檔案開發(fā)利用發(fā)展的影響因素與發(fā)展趨勢分析

劉榮

摘 要：本文提出了現(xiàn)代檔案開發(fā)利用在發(fā)展過程中受到了檔案編纂、信息資源管理和知識管理理論的影響，因而構(gòu)成了現(xiàn)代檔案開發(fā)利用的理論和實踐現(xiàn)狀；文中分析了在當下公眾檔案觀的轉(zhuǎn)變、信息技術(shù)的影響和數(shù)字檔案大量出現(xiàn)的環(huán)境下，檔案開發(fā)主體、檔案利用需求、檔案開發(fā)手段以及服務(wù)方式等方面呈現(xiàn)出的一些新的變化趨勢。

關(guān)鍵詞：檔案開發(fā)利用；信息資源管理；數(shù)據(jù)挖掘

1 現(xiàn)代檔案開發(fā)利用發(fā)展的基礎(chǔ)條件

檔案是作為國家機關(guān)的產(chǎn)物而產(chǎn)生的。檔案最初的開發(fā)利用形式是一種輔助政治活動的檔案管理過程，檔案的開發(fā)利用在特定的政治制度和檔案利用觀念保守的社會背景下處于一種有限利用的狀態(tài)，檔案的階級性和特權(quán)性突出，只有特定的階級群體可以查閱檔案，檔案的開發(fā)利用是國家統(tǒng)治者的專有權(quán)力，檔案的影響力和價值作用被禁錮在社會最高層的團體范圍內(nèi)。社會的變革、發(fā)展和進步需要檔案適應(yīng)社會環(huán)境的變化，沖破舊有的牢籠而走進社會大眾的視線?！胺▏蟾锩边^后，于1794年頒布的“穡月七日法”確立了檔案開放原則，至此檔案向公眾開放真正得到了統(tǒng)治階級的認同，檔案開放在法理上得到承認是檔案開發(fā)利用能夠發(fā)展的必要前提。隨著人們對于自身權(quán)利認識的不斷深化對檔案的利用也更加深入和迫切，人們的現(xiàn)實需求是檔案開發(fā)利用能夠長足發(fā)展的最基本動力?，F(xiàn)代社會中更多將檔案視為一種信息資源，檔案的諸多潛在價值有待人們?nèi)U展、挖掘和利用，這也是未來檔案開發(fā)利用的重點和意義所在。

2 現(xiàn)代檔案開發(fā)利用發(fā)展的理論影響因素

2.1 檔案編纂學(xué)。檔案編纂實踐活動是檔案開發(fā)利用的重要形式之一，其理論思想對于檔案開發(fā)利用的發(fā)展起到了關(guān)鍵性的作用。在我國探索檔案開發(fā)利用過程最初理論及實踐發(fā)展起點是從檔案編纂學(xué)開始。

我國檔案編纂實踐活動的萌芽可以追溯到殷商時期，檔案編纂實踐活動在整個古代社會的發(fā)展進程中經(jīng)歷了一段漫長的歷史演變過程，其間經(jīng)過歷朝歷代的歷史學(xué)家、文獻學(xué)家的記錄、整理出現(xiàn)了大批檔案編纂物。進入到近現(xiàn)代社會，隨著現(xiàn)代檔案管理和檔案學(xué)理論的發(fā)展，檔案學(xué)的研究對象以及學(xué)科體系建設(shè)得到了極大的豐富和完善，檔案編纂學(xué)作為一門獨立的學(xué)科也是從無到有。檔案編纂學(xué)作為檔案學(xué)的分支學(xué)科之一在我國的出現(xiàn)最初是借鑒于蘇聯(lián)學(xué)者在我國講授的《蘇聯(lián)文獻公布學(xué)》課程，之后在大量檔案

學(xué)者不斷總結(jié)我國傳統(tǒng)歷史文獻編纂的思想和方法的基礎(chǔ)上逐漸形成了我國現(xiàn)代檔案編纂學(xué)理論。

檔案編纂的基礎(chǔ)是從檔案館的歷史資料中進行，編纂形式包括檢索工具、檔案史料匯編以及史志資料等。傳統(tǒng)的檔案編纂學(xué)更多是從歷史文獻的角度來看待檔案開發(fā)利用，這種現(xiàn)象隨著檔案類型的豐富和實際需求的擴大，檔案開發(fā)的范圍和對象也在不斷發(fā)生著變化。檔案開發(fā)和檔案編纂呈現(xiàn)出一般性和特殊性，抽象和具體的關(guān)系，檔案開發(fā)的研究對象和實踐對象要比檔案編纂寬泛，而檔案編纂學(xué)又是檔案開發(fā)利用的重要理論組成成分以及實施開發(fā)活動的具體化實踐形式之一。

