淺析中石油ERP物資采購模塊存在問題探討

摘 要：大港油田物資采購都是利用ERP系統(tǒng)來完成，通過ERP系統(tǒng)可以對各二級單位的采購計劃、采購成本進(jìn)行監(jiān)控，達(dá)到生產(chǎn)成本的有效控制。完善ERP系統(tǒng)采購流程、降低成本、提高經(jīng)濟(jì)效益成為油田公司關(guān)心的一個重點。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)；成本；控制；

中圖分類號：TF4 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-05-00272-01

大港油田各企業(yè)生產(chǎn)、運(yùn)行，就必須對所需物資進(jìn)行采購，包括生產(chǎn)原材料、設(shè)備、辦公用品、生活用品等，每個企業(yè)生產(chǎn)都希望降低生產(chǎn)成本、提高工作效率，達(dá)到開源節(jié)流的作用，為企業(yè)創(chuàng)造更多的效益。中石油為提高效益引進(jìn)了一套ERP物資管理系統(tǒng)，大港油田積極響應(yīng)中石油號召，實行了新的ERP系統(tǒng)，對各二級單位的物資采購進(jìn)行整體監(jiān)控，來達(dá)到降低企業(yè)生產(chǎn)成本、提高經(jīng)濟(jì)效益目的。

一、ERP系統(tǒng)物資采購現(xiàn)狀

ERP系統(tǒng)是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺。

2009年，伴隨大港油田ERP系統(tǒng)各模塊的成功上線，徹底改變了以往傳統(tǒng)的管理模式。它通過各模塊的協(xié)調(diào)運(yùn)作，基本實現(xiàn)了人、財、物、產(chǎn)、供、銷的統(tǒng)一，達(dá)到效率化經(jīng)營的目標(biāo)，從而大大提高了油田整體管理水平和科學(xué)決策水平。

物資采購模塊是ERP系統(tǒng)的一個組成部分，是提升企業(yè)物資管理水平和經(jīng)濟(jì)效益的的堅實后盾。已經(jīng)實現(xiàn)了對采購計劃提報、采購審批、采購合同、結(jié)算的嚴(yán)格控制。由于多方面的因素影響， ERP系統(tǒng)物資采購模塊的效果差強(qiáng)人意。本人僅針對ERP物裝模塊與大家探討一下，對物資采購采購與實際相結(jié)合還有待解決的問題和需要優(yōu)化的流程。

二、發(fā)現(xiàn)問題及解決辦法

（一）基層采購員的計劃提報

現(xiàn)在大港油田基層采購人員的計劃提報工作，還是由二級單位主管業(yè)務(wù)人員統(tǒng)一上報。以大港油田下屬電力公司為例：電力公司共8個基層單位1個機(jī)關(guān)及附屬部門，每個單位每月計劃至少20項，合計180項；物資部門業(yè)務(wù)員每月至少提報計劃180項，這還沒有合計機(jī)關(guān)附屬單位工程技術(shù)中心每年至少3個工程項目1000多項的采購項數(shù)。業(yè)務(wù)員每月至少要用15天的時間用來催基層單位計劃和上報采購數(shù)據(jù)等，工作量非常大。

建議對ERP采購模塊進(jìn)行完善，增加三級單位采購人員提報計劃職能，這樣不僅可以提高提報計劃的效率，還能節(jié)約紙張的浪費。

（二）計劃審批手續(xù)流程繁瑣

現(xiàn)在油田業(yè)務(wù)員提報完成計劃后，還需要各級領(lǐng)導(dǎo)審批。譬如：二級單位業(yè)務(wù)員——主管部門負(fù)責(zé)人——單位主管領(lǐng)導(dǎo)——油田公司主管科室業(yè)務(wù)員（3個人員審批）——油田公司主管科室科長——油田公司主管處室副處長——油田公司主管處室正處等10級審批環(huán)節(jié)，這樣造成了審批時間過長，計劃實施慢，違背了ERP物資采購提高效率的本意。

建議油田公司ERP采購模塊各級人員職能進(jìn)行重新規(guī)劃，按照“誰主管、誰負(fù)責(zé)”的原則進(jìn)行合理性梳理，簡化流程。

（三）增加審批次數(shù)

現(xiàn)在油田公司審批基層物資采購計劃是要求基層單位每月25日之前提報完成物資需求計劃，25到30日油田公司處室進(jìn)行采購計劃的審批，次月初到采購單位物資供銷公司。這樣就出現(xiàn)了采購需求計劃提報早審批完。例如：基層單位月初提報采購計劃后，要等到月底油田公司處室才能進(jìn)行審批，等審批完成后，采購單位物資供銷公司按照大港油田公司相關(guān)政策開始實施，等物資到需求單位時已經(jīng)距提報計劃時間有50天左右，物資供應(yīng)的的及時性得不到保證。

建議由每月物資采購計劃審批1次，改為2次到3次，避免由于采購不及時導(dǎo)致生產(chǎn)出現(xiàn)事故。

（四）采購環(huán)節(jié)復(fù)雜

公司月度物資采購計劃審批完成后，下達(dá)到供銷公司，供銷公司按照油田公司相關(guān)采購規(guī)定進(jìn)行采購前的計劃提報、審批等一系列流程，等審批完成后供銷公司才能組織供貨商給需求單位供貨，這段時間至少20天。需求計劃提報到貨物送達(dá)需求單位時間段太長，物資采購的及時性得不到充分的保障。

建議減少審批流程，合理優(yōu)化各業(yè)務(wù)人員職責(zé)，縮短供貨時間，保障需求單位日常生產(chǎn)。

（五）嚴(yán)格控制生產(chǎn)成本

大港油田供銷公司負(fù)責(zé)油田各二級單位的物資采購工作，對一級物資、二級物資嚴(yán)格執(zhí)行集中采購中標(biāo)價格，對三級物資通過招標(biāo)或談判的方式確定最終價格，在物資采購過程中缺乏對物資的市場調(diào)研。

建議把每月的物資采購明細(xì)在ERP系統(tǒng)中公布，讓符合條件有供貨商意向的供貨商報價，并依據(jù)歷史采購價格及市場調(diào)研價格出具合理的價格，與供應(yīng)商出具的價格對比，選擇合理價格的供應(yīng)商供貨。

（六）物資驗收系統(tǒng)化

目前，物資驗收主要是外觀驗收、試驗報告、檢測報告、運(yùn)行驗收等傳統(tǒng)方式的驗收程序，對有質(zhì)檢問題的供應(yīng)商沒有一個統(tǒng)一的評價平臺。

建議在ERP中增加物資驗收與供應(yīng)商評價模塊，對供應(yīng)商供貨質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度、價格等方面進(jìn)行評價，一旦發(fā)生質(zhì)量問題及時在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行點擊，使該項需求計劃不能進(jìn)入結(jié)算流程，并把原因標(biāo)明，由此來實現(xiàn)各單位之間的信息共享。并以此作為參考，對物采平臺各供應(yīng)商的產(chǎn)品價格

三、總結(jié)

ERP系統(tǒng)目前是中石油、中海油、中石化等大國企實現(xiàn)物資采購、降低生產(chǎn)成本、提供經(jīng)濟(jì)效益一種有效手段，只有保證系統(tǒng)運(yùn)行流暢、流程簡單、職責(zé)清晰、功能完善不斷提高物資共管理水平！