高校研究生檔案管理工作的現(xiàn)狀與建議

李洪梅

摘 要：本文對(duì)高校研究生檔案的內(nèi)涵進(jìn)行了論述，并分析了現(xiàn)階段研究生檔案管理存在的問(wèn)題，并提出改進(jìn)建議。

關(guān)鍵詞：研究生 檔案管理

一、研究生檔案的內(nèi)涵

研究生檔案分為研究生人事檔案和研究生工作檔案兩大類。研究生人事檔案包含研究生入學(xué)前檔案（從小學(xué)、初中、高中到大學(xué)）、入學(xué)檔案（報(bào)考研究生登記表、初試、復(fù)試成績(jī)等有關(guān)材料）以及研究生學(xué)習(xí)和生活的記錄材料，是重要的檔案資料。研究生工作檔案（含工作計(jì)劃）全部程序主要根據(jù)上級(jí)下達(dá)的通知精神或文件形成的有關(guān)文件和資料，主要包括招生、學(xué)籍、教學(xué)、培養(yǎng)、學(xué)位、導(dǎo)師、就業(yè)、學(xué)位申請(qǐng)等各項(xiàng)工作。

二、研究生檔案的特點(diǎn)

1.國(guó)家沒(méi)有明確的規(guī)定

迄今為止，無(wú)論研究生還是本科生針對(duì)學(xué)生檔案國(guó)家沒(méi)有統(tǒng)一的管理規(guī)范，歸檔范圍沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求，各高校對(duì)于學(xué)生檔案的文件材料歸檔范圍也表現(xiàn)出區(qū)域性特點(diǎn)，研究生的檔案管理制度一般由學(xué)校自行制定。

2.學(xué)生的管理機(jī)構(gòu)不同

由于學(xué)校的規(guī)模和研究生數(shù)量的差別，學(xué)校管理制度不同，學(xué)校對(duì)于研究生的管理也不盡一致，有些學(xué)校屬于一級(jí)管理，而有些學(xué)校屬于二級(jí)管理。

3.有部分往屆生的檔案

由于研究生的招考面向社會(huì)，那么會(huì)有一部分的社會(huì)生源，其檔案由于已經(jīng)由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)為人事檔案，學(xué)校在招收學(xué)生，需要調(diào)取其檔案并進(jìn)行整理，以便在校的信息記錄。

4.高校研究生學(xué)位檔案管理

研究生學(xué)位檔案管理同其他檔案管理之所以不同，在于其形成過(guò)程的長(zhǎng)期性、多樣性和階段性。一是形成時(shí)間長(zhǎng)。二是經(jīng)手人數(shù)多且形式多樣。三是培養(yǎng)分段進(jìn)行。研究生需要經(jīng)過(guò)由淺入深的學(xué)位課程集中學(xué)習(xí)、參加科研項(xiàng)目和科研能力由弱到強(qiáng)的培養(yǎng)、完成學(xué)位論文及論文答辯等不同的階段。每一階段都會(huì)產(chǎn)生與其他階段相互聯(lián)系的學(xué)位檔案材料。

三、研究生檔案管理存在的問(wèn)題

1.檔案?jìng)鬟f不規(guī)范

由于各個(gè)學(xué)校和省份之間對(duì)于檔案管理的規(guī)定不同，所以研究生入校檔案?jìng)鬟f工作十分混亂，增加了檔案丟失、損壞的危險(xiǎn)，并且不利于研究生就讀學(xué)校對(duì)于檔案的統(tǒng)一整理。

2.管理機(jī)構(gòu)混亂

目前，全國(guó)高校人事檔案有三種管理模式：有的高校是由各院（系）管理；有的高校研究生檔案由研究生院管理，本科生檔案由學(xué)生工作處管理；有的高校是統(tǒng)一由學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)管理。在實(shí)施過(guò)程中缺乏一套切實(shí)可行的大學(xué)生檔案管理制度實(shí)施細(xì)則。容易導(dǎo)致研究生檔案管理工作的混亂。

3.導(dǎo)師的考察沒(méi)有納入檔案

研究生在校期間，一個(gè)很重要的考察者就是導(dǎo)師，研究生檔案管理中沒(méi)有體現(xiàn)，導(dǎo)師對(duì)學(xué)生表現(xiàn)的定性評(píng)價(jià)。

4.檔案內(nèi)容

（1）真實(shí)度不高

檔案內(nèi)容受到人為因素的影響真實(shí)度不高，用人單位對(duì)檔案也持有懷疑態(tài)度。

（2）格式單一化

高校學(xué)生檔案無(wú)統(tǒng)一規(guī)定，所以各個(gè)學(xué)校就根據(jù)省內(nèi)或本校的規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行管理，只是有一些格式化的表格、資料，無(wú)法全面體現(xiàn)學(xué)生的特點(diǎn)。

5.無(wú)法為就業(yè)提供有力的支持

在中國(guó)有著人數(shù)眾多的畢業(yè)生背景下，學(xué)生的檔案成為用人單位進(jìn)行篩選的一個(gè)重要的資料來(lái)源，而由于檔案管理存在諸多問(wèn)題，檔案無(wú)法為學(xué)生的就業(yè)提供后備支持。

四、研究生檔案管理的建議

1.制定適合本校的研究生檔案管理規(guī)定

根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)校自身的特點(diǎn)，制定出適合本校的管理規(guī)定，才能保證研究生檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2.使檔案的內(nèi)容能夠全面反映學(xué)生情況

通過(guò)增加更多的人性化個(gè)性化的內(nèi)容，體現(xiàn)學(xué)生的個(gè)人素養(yǎng)和學(xué)術(shù)水平，為就業(yè)進(jìn)程中檔案審核做好充分的準(zhǔn)備。

3.檔案管理中推出新的信息系統(tǒng)

在諸多關(guān)于高校學(xué)生檔案管理的文獻(xiàn)中都提到，要將先進(jìn)的科技系統(tǒng)應(yīng)用到學(xué)校的檔案管理工作中，檔案管理工作極其復(fù)雜，涉及的數(shù)量大、內(nèi)容多，并且需要根據(jù)時(shí)間進(jìn)行更新和改進(jìn)，所以利用信息系統(tǒng)進(jìn)行管理就可以省去很多工作。如研究生進(jìn)行的科研項(xiàng)目就可以利用專門(mén)的系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和記錄，能夠全面反映其科研能力和工作能力。這樣的高科技可以使得檔案管理工作更加快捷有效。

參考文獻(xiàn)：

[1]金俊蘭.加強(qiáng)高校研究生檔案管理的探討.高教論壇

[2]彭勁.高校學(xué)生檔案采用納入式管理模式再探.蘭臺(tái)世界，2012（2）

[3]史軍紅.研究生學(xué)位檔案管理模式探析.云南檔案

[4]李鳳琴.高校學(xué)生檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策.檔案，2008（4）endprint