高校檔案數(shù)字化管理之我見

張靈

高校檔案數(shù)字化指的就是利用計算機(jī)等相關(guān)措施把通過鑒選、以前存儲在常規(guī)載體上的檔案內(nèi)容實(shí)施數(shù)字化改變且進(jìn)行再存儲、保障、檢索利用的系統(tǒng)工作。本文針對高校檔案數(shù)字化利弊進(jìn)行深入的剖析：

1 高校檔案數(shù)字化概念的背景

數(shù)字化檔案構(gòu)建指的是把常規(guī)的以錄音帶、紙張、錄像帶為儲存媒介的一系列原始檔案資料，經(jīng)過壓縮、掃描轉(zhuǎn)化等措施改變?yōu)閳D片文件、聲音文件以及影音文件。比如，黑龍江大學(xué)畢業(yè)生把檔案信息由一些物理載體形式體現(xiàn)出來的信息，全部以數(shù)字記錄的形式錄入光盤、磁盤等計算機(jī)的相關(guān)存儲中，讓所有媒介承載的主要文獻(xiàn)資料被數(shù)字化；讓所有人都能夠通過信息網(wǎng)絡(luò)中任何一點(diǎn)查閱到自己所要的檔案文件，使檔案信息的利用不再被空間與實(shí)踐所束縛。

不過，長期以來，檔案的保密性以及檔案的利用之間的問題，使檔案在信息化層次的進(jìn)程遠(yuǎn)落后于信息全面化的進(jìn)程速度。

2 高校檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

2.1 更可以利于節(jié)約經(jīng)濟(jì)。伴隨經(jīng)濟(jì)進(jìn)程的速度逐漸加快和信息量的增加，政府部門與行政系統(tǒng)辦事效率低下顯得不協(xié)調(diào)。以往辦公為“粗放型”，不經(jīng)意間提高了辦公人員與相關(guān)的費(fèi)用。常規(guī)的檔案信息通常是紙質(zhì)，也不便于存儲與管理，而利用檔案數(shù)字化管理，不但節(jié)約了相當(dāng)一部分保管費(fèi)用，節(jié)省了使用空間，且在查找、管理過程中十分便捷，也防止紙張浪費(fèi)等一系列問題。

2.2 更利于提升工作效率。高校檔案數(shù)字化管理能為學(xué)校辦公人員提供便利，能時時更新資料且歸檔存儲，方便用戶查找資料、修改等操作，讓用戶隨時隨地都可以了解網(wǎng)絡(luò)信息。

2.3 可以利于高校相關(guān)部門立卷體系的落實(shí)。之前高校檔案管理員對學(xué)校各系統(tǒng)的工作并不能很好地掌握，檔案管理和各系統(tǒng)實(shí)際工作之間出現(xiàn)誤差不能做到同步，致使材料缺失、檔案品質(zhì)存在問題等情況發(fā)生。當(dāng)我校進(jìn)行數(shù)字化管理后，各系統(tǒng)能夠通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸?shù)綑n案管理室，檔案管理員利用網(wǎng)上操作實(shí)施檔案數(shù)據(jù)的更替與歸檔，為檔案管理的一系列工作提供便捷，也從深層次確保了檔案的完整性以及立卷體系的完善。

2.4 能夠深化提升高校檔案信息。經(jīng)過調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)之前管理體系主要是針對檔案實(shí)施分類、整合并存檔的。雖然會為數(shù)據(jù)的及時更新及相關(guān)文件查找提供便利，但只能利于單一文件的保管及查找，在完善檔案數(shù)字化管理后，利用網(wǎng)上管理資源，對一些檔案實(shí)施分類、儲存在相關(guān)硬盤里且標(biāo)注。辦公人員可利用檢索等方式去搜索所需文檔或資料，也可從多個方面了解情況且適時添加或修正所需資料，及時更新數(shù)據(jù)避免數(shù)據(jù)的缺失。

3 高校檔案數(shù)字化管理的劣勢

國內(nèi)的檔案數(shù)字化管理應(yīng)用時間較短，我校在此領(lǐng)域的應(yīng)用也只是屬于起步期，遇到很多問題，具體內(nèi)容如下所述：

3.1 因為病毒等原因造成電子文件存在一定的安全問題。雖然電子文件有使用空間小、便于用戶進(jìn)行操作及網(wǎng)絡(luò)傳輸迅速等特點(diǎn)，在安全層次上卻有著很多的不確定因子，不能進(jìn)行很好的控制，比如，信息的保密性、利用工作等。因為電子文檔能夠按照用戶需求實(shí)施修改存儲，經(jīng)過修改之前的數(shù)據(jù)信息就不再有記錄了，用戶沒辦法查詢以前的數(shù)據(jù)。若用戶錯誤地操作保存的話，會讓重要的數(shù)據(jù)與相關(guān)內(nèi)容丟失，對工作產(chǎn)生負(fù)面的影響。

