固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作管理模式探索

◎上海機(jī)電工程研究所 劉麗麗

近年來，隨著固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的不斷增加，基層單位檔案管理的重點(diǎn)已轉(zhuǎn)移到項(xiàng)目檔案工作上，如何確保項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效，是項(xiàng)目檔案工作面臨的緊迫問題。項(xiàng)目檔案的形成過程周期長，貫穿于項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)階段，涉及到設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等不同單位和大量供應(yīng)商。為此，應(yīng)從系統(tǒng)工程的角度出發(fā)，研究和分析項(xiàng)目檔案工作的現(xiàn)狀，強(qiáng)化項(xiàng)目檔案管理體系的建設(shè)。

一、項(xiàng)目檔案工作的特點(diǎn)

項(xiàng)目檔案是指固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目在提出、立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工，以及配套工藝設(shè)備儀器申購、研制、安裝、調(diào)試和經(jīng)費(fèi)使用等過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖樣、表格、聲像、照片、電子文件等各種形式與載體的歷史記錄。

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目具有以下特點(diǎn)：有明確的建設(shè)目標(biāo)、有建設(shè)周期的限制和投資規(guī)模的控制，實(shí)施中有相應(yīng)的國家法規(guī)、政策和要求的約束，投資風(fēng)險(xiǎn)性大，管理復(fù)雜。正是這些特點(diǎn)決定了項(xiàng)目檔案工作的特殊性。固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的重要原始記錄，具有成套性、專業(yè)性、動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)。而項(xiàng)目檔案工作則是確保檔案收集完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效的管理性工作，其特點(diǎn)是涉及面廣、指導(dǎo)性強(qiáng)、持續(xù)周期長、管控難度高、協(xié)調(diào)量大、檔案驗(yàn)收要求高等。針對(duì)項(xiàng)目檔案工作的這些特點(diǎn)，考慮檔案部門在航天企業(yè)中的地位和作用，做好項(xiàng)目檔案工作難度很大，必須采取一些應(yīng)對(duì)措施，并形成適合自身需要的項(xiàng)目檔案工作管理模式。

二、項(xiàng)目檔案工作管理實(shí)踐

1．確保領(lǐng)導(dǎo)重視

項(xiàng)目檔案工作不同于基礎(chǔ)性的綜合檔案管理工作，但卻是綜合檔案管理水平的一個(gè)縮影。由于項(xiàng)目檔案強(qiáng)調(diào)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效，強(qiáng)調(diào)與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行、同步發(fā)展。因此，領(lǐng)導(dǎo)重視十分關(guān)鍵，措施到位十分重要。對(duì)于國有企事業(yè)單位，應(yīng)將項(xiàng)目建設(shè)的年度工作目標(biāo)納入到單位年度工作總目標(biāo)和主要措施中加以實(shí)施。定期召開領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)和專題會(huì)議，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)中的重大問題進(jìn)行協(xié)調(diào)，及時(shí)溝通信息，檢查進(jìn)度。對(duì)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目和設(shè)備，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親臨一線，現(xiàn)場解決實(shí)際問題，確保項(xiàng)目建設(shè)與項(xiàng)目檔案工作同步發(fā)展。

將項(xiàng)目建設(shè)納入責(zé)任令組和責(zé)任目標(biāo)進(jìn)行管理是領(lǐng)導(dǎo)重視的具體表現(xiàn)，這一措施使項(xiàng)目建設(shè)年度目標(biāo)明確，責(zé)任落實(shí)到位，便于加強(qiáng)項(xiàng)目建設(shè)的組織實(shí)施和計(jì)劃安排。有關(guān)部門對(duì)責(zé)任令完成情況定期進(jìn)行檢查和考核，年終進(jìn)行綜合評(píng)定，對(duì)完成出色的給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。檔案部門負(fù)責(zé)人應(yīng)成為責(zé)任令組的成員之一，負(fù)責(zé)歸口實(shí)施項(xiàng)目檔案工作，組織協(xié)調(diào)項(xiàng)目檔案工作中存在的問題，并督促檔案工作控制措施的執(zhí)行，檢查檔案工作是否納入到項(xiàng)目建設(shè)管理計(jì)劃和工作程序。

