瀏覽用戶能夠清晰明確的看到所需報表和分析圖表。作為財務(wù)部門的主管，龍玲最先體會到了BI系統(tǒng)帶來的便利，比如每月的財務(wù)分析報告，在系統(tǒng)實施的時候就已經(jīng)定義好，設(shè)定好財務(wù)指標，系統(tǒng)能夠快速地呈現(xiàn)出來，縮短報表和分析報告周期，提高分析效率。在銷售分析方面，銷售人員通過實時跟蹤銷售數(shù)據(jù)分析結(jié)果，掌握了市場動態(tài)，并能夠進一步地去分析銷售上升和下降的原因，此外，通過BI進行人力資源主題分析，規(guī)范了人力資源管理，實現(xiàn)了資源共享。

龍玲認為，BI系統(tǒng)幫助洞庭藥業(yè)初步實現(xiàn)了財務(wù)業(yè)務(wù)平臺一體化之后數(shù)據(jù)的能量釋放。

其實，對于BI在洞庭藥業(yè)的應(yīng)用目標，作為企業(yè)信息化應(yīng)用奠基者的龍玲，心中已經(jīng)有了一個十分清晰的目標：讓BI不僅僅是一個銷售支持工具，而是真正成為企業(yè)管理和決策的“智囊”。“可能要實現(xiàn)這一目標還需要幾年的時間，但我相信這是值得的，而且也是十分必要的?！饼埩釄远ǖ卣f道。

用數(shù)據(jù)改進企業(yè)管理

談到對BI應(yīng)用的下一步計劃，龍玲直言對目前BI帶來的變化并不滿足，“我要通過這些數(shù)據(jù)進一步改進企業(yè)管理”。

實際上，信息化注定要在洞庭藥業(yè)大展拳腳。憑借產(chǎn)品上的高品質(zhì)優(yōu)勢，洞庭藥業(yè)生產(chǎn)的止血藥占據(jù)了全球60%的市場，其產(chǎn)品質(zhì)量控制標準遠高于國家標準，產(chǎn)品利潤率達到了20%以上。龍玲透露，洞庭藥業(yè)不久將啟用規(guī)模更大的新廠區(qū)，并準備未來三到五年上市運作。而信息化也將迎來又一輪建設(shè)高峰，逐步上線生產(chǎn)制造系統(tǒng)和成本管理系統(tǒng)，實現(xiàn)自動化辦公。

信息系統(tǒng)的進一步完善將更加有利于發(fā)揮BI的優(yōu)勢。龍玲希望BI應(yīng)用能夠進一步深入到管理層，通過把ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)重新整合起來，使管理層通過BI的數(shù)據(jù)查詢分析系統(tǒng)查詢到各個業(yè)務(wù)模塊的信息，同時對這些信息做進一步的綜合分析處理，以儀表盤，圖表等直觀的形式展示出來，逐步把公司內(nèi)部的信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)都整合到BI系統(tǒng)中，為企業(yè)的發(fā)展提供堅實的數(shù)據(jù)支撐。

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商業(yè)智能（Business Intelligence，簡稱：BI），又稱商業(yè)智慧或商務(wù)智能，指用現(xiàn)代數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)、線上分析處理技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)展現(xiàn)技術(shù)進行數(shù)據(jù)分析以實現(xiàn)商業(yè)價值。商業(yè)智能作為一個工具，是用來處理企業(yè)中現(xiàn)有數(shù)據(jù)，并將其轉(zhuǎn)換成知識、分析和結(jié)論，輔助業(yè)務(wù)或者決策者做出正確且明智的決定。它是幫助企業(yè)更好地利用數(shù)據(jù)提高決策質(zhì)量的技術(shù)，包含了從數(shù)據(jù)倉庫到分析型系統(tǒng)等。