公立醫(yī)院合同管理風(fēng)險管控探析

韓鈺

【摘 要】 通過對A公立醫(yī)院原有合同管理制度與內(nèi)控規(guī)范對比，進(jìn)行合同管理的風(fēng)險評估，發(fā)現(xiàn)醫(yī)院合同管理內(nèi)控制度存在制定不規(guī)范、執(zhí)行不嚴(yán)格、信息系統(tǒng)不健全、評價監(jiān)督不力等問題。針對這些問題，提出在修訂合同管理制度的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步對醫(yī)院的合同管理業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理，分為設(shè)備采購、物資采購、基建工程、維修工程、服務(wù)及其他等類型，每一類合同按照合同的簽訂、履行、檔案管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行整理。同時，為進(jìn)一步提高醫(yī)院內(nèi)部管理水平，規(guī)范內(nèi)部控制，加強廉政風(fēng)險防控機制建設(shè)，提出了完善合同內(nèi)部控制制度、加強合同訂立管理、有效監(jiān)控合同履行、有效處理合同糾紛和提高評價監(jiān)督效果等措施。

【關(guān)鍵詞】 公立醫(yī)院； 合同管理； 風(fēng)險評估； 風(fēng)險控制； 制度流程

【中圖分類號】 F234.3；R197.322 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2017）19-0018-03

公立醫(yī)院是非營利性事業(yè)單位，但其經(jīng)濟業(yè)務(wù)運行的復(fù)雜程度與企業(yè)相似。合同在公立醫(yī)院經(jīng)營管理活動中是具有約束力的法律文件，是醫(yī)院經(jīng)營活動的法律依據(jù)[ 1 ]。醫(yī)院合同管理是通過識別合同的訂立、履行、歸檔以及糾紛管理中存在的風(fēng)險，建立有效的合同管理控制機制，確保合同有效實施[ 2 ]。

一、合同管理內(nèi)部控制制度存在的問題

為了加強醫(yī)院合同管理，規(guī)范合同行為，A公立醫(yī)院制定了合同管理制度，規(guī)定了醫(yī)院需要簽訂合同的業(yè)務(wù)范圍，明確了合同審批流程、合同變更程序及合同登記人員職責(zé)等。為了推動行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)，A公立醫(yī)院加強了對合同訂立的管理，明確合同訂立的范圍和條件；對合同履行情況實施有效的監(jiān)控；根據(jù)合同履行情況辦理價款結(jié)算和賬務(wù)處理；加強合同登記的管理，實行對合同的全過程管理。

筆者通過對A公立醫(yī)院原有的合同管理制度逐條進(jìn)行梳理，在原有合同管理制度基礎(chǔ)上，對照內(nèi)部控制規(guī)范中業(yè)務(wù)層面控制的合同控制內(nèi)容，對合同控制的要求及風(fēng)險點進(jìn)行分析，并結(jié)合A公立醫(yī)院原有合同管理制度進(jìn)行對比，得出對比結(jié)果，如表1所示。

通過對A公立醫(yī)院原有合同管理制度與內(nèi)控規(guī)范進(jìn)行對比，發(fā)現(xiàn)醫(yī)院合同管理內(nèi)控制度還存在以下問題：

（一）合同內(nèi)控制度制定不規(guī)范

內(nèi)控規(guī)范已發(fā)布五年，但醫(yī)院沒有把合同內(nèi)部控制當(dāng)作一個體系進(jìn)行整體設(shè)計，沒有嚴(yán)格按照合同內(nèi)控規(guī)范要求建立合同內(nèi)部控制體系，雖然制定了合同管理制度，但是制度內(nèi)容沒有完全覆蓋內(nèi)控規(guī)范的要求，如現(xiàn)有的合同制度未明確授權(quán)審批和簽署權(quán)限，未明確合同訂立的范圍和條件，應(yīng)訂立但未訂立合同等，醫(yī)院合同內(nèi)控制度缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃與管理，缺乏全面性。

（二）合同內(nèi)控制度執(zhí)行不嚴(yán)格

醫(yī)院對風(fēng)險評估關(guān)注不足，沒有確定合同內(nèi)部控制職能部門或牽頭部門，沒有建立單位各部門在內(nèi)部控制中的溝通協(xié)調(diào)和聯(lián)動機制。涉及合同的決策、執(zhí)行、監(jiān)督?jīng)]有實現(xiàn)有效分離，權(quán)責(zé)不對等，醫(yī)院的合同專用章保管不善，未實施歸口管理。發(fā)生違規(guī)簽訂擔(dān)保、投資和借貸合同；未能及時發(fā)現(xiàn)已經(jīng)或可能導(dǎo)致單位經(jīng)濟利益受損的情況，或未能采取有效措施；未按規(guī)定的程序辦理合同變更、解除等；未能及時進(jìn)行價款結(jié)算和賬務(wù)處理。

