試論檔案管理數字化

【摘要】現在人類對于時間的意識越來越強，領導在進行決策的時候要求快速、準確；各部門開展考察工作的時候要求快速、及時；社會群眾對于檔案信息的利用范圍也在擴大，檔案是社會資源的重要組成部分，還有很多的信息資源和經濟、文化發(fā)展緊密聯系，社會對于檔案信息的需求在不斷的增長，需要我們對其進行解決。

【關鍵詞】檔案管理數字化；問題；標準；必要性

檔案數字化管理是現代的一種新型管理模式，通過各種渠道來將檔案資源進行轉換，變成數字檔案信息，用數字化的形式來進行保存，借助計算機和網絡的便捷來進行傳遞和應用，建立一個龐大的檔案信息庫，提高檔案的利用率，達到資源共享的目的?，F階段，我國的信息化程度比較高，電子商務等新型的商務模式相應出現，這是我國檔案事業(yè)發(fā)展的最佳時代，檔案數字化工作目前已經正式啟動，在不斷的深化當中。

1、數字化檔案概述

自二十一世紀以來，電子技術、網絡技術、通信技術的發(fā)展就越來越快，高科技時代已經到來。檔案數字化是計算機技術、數據庫技術等新型技術的應用擴展。資源轉化市檔案管理的重要方面，在資料的管理當中需要將紙質的資料轉換為網絡的文檔形式，或者在資料整理的時候就以文檔的形式進行板寸。檔案數字化需要對其規(guī)范性進行統一，使用標準的檔案數字化標準來實現管理和應用；檔案數字化需要以實際為立足點，通過組織來確保工作的正常開展，抓好文件的質量問題；檔案數字化建設要以完善的系統為基礎進行發(fā)展，需要將目前的系統進行完善化；檔案數字化建設重點工作是數據庫的建立和維護。

目前的信息化程度越來越高，如何快速的對信息服務進行利用，減少工作中的失誤，讓工作變得規(guī)范化、系統化、程序化，讓我們的工作目標能夠快速實現，降低工作成本，提升效益，這些是目前的檔案管理部門所需要去思考的問題。檔案信息過去是以紙質的形式來進行存儲，使用和查閱都非常的不便，浪費人力和無力。因此，需要使用數字化檔案信息管理來實現更加高效的應用，滿足社會快速發(fā)展的需求。

2、目前檔案管理數字化建設存在的問題

我國的數字化檔案管理發(fā)展的比較晚，數字化檔案管理系統還不健全，處于發(fā)展初級階段。因此，存在很多問題：第一，沒有有效的領導?？萍嫉陌l(fā)展如此的快速，數字化檔案管理體現的重要性已經得到大家的認可，但是領導對于數字化管理仍然有著太多的不足之處。因此，管理上要是摸索階段，這樣就缺乏一個系統的領導，來以科學和規(guī)范的檔案管理制度和模式來對數字化檔案管理系統進行管理；第二，沒有完善的保障。數字化檔案管理體系是以大量的檔案管理人才和數字化檔案管理人才組成的，目前的數字化檔案管理工作中，人才比較缺乏。因此，人才的總量和結構存在一定的不合理。因此，高層次、高技術的人才缺口比較大，而數字化檔案管理工作還不完善，沒有足夠的培養(yǎng)人才的能力，導致了發(fā)展緩慢。而且硬件跟不上時代，軟件落后，兼容性差；第三，網絡安全性低。網絡是數字化檔案利用的重要渠道，其安全性存在不足就容易導致信息的丟失，對于信息的應用是非常大的損失。

