加強高校干部人事檔案的管理與利用

摘 要：據(jù)調查，高校干部人事檔案管理思想觀念滯后、工作流程不規(guī)范、功能發(fā)揮不充分等一系列問題，這就要求我們必須在工作中，更新工作理念，重視檔案管理工作；規(guī)范檔案資料歸檔，創(chuàng)新工作機制；創(chuàng)新檔案利用方法，提高檔案的有效利用率。

關鍵詞：高校干部人事檔案 管理 利用 創(chuàng)新

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2013）04（a）-0206-01

所謂高校干部人事檔案，通俗的說就是干部個人思想政治、履歷、專業(yè)技術水平等基本情況的真實記載。它為干部的評價、考察、任免、調動、晉升提供了可靠的第一手材料。社會在發(fā)展，會出現(xiàn)許多新的情況，這些新情況也對高校干部人事檔案管理和利用提出了新的要求，當下的一些管理和利用的漏洞和缺陷逐漸凸現(xiàn)出來。所以，我們在平時的工作當中必須切切實實的做好人事檔案的管理和創(chuàng)新，努力提高我們的工作效率。

1 當下高校干部人事檔案的管理與利用的問題

1.1 思想觀念滯后，與當下社會需求脫節(jié)

（1）對人事檔案管理工作重視程度不夠。不少單位的領導錯誤的認為高校干部人事檔案管理可有可無，在資料管理的工作崗位上甚至不安排專門的人，只是讓其它崗位的工作人員兼職；（2）高校干部人事檔案管理與利用的責任意識落后，與我國目前的新環(huán)境需求脫節(jié)。隨著我國社會的不斷發(fā)展和進步，一些新情況和新問題不斷出現(xiàn)，這也就要求從事高校干部人事檔案管理工作的相關工作人員要及時的更新其工作理念和意識，在面對新問題時能夠拿出行之有效的辦法。

1.2 檔案資料歸檔工作不規(guī)范，缺乏創(chuàng)新

一是檔案收集歸檔工作具有被動性。通常情況下是等待領導安排，或是上級下達了通知，人事檔案的工作人員才會去收集資料。這樣做往往由于時間緊迫，收集到的材料來的可信度就沒那么高，使得檔案材料的真實性大打折扣；二是檔案材料的來源渠道需要多樣化和經(jīng)常疏通，人事檔案材料的來源過于單一；三是檔案歸檔制度不健全，這也就導致了平時工作的不規(guī)范，特別是在不符合歸檔要求材料的出來方法上。

1.3 建立完善的保管制度是人事檔案進行有效管理的重要組成部分

人事檔案管理：材料歸檔管理制度；檢查核對制度；轉遞交制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計制度。

（1）材料歸檔制度。對于新形成的檔案材料應盡快及時處理歸檔，歸檔的大致流程程序是：首先，對材料進行鑒別確認，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案[1]。

（2）檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

1.4 檔案利用功能發(fā)揮不充分

檔案功能的發(fā)揮不充分。首先，是檔案內容單調、呆板，很難從各個方面反映干部的真實情況。在統(tǒng)計和記錄相關干部人員的材料中，內容過于簡單和呆板，角度也不全面是其重要的問題；其次，是高校干部人事檔案在高校干部人事的任免、調動、晉升中執(zhí)行不夠徹底，這也就使得檔案應有的考察依據(jù)的功能的不到充分的發(fā)揮；最后，是過于注重高校干部人事檔案的保存和存檔，往往忽略了其開發(fā)利用功能。

高校干部人事檔案管理和利用的方式方法不夠科學。首先是現(xiàn)行的高校干部人事檔案管理部門的工作方式方法過于滯后，一些單位只有紙質檔案而忽略了電子檔案的記錄和保存；其次是在計算機和現(xiàn)代網(wǎng)絡信息技術的應用方面還單單是利用其保存，這并沒有把現(xiàn)代科技的優(yōu)勢很好地發(fā)揮出來，工作效率沒有提高到應有的程度；再次是從事相關人事檔案管理的工作人員專業(yè)素養(yǎng)不強。很多檔案管理者都是一些年紀較大的工作人員，受習慣思維的舒服較大，在面對當代社會的新環(huán)境時拿不出行之有效的管理策略和方法。

2 加強高校干部人事檔案管理與利用的相關策略

2.1 從內心重視檔案管理

一是對于領導來說必須更新其工作理念，從內心重視檔案管理工作。相關單位領導必須從傳統(tǒng)的管理理念中走出來，打好人事檔案管理這一管理工作的基礎；二是建立健全高校干部人事檔案工作的責任與獎勵機制，提高工作人員的工作積極性。對于在實際工作中成績突出的工作人員要適當?shù)墓膭詈酮剟睿鴮τ诠ぷ飨鄬^差的人員予以相應的警告和出發(fā)，甚至可以形成競爭機制，以此增強檔案工作的責任心，提高積極性。

2.2 檔案資料保存規(guī)范化，加強創(chuàng)新

（1）在人事檔案管理的搜集過程中，要把相關人員的各個方面的材料通過不同渠道采集到一起，通過分析和驗證做出正確的記錄并保存；（2）檔案資料來源多樣化。在資料采集時，資料來源是重中之重。資料來源決定了其真實性程度和可信度，工作當中必須做到相關資料的全面性和可靠性。

2.3 充分發(fā)揮人事檔案功能，加強創(chuàng)新

（1）充分發(fā)揮高校干部人事檔案的相關功能，最大限度體現(xiàn)其存在價值。在干部的任免、調度、考核過程中，高校干部人事檔案應當發(fā)揮其應有的作用，為其提供可靠的事實依據(jù)，使得相關工作能夠迅速有效的得到進行，這也就能夠體現(xiàn)出高校干部人事檔案存在的價值。

（2）加強管理方式方法的創(chuàng)新。一充分利用現(xiàn)代科技，運用信息化平臺。高校電子教學檔案雖已實施，但因為實施時間不長和檔案管理人員信息處理經(jīng)驗不足等原因，使得很多高校還只是將很多檔案以紙質打印的方式存檔，而沒有將其存儲于計算機中或是其它磁性介質上歸檔保存，從而影響到檔案的完整性。更新高校干部人事檔案的管理方式方法，提高檔案的管理與利用的效率，實現(xiàn)全面、動態(tài)化地管理；二提高相關工作人員的素質。[3]吸收一些具有高校干部人事檔案管理專業(yè)素養(yǎng)的工作人員，并通過獎懲機制充分發(fā)揮其工作的積極性、主動性。組織相關工作人員參與人事檔案管理工作的培訓和交流，提高其專業(yè)素質。

總之，高校干部人事檔案管理工作是管理工作的基礎，做好這項工作才能使得其他的管理工作順利有序的進行。隨著我國社會的不斷發(fā)展和進步，高校干部人事檔案管理的工作理念應該得到及時的更新，適應社會的需求；管理的方式方法必須運用現(xiàn)代科學技術，以提高其工作效率；培養(yǎng)和吸收專業(yè)的高校干部人事檔案管理工作人員，使得工作能夠規(guī)范，有效的進行。

參考文獻

[1]馬冬梅.加強高校干部人事檔案管理的必要性和措施[J].辦公室業(yè)務，2011（8）：47.

[2]葉曉紅.關于做好企業(yè)高校干部人事檔案管理工作的探討[J].大寶山科技，2008（1）：63.

[3]楊麗君，杜秀華.計算機技術在企業(yè)現(xiàn)行文件與檔案管理中的應用[J].內蒙古電大學刊，2008（3）：53.