淺談電子檔案特性與管理

摘 要：電子檔案是數(shù)字化信息技術(shù)的產(chǎn)物，它是區(qū)別與紙質(zhì)檔案的存在。電子檔案解決了無限增長(zhǎng)的紙質(zhì)文件與有限的存儲(chǔ)空間之間的矛盾，它便于操作、便于保存、便于查找、便于傳遞，具有多種表現(xiàn)形式，但從電子檔案的產(chǎn)生、處理、保管、利用等各個(gè)方面也存在著不穩(wěn)定因素。電子檔案正處于發(fā)育、發(fā)展階段，對(duì)其特點(diǎn)本身的研究還有待于進(jìn)一步發(fā)展和深化 。

關(guān)鍵詞：電子檔案；特性；優(yōu)缺點(diǎn)；管理方法

電子檔案，是指以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于光盤、硬盤等載體，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號(hào)等形式顯示的檔案信息，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的電子文本檔案。電子檔案是數(shù)字化信息技術(shù)的產(chǎn)物，它是區(qū)別與紙質(zhì)檔案的存在。電子檔案解決了無限增長(zhǎng)的紙質(zhì)文件與有限的存儲(chǔ)空間之間的矛盾，它便于操作、便于保存、便于查找、便于傳遞，具有多種表現(xiàn)形式，但從電子檔案的產(chǎn)生、處理、保管、利用等各個(gè)方面也存在著不穩(wěn)定因素。電子檔案正處于發(fā)育、發(fā)展階段，對(duì)其特點(diǎn)本身的研究還有待于進(jìn)一步發(fā)展和深化 。

電子檔案的特性

做好電子檔案的管理，先要了解電子檔案的特點(diǎn)。電子檔案的特點(diǎn)主要包括：電子檔案非人工識(shí)讀性、檔案信息與載體之間的可分離性、電子檔案信息存儲(chǔ)的高密度性、電子檔案對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性和多種信息媒體的繼承性。

電子檔案非人工識(shí)讀性。檔案信息是通過計(jì)算機(jī)錄入制作生成，所以要借助計(jì)算機(jī)解碼來轉(zhuǎn)換成人們可以識(shí)別的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號(hào)等檔案信息，不能與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案一樣具有人眼直接識(shí)別功能。

檔案信息與載體之間的可分離性。電子檔案形成后存儲(chǔ)的光盤、移動(dòng)硬盤等載體，可以在不同的計(jì)算機(jī)之間傳遞，也可以在不同載體之間互相傳遞、復(fù)制。這種可分離性造成了電子檔案在傳遞和復(fù)制過程中檔案內(nèi)容被進(jìn)行拆分、組合、寫入、刪改等操作，這些都直接影響到電子文件的真實(shí)性和可靠性。電子檔案可以在局域網(wǎng)內(nèi)共享，檔案管理者和閱檔人員可以直接在局域網(wǎng)內(nèi)及時(shí)、準(zhǔn)確的查閱檔案信息。

電子檔案信息存儲(chǔ)的高密度性。電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)一般為光盤、移動(dòng)硬盤，存儲(chǔ)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于過去的信息介質(zhì)。一塊移動(dòng)硬盤可以是同面積紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)量的千倍、萬倍，大大的節(jié)省了檔案的存儲(chǔ)空間。

電子檔案對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性。電子檔案的生成和運(yùn)用必須在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的支持下完成的，離開了計(jì)算機(jī)電子檔案無法顯現(xiàn)和使用。電子檔案在信息加工、存儲(chǔ)、軟件的運(yùn)行、載體的更換等問題上都有標(biāo)準(zhǔn)上的制約。例如，其制作生成要有代碼標(biāo)準(zhǔn)，其存儲(chǔ)要有機(jī)讀載體的格式標(biāo)準(zhǔn)、信息壓縮存儲(chǔ)的算法標(biāo)準(zhǔn)，其傳輸要有網(wǎng)絡(luò)通訊協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)，其查找要有檢索語言標(biāo)準(zhǔn)等。如果標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、不匹配，就會(huì)出現(xiàn)在計(jì)算機(jī)內(nèi)不兼容、無法讀取，在不同在載體間不能轉(zhuǎn)換等情況。

電子檔案多種信息媒體的集成性。在計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)的支持下，電子文件還可以包括聲音、圖形、圖像、影像等多種形式，這些信息形態(tài)在計(jì)算機(jī)內(nèi)部處理也都是二進(jìn)制的數(shù)字編碼，只是在輸入和輸出時(shí)才有其各自的特殊形式。可以利用計(jì)算機(jī)將文字聲音、圖形、圖像、影像等不同形式的檔案信息數(shù)字化，將其整合在一定的交互式界面上，使電腦具有交互展示不同媒體形態(tài)的能力。