3.2 數(shù)字化檔案的保存受媒介的限制。數(shù)字化檔案使用，其數(shù)據(jù)傳輸以及性能等方面與所使用的計算機(jī)軟硬件有很密切的關(guān)系。雖然計算機(jī)可以進(jìn)行儲存的量很大，不過也總有飽和的時候。計算機(jī)的軟件及硬件更新也很頻繁，容易出現(xiàn)文檔在舊系統(tǒng)下能夠正常保存、更新，在新開發(fā)的系統(tǒng)下卻不可以全面兼容或不能夠進(jìn)行讀取。如果還是使用之前的系統(tǒng)，會對未來的管理操作帶來了很大的負(fù)面效果。

常規(guī)文件檔案需通過紙質(zhì)、電子資料的存儲，有時為了更加安全存儲會實(shí)施電子文檔備份，雖然安全性提升，但占用空間大，資源也出現(xiàn)了不必要的浪費(fèi)。在文件存儲環(huán)節(jié)，文件一般都是人手一份，利用電子文檔的數(shù)據(jù)更新與存儲，紙質(zhì)檔案存儲也需要更新，辦公人員第一時間進(jìn)行更新數(shù)據(jù)給出便捷條件，也加重了工作量。

3.3 影響現(xiàn)代化管理進(jìn)程。相關(guān)高校各系統(tǒng)與人員對檔案數(shù)字化管理模式認(rèn)識和掌握還不是很全面，網(wǎng)絡(luò)功能在工作環(huán)節(jié)的使用也只限于信息傳輸、文字編輯還有打印等方面。辦公人員忽視網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)谋憷c網(wǎng)絡(luò)資源的應(yīng)用，從而導(dǎo)致數(shù)字檔案利用率的減少，

4 高校檔案數(shù)字化管理要注意的內(nèi)容

4.1 完善高校數(shù)字化檔案的安全。電子檔案有修改、保存等相關(guān)隱患，要給出相應(yīng)的管理措施去完善管理體系，比如，文件保密、歸檔、鑒定等，讓數(shù)字化檔案構(gòu)建能夠在實(shí)際應(yīng)用時更為安全更為放心。所有管理模式中最為主要的就是安全管理制度。檔案有關(guān)個人信息及隱私，很多如獲獎證書、工作經(jīng)歷、知識技能等相關(guān)內(nèi)容能夠公開，但有很多重要的信息要實(shí)施保密處理，就對數(shù)字化管理模式的安全性提出更高的要求。

我們所說的安全管理主要涵蓋了硬件及軟件等層次。針對硬件方面，主要是對于所運(yùn)用設(shè)備的實(shí)踐與品質(zhì)上的要求。要安排專門人員實(shí)施檔案管理以及設(shè)備檢修、保養(yǎng)，避免文檔丟失等情況。針對軟件方面，主要是利用文檔密碼加密以及設(shè)置系統(tǒng)應(yīng)用限制，針對主要的信息實(shí)施多層模式的監(jiān)控、通訊，讓文檔更為安全、更為可靠，使數(shù)據(jù)防止非法篡改以及損壞，真正完善校園數(shù)字化信息安全性以及可靠性。

4.2 提高管理水平的主要措施。目前網(wǎng)絡(luò)進(jìn)程較為迅速、信息現(xiàn)代化逐漸完善，各大高校的檔案管理體系也出現(xiàn)了相應(yīng)的調(diào)整，從過去的勞動密集型向目前的技術(shù)密集型改變，在很大程度上提升了工作效率。對管理者的要求有所提升，需要他們有一定的分析能力，能夠?qū)ο嚓P(guān)較專業(yè)的知識給出意見及操作規(guī)程，要按照用戶需要給出大量的資料信息。此種崗位需要素質(zhì)高、能力全面的管理人員才可以更好地開展工作。學(xué)校要深化檔案管理人員的全面素質(zhì)培養(yǎng)，讓其更多地學(xué)習(xí)管理知識，構(gòu)成文件安全概念，使思維能站在一定的高度，致力于目前數(shù)字化管理。

對高校檔案數(shù)字化管理領(lǐng)域的理解、應(yīng)用還有較大的提升空間，要更為深入地分析及解決，達(dá)到高校檔案數(shù)字化管理全面應(yīng)用的目的。

（作者單位：河南牧業(yè)經(jīng)濟(jì)學(xué)院 來稿日期：2013-10-16）