推進(jìn)高校辦公室建設(shè)在新形勢(shì)下的管理創(chuàng)新

摘 要：高校辦公室是高校行政管理的綜合協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，不僅是學(xué)校對(duì)內(nèi)對(duì)外交流的窗口和平臺(tái)，也是學(xué)校各項(xiàng)工作銜接的紐帶，對(duì)高校的高效運(yùn)轉(zhuǎn)起著非常重要的作用。針對(duì)新形勢(shì)下高校辦公室建設(shè)的發(fā)展路徑和要求，從管理平臺(tái)的創(chuàng)新、管理機(jī)制的創(chuàng)新、管理方式的創(chuàng)新等方面，認(rèn)真探討推進(jìn)高校辦公室建設(shè)實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新的新途徑。

關(guān)鍵詞：高校 辦公室建設(shè) 管理創(chuàng)新

中圖分類(lèi)號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-9795（2013）04（a）-0204-01

在高校追求和諧、快速發(fā)展的今天，辦公室工作建設(shè)作為新形勢(shì)下管理創(chuàng)新的重要內(nèi)容，以其獨(dú)特的活力引導(dǎo)著管理改革的實(shí)施。高校辦公室工作管理創(chuàng)新的實(shí)施，不僅影響著高校管理的質(zhì)量，還制約著高校長(zhǎng)期的發(fā)展方向。辦公室管理人員要解放思想、與時(shí)俱進(jìn)，做好輔助決策、溝通協(xié)調(diào)、傳播信息、提供服務(wù)等工作。以學(xué)校為中心，服務(wù)大局，從而促進(jìn)學(xué)校的改革、發(fā)展與穩(wěn)定。為此，高校必須不斷強(qiáng)化內(nèi)部管理，研究和探討辦公室管理創(chuàng)新并付諸實(shí)踐，努力提高辦學(xué)水平，增強(qiáng)綜合實(shí)力。

做好新形勢(shì)下高校辦公室工作的管理創(chuàng)新，必須結(jié)合我國(guó)高等教育改革和發(fā)展面臨的新形勢(shì)，要牢固樹(shù)立創(chuàng)新理念，從管理平臺(tái)、管理機(jī)制和管理方式等著重入手，通過(guò)創(chuàng)新不斷完善和提高辦公室管理水平。

1 管理平臺(tái)的創(chuàng)新

加強(qiáng)高校辦公室硬件建設(shè)和辦公條件建設(shè)，創(chuàng)造和諧、高效的工作環(huán)境，構(gòu)建現(xiàn)代信息化的管理平臺(tái)，是實(shí)現(xiàn)新形勢(shì)下高校辦公室建設(shè)創(chuàng)新的重要前提，也是高校適應(yīng)現(xiàn)代化教育的迫切需要。

（1）建立辦公信息自動(dòng)化管理系統(tǒng)。要充分應(yīng)用現(xiàn)代教育技術(shù)手段，通過(guò)推行網(wǎng)絡(luò)化管理來(lái)促進(jìn)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)化辦公方式向無(wú)紙化辦公方式的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)辦公室工作的管理創(chuàng)新。例如，部分高校組建的電子校務(wù)系統(tǒng)就是一套很高效的辦公室管理系統(tǒng)，學(xué)校員工可通過(guò)系統(tǒng)申請(qǐng)舉行會(huì)議、學(xué)校設(shè)備使用申請(qǐng)、個(gè)人事務(wù)申請(qǐng)、發(fā)送工作信息等，系統(tǒng)自動(dòng)將申請(qǐng)流轉(zhuǎn)到主管部門(mén)審批，審批結(jié)果自動(dòng)顯示在申請(qǐng)者辦公系統(tǒng)中，簡(jiǎn)化了繁瑣的辦事流程，并且能大大提高工作效率，也節(jié)約了一些資源。

（2）實(shí)現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)規(guī)范化、流程化。在學(xué)校的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中提前制定好各類(lèi)公用表格，并制定各項(xiàng)工作的詳細(xì)辦事流程，引導(dǎo)教職員工快捷準(zhǔn)確地進(jìn)行資料查閱和辦公。在工作實(shí)踐中調(diào)整不規(guī)范、復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程，減少一些不必要的中間環(huán)節(jié)，避免人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，以提高工作效率和質(zhì)量。

（3）打造優(yōu)秀管理團(tuán)隊(duì)。辦公室工作人員素質(zhì)的高低直接影響到辦公室管理的質(zhì)量和效率。因此，高校辦公室必須培養(yǎng)和打造一支政治覺(jué)悟高、精通業(yè)務(wù)、作風(fēng)正派、綜合素質(zhì)高的現(xiàn)代化管理隊(duì)伍才能適應(yīng)新形勢(shì)下的高校辦公室工作。這就要求管理人員必須不斷提高政治理論水平和道德修養(yǎng)；不斷充實(shí)完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，注重知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的積累；不斷探索工作的新思路、新途徑，掌握現(xiàn)代化的管理手段和方法，全面提高組織協(xié)調(diào)能力、綜合分析能力和自動(dòng)化信息系統(tǒng)辦公能力。

