基于數(shù)字信息化下的學(xué)校檔案管理

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，數(shù)字信息化時代已經(jīng)進(jìn)入到我們的生活和工作當(dāng)中，為了適應(yīng)社會的發(fā)展和學(xué)生的需求，檔案數(shù)字化建設(shè)是擺在我們面前的重要課題，我們需要更多的研究和分析。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；信息化；學(xué)校；檔案管理

中圖分類號：G647.24

學(xué)校檔案管理的信息化，其實就是學(xué)校檔案的數(shù)字化，是指利用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁盤磁帶光盤等數(shù)字載體上并能被計算機(jī)處理的圖像或文本的過程。

1 檔案數(shù)字化是信息時代的需要

隨著時代的發(fā)展，特別是《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》的實施，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，大部分學(xué)校檔案信息化建設(shè)已經(jīng)發(fā)展10余年了，信息時代已經(jīng)到來，各類學(xué)校在信息采集、信息提供、信息處理等環(huán)節(jié)做出不少工作，特別在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面投入很大，在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)上主要投入計算機(jī)、交換機(jī)、路由器、服務(wù)器、存儲器等硬件設(shè)施，同時投入計算機(jī)的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等作為信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的軟件投入，與信息相連接的是一個龐大的網(wǎng)絡(luò)，即計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，為檔案信息傳輸、交換和資源共享提供基礎(chǔ)保障。

在此基礎(chǔ)上，主要要完成信息資源建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的工作，在這個建設(shè)過程中，檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心。資源是可以利用的，也是可以創(chuàng)造的，檔案信息資源也是如此，需要建設(shè)，需要開發(fā)，更需要維護(hù)。

最后就是檔案信息建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范文件建設(shè)，形成統(tǒng)一的、國際化標(biāo)準(zhǔn)的電子文件，并進(jìn)行一定語言上的描述、進(jìn)行安全方面的存儲，有利于方便查詢、交換，并可以在網(wǎng)上傳輸和管理等，必須要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并付諸實施，使其能夠健康有序發(fā)展。

2 學(xué)校檔案管理數(shù)字化現(xiàn)狀

目前，檔案信息化建設(shè)無疑是學(xué)校各個系統(tǒng)建設(shè)工程中的一部分，學(xué)校在一定程度上需要把檔案信息化建設(shè)成為面向社會、面向未來的檔案管理模式，檔案管理工作完成從檔案實體逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案數(shù)字化形式的一個蛻變，也是體現(xiàn)學(xué)校軟實力的一個重要舉措，在這個實施過程中，為了實現(xiàn)資源有效利用，網(wǎng)絡(luò)資源的實時共享，并便于相互間的儲存和有效對接。從現(xiàn)實情況來看，無論是在學(xué)校管理工作檔案信息資源作用的發(fā)揮；還是開拓視野，方便、快捷地查詢，安全儲存等方面都取得了很好的成效，但是，從標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的角度來看，還有許多具體問題需要加以解決。

2.1 對檔案信息化思想認(rèn)識的誤區(qū)

檔案信息化并沒有一套較為完整的理論是存在這種認(rèn)識的根本，單一的理解和單一的電子化操作，沒有形成規(guī)模和信息化的需求共享，最突出的表現(xiàn)是認(rèn)為信息化就是電子化、數(shù)字化，把檔案文獻(xiàn)的數(shù)字化理解為檔案管理的信息化，忽視了中間一些關(guān)鍵的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)和信息共享。 學(xué)校為了追求檔案管理的信息化，忽視了許多細(xì)則標(biāo)準(zhǔn)與指標(biāo)體系，只在