實(shí)現(xiàn)檔案信息化的探究

摘 要：目前，在我國(guó)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化是極其必要與有意義的。一方面，這是21世紀(jì)發(fā)展我國(guó)水利事業(yè)的需要，另一方面，這也是信息化時(shí)代中檔案事業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路。水利檔案信息化的實(shí)現(xiàn)要以水利檔案信息資源建設(shè)為核心，同時(shí)要以建設(shè)信息傳輸網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)。擴(kuò)大水利檔案信息資源開發(fā)，可以有效推進(jìn)和完善水利檔案資源管理的標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化，因此促進(jìn)水利檔案信息化的快速、持續(xù)、健康發(fā)展。本文主要分析了當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的重要性及其發(fā)展過程內(nèi)出現(xiàn)的問題，由此提出了加快實(shí)現(xiàn)檔案信息化的建議。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；利用；管理；

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2014）-05-00287-02

檔案信息化是檔案工作由傳統(tǒng)向現(xiàn)代化邁進(jìn)的標(biāo)志。加快檔案信息系統(tǒng)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)電子化，是實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)信息化的基礎(chǔ)和必經(jīng)之路。檔案信息化涉足的內(nèi)容非常廣泛，它包括積極組建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)、有序整理檔案信息資源、合理開發(fā)利用檔案信息資源、規(guī)范建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)、組建檔案信息化人才隊(duì)伍、制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)及法律法規(guī)等。本文就檔案信息化建設(shè)的必要性進(jìn)行論述，并對(duì)檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題進(jìn)行了分析，并提出相應(yīng)的方案。

一、檔案信息化的重要性

隨著時(shí)代的進(jìn)步和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化建設(shè)已成為檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)迅猛發(fā)展的信息社會(huì)的必然選擇。由于檔案需要長(zhǎng)期保存的特殊性，而紙質(zhì)檔案應(yīng)容易受潮、蟲蝕及其他次生災(zāi)害，又因其需要被反復(fù)查閱的性質(zhì)，紙質(zhì)檔案不可避免的存在保管和利用上的困擾。而電子文檔恰好可以解決這一問題，因此，檔案信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。可以說，現(xiàn)代化信息技術(shù)成為了科學(xué)、合理利用檔案信息資源的關(guān)鍵。

根據(jù)國(guó)家檔案局信息化建設(shè)精神，\"十五\"期間末，要基本實(shí)現(xiàn)向檔案館移交檔案，同時(shí)，還要移交機(jī)讀目錄，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。因此，現(xiàn)階段檔案室信息資源建設(shè)的質(zhì)量、檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的準(zhǔn)，都將直接影響未來檔案館檔案信息化的質(zhì)量。而根據(jù)中央“八項(xiàng)規(guī)定”的精神，許多單位已經(jīng)或正在實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，電子文件伴隨著辦公自動(dòng)化的進(jìn)程應(yīng)運(yùn)而生。各單位應(yīng)依照國(guó)家檔案局即將頒發(fā)的《電子文件歸檔管理規(guī)范》等檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)，做好檔案信息化的基礎(chǔ)工作，把好這一基礎(chǔ)工作至關(guān)重要。

二、檔案信息化建設(shè)現(xiàn)存問題

（一）檔案工作者信息意識(shí)淡薄。

部分檔案工作者，尤其是老一輩的檔案工作者，因?yàn)槭軅鹘y(tǒng)檔案服務(wù)觀念的影響，不能成熟的用發(fā)展的、科學(xué)的眼光看待水利檔案信息化的實(shí)施。老一輩的檔案工作者現(xiàn)代化管理技能薄弱，計(jì)算機(jī)對(duì)他們而言只能用于目錄檢索。因?yàn)樾畔⒁庾R(shí)薄弱，思想觀念落后，缺乏開拓創(chuàng)新精神，不能熟練地對(duì)待數(shù)字化和信息化，缺乏室藏檔案數(shù)字化和電子檔案歸檔管理等方面的操作技能和專業(yè)知識(shí)，因此形成了非常落后的檔案信息資源建設(shè)。例如某單位檔案管理工作者工作年限時(shí)間長(zhǎng)，但是缺乏檔案信息化意識(shí)，在檔案管理工作中按部就班的采用手工方式進(jìn)行檔案的整理，這種檔案管理方式不但效率低下，而且無法為檔案利用者提供及時(shí)的服務(wù)，引發(fā)了很多檔案利用者的不滿。而新一輩的檔案工作者，雖熟練計(jì)算機(jī)技術(shù)，但對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、管理原則等卻不夠熟悉，這已成為一個(gè)普遍存在的問題。目前，各個(gè)單位檔案管理工作發(fā)展及其不平衡，綜合檔案室只看重于收集紙質(zhì)檔案，忽視了對(duì)電子檔案的收集。

