對高校教學(xué)檔案管理的思考

摘 要：在教學(xué)過程中形成的教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分，如何完整、規(guī)范化的收集、整理、優(yōu)化、開放和利用教學(xué)檔案這一寶貴資源，對高校教學(xué)改革尤為重要。

關(guān)鍵詞：高校 教學(xué)檔案 改進(jìn)措施

中圖分類號：G4 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1673-9795（2013）04（a）-0209-01

1 對教學(xué)檔案的認(rèn)識

（1）教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分，是高等學(xué)校在組織教學(xué)活動和教學(xué)管理過程中形成的、對日后教學(xué)工作具有參考利用價(jià)值的、需要?dú)w檔保存和開發(fā)利用的一切文件、資料、圖表、聲像、數(shù)據(jù)等信息資源的總合。它是學(xué)校教學(xué)活動的原始記錄和歷史憑證，是學(xué)校發(fā)展的縮影，也是學(xué)校組織開展各項(xiàng)教學(xué)活動的重要基礎(chǔ)和詳實(shí)的參考，是用之不竭的寶貴資源和歷史財(cái)富。

（2）教學(xué)檔案在教學(xué)管理和學(xué)院發(fā)展實(shí)際作用：①它是衡量教學(xué)水平高低、教學(xué)質(zhì)量好壞的曲線圖。通過對教師的講稿、教案、CAI課件、課堂記錄、學(xué)生考卷、考試成績等反映了教師的講課水平、整體素質(zhì)、教學(xué)質(zhì)量；通過學(xué)生實(shí)習(xí)、實(shí)踐能力考評、學(xué)生考取國家資格比例、畢業(yè)生跟蹤調(diào)查反饋報(bào)告，反映學(xué)校整體教學(xué)質(zhì)量的評價(jià)；通過專業(yè)設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃、課程安排、實(shí)用教材反映學(xué)校的整體教學(xué)思路，和對國家教育整體規(guī)劃的執(zhí)行情況。為了適應(yīng)社會需要，國家對高職院校的教學(xué)方向不斷改革，教學(xué)內(nèi)容不斷調(diào)整，教學(xué)活動中誕生的各種規(guī)章制度又是教學(xué)管理水平的標(biāo)志。②它還為國家對高校辦學(xué)水平評估提供最基礎(chǔ)資料。國家對各高校的全面評估，最重要的是教學(xué)質(zhì)量的關(guān)注，教學(xué)檔案資料就成了必備內(nèi)容，專家正是通過對評估單位提供的大量的教學(xué)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分析、對其做出合理評定，給國家對高校的監(jiān)管提供可靠的依據(jù)。

2 教學(xué)檔案收集整理中存在的問題

2.1 檔案意識薄弱，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠

教學(xué)檔案對歷史是記載，對現(xiàn)在是借鑒參考，所以在高校以教學(xué)為主的大背景下，很難進(jìn)入前臺被人們所關(guān)注。經(jīng)費(fèi)不足，設(shè)施不全，人員配備不合理是普遍現(xiàn)象，對檔案員不重視培訓(xùn)，對檔案室不重視監(jiān)察，該升級進(jìn)館的不及時(shí)升級，造成寶貴的教學(xué)檔案的浪費(fèi)。

2.2 規(guī)范化管理不到位使得收集整理困難

由于教學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，專業(yè)面越來越廣，檔案形成涉及的范圍也越來越大。許多材料分散在各系中，一般人們把教學(xué)作為重點(diǎn)，對檔案意識淡化，而且系里一般不配備兼職檔案員，只有教務(wù)管理處才有，且工作量大，再加之檔案收集范圍內(nèi)容不細(xì)化，讓人理解不透也勢必造成有價(jià)值的教學(xué)檔案的丟失或漏收，影響收集的質(zhì)量。整理困難：教學(xué)檔案本應(yīng)由檔案形成部門按文件材料形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用的原則進(jìn)行整理，即誰形成誰立卷，然后交由檔案管理部門監(jiān)查驗(yàn)收、上架。但在實(shí)際工作中，兼職檔案員都身兼數(shù)職，加之有些教師不配合，在造成材料零亂、不完整、不連續(xù)的基礎(chǔ)上，要求其按檔案標(biāo)準(zhǔn)化整理，勢必積極性不高和整理質(zhì)量難以符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案部門還得進(jìn)行二次整理，造成人力物力的巨大浪費(fèi)。

3 加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的改進(jìn)措施

3.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化意識

人們普遍認(rèn)為只有檔案管理人員才需要提高檔案意識，增強(qiáng)檔案法制觀念，其實(shí)，我們每個(gè)社會人（包括領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生）都是檔案形成的主體，每個(gè)人都需要了解檔案知識，了解檔案的相關(guān)法律常識。比如與教師相關(guān)的科研材料、教案、課件等，都應(yīng)按相關(guān)制度存檔。