2.2 信息資源管理。信息資源管理理論的興起得益于20世紀中期信息論以及信息技術(shù)的發(fā)展。美國作為信息資源管理的先行者，在“二戰(zhàn)”結(jié)束后的一段時間里為了滿足政府內(nèi)因文件激增而產(chǎn)生的文件存放、快速檢索、查找和利用的需要率先提出了在政府內(nèi)部實行信息資源管理。逐漸地，政府和企業(yè)由于對信息的高效管理帶來的行政效率提高以及經(jīng)濟增長使信息資源成為物質(zhì)、能量之后當代社會的第三大支柱性資源。

信息資源管理理論得到空前發(fā)展對于檔案學(xué)的影響產(chǎn)生了較大的沖擊力。檔案界對于檔案、檔案管理的認識逐漸從檔案實體轉(zhuǎn)移到檔案信息資源的角度上來。從檔案學(xué)的學(xué)科建設(shè)來看，無論是國內(nèi)還是國外逐漸都將檔案學(xué)從歷史學(xué)科的門類下搬離至信息資源管理的研究領(lǐng)域，這種學(xué)科屬性的轉(zhuǎn)變自然地將信息資源管理的諸多理論、方法和技術(shù)運用到檔案管理中。檔案信息的開發(fā)利用也逐漸提高到一個新的層次，檔案開發(fā)內(nèi)容從較為單一的歷史文獻加工研究擴充到涵蓋多種檔案信息類型的開發(fā)，在理論研究過程中無論是廣義還是狹義的檔案信息資源開發(fā)都將其作為檔案信息管理的必要過程，信息資源管理更加突出了檔案開發(fā)利用的普遍性、公眾性和效益性。從檔案信息資源角度對檔案信息進行整理、組織、加工、利用，加強了檔案作為重要信息資源的價值屬性，而檔案自身的原始性、憑證性特征又使信息資源開發(fā)利用的價值得到提升，檔案資源的社會和經(jīng)濟效益隨著凝結(jié)在檔案開發(fā)過程中的智力勞動和利用結(jié)果得到了體現(xiàn)。

2.3 知識管理。社會的發(fā)展不可避免地要追求“精益求精”的信息資源形式來滿足信息社會的需要。21世紀進入知識經(jīng)濟時代，企業(yè)在不斷追逐更多效益、利益和競爭優(yōu)勢的狀態(tài)下催生了知識管理的誕生。知識管理產(chǎn)生的目的是為了透過對于信息的進一步提煉，將隱性、顯性知識有效地整合和配置起來，增加企業(yè)的智力資本，為支持機構(gòu)內(nèi)部進一步良好運轉(zhuǎn)而服務(wù)。

拋開實際應(yīng)用來看，知識管理與檔案信息資源管理都是對信息進行深層次加工的過程，知識管理可以使檔案開發(fā)利用的歸宿得到進一步明確——挖掘檔案信息中的知識。檔案管理從實體管理、信息管理進一步延伸到對于知識的組織、挖掘和獲取，檔案開發(fā)的任務(wù)、目的發(fā)生了轉(zhuǎn)變?！皺n案作為知識管理中知識資產(chǎn)的組成部分，在歷經(jīng)信息管理到知識管理的過程中，檔案自形成起，其所固有的價值始終處于不變的地位，但是其使用價值不斷調(diào)整以適應(yīng)知識管理。在理論升華與實踐改革過程中，檔案價值呈現(xiàn)出新的特征?！盵1]檔案自身的知識屬性可以很好地契合知識管理的理念，知識管理重視價值增值過程，而檔案的深層次加工同樣是為了提高檔案資源的多元價值，將信息進一步凝結(jié)為知識以獲得更高的價值回報?；貧w到現(xiàn)實應(yīng)用中，檔案開發(fā)的結(jié)果從普遍利用擴展到企業(yè)、政府內(nèi)部的信息獲取，為支持預(yù)測、決策等利用服務(wù)。檔案開發(fā)利用結(jié)果在或多或少地實踐著知識管理的過程，知識管理理論將檔案開發(fā)利用的價值增值過程放大，促使檔案開發(fā)利用的理論研究有所豐富。

3 現(xiàn)代檔案開發(fā)利用發(fā)展的趨勢

3.1 檔案開發(fā)利用主體和對象的變化。信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使信息產(chǎn)生的便捷性、多樣性與日俱增，同時信息的數(shù)量、速度也在以驚人的速度發(fā)展，信息的來源覆蓋著任何有人參與的信息網(wǎng)絡(luò)。檔案信息的管理趨勢從某種程度上已經(jīng)超過了傳統(tǒng)意義上檔案館的管理范圍，檔案管理已經(jīng)從社會團體延伸到個人管理階段，各種信息存儲設(shè)備、通訊軟件和各種網(wǎng)絡(luò)社區(qū)交流平臺的使用使人們時刻都在創(chuàng)造著屬于自己的檔案信息，這一部分信息的管理和開發(fā)利用是個人信息管理的重要組成部分。