（三）合同管理信息系統(tǒng)不健全

醫(yī)院建立了個別信息系統(tǒng)，但是沒有完全覆蓋全部業(yè)務(wù)范圍，沒有將合同內(nèi)部控制流程嵌入到信息系統(tǒng)中，且信息系統(tǒng)都是孤島狀態(tài)，沒有達(dá)到醫(yī)院數(shù)據(jù)的有效融合，資源共享較差，數(shù)據(jù)安全性不高，信息數(shù)據(jù)缺乏準(zhǔn)確性。

（四）合同內(nèi)控評價監(jiān)督不力

醫(yī)院制定了合同內(nèi)部控制制度，但是沒有按照內(nèi)部控制規(guī)范的要求由指定的部門開展對內(nèi)部控制制度的監(jiān)督檢查和自我評價工作，對于涉及國家秘密、工作秘密或商業(yè)秘密泄露沒有明確的管理要求；合同糾紛處理不當(dāng)，可能損害單位利益、信譽和形象；未收集充分的對方違約行為證據(jù)；未按照合同約定追究對方的違約責(zé)任；造成內(nèi)部控制制度的落實和執(zhí)行不到位，內(nèi)控制度中存在的缺陷得不到及時整改，影響內(nèi)部控制制度的實施效果。

二、規(guī)范分類整理合同管理流程

在修訂合同管理制度的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步對醫(yī)院的合同管理業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理，根據(jù)業(yè)務(wù)的類型分類整理合同管理的流程。以A公立醫(yī)院為例，合同可以分為設(shè)備采購、物資采購、基建工程、維修工程、服務(wù)及其他等類型。每一類合同按照合同管理的環(huán)節(jié)進(jìn)行整理，主要包括合同的簽訂、履行、檔案管理等環(huán)節(jié)。

（一）合同訂立環(huán)節(jié)的流程

在合同的訂立環(huán)節(jié)，醫(yī)院按照合同管理制度中規(guī)定的合同訂立范圍和條件，設(shè)計制定了合同審簽表。審簽表由合同承辦部門填寫，填寫的內(nèi)容包括合同的內(nèi)容、類型、編號、招標(biāo)方式、招標(biāo)時間、合同單位、合同價款、合同起止時間、合同主要內(nèi)容、各部門審核意見等。通過合同審簽表，方便審核部門對合同訂立的情況逐條進(jìn)行審核，保證合同在訂立環(huán)節(jié)得到嚴(yán)格的控制。

（二）合同履行環(huán)節(jié)的流程

醫(yī)院在合同的履行環(huán)節(jié)，按照不同合同種類進(jìn)行分類管理。對于設(shè)備采購、物資采購等，資產(chǎn)管理部門嚴(yán)格按照合同約定的內(nèi)容辦理驗收入庫后填寫付款申請書；基建工程、維修合同等，管理部門嚴(yán)格按照合同約定的方式，根據(jù)審計部門出具的進(jìn)度決算或完工決算填寫付款申請書；服務(wù)類合同，管理部門嚴(yán)格按照服務(wù)時間和完成情況填寫付款申請書。財務(wù)部門嚴(yán)格審核各管理部門提供的付款申請書，根據(jù)科室預(yù)算執(zhí)行情況，按照合同約定的付款方式辦理付款手續(xù)。為了保證對合同履行的實時有效監(jiān)控，由合同檔案管理人員對合同的履行情況進(jìn)行登記，對沒有正常履行的合同及時報告管理科室。

（三）合同管理的流程圖設(shè)計

在對合同管理進(jìn)行分類和流程整理的基礎(chǔ)上，進(jìn)行流程圖的設(shè)計，以流程圖的形式展現(xiàn)出合同管理的各個節(jié)點。對各個節(jié)點進(jìn)行風(fēng)險評估及分析，并制定有效的防控措施。以A公立醫(yī)院為例，制定出物資采購合同管理流程圖，如圖1所示。

流程圖將合同管理的全部工作流程程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，可以清楚地展現(xiàn)出合同管理的各個環(huán)節(jié)，保證醫(yī)院合同管理的有效性。流程圖還要注意根據(jù)醫(yī)院業(yè)務(wù)的變化和政策的調(diào)整進(jìn)行不斷的完善。