同時(shí)，為了促進(jìn)項(xiàng)目建設(shè)和檔案工作的開展，應(yīng)對(duì)表現(xiàn)突出、工作量大、責(zé)任心強(qiáng)的業(yè)務(wù)骨干實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)。同時(shí)，向預(yù)立卷部門發(fā)放一部分專項(xiàng)調(diào)控經(jīng)費(fèi)，給業(yè)務(wù)部門充分的自主權(quán)，并根據(jù)參與人員的業(yè)務(wù)量合理分配。

2．完善制度建設(shè)

項(xiàng)目建設(shè)和項(xiàng)目檔案工作都需要建立健全組織機(jī)構(gòu)，搭建起一個(gè)從上而下、脈絡(luò)清晰、職責(zé)明確的管理平臺(tái)。2 個(gè)相對(duì)獨(dú)立的組織機(jī)構(gòu)應(yīng)做到有機(jī)結(jié)合，才能使項(xiàng)目檔案工作融入到項(xiàng)目建設(shè)過程中，并保持同步發(fā)展。一般應(yīng)在成立固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組和技改辦公室的同時(shí)，成立項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和工作小組，檔案部門負(fù)責(zé)人和主要預(yù)立卷部門領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)成為相應(yīng)機(jī)構(gòu)的成員。通過這樣的組織平臺(tái)，項(xiàng)目檔案工作作為項(xiàng)目建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，已深深融入到項(xiàng)目建設(shè)中，使檔案部門能及早地介入項(xiàng)目并了解項(xiàng)目建設(shè)情況，大大促進(jìn)了項(xiàng)目檔案工作的深入開展和檔案部門雙重職能作用的發(fā)揮。

同時(shí)，為了使項(xiàng)目建設(shè)過程有章可循，確保項(xiàng)目建設(shè)有序、受控和按預(yù)期目標(biāo)完成，并防止界面不清可能造成的推諉扯皮現(xiàn)象，應(yīng)建立健全項(xiàng)目建設(shè)和項(xiàng)目檔案管理規(guī)章制度。例如，建立固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理辦法，明確組織機(jī)構(gòu)的職責(zé)和關(guān)系以及各業(yè)務(wù)部門的職責(zé)，項(xiàng)目建設(shè)的總體要求和考核獎(jiǎng)懲措施等，并將文件材料預(yù)立卷和歸檔工作納入到各業(yè)務(wù)部門的職責(zé)中；作為支撐性文件，應(yīng)制定項(xiàng)目文件歸檔實(shí)施細(xì)則，規(guī)定項(xiàng)目檔案實(shí)行的管理體制、控制措施，重點(diǎn)細(xì)化各預(yù)立卷部門在建檔過程中的職責(zé)、接口關(guān)系、歸檔要求、歸檔范圍和歸檔時(shí)間等。應(yīng)制定設(shè)備儀器管理、合同管理等實(shí)施細(xì)則，在重點(diǎn)規(guī)定自身業(yè)務(wù)的同時(shí)，注重上下的協(xié)調(diào)和接口關(guān)系。

3．建立信息通報(bào)制度，加強(qiáng)節(jié)點(diǎn)考核

在項(xiàng)目建設(shè)和項(xiàng)目檔案工作中，溝通十分重要，有了信息源，檔案工作才能超前控制，與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行?？赏ㄟ^定期召開調(diào)度會(huì)，溝通信息，暴露薄弱環(huán)節(jié)，制定對(duì)策，調(diào)整計(jì)劃。檔案部門通過會(huì)議能夠掌握整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展程度，了解設(shè)備儀器的簽約和到貨驗(yàn)收情況，對(duì)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)立卷指導(dǎo)。

重計(jì)劃、重獎(jiǎng)懲是項(xiàng)目建設(shè)和項(xiàng)目檔案工作向前推進(jìn)的有效手段。在計(jì)劃節(jié)點(diǎn)的控制下，抓住重點(diǎn)和難點(diǎn)，長線與短線交叉進(jìn)行，分步實(shí)施；按月細(xì)化項(xiàng)目、分解任務(wù)，按月實(shí)施計(jì)劃檢查和考核，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，考核結(jié)果體現(xiàn)在各部門月度考核系數(shù)上。對(duì)項(xiàng)目檔案工作來說，文件材料收集和整理情況、歸檔工作是否及時(shí)、部門之間配合是否密切、業(yè)務(wù)檢查和指導(dǎo)是否到位、文件材料是否能及時(shí)提供利用等都應(yīng)成為考核內(nèi)容。