2 管理機(jī)制的創(chuàng)新

推進(jìn)高校辦公室建設(shè)的管理創(chuàng)新，必須高度重視內(nèi)在管理機(jī)制的創(chuàng)新建設(shè)，內(nèi)在管理機(jī)制的建設(shè)要注重推進(jìn)機(jī)構(gòu)改革和職能整合以及強(qiáng)化協(xié)調(diào)合作機(jī)制。探索實(shí)行高校內(nèi)在機(jī)構(gòu)改革是進(jìn)一步深化行政管理體制改革的重要制度創(chuàng)新，機(jī)制改革的目標(biāo)是通過(guò)機(jī)構(gòu)重組限制部門(mén)主義，通過(guò)職能整合和協(xié)調(diào)合作，提高辦公效能，更好地服務(wù)于高校的快速發(fā)展。

（1）推進(jìn)機(jī)構(gòu)改革和職能整合。建立更加綜合高效的高校黨政辦事機(jī)構(gòu)，同時(shí)依據(jù)職能對(duì)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)重新整合和科學(xué)設(shè)置，避免設(shè)置過(guò)多的虛職科室，使各職能機(jī)構(gòu)發(fā)揮最大的潛能和創(chuàng)新性。過(guò)多設(shè)置部門(mén)機(jī)構(gòu)會(huì)導(dǎo)致工作中出現(xiàn)“踢皮球”現(xiàn)象，不僅解決不了各類(lèi)問(wèn)題，還會(huì)造成大量的資源浪費(fèi)，甚至?xí)⒄`學(xué)校工作的進(jìn)程安排，大大降低辦公效率，這就需要推進(jìn)機(jī)構(gòu)改革和職能整合來(lái)解決問(wèn)題。

（2）強(qiáng)化協(xié)調(diào)合作機(jī)制。高校辦公室雖然設(shè)立了很多科室，但都是服務(wù)于全校師生的，保障了辦公室各項(xiàng)工作的有序運(yùn)行。任何有組織的工作過(guò)程，都需要有協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)是實(shí)施有效管理的重要環(huán)節(jié)，協(xié)調(diào)也是各類(lèi)辦公室應(yīng)有的管理職能。通過(guò)部門(mén)之間的溝通，以積極主動(dòng)的態(tài)度探討問(wèn)題，通過(guò)平等地協(xié)商討論和引導(dǎo)溝通來(lái)消融分歧，是高校辦公室建設(shè)進(jìn)行協(xié)調(diào)工作的基本方法。

3 管理方式的創(chuàng)新

管理方式要制度化、規(guī)范化，形成有效的辦公室管理方案。辦公室管理工作的制度化和規(guī)范化就是指辦公室的管理要有一套健全而又切實(shí)可行的規(guī)章制度，將辦公室的行政職務(wù)、辦事流程、行為準(zhǔn)則等，以條文的形式確定下來(lái)，這也是辦公室工作高效運(yùn)行的基本要求。實(shí)現(xiàn)辦公室管理工作的制度化、規(guī)范化，可以采取下列措施：

（1）建立健全辦公室工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，將辦公室的各項(xiàng)工作納入管理規(guī)范之中，如會(huì)議制度、公文處理制度、接待制度、印章管理制度、保密安全制度等。

（2）建立崗位責(zé)任制。崗位責(zé)任制是指根據(jù)辦公室各個(gè)工作崗位的工作性質(zhì)和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，明確規(guī)定其職責(zé)、權(quán)限，并按照規(guī)定的工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核及獎(jiǎng)懲而建立起來(lái)的制度。實(shí)行崗位責(zé)任制，有助于辦公室工作的規(guī)范化。建立和健全崗位責(zé)任制，必須明確任務(wù)和人員編制，然后才有可能以任務(wù)定崗位，以崗位定人員，責(zé)任落實(shí)到人，各盡其職。

（3）制定合理的競(jìng)爭(zhēng)和激勵(lì)機(jī)制。辦公室工作的效率低下很大程度上在于缺乏合理的競(jìng)爭(zhēng)和激勵(lì)機(jī)制，員工缺乏使命感和緊迫感。競(jìng)爭(zhēng)和激勵(lì)機(jī)制的建立可以充分調(diào)動(dòng)員工的積極性、主動(dòng)性，最大限度地發(fā)揮人的創(chuàng)新性，更好地服務(wù)于高校的建設(shè)和發(fā)展。

高校辦公室建設(shè)的管理創(chuàng)新在高校發(fā)展中顯露地越來(lái)越迫切，新形勢(shì)下的高校辦公室建設(shè)發(fā)展不能總停留在現(xiàn)有的水平，要從管理平臺(tái)的創(chuàng)新、管理機(jī)制的創(chuàng)新、管理方式的創(chuàng)新等方面，不斷探索工作的新思路、新途徑，推進(jìn)高校辦公室工作管理的創(chuàng)新，使辦公室工作達(dá)到效率最大化，更好地服務(wù)于高校日常工作的運(yùn)轉(zhuǎn)。

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