3、數字化檔案管理的基本行為準則

數字化檔案管理的工作原理主要是通過先進的計算機技術將檔案資料儲備在計算機內部進行檔案資料的分類和管理。只有通過對這些檔案資料的信息分類才能夠促使數字化管理的有效性和合理性。總體而言，對數字化檔案管理的基本行為準則的內容需要進行全面掌握，主要從以下幾個關鍵點進行規(guī)范：第一、需要對計算機技術進行不斷提高，對檔案管理的人員進行計算機技術的培訓，同時，不斷更新檔案管理方面的計算機設備，加強計算機方面的基礎設施。第二、在檔案管理方面需要不斷加強管理，只有系統的管理才能夠將檔案資料管理的有條理和有步驟。在現代企業(yè)里數字化的檔案管理方法成為了企業(yè)的重要的內容，這種資料管理的方法在各行各業(yè)都收到了青睞，更得益于這種資料的管理方法便于管理，有利于檔案資料的管理。第三、數字化檔案管理的管理方法可以提高企業(yè)的經濟效益，增強企業(yè)對于資料管理的能力，提高管理資料的效率，促進資料管理的高效完成。提高辦事效率是這項資料管理的有效的方法，可以促進檔案管理方法的深入貫徹和持續(xù)進行。

4、數字化檔案管理的重要意義

隨著數字化管理方式的深入落實很多的企業(yè)開始對檔案管理的工作效率進行關注。只有充分改善數字化檔案管理的工作水平才能夠促進工作效率的提高。數字化檔案管理具有重要的意義。具體表現在三個方面：第一、可以提高資料管理的工作效率，促進工作的積極完成。通過計算機等高科技設備的引進提高了企業(yè)的工作效率，減輕了工作者的工作的繁瑣程度，在很大程度上減輕了工作人員的工作負擔?，F代社會是信息化時代，只有充分將這些信息進行整理和保存才能夠將工作進行整體的規(guī)劃，促進信息的暢通無阻。第二、計算機的辦公設備給工作人員帶來了很大的幫助，很多的資料通過計算機就可以傳遞，工作人員通過計算機就可以進行信息的交換。同時，應用計算機設備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存。第三、計算機技術的普及對于檔案資料的保存也具有重要的意義。通過計算機備份系統可以講大量的信息同構文檔的形式儲備起來，促進工作的完成。關于信息的保存在充分利用計算機技術的前提下不斷改善技術改善措施，增強工作人員的管理水平?？傊?，數字化檔案管理的技術對于信息和資料的高效管理做出了很大的貢獻，值得進行普遍推廣。

5、數字化檔案管理的優(yōu)越性分析

數字化檔案管理在各個方面都有很多需要注意的問題，其優(yōu)越性白哦現在很多的地方，主要是為提高工作效率，儲備信息的可靠性以及節(jié)省工作人員的工作量等多個方面，具體而言，首先，數字化檔案管理的工作方法對檔案管理的人員進行計算機技術的訓練有助于不斷更新檔案管理方面的計算機設備，加強計算機方面的基礎設施。其次，在檔案管理方面需要不斷加強管理，只有系統的管理才能夠將檔案資料管理的有條理和有步驟。綜合服務的管理體系是現代化企業(yè)管理發(fā)展的最終方向和追求目標。在現代企業(yè)里數字化的檔案管理方法成為了企業(yè)的重要的內容，這種資料管理的方法在各行各業(yè)都收到了青睞，更得益于這種資料的管理方法便于管理，有利于檔案資料的管理。最后，數字化檔案管理的管理方法可以提高企業(yè)的經濟效益，增強企業(yè)對于資料管理的能力，提高管理資料的效率，促進資料管理的高效完成。提高辦事效率是這項資料管理的有效的方法，可以促進檔案管理方法的深入貫徹和持續(xù)進行。只有綜合將數字化管理的方方面面進行整合才能夠配合管理效率的提高，促進數字化檔案管理的管理模式的改善。

6、總結分析

由文件處理向數字管理系統的轉化和發(fā)展是數字化檔案管理的目前發(fā)展現狀，對于這個轉變的完成非常需要建立數據庫，建立數據庫是進行資料保存和整理的關鍵，數字化檔案管理的工作方法結合了計算機技術、網絡技術以及現代的管理方法。只有綜合在各個方面進行提高才能夠將數字化檔案管理的水平真正提高上去。我們應該知道，由于應用計算機設備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存，在很多方面都存在很多的優(yōu)勢，因此需要在各個領域進行推廣。

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