（二）檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一規(guī)劃

檔案信息化建設(shè)尚未確定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)格式，沒有明確近期目標(biāo)和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。例如，一些單位輕視于服務(wù)和支持全局的綜合檔案的管理信息化建設(shè)，沒有普及和運(yùn)用已經(jīng)購(gòu)置的檔案管理軟件，也沒有建設(shè)同步的綜合檔案管理系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)，造成投入大量資金建成的檔案信息系統(tǒng)無法與辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)對(duì)接的局面。部分單位雖然購(gòu)置了專用的檔案管理系統(tǒng)及硬件設(shè)施，但軟件應(yīng)用水平和利用率不高，僅僅局限于簡(jiǎn)單的查詢，沒有真正發(fā)揮作用。

信息化建設(shè)沒有形成統(tǒng)籌的安排，整體化推進(jìn)、全面協(xié)調(diào)的局面，只是各自為政。

三、檔案信息化建設(shè)具體措施

（一）提高工作人員素質(zhì)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

為了改變傳統(tǒng)的舊思想和舊觀念，提高檔案管理人員對(duì)新技術(shù)和新設(shè)備的熟練程度，各級(jí)有關(guān)部門應(yīng)通過各種形式定期組織相關(guān)培訓(xùn)，讓檔案工作者對(duì)檔案信息化管理予以重視。必須堅(jiān)持\"人才為先\"的理念，檔案管理現(xiàn)代化需要的是信息化的復(fù)合型人才和創(chuàng)新型人才，因此，檔案管理部門應(yīng)該制定可行的人才引進(jìn)和培訓(xùn)計(jì)劃，完善人才獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，加大科學(xué)管理力度。其次，應(yīng)保證檔案工作者的穩(wěn)定性，確保檔案工作能連續(xù)進(jìn)行，為實(shí)現(xiàn)構(gòu)建優(yōu)秀信息化水利檔案管理團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)不懈努力。

（二）盡快建立檔案信息資源庫(kù)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)給人們的工作和生活帶來了極大的便捷，各領(lǐng)域也都充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，構(gòu)建自己的信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。檔案管理也必須通過加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的步伐，從而提高檔案的管理水平。在檔案管理上，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的手機(jī)、整理、編制檢索工具集目錄，并應(yīng)用于庫(kù)房管理。其次，通過構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案實(shí)現(xiàn)資源共享。利用掃描儀、打印機(jī)等數(shù)字化設(shè)備，使檔案管理一體化。

積極推動(dòng)水利檔案資料全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)來現(xiàn)單位內(nèi)部檔案的圖片、音頻、視頻等多媒體數(shù)據(jù)資料的共享，最大化的降低查詢時(shí)間，提高工作人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。另外還要建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，使各種檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)互通互用，使資源得以共享，讓檔案利用者恩能更方便快捷的利用檔案。

（三）加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)三個(gè)方面的內(nèi)容。要想真正實(shí)現(xiàn)檔案管理和利用的信息化，必須有完善的基礎(chǔ)設(shè)施作保證。因此，首先，必須要完善硬件設(shè)備。要加大資金投入，購(gòu)置大量先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、路由器、交換機(jī)、打印機(jī)、集線器等。有些單位認(rèn)為信息化就是電腦化，就是利用電腦進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)，因此在基礎(chǔ)設(shè)施購(gòu)置上往往側(cè)重于大量計(jì)算機(jī)設(shè)備的購(gòu)買，使得檔案管理和利用呈現(xiàn)辦信息化。影響了檔案信息化的實(shí)現(xiàn)。其次，必須要完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。要建立和完善局域網(wǎng)，使各項(xiàng)工作網(wǎng)絡(luò)化，使檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接。要注重網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃，要確定現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)的改良方案，要確定合理的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議，要評(píng)估當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不足，并拓展能夠滿足未來新業(yè)務(wù)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)功能，對(duì)現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行擴(kuò)充和升級(jí)。以此達(dá)到資源共享的目的，加強(qiáng)檔案的利用率。再次，要加強(qiáng)基礎(chǔ)軟件規(guī)劃，主要包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)等軟件的規(guī)劃。要了解當(dāng)前市場(chǎng)上最優(yōu)越的操作系統(tǒng)，特別是 windows 系統(tǒng)目前為止已經(jīng)經(jīng)歷了幾次升級(jí)，在采用操作系統(tǒng)時(shí)，要采用性能最大的操作系統(tǒng)，并及時(shí)做好升級(jí)。要及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，保證數(shù)據(jù)庫(kù)的先進(jìn)性和優(yōu)越性。

新時(shí)期對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理已經(jīng)勢(shì)在必行。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)不僅是檔案管理部門的工作，它需要所有的檔案管理人員的積極參與和配合，在工作者摸索出更先進(jìn)、更科學(xué)的管理辦法，才能使檔案信息化建設(shè)工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

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