從系統(tǒng)管理角度看ERP關(guān)鍵數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的重要性

【摘要】ERP系統(tǒng)實施過程中，數(shù)據(jù)作為ERP系統(tǒng)運行的基礎(chǔ)，是實現(xiàn)信息集成的首要條件。“三分技術(shù)、七分實施、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”，可見數(shù)據(jù)管理重要性。本文從系統(tǒng)管理角度通過對ERP系統(tǒng)關(guān)鍵數(shù)據(jù)規(guī)則制定、數(shù)據(jù)采集以及系統(tǒng)應(yīng)用過程中數(shù)據(jù)維護的注意事項做簡要分析，希望提高系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備效率。

【關(guān)鍵字】系統(tǒng)管理；ERP；關(guān)鍵數(shù)據(jù)；重要性

通常認(rèn)為ERP系統(tǒng)實施成功的三大因素為：人、數(shù)據(jù)、技術(shù)。事實上，隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，建立起一個應(yīng)用系統(tǒng)并不困難，困難的是如何讓應(yīng)用系統(tǒng)真正產(chǎn)生效益，真正為企業(yè)管理者提供可靠的決策參考依據(jù)。效益如何體現(xiàn)？唯有“數(shù)據(jù)”說明一切！系統(tǒng)編碼規(guī)則設(shè)置和各類數(shù)據(jù)代碼的唯一性、科學(xué)性、準(zhǔn)確性是衡量系統(tǒng)成功與否的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。

本文羅列以下關(guān)鍵數(shù)據(jù)供離散型制造企業(yè)ERP系統(tǒng)上線前參考：

一、BOM管理標(biāo)準(zhǔn)化，產(chǎn)品數(shù)據(jù)確保準(zhǔn)確性和唯一性

眾所周知，過去很多企業(yè)倉庫管理非常粗放，有些還憑經(jīng)驗人為區(qū)分識別，面對成千萬種物料，出錯難免且概率較高。上ERP系統(tǒng)，為了有效識別每一種物料，企業(yè)需要有物料編碼管理的規(guī)則、方法，如果規(guī)則設(shè)定不合理，后患無窮。

以下是物料編碼過程中的注意點：首先，物料編碼一定要堅持“一物一碼”的根本原則不動搖，任何設(shè)計變更、技術(shù)改進都應(yīng)在物料代碼上有所體現(xiàn)，保證系統(tǒng)代碼的全生命周期唯一性，不出現(xiàn)“一物多碼”或者“一碼多物”的混亂現(xiàn)象。物料代碼作為系統(tǒng)的主鍵關(guān)鍵字，一旦生成不允許做任何變更操作，即便物料廢棄不用，也只能對其做失效標(biāo)識，而不能做刪除操作。失效代表該物料今后不再繼續(xù)使用，但不會抹去系統(tǒng)里既往發(fā)生的記錄；刪除操作則是將該物料以往發(fā)生的所有操作記錄全部抹去，無法恢復(fù)。BOM表中除代碼外的其他屬性信息允許修改。機械制造型企業(yè)，物料代碼的清晰識別，對于售后服務(wù)、質(zhì)量追蹤和配件管理的意義非常重大。其次，物料編碼最好根據(jù)企業(yè)自身產(chǎn)品特點，制定好編碼規(guī)則后由系統(tǒng)根據(jù)規(guī)則自動生成，盡量避免采用人工編碼方式，可保證物料代碼的準(zhǔn)確性。最后，系統(tǒng)盡可能采用國標(biāo)、通用代碼，在與上下游企業(yè)業(yè)務(wù)銜接時會比較順暢，不用過程中“翻譯”“轉(zhuǎn)換”代碼，減少反復(fù)。如果企業(yè)物料代碼能堅持“準(zhǔn)確、唯一、標(biāo)準(zhǔn)”三原則，就基本做到了編碼管理的科學(xué)有效，否則“輸入是垃圾、輸出必然是垃圾”。

二、往來戶信息的統(tǒng)一管理

往來戶信息是指各類客戶信息的總和，是ERP系統(tǒng)的重要信息資源，其信息維護質(zhì)量好壞，直接影響系統(tǒng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量和操作效率。

由于客戶信息分屬采購、銷售不同的業(yè)務(wù)類型，所以有企業(yè)認(rèn)為采用按業(yè)務(wù)類型分部門維護的方式，可使業(yè)務(wù)流程更方便、順暢，效率更高，其實不然，維護口徑越多，出錯幾率越大。往來戶“統(tǒng)一管理”是經(jīng)過數(shù)據(jù)整理、流程梳理、制度完善過程反復(fù)驗證后得出的有效管理方法。