3.2 范圍明確，方法得當(dāng)，內(nèi)容具體

由于與形成檔案有關(guān)的所有人，都不可能達(dá)到專業(yè)檔案人員應(yīng)達(dá)到的專業(yè)水平，對收集檔案材料的認(rèn)識也不一致，對應(yīng)歸檔的文件很可能理解為不需要而放棄收集，所以，我們只有把歸檔范圍盡可能細(xì)化到具體材料或文件，落實(shí)到人員頭上，再由兼職或?qū)Ｂ毴藛T進(jìn)行全面管理從而避免文件的丟失。其實(shí)現(xiàn)在大部分工作都在計(jì)算機(jī)上完成，如果在形成定稿后步驟化的將其通過電子郵箱直接發(fā)送到檔案管理部門進(jìn)行保存更是可取之法。以下是教學(xué)檔案收集的具體內(nèi)容：

（1）綜合類：主要有上級主管部門下達(dá)的有關(guān)文件、學(xué)院規(guī)劃實(shí)施計(jì)劃、教學(xué)要點(diǎn)、教學(xué)工作記錄、簡報(bào)等；學(xué)院制定的教學(xué)制度、規(guī)定、辦法、條例及教學(xué)工作的文件、教改項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告、教學(xué)工作的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析資料、每學(xué)期評教、評學(xué)的相關(guān)材料及教學(xué)檢查的記錄、總結(jié)。

（2）教學(xué)管理類：教師教學(xué)有關(guān)規(guī)程、教學(xué)工作檢查、評估有關(guān)材料、教師教學(xué)任務(wù)安排及開課有關(guān)資料、教師教學(xué)情況調(diào)查表、教學(xué)質(zhì)量檢查、師資建議規(guī)劃、實(shí)施情況、教師進(jìn)修培訓(xùn)材料、學(xué)籍管理材料、學(xué)籍變更材料、課程安排表、學(xué)年校歷。

（3）教學(xué)業(yè)務(wù)類：重點(diǎn)課程、精辟課程及一般課程建設(shè)的規(guī)劃、實(shí)施方案、總結(jié)等有關(guān)材料；培養(yǎng)方案、課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)進(jìn)度計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)日志等有關(guān)材料；教材建設(shè)、教材自編或主編及使用教材的目錄、教師制作的CIA課件等材料；優(yōu)秀教師講課的典型教案、教學(xué)模型、標(biāo)本，青年教師教學(xué)比武材料、教學(xué)實(shí)習(xí)的有關(guān)材料、各種考試試卷與試卷分析材料，學(xué)生畢業(yè)論文及評審意見、學(xué)生在校期間發(fā)表的論文和獲獎(jiǎng)有關(guān)材料；教研相關(guān)資料、教師業(yè)務(wù)檔案、教學(xué)儀器設(shè)備材料。

（4）教學(xué)研究與教學(xué)改革類：系教學(xué)工作特色相關(guān)材料、教學(xué)管理干部及教師發(fā)表的教學(xué)研究論文目錄及論文復(fù)印件（按年度匯總）、開展教育思想學(xué)習(xí)與討論的有關(guān)材料（文件論文集、報(bào)告會記要）、各級教改項(xiàng)目總表及附件（含申報(bào)、任務(wù)書、結(jié)項(xiàng)報(bào)告、鑒定表、成果）、教學(xué)內(nèi)容、方法和手段改革及考試內(nèi)容等相關(guān)材料。

3.3 健全制度，規(guī)范管理

依照《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》《高等學(xué)校檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)，制定符合本校實(shí)際，利于教學(xué)管理的切實(shí)可行的各項(xiàng)教學(xué)檔案管理制度，對管理人實(shí)行一系列的考核制度與辦法，大力加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理體制，從而進(jìn)行規(guī)范化管理。

3.4 開發(fā)資源，提高利用

不論教學(xué)檔案收集的多完整、整理的多科學(xué)、管理的多先進(jìn)，沒有利用的檔案就是死檔，就是對前期工作的否定，就是對人力物力的極大浪費(fèi)。檔案的利用是體現(xiàn)其價(jià)值的最終目的，要充分利用現(xiàn)有技術(shù)手段及設(shè)備，將優(yōu)秀教師的風(fēng)采、事跡、成果，典型的教案、課件、模型，科研內(nèi)容、圖片，先進(jìn)的教學(xué)技術(shù)和先進(jìn)的教學(xué)設(shè)備等信息通過網(wǎng)絡(luò)、多媒體、大型展覽等進(jìn)行宣傳，最大化的開發(fā)利用檔案資源。加強(qiáng)與教學(xué)管理部門的有機(jī)聯(lián)系，讓教學(xué)管理者及時(shí)了解掌握教學(xué)檔案的動態(tài)，及時(shí)進(jìn)行教學(xué)資源的整和與共享，借鑒歷史，把握現(xiàn)在，不斷調(diào)整和改進(jìn)教學(xué)管理思路，最終達(dá)到提高教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量的目的。

總之，教學(xué)檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜艱巨的工程，也是高校檔案工作的重中之重。我們要珍惜教學(xué)檔案這一寶貴歷史資源，從領(lǐng)導(dǎo)到每一位教師都要樹立檔案意識，樹立檔案的法制觀念，注意身邊檔案資料的收集與整理，讓教學(xué)檔案最大化的發(fā)揮其作用。

參考文獻(xiàn)

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