電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)

根據(jù)電子檔案的特性它存在以下幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)。操作方便，形成檔案之前增、刪、改等十分方便，且不留痕跡，檔案頁面整潔干凈。傳閱方便，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)檔案信息傳遞時(shí)間是按秒計(jì)算，而且可以同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端，電子檔案這種不受存儲(chǔ)載體限制的特點(diǎn)擺脫了時(shí)間和空間的制約。多種表現(xiàn)形式，多媒體電子計(jì)算機(jī)可以將電子檔案的形態(tài)多樣化。文字、聲音、圖形、圖像、影像等多種媒體信息都可以單獨(dú)或相互搭配成電子檔案的內(nèi)容，使電子檔案比紙質(zhì)檔案更加全面、形象、生動(dòng)。復(fù)制時(shí)不容易丟失信息，紙質(zhì)文字、圖紙、圖像檔案復(fù)制時(shí)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案由于是數(shù)字化的信息處理，可以做到復(fù)制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區(qū)別。

電子檔案的缺點(diǎn)。安全性較差，在利用計(jì)算機(jī)生成、保管和傳閱時(shí)可能遭到篡改、刪除甚至銷毀，且不會(huì)留下痕跡，直接影響電子檔案的真實(shí)性和完整性。電子檔案利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)保存、傳輸時(shí)可能遭到“黑客”的騷擾和病毒的入侵，存在泄密、被竊取等不安全因素。電子檔案保存受環(huán)境因素制約，由于電子檔案載體一般為光盤、移動(dòng)硬盤等高科技產(chǎn)品，保存時(shí)有防光、防濕、防塵、防磁等比較嚴(yán)格的環(huán)境要求。

電子檔案的損壞原因、信息丟失原因

電子信息檔案在保存過程中存在丟失、損壞等問題。電子文件丟失、損壞是指文件載體因內(nèi)在或外在因素造成電子文件物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)的負(fù)載關(guān)系被破壞，信息內(nèi)容全部或部分丟失，電子介質(zhì)損壞原因可歸納為載體質(zhì)量因素、自然壞境因素、人為因素和技術(shù)因素等原因。

目前電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)大多采用電子光盤、移動(dòng)硬盤。光盤盤體一般為聚碳酸酯基底層、記錄層、數(shù)據(jù)層、金屬反射層、保護(hù)層構(gòu)成。光盤的變形和劃傷是光盤信息無法讀取的主要原因。光驅(qū)對(duì)盤片的幾何形狀規(guī)則度要求很高，盤片一旦變形，在高速旋轉(zhuǎn)時(shí)就會(huì)產(chǎn)生很大的力矩，使光盤上下竄動(dòng)，導(dǎo)致聚焦伺服系統(tǒng)無法對(duì)準(zhǔn)焦距而不能讀盤。光盤的數(shù)據(jù)刻在背面上，有彩漆防護(hù)，如果劃痕劃傷保護(hù)涂層傷到盤基，循跡伺服系統(tǒng)無法根據(jù)軌道找到信息，也會(huì)導(dǎo)致無法讀盤。

移動(dòng)硬盤損壞的原因。在工作狀態(tài)下的跌落和撞擊會(huì)使磁頭劃傷盤片。通電運(yùn)行中靜電可能會(huì)擊穿電路板上的芯片，突然斷電，強(qiáng)行關(guān)機(jī)，硬盤長(zhǎng)時(shí)間得不到穩(wěn)定的供電會(huì)損壞馬達(dá)，燒毀電路，保存固件的負(fù)磁道發(fā)生損壞會(huì)使固件信息丟失。硬盤運(yùn)行時(shí)間太長(zhǎng)（指讀寫操作，不算空載運(yùn)轉(zhuǎn)）會(huì)造成不穩(wěn)定，硬盤散熱不好電路損壞會(huì)丟失數(shù)據(jù)，病毒侵襲等都是硬盤損壞和信息丟失的原因。

電子檔案的保存與管理

光盤保存時(shí)要注意防曬、防劃、防潮。防曬：如果在烈日下曝曬，會(huì)引起染料的變異而導(dǎo)致光盤的報(bào)廢。防劃：保存時(shí)不但要注意刻錄面的防劃，對(duì)刻錄盤表面印刷層（不刻錄數(shù)據(jù)的一面）也要注意防劃。刻錄盤的表層破壞了反射層，刻錄盤就無法讀取。防潮：刻錄盤片要存放在干燥的地方，避免潮濕的環(huán)境影響盤片染料發(fā)生變化。