從社會組成的最小單位到有組織的社會團體、專門行業(yè)，每天都在產(chǎn)生著檔案性質(zhì)的信息，這一部分信息的管理、開發(fā)和利用多數(shù)情況下是由組織內(nèi)部自身消化、利用和吸收。隨著社會的發(fā)展，檔案來源的廣泛性不斷擴大，專門性突出。對于豐富的檔案資源的開發(fā)利用不可能統(tǒng)一集中到公共檔案館內(nèi)或由專門人員負責(zé)，更多是要靠個人、自身團體對于檔案信息的有效管理和控制，認識到檔案的價值，為自身和團體的成長而有意識地分析和開發(fā)利用檔案。檔案開發(fā)利用主體的個體性會越來越突出，檔案開發(fā)利用主體的整理結(jié)構(gòu)在未來的發(fā)展過程中會出現(xiàn)平面化特征的趨勢。

3.2 檔案利用需求的多樣性

3.2.1 知識性。知識經(jīng)濟社會人們對檔案信息的需求不再局限于一般性的檔案整理材料和顯性知識，而是想了解更多檔案信息之間的關(guān)聯(lián)，甚至希望得出支持決策的結(jié)論，尤其對于一個機構(gòu)、行業(yè)以及領(lǐng)域來說，這種利用需求越來越明顯，這就將導(dǎo)致對檔案開發(fā)結(jié)果的知識性、專業(yè)性要求越來越高。

3.2.2 公益性。檔案作為公共信息資源的一部分，檔案的開發(fā)利用需要體現(xiàn)出更多的社會關(guān)注和社會責(zé)任。目前，在國外這種公益性的檔案開發(fā)成果的利用趨勢較為明顯，例如，英國檔案館在2012年倫敦奧運年期間在國家檔案館網(wǎng)站上展出了有關(guān)奧運專題的專門檔案展覽，重溫了對于奧運會歷史的記憶，同時很好地宣傳了2012年的倫敦奧運會，滿足了人們對于奧運會的參與熱情，很好地回應(yīng)了社會的關(guān)注熱點。隨著經(jīng)濟的發(fā)展，人們在物質(zhì)需要得到滿足的情況下未來對于公益性質(zhì)的精神關(guān)懷會越來越突出。

3.2.3 娛樂性。隨著一部分歷史檔案的公開以及人們檔案觀的變化，在一些影視作品、書籍刊物等文化產(chǎn)品中隨處可見檔案的影子，一些重要歷史事件和歷史記憶的重述被放置于一種較為輕松的氛圍內(nèi)，還原歷史事實，將教育與娛樂融為一體。檔案的神秘感和真實度足以引起人們對于某一并不了解來龍去脈而又備受關(guān)注的歷史事件或人物檔案的極大興趣。一些眾所周知事件的檔案被解密后通過大眾媒體的傳播更容易成為人們茶余飯后的談資，成為人們娛樂休閑的一部分。因此，今后大眾對于檔案開發(fā)利用的需求在一定程度上抱有的娛樂精神會更加凸顯。

3.3 檔案開發(fā)手段的變化趨勢。信息技術(shù)的發(fā)展使檔案管理脫離了手工管理的模式，數(shù)字檔案資源的二次開發(fā)過程依然沿用傳統(tǒng)的檔案資料查閱方式挖掘出有價值的檔案信息，對于一部分凡例式的檔案匯編可能適用。但是，面對海量數(shù)據(jù)一味地依靠人工方式分析檔案內(nèi)容找出具有價值的信息則非常困難。未來對于大量檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)形式將會越來越依賴數(shù)據(jù)庫技術(shù)的更新，朝著數(shù)據(jù)挖掘的方向發(fā)展。

數(shù)字檔案數(shù)量增長的客觀狀況是利用機器代替人工開發(fā)檔案資源的前提。面對大規(guī)模數(shù)字檔案的產(chǎn)生，“如何真正盤活檔案信息，從大量歷史數(shù)據(jù)中獲得有價值的信息為現(xiàn)實服務(wù)，……為決策者提供參考服務(wù)，這將是日后包括檔案信息在內(nèi)的信息資源管理手段的努力方向”。[2]從國內(nèi)外檔案開發(fā)發(fā)展現(xiàn)狀來看，檔案的開發(fā)模式已經(jīng)從一般信息邁向數(shù)據(jù)庫以至于更大規(guī)模數(shù)據(jù)存儲量的數(shù)字檔案館，最近提出的大數(shù)據(jù)管理概念對于未來檔案數(shù)據(jù)的存儲、分析和利用提出了更多的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)實中，無紙化辦公環(huán)境的普及以及電子文件法律地位的確立，越來越多檔案形式的呈現(xiàn)都將是數(shù)字式的，再加上電子設(shè)備和通訊網(wǎng)絡(luò)便捷性的不斷提升，數(shù)字檔案、檔案數(shù)據(jù)庫的容量將會形成幾何級增長的趨勢。利用智能化的軟件代替人工挖掘有價值的檔案資源是未來檔案開發(fā)的主要形式之一。目前數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在電信、金融、科學(xué)研究、市場營銷等領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用，工商企業(yè)中的信息工作者在實際工作中已經(jīng)在利用數(shù)據(jù)挖掘相關(guān)軟件做類似檔案開發(fā)的數(shù)據(jù)分析工作。

