淺談管理提升活動在物資保障工作中的實踐

趙宏珂

【摘 要】管理提升活動中的做法：分業(yè)務(wù)、分科室，對照國際先進(jìn)同行，查找在管理方法和業(yè)務(wù)流程方面存在的問題、不足和差距；根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點，制定整改措施和方法，設(shè)立各部門、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)在管理上的提升目標(biāo)；具體細(xì)化整改措施，落實到部門和負(fù)責(zé)人，限定努力完成提升目標(biāo)的時間節(jié)點并予以檢驗評估，達(dá)到逐步提升公司整體管理水平的目標(biāo)。

【關(guān)鍵詞】物資；保障；管理；提升；實踐

一、物資保障工作面臨巨大的挑戰(zhàn)

隨著公司業(yè)務(wù)范圍和規(guī)模的加速增長，物資保障工作也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。一是近幾年公司鉆探業(yè)務(wù)量以每年平均13%左右的速度增長，物資保障工作量也必然隨之增長，如何迎接挑戰(zhàn)，確保順利完成物資保障工作是擺在公司全體員工面前的艱巨任務(wù)。二是隨著公司鉆探業(yè)務(wù)的發(fā)展，對物資保障的要求不斷提高，不僅要做到保質(zhì)、保量、保時，還要做好后續(xù)服務(wù)，滿足一線用戶的需求。三是隨著公司鉆探海外業(yè)務(wù)的快速發(fā)展，業(yè)務(wù)領(lǐng)域點多、線長、面廣的特點使得后勤保障工作難度加大，緊急供應(yīng)事件愈加頻繁，需要物資保障機構(gòu)緊跟公司主業(yè)發(fā)展步伐，靠前服務(wù)，在盡量降低庫存的前提下做好預(yù)測工作。為此，分公司設(shè)立了“向世界一流企業(yè)學(xué)習(xí)，苦練內(nèi)功，優(yōu)化流程，扎實推進(jìn)物資管理上水平”的管理提升活動目標(biāo)。

二、管理提升活動的做法、手段

為了積極響應(yīng)公司管理提升活動的要求和部署，也為了更好的開展管理提升活動，切實加強物資保障水平的提高，公司采取了多種舉措。

（一）管理提升活動的組織領(lǐng)導(dǎo)和保證

管理提升活動領(lǐng)導(dǎo)小組主要負(fù)責(zé)：指導(dǎo)公司管理提升活動的開展，審定公司管理提升活動工作方案，研究和決定公司管理提升活動的重大舉措，解決公司層面和所屬各單位之間的管理問題。

管理提升活動領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室職責(zé)：一是負(fù)責(zé)制定管理提升活動的工作方案和推進(jìn)計劃，并組織實施；二是審核各單位的實施計劃，對公司各單位的管理提升活動進(jìn)行指導(dǎo)；三是舉辦例會和組織定期匯報，掌握和通報活動進(jìn)展情況；四是組織經(jīng)驗交流會，總結(jié)推廣典型經(jīng)驗，營造良好氛圍，實現(xiàn)共同提高；五是監(jiān)督檢查各單位管理提升活動開展情況及其效果。

公司所屬各單位負(fù)責(zé)具體本部門本專業(yè)業(yè)務(wù)的管理提升工作。一是組織收集國內(nèi)國際先進(jìn)指標(biāo)，形成比較完整的對標(biāo)指標(biāo)和案例庫；二是組織管理診斷，查找突出問題和管理薄弱環(huán)節(jié)，提出管理提升工作目標(biāo)；三是組織討論提出具體的整改措施，并實施整改工作。四是組織開展管理提升活動總結(jié)工作。

（二）管理提升活動的具體工作方案

1.按照公司確定的開展管理提升活動的工作部署，搜尋國際上一流的物流管理企業(yè)，找出其管理標(biāo)準(zhǔn)和管理模式，搜集其各項管理指標(biāo)和案例等的信息，形成系統(tǒng)的指標(biāo)和案例庫。選取這些案例庫中與我公司業(yè)務(wù)相似，可以借鑒的企業(yè)，作為我公司管理提升活動對標(biāo)單位。

2.我公司各業(yè)務(wù)部室和單位對照對標(biāo)單位的業(yè)務(wù)領(lǐng)域的各項管理標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)，進(jìn)行自我診斷，自查本業(yè)務(wù)工作中存在的問題和薄弱環(huán)節(jié)，編制包含診斷計劃、主要診斷方法、診斷結(jié)果的自我診斷報告，確定各業(yè)務(wù)部室的管理短板和瓶頸問題。

