WORD合并功能探討

摘 要：運用Word的合并功能，實現(xiàn)與Excel電子表格的關聯(lián)、數(shù)據(jù)的共享和交換，最終使Word能夠調(diào)用Excel的數(shù)據(jù)，快速高效地完成《致學生家長的一封信》的制作與發(fā)送，將過去需要幾個工作日才能完成的事情縮減到幾個工時。

關鍵詞：郵件合并；數(shù)據(jù)共享；快速調(diào)用

中圖分類號：TP391.12

《致學生家長的一封信》（以下簡稱為《信》）中的“ 同學家長：”和“學生本學期學習成績表”、“交納費表”等個性化部分的內(nèi)容需由輔導員逐項一一手工填寫，再加上信封、郵寄，通常要花費幾個工作日才能完成。能否使這一工作在幾個工時內(nèi)完成呢？可以。運用Word與Excel的合并功能，實現(xiàn)兩者的關聯(lián)和數(shù)據(jù)的共享與交換，最終使Word能夠直接調(diào)用Excel的數(shù)據(jù)，就能快速地完成“學習成績表”等需要分別填寫部分的工作任務。而且，電子《信》函符合時尚，可以直接發(fā)往家長的電子郵箱，更加方便快捷。

1 文件的準備

1.1 《信》文的處理。將《信》一分為二，其中個性化部分的內(nèi)容分解出來，并以電子版形式成為獨立Word文件，頁面設置為A4紙張，并在“科目”下各單元格中鍵入課程名稱，在交納費表中鍵入各費用項目名稱，并在首行設置“ 同學”項。經(jīng)過調(diào)整后的文檔如圖1，并將其保存為“《信》二.dot”備用。如果是通過電子郵件發(fā)給學生家長，則直接以原《信》電子稿為基礎進行編輯。

2 使用Word調(diào)用Excel數(shù)據(jù)

用“《信》二.dot”創(chuàng)建一個Word文件，并以“《信》二.doc”為名保存。

2.1 設置文檔類型。首先從“視圖”菜單的“工具欄”中顯示“郵件合并”，然后由“設置文檔類型”啟動“主文檔類型”對話框，在“文檔類型”列表中選擇“信函”項并“確定”，這樣就將當前文檔設置成信函主文檔了。

2.2 打開數(shù)據(jù)源。在“郵件合并”工具欄中，經(jīng)“打開數(shù)據(jù)源”啟動“選取數(shù)據(jù)源”對話框，通過“查找范圍”查找先前已經(jīng)編輯好的“《信》數(shù)據(jù)表.xls”并將其打開，彈出“選擇表格”對話框，勾選“□√數(shù)據(jù)首行包含列標題”復選框（在下面的“插入合并域”列表中將顯示這些列標題名稱），在“名稱”列表中選擇包含有數(shù)據(jù)的第一項“Sheet1”即“數(shù)據(jù)表”工作簿中的第一個工作表，單擊“確定”按鈕，完成數(shù)據(jù)源的選擇打開。

2.3 編輯收件人。在“郵件合并”工具欄中，由“收件人”啟動“郵件合并收件人”對話框，對郵件合并的收件人進行編輯：對列表進行簡單排序，直接單擊相應的列標題；要進行復雜條件的排序，或要縮小滿足某種條件的收件人范圍，則單擊列標題旁的箭頭，選擇“高級…”，進入“篩選和排序”對話框；使用復選框或按鈕可以添加或刪除郵件合并的收件人；以及進行收件人地址的驗證等。

2.4 編輯主文檔。先做兩個準備工作：一是將插入點放在第一個“合并域”位置，即“同學”的左側(cè)，二是在“郵件合并”工具欄中顯示“插入合并域”按鈕：由其尾部的“工具欄選項”→添加或刪除按鈕→郵件合并→插入合并域。然后，單擊“插入合并域”→“姓名”，即將“姓名”合并域插入到主文檔中的“同學”左側(cè)。

2.5 合并郵件。在“郵件合并”工具欄中選擇“合并到新文檔”，現(xiàn)在是要給全體同學家長發(fā)送信函，所以，在“合并記錄”中應用“全部”，再“確定”，生成一個名叫“字母1”的新文檔窗口，將其以“《信》二?——打印稿.doc”為名保存后再待機打印。打印稿如圖4所示。

如果當前已經(jīng)連接到打印機，則可以在“郵件合并”工具欄中，直接“合并到打印機”，在“打印”對話框中完成打印設置后進行打印。

如果是通過電子郵件發(fā)送，則在“郵件合并”工具欄中，直接“合并到電子郵件”，在“合并到電子郵件”對話框中完成相關設置后“確定”。

至于信封，同樣可以采用以上方法制作，只是主文檔類型要選“信封”，數(shù)據(jù)表是與各家長的通訊錄，直接打印信封即成。

經(jīng)過幾個小時的數(shù)據(jù)調(diào)用、打印分裝，現(xiàn)在可以向各位學生家長郵發(fā)了。

參考文獻：

[1]楊麗.WORD中郵件合并功能的深入探討[J].硅谷，2011（18）.

作者單位：江蘇商貿(mào)職業(yè)學院 江蘇 南通 226011）