4．落實(shí)“三、四、四”管理

“三納入”、“四參加”、“四同步”管理是確保檔案收集完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效的控制措施。就“三納入”而言，如果項(xiàng)目檔案工作得到了領(lǐng)導(dǎo)的重視、措施到位、制度完善，“三納入”的要求應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)。這是順利開展項(xiàng)目檔案工作的基礎(chǔ)，是整個(gè)單位項(xiàng)目檔案工作一盤棋的前提，各級(jí)檔案部門都應(yīng)重視這一點(diǎn)。

在“四參加”方面，檔案部門除了應(yīng)定期參加項(xiàng)目調(diào)度會(huì)外，在項(xiàng)目可行性論證和初步設(shè)計(jì)階段，專兼職檔案員應(yīng)參與其中，收集整理各階段的文件材料。在項(xiàng)目建設(shè)過程中，兼職檔案員負(fù)責(zé)跟蹤收集各類材料，專職檔案員督促和檢查預(yù)立卷情況。重要環(huán)節(jié)是，專職檔案員應(yīng)多參加任務(wù)書、設(shè)計(jì)方案、合同、設(shè)備驗(yàn)收等評(píng)審會(huì)，對(duì)形成的文件材料深入把關(guān)，并掌握項(xiàng)目進(jìn)度。

在“四同步”方面的重點(diǎn)是非標(biāo)設(shè)備。在制定計(jì)劃時(shí)就明確非標(biāo)設(shè)備應(yīng)形成的文件材料；檢查非標(biāo)設(shè)備建設(shè)進(jìn)展情況時(shí)，著眼于文件材料的收集齊套性和是否符合歸檔要求。在非標(biāo)設(shè)備驗(yàn)收時(shí)，專兼職檔案員參加會(huì)議，根據(jù)歸檔范圍要求全面檢查文件材料完整性和符合性，并給出完整性意見。

5．重視隊(duì)伍建設(shè)

項(xiàng)目檔案隊(duì)伍的配備直接影響項(xiàng)目檔案工作的好壞，各單位應(yīng)該配備經(jīng)驗(yàn)豐富、責(zé)任心強(qiáng)、經(jīng)過項(xiàng)目檔案培訓(xùn)的專兼職檔案員。兼職檔案員應(yīng)是直接參與項(xiàng)目管理的人員，才能確保文件材料收集完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。例如，在基建工程建設(shè)中，項(xiàng)目管理人員全程跟蹤項(xiàng)目，從項(xiàng)目前期準(zhǔn)備、立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工到驗(yàn)收，對(duì)各個(gè)工作環(huán)節(jié)熟悉，對(duì)形成的文件資料十分清楚，按照歸檔范圍要求開展收集、積累工作，這樣的兼職檔案員將在項(xiàng)目檔案工作中發(fā)揮重要作用。

專職檔案員的業(yè)務(wù)能力和責(zé)任心決定了其對(duì)預(yù)立卷部門業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)作用的發(fā)揮，也影響到項(xiàng)目檔案文件材料完整性和質(zhì)量。所以，專職檔案員應(yīng)提高自身的業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)培訓(xùn)，摒棄預(yù)立卷部門移交什么、檔案部門就歸檔什么的觀念，主動(dòng)參與，并與兼職檔案員密切溝通，逐步掌握項(xiàng)目建設(shè)中文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)接收的文件材料嚴(yán)格把關(guān)，才能進(jìn)一步保證歸檔材料完整和文件的質(zhì)量。

項(xiàng)目檔案工作是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)過程的重要組成部分。開展固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作管理模式的探索與實(shí)踐，就是要從管理上加強(qiáng)項(xiàng)目檔案工作，使之更加規(guī)范化、科學(xué)化，以使項(xiàng)目檔案工作真正做到與項(xiàng)目建設(shè)融為一體、同步發(fā)展，最終確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效?！?/p>