3.組織各部門間進(jìn)行討論和互查，查找薄弱環(huán)節(jié)和制約物資保障工作管理提升的問題所在。公司領(lǐng)導(dǎo)牽頭組織專項討論，詳細(xì)聽取各部門科室對工作流程、工作思路、工作中存在的困難和問題、意見和建議的匯報，在此過程中，逐項分析嚴(yán)重制約物資供應(yīng)流程順暢的問題，詳細(xì)聽取每位在會人員的看法，并廣泛征求意見和好的建議，公司領(lǐng)導(dǎo)鼓勵大家暢所欲言，各業(yè)務(wù)科室也開動腦筋，虛心接受各方的意見和建議，各科室長從中受到很多的經(jīng)驗和啟發(fā)，大家得到共識：物資保障工作管理提升是大家協(xié)同努力，互相幫助、共同提高的過程，才能將物資保障的管理提升活動做得最好。

三、管理提升活動的目標(biāo)和具體措施

經(jīng)過幾番自查和部門機構(gòu)間工作的互查，對照物流行業(yè)國際上領(lǐng)先的石油物資保障專業(yè)公司的指標(biāo)和經(jīng)驗，通過反復(fù)研究探討，找準(zhǔn)管理提升活動的關(guān)鍵著力點、細(xì)化改進(jìn)工作措施，細(xì)化提升目標(biāo)和指標(biāo)，我們達(dá)成一致，力爭用一年的時間，重點完成以下六點工作任務(wù)，實現(xiàn)六項工作目標(biāo)。

（一）物資計劃、采購、運輸工作流程方面

工作目標(biāo)：物資計劃、采購、運輸工作流程簡捷、流暢、規(guī)范、完善，各部門各單位的職責(zé)清晰明了；建立科學(xué)完善及時高效的生產(chǎn)組織協(xié)調(diào)制度，保證物資保障工作流程順利實施和被有效的監(jiān)管。確保物資供應(yīng)準(zhǔn)確、配送及時、質(zhì)量可靠，努力建設(shè)“標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、信息化、市場化”的精細(xì)物資保障體系，發(fā)揮好對生產(chǎn)建設(shè)的物資保障作用。

提升措施：逐步理順物資計劃、采購、運輸工作流程，使工作流程簡潔、科學(xué)、高效；細(xì)化并完善“日匯報、周總結(jié)、月分析”的物資計劃、采購、運輸運行管理制度；嘗試在計劃、采購、運輸?shù)年P(guān)鍵節(jié)點處收集物資信息，實時跟蹤鉆探公司生產(chǎn)動態(tài)，掌握物資消耗總量和進(jìn)度需求量，逐步摸索物資的信息整合方法和途徑，為建立完善的物資信息整合體系做準(zhǔn)備；通過落實物資流通關(guān)鍵節(jié)點的部門和崗位人員的工作職責(zé)，明確他們在整個工作流程中的定位和應(yīng)提供的信息，初步形成物資管理全體人員的溝通協(xié)調(diào)配合機制。

（二）在物資管理制度方面

工作目標(biāo)：物資保障各項規(guī)章制度覆蓋所有業(yè)務(wù)流程；各規(guī)章制度之間無縫對接互相補充和匹配；根據(jù)業(yè)務(wù)流程的調(diào)整和變化定期對相應(yīng)的規(guī)章制度進(jìn)行調(diào)整。

提升措施：全面梳理公司各項規(guī)章制度和制度體系，組織各部門對本專業(yè)的制度進(jìn)行整理、修改、修訂和下發(fā)，確保各項制度符合當(dāng)前工作的實際，并對工作有規(guī)范和約束作用；組織相關(guān)科室全面審查公司的各項制度之間的銜接、補充和匹配情況，進(jìn)行必要的整理、修改和完善，確保制度間連貫、匹配、互相補充；采取多種形式對規(guī)章制度進(jìn)行宣貫和培訓(xùn)；定期根據(jù)公司管理模式的變化、業(yè)務(wù)流程的調(diào)整，對各項制度進(jìn)行修訂和更新。

（三）在物資采購招標(biāo)方面

工作目標(biāo)：招標(biāo)采購人員和評委不但熟悉有關(guān)招標(biāo)采購的法律、法規(guī)、集團(tuán)公司和鉆探公司的有關(guān)政策和規(guī)定，還要提高談判技巧；招標(biāo)采購評審小組不但了解所購物資、裝備的專業(yè)知識，還要對主要原材料的市場行情、物資裝備的更新?lián)Q代情況有清楚的了解；評委和監(jiān)委的專業(yè)技術(shù)水平持續(xù)提高。

提升措施：組織專人跟蹤國內(nèi)外采購物資的市場行情，掌握價格變化和波動規(guī)律；專人負(fù)責(zé)對待采購物資的材質(zhì)、性能、技術(shù)指標(biāo)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行調(diào)查和收集資料，并與使用單位溝通落實待采購物資準(zhǔn)確的信息，形成待采購物資的資料庫；在組織招標(biāo)采購前將這些信息與采購評審小組成員進(jìn)行說明和介紹；定期組織相關(guān)的招標(biāo)采購小組人員學(xué)習(xí)相關(guān)的法律、法規(guī)、集團(tuán)和公司的有關(guān)政策、規(guī)定和流程，提高運用能力；定期對參與招標(biāo)采購的人員學(xué)習(xí)有關(guān)采購、招標(biāo)、談判技巧的學(xué)習(xí)和訓(xùn)練。