人們對于檔案數(shù)據(jù)的需要逐漸擴展為獲得輔助決策和預(yù)測性的直接情報信息。檔案開發(fā)的結(jié)果不是再拘泥于一定的數(shù)量而是更加注重質(zhì)量和效益的回報。特別是在一些機構(gòu)內(nèi)部產(chǎn)生的檔案，對檔案信息資源開發(fā)結(jié)果的知識性和專業(yè)性要求越來越強，對檔案中提取的信息含量的凝練度要求越來越高，注重在技術(shù)工具的指引下探尋批量檔案數(shù)據(jù)的整體價值。傳統(tǒng)的人工檔案開發(fā)成果最主要的形式是檔案文獻信息產(chǎn)品，開發(fā)主題的主觀選擇性強，歷史總結(jié)性痕跡明顯，以二次信息居多，開發(fā)成果反饋的時效性不顯著；而利用機器開發(fā)的檔案信息，未來的發(fā)展趨勢將會更注重檔案開發(fā)的實時性和對一些突發(fā)事件的響應(yīng)性，在海量數(shù)據(jù)集中存儲的邏輯環(huán)境下利用計算機的各種分類、聚類以及關(guān)聯(lián)算法找出數(shù)據(jù)之間的相關(guān)性以得出關(guān)聯(lián)性的結(jié)果。檔案開發(fā)的意義所反映的不再只是對于某一個具體事件、活動和人物的歷史描述，更多體現(xiàn)的是它們之間的相互關(guān)聯(lián)，以作為科學(xué)研究，支持決策的結(jié)果。

3.4 檔案開發(fā)提供利用方式的轉(zhuǎn)變。時代在變，但是檔案開發(fā)提供利用的服務(wù)宗旨沒有變，以最大限度實現(xiàn)信息共享是信息服務(wù)領(lǐng)域的共同追求。從目前公共檔案事業(yè)的檔案開發(fā)提供利用服務(wù)方式的建設(shè)來看，我國檔案開發(fā)提供利用服務(wù)的方式相對落后。檔案開發(fā)成果的發(fā)布途徑還只是局限于文獻類信息產(chǎn)品的實物展覽，利用新型媒體、網(wǎng)絡(luò)平臺的傳播和宣傳方式還遠遠不夠，各地綜合檔案館檔案開發(fā)成果的數(shù)字產(chǎn)品資源匱乏，檔案開發(fā)成果更新不及時，這對于未來檔案開發(fā)成果傳播具有一定的限制。當下網(wǎng)絡(luò)平臺的普及以及通訊軟件、社交網(wǎng)絡(luò)和社交媒體的廣泛應(yīng)用，使人們的信息獲取渠道和信息交流方式發(fā)生了巨大的變化。檔案信息的獲得在社會信息流通中一直處于較為邊緣化和被動的狀態(tài)，在公眾越來越多借助新型媒體獲取信息的今天，檔案提供利用的服務(wù)方式需要和社會發(fā)展的信息交流方式同步。檔案信息在信息內(nèi)容上的限制不代表在提供利用形式上的限制，更何況對于經(jīng)過加工處理的檔案開發(fā)產(chǎn)品來說，借助新型信息媒介發(fā)布方式，配合社會熱點和重要歷史事件的檔案開發(fā)主題，向智能化的主動服務(wù)方式轉(zhuǎn)變將會是未來檔案開發(fā)成果走進大眾視線，承擔(dān)起文化傳播作用，獲得良好社會服務(wù)收益的必然選擇。

﹡本文系2012年廣西研究生教育創(chuàng)新計劃資助項目“高校檔案中教育信息資源開發(fā)研究”成果之一，項目編號（YCSW2012057）

參考文獻：

[1]任越，曹玉，喬爾.知識管理中檔案價值的重新發(fā)現(xiàn)[J].檔案學(xué)通訊，2012（3）：38～41.

[2]錢毅.數(shù)據(jù)倉庫在檔案信息管理中的應(yīng)用[J].北京檔案，2006（4）：29～30，33.

（作者單位：廣西民族大學(xué) 來稿日期：2013-10-16）