三、加強合同內(nèi)部控制規(guī)范的措施

（一）完善合同內(nèi)控制度

醫(yī)院內(nèi)部控制是一項長期且復(fù)雜的過程，涉及醫(yī)院的各項經(jīng)濟活動和業(yè)務(wù)活動[ 3 ]。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要對內(nèi)部控制有正確的認(rèn)識，明確內(nèi)部控制對醫(yī)院管理的重要性，確保醫(yī)院合同內(nèi)部控制工作的積極開展；具體實施人員要提高對內(nèi)部控制的認(rèn)識程度，實現(xiàn)合同管理與預(yù)算管理、收支管理相結(jié)合，保證內(nèi)部控制的有效實施。單位應(yīng)當(dāng)建立健全合同內(nèi)部管理制度。單位應(yīng)當(dāng)合理設(shè)置崗位，明確合同的授權(quán)審批和簽署權(quán)限，妥善保管和使用合同專用章，對合同實施歸口管理，建立財會部門與合同歸口管理部門的溝通協(xié)調(diào)機制。合同歸口管理部門應(yīng)當(dāng)加強對合同登記的管理，定期對合同進(jìn)行統(tǒng)計、分類和歸檔，詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更情況，實行對合同的全過程管理，與單位經(jīng)濟活動相關(guān)的合同應(yīng)當(dāng)同時提交財會部門作為賬務(wù)處理的依據(jù)。

（二）加強合同訂立管理

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)明確合同訂立的范圍和條件，對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財會等工作人員參與談判，必要時可聘請外部專家參與相關(guān)工作。談判過程中的重要事項和參與談判人員的主要意見，應(yīng)當(dāng)予以記錄并妥善保管。在當(dāng)今信息時代，信息化技術(shù)可以大大提高工作的準(zhǔn)確性，將信息技術(shù)運用到醫(yī)院內(nèi)部控制中，將不同的系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接融合，各系統(tǒng)數(shù)據(jù)能夠相互應(yīng)用，實現(xiàn)信息的最大化利用，保證各系統(tǒng)數(shù)據(jù)相互印證，保證數(shù)據(jù)的真實有效，真正實現(xiàn)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制。

（三）有效監(jiān)控合同履行

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立合同履行監(jiān)督審查制度，對合同履行情況實施有效監(jiān)控，對合同履行中簽訂補充合同或變更、解除合同等應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審查。合同履行過程中，因?qū)Ψ交騿挝蛔陨碓驅(qū)е驴赡軣o法按時履行的，應(yīng)當(dāng)及時采取應(yīng)對措施。醫(yī)院的財會部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同履行情況辦理價款結(jié)算和賬務(wù)處理。未按照合同條款履約的，財會部門應(yīng)當(dāng)在付款之前向合同管理部門負(fù)責(zé)人報告。

（四）有效處理合同糾紛

醫(yī)院要加強對合同糾紛的管理，當(dāng)合同發(fā)生糾紛時，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時效內(nèi)與對方協(xié)商談判。合同糾紛協(xié)商一致的，雙方應(yīng)當(dāng)簽訂書面協(xié)議；合同糾紛經(jīng)協(xié)商無法解決的，經(jīng)辦人員應(yīng)向單位有關(guān)負(fù)責(zé)人報告，并根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。

（五）提高評價監(jiān)督效果

醫(yī)院要健全有效的內(nèi)部控制全面監(jiān)督機制，實現(xiàn)業(yè)務(wù)管理和財務(wù)管理的程序化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化，保證內(nèi)部控制制度的有效實施。只有通過醫(yī)院內(nèi)部審計或紀(jì)檢部門定期對醫(yī)院內(nèi)部控制規(guī)范的實施情況及效果進(jìn)行檢查評價，才能夠促進(jìn)內(nèi)部控制制度的不斷完善，讓內(nèi)部控制真正落到實處，確保內(nèi)部控制真正發(fā)揮作用，保障醫(yī)院業(yè)務(wù)穩(wěn)健高效運行，提升醫(yī)院管理水平和服務(wù)效率。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 查元杰，顧慧.醫(yī)院合同管理與跟蹤信息系統(tǒng)建設(shè)[J].中國數(shù)字醫(yī)學(xué)，2014（12）：76-78.

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[3] 袁新春.建立健全醫(yī)院內(nèi)部控制制度的探討[J].會計之友，2009（5）：47-49.