光盤不要保存在強(qiáng)光和潮濕的環(huán)境下，在拿取和放下時(shí)，要輕輕拿住它的兩邊，就像拿照片的底片一樣。使用完畢要及時(shí)從光驅(qū)中取出來，用后最好存放在光盤盒中，保持一定的空隙，避免劃傷盤面。特別需要注意的是，不要在光盤上貼標(biāo)簽。光盤表面的異物會(huì)使光盤在高速旋轉(zhuǎn)時(shí)失去平衡，另外，粘膠也可能滲過保護(hù)膜而損壞光驅(qū)。

硬盤的保存要注意防塵、防濕、防磁。防塵：硬盤容量越大，電子器件集成度和密度越高，發(fā)熱量越大，灰塵附著在內(nèi)部電路上使得電路元器件的溫度上升，產(chǎn)生漏電或燒壞元件。另外灰塵也可能吸收水分，腐蝕硬盤內(nèi)部的電子線路。防濕：硬盤內(nèi)部過度潮濕可引起磁盤供電電路損壞，導(dǎo)致硬盤無法使用。防磁：硬盤應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁，因?yàn)橐苿?dòng)硬盤就是磁盤，距離強(qiáng)磁場(chǎng)較近會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失等問題。

移動(dòng)硬盤保存時(shí)須保持環(huán)境衛(wèi)生，減少空氣中的潮濕度和含塵量。保存時(shí)要避免碰撞和遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)。

電子檔案管理在注意環(huán)境因素、人為因素和技術(shù)因素對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)的破壞同時(shí)，還要及時(shí)對(duì)電子檔案載體按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行定期的檢測(cè)、拷貝和維護(hù)，確保檔案信息的可靠性、可用性。密切關(guān)注計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展方向，對(duì)電子檔案使用的軟件進(jìn)行必要的升級(jí)、更新，及時(shí)對(duì)電子檔案的格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，避免因計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)更新與電子檔案信息存儲(chǔ)格式不相符，造成的檔案信息缺失或丟失。當(dāng)電子文件處于聯(lián)機(jī)狀態(tài)時(shí)，若沒有適當(dāng)?shù)陌踩婪洞胧┖苋菀资艿诫娮印昂诳汀钡墓??！昂诳汀睍?huì)利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)缺陷，操作計(jì)算機(jī)病毒入侵，竊取電子檔案的重要信息，進(jìn)而篡改、刪除檔案信息，致使電子檔案殘缺不全、面目全非甚至不復(fù)存在。因此，用于存儲(chǔ)、查閱重要電子檔案的計(jì)算機(jī)應(yīng)避免連接互聯(lián)網(wǎng)，并加強(qiáng)計(jì)算機(jī)病毒檢測(cè)，保證其它存儲(chǔ)載體連接計(jì)算機(jī)時(shí)不帶病毒，保障電子檔案安全性。

結(jié)語：

在計(jì)算機(jī)內(nèi)電子檔案信息常常通過特殊的軟、硬件設(shè)備進(jìn)行復(fù)雜而獨(dú)特的編碼拆分處理，使信息只能在特定的環(huán)境下被讀取，格式、字符集、壓縮方式等方面容易產(chǎn)生不兼容的問題。計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代很快，常常只能隔代兼容，對(duì)于需要長(zhǎng)期歸檔保存的電子檔案信息來說，設(shè)備依賴性造成的問題會(huì)更加嚴(yán)重。一般的計(jì)算機(jī)設(shè)備8年左右就會(huì)被更新，而耐久性光盤、硬盤載體可以保存更長(zhǎng)時(shí)間。若干年之后，很可能出現(xiàn)保管完好的電子文件載體找不到讀取設(shè)備的問題。設(shè)備老化和頻繁更新，給電子文件長(zhǎng)久保存帶來的問題，遠(yuǎn)比文件載體本身的壽命長(zhǎng)短更為嚴(yán)重。因此電子信息檔案與紙質(zhì)檔案應(yīng)同步留存，二合為一，為檔案信息的真實(shí)性、全面性、長(zhǎng)遠(yuǎn)性提供有力的保證。

作者簡(jiǎn)介：王淇（1985-），女，滿族，黑龍江雙鴨山人，承德市文物局檔案館員，研究方向：檔案管理。