（四）在物資的國際運輸方面

工作目標(biāo)：強有力的物資運輸過程管理；確保每一批次物資都嚴(yán)格按照海外項目部的生產(chǎn)需求及整個運輸計劃安排正點運行；確保運輸配送的每一批次貨物的質(zhì)量都符合項目部的施工要求。

提升措施：一是加強物資計劃的管理，物資需求單位或者項目部在制定物資計劃時就詳細(xì)列舉出對物資質(zhì)量指標(biāo)和包裝的要求；二是規(guī)范物資從計劃、生產(chǎn)、采購到運輸?shù)恼麄€工作流程，加強對整個工作過程的監(jiān)控，明確各個節(jié)點的責(zé)任人；三是詳細(xì)歸納出國際貨物運輸過程中容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)、各個環(huán)節(jié)中經(jīng)常遇到的問題類型、容易導(dǎo)致物資運輸延誤的各種情況，提出詳細(xì)的預(yù)防措施和解決對策。四是歸納和整理出各種物資在國際運輸、清關(guān)中對物資包裝的要求。五是加強每個環(huán)節(jié)的準(zhǔn)備工作，給每個關(guān)鍵環(huán)節(jié)都預(yù)留一定時間的提前量，確保任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏時，都有可彌補的余地；六是加強物資需求單位、采購人員、運輸人員、生產(chǎn)協(xié)調(diào)人員的溝通和交流，列出物資運行動態(tài)表，通報每批物資的運行進(jìn)程。七是建立應(yīng)急程序，整個運行過程中遇到問題和情況時，啟動應(yīng)急程序，各相關(guān)單位和人員及時通報，及時溝通協(xié)商解決措施；八是及時總結(jié)經(jīng)驗，不斷改進(jìn)和優(yōu)化流程。

（五）物資的倉儲保管工作方面

工作目標(biāo)：物資保管和保養(yǎng)專業(yè)性強、管理流程科學(xué)規(guī)范、符合集團(tuán)公司規(guī)定；物資倉儲基礎(chǔ)資料的收集整理齊全、規(guī)范、準(zhǔn)確、符合集團(tuán)和公司標(biāo)準(zhǔn)。物資保管人員業(yè)務(wù)知識全面、技能熟練、責(zé)任意識強。

提升措施：一方面加強對Q/SY1033-2012《常用物資保管保養(yǎng)管理規(guī)定要求》標(biāo)準(zhǔn)的宣貫、培訓(xùn)和組織實施檢查，另一方面組織相關(guān)人員比照Q/SY1033-2012標(biāo)準(zhǔn)對儲存物資進(jìn)行逐項對比論證，提出符合物資儲存條件的具體物資保管保養(yǎng)措施；加強對基層管理和物資保管人員進(jìn)行Q/SY1050-2012《物資儲存主要基礎(chǔ)資料管理規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)的宣貫和培訓(xùn)；強化保管人員和質(zhì)量檢驗人員對計量知識的學(xué)習(xí)，提高其對計量器具和檢驗器材的操作技能；開展崗位練兵，熟練掌握物資檢斤、檢尺和檢驗的基本知識和技能。

（六）物資編碼工作方面

工作目標(biāo)：加強物資編碼的基礎(chǔ)性工作，加強對編碼工作流程的規(guī)范，使編碼切實成為物資的唯一有效的“身份證”和“通行證”，為公司ERP系統(tǒng)的有效運行奠定堅實的基礎(chǔ)。

提升措施：加強對業(yè)務(wù)人員編碼知識和編碼使用的培訓(xùn)，確保在工作中正確使用好編碼；以規(guī)范工作流程為基礎(chǔ)，建立完善編碼申報制度、編碼編制制度；按照物資大類（專業(yè)），進(jìn)行集中梳理，對于一物多碼的情況，及時進(jìn)行刪減和封存；加強與各使用單位和業(yè)務(wù)科室的申碼人員和物資編碼使用人員的溝通，及時提供技術(shù)幫助，必要時進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)，提高申碼速度和物資編碼使用效率。

四.物資保障管理提升活動的實施和持續(xù)提升的長效機制

明確了工作思路、方法和措施，公司全體員工有決心以改革創(chuàng)新和求真務(wù)實的精神面貌，發(fā)揚大無畏的精神，實施好各項管理提升方案和措施，加快物資保障工作水平的全面提高，確保物資供應(yīng)準(zhǔn)確、配送及時、質(zhì)量可靠，努力建設(shè)“標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、信息化、市場化”的精細(xì)物資保障體系。

管理提升沒有終點，物資保障工作只有更好，在實施和實踐管理提升活動中，我們也將不斷總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)，積極探索管理提升活動的長期有效的辦法和機制，在提升中不斷的前進(jìn)，更好地為鉆探公司“建設(shè)國際化石油工程技術(shù)總承包商”的戰(zhàn)略目標(biāo)保駕護(hù)航。