申碼流程設(shè)置不合理，代碼由業(yè)務(wù)發(fā)起部門生成、維護的弊端是業(yè)務(wù)部門缺乏全局觀，通常只從局部考慮，關(guān)注自身業(yè)務(wù)的便捷和通暢，而不判斷代碼合理性和唯一性，加上沒有嚴(yán)格的代碼申請依據(jù)和制度做保障，會造成代碼生成隨意，名稱標(biāo)識不規(guī)范，可能直到業(yè)務(wù)單據(jù)流轉(zhuǎn)到付款環(huán)節(jié)才暴露多碼、錯碼問題。因此建議申碼前的審核一定要對所申請代碼的唯一性、準(zhǔn)確性和合理性做查詢判斷，最好以企業(yè)營業(yè)執(zhí)照副本作為信息注冊依據(jù)，集中編碼、統(tǒng)一管理，不論供應(yīng)商還是客戶，一家單位只有唯一編碼，代碼一旦生成，不能刪除，只能失效，往來戶的不同屬性可通過標(biāo)志加以區(qū)分，確保往來戶編碼的唯一、準(zhǔn)確?？此坪唵蔚幕A(chǔ)數(shù)據(jù)維護工作，需要規(guī)范的流程和健全的制度做保障。

三、組織結(jié)構(gòu)和員工代碼化管理的必要性

任何一個單位的組織結(jié)構(gòu)都不可能永遠不變，只能保證一段時間內(nèi)的相對固定，因此在最初確定單位部門編碼時需要有一定的前瞻性，盡可能細(xì)化到最小的單元部門，避免太大太粗，方便機構(gòu)調(diào)整時，減少部門拆、并，以及部門隸屬關(guān)系變更的維護工作量；也為后續(xù)財務(wù)環(huán)節(jié)進行成本、費用等信息按部門歸集統(tǒng)計提供唯一口徑。

ERP系統(tǒng)用戶管理，建議也采用代碼化管理，登錄用戶代碼最好直接引用人事系統(tǒng)的員工工號，這樣能保證系統(tǒng)員工和用戶代碼的唯一性，一個新進員工在入職簽訂合同時就應(yīng)在人事系統(tǒng)生成一個唯一的員工工號，如同每個人的身份證號，該工號應(yīng)貫穿員工在企業(yè)就職的“全生命周期”；如果企業(yè)內(nèi)有多人同名同姓，但由于對應(yīng)的工號分別不同，也能有效加以區(qū)分，做到系統(tǒng)人員信息的統(tǒng)一、一致。系統(tǒng)中針對某一員工的操作記錄查詢一目了然，清晰可見。

四、產(chǎn)品級次統(tǒng)一管理的科學(xué)合理性

通常工程機械企業(yè)產(chǎn)品系列多樣，種類繁多，每個產(chǎn)品種類除了一個標(biāo)配產(chǎn)品外，還有很多客戶化定制的產(chǎn)品以及改裝的特殊配置。對公司所有產(chǎn)品進行梳理，科學(xué)合理的制訂產(chǎn)品管理的歸屬層級，使企業(yè)設(shè)計、銷售、財務(wù)等關(guān)鍵業(yè)務(wù)部門利用該產(chǎn)品層級數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析時能有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。對系統(tǒng)運轉(zhuǎn)后期做數(shù)據(jù)分析挖掘時，產(chǎn)品級次統(tǒng)一管理也起到了重要的指導(dǎo)參考作用。

產(chǎn)品級次管理不同于產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理，產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理主要關(guān)注產(chǎn)品數(shù)據(jù)檔案，針對某一具體產(chǎn)品的下層展開物料明細(xì)；產(chǎn)品級次管理關(guān)注的是產(chǎn)品大類系列的管理，側(cè)重宏觀的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析。產(chǎn)品級次管理應(yīng)該盡量避免扁平化設(shè)計，通常采用樹狀結(jié)構(gòu)，可根據(jù)企業(yè)需要設(shè)置層數(shù)，并能層層向下，逐級展開。進行這種科學(xué)合理的產(chǎn)品級次管理后，產(chǎn)品統(tǒng)計條線、層級變得非常清晰，宏觀、具體的不同統(tǒng)計需求的產(chǎn)品數(shù)據(jù)都能輕松提取，事半功倍。

數(shù)據(jù)準(zhǔn)備是項目實施過程中的一個非常重要的階段，上線前數(shù)據(jù)編碼和準(zhǔn)備工作更全面充分、細(xì)致完備，關(guān)鍵數(shù)據(jù)設(shè)置科學(xué)合理，可使系統(tǒng)運行效率更高，系統(tǒng)數(shù)據(jù)挖掘分析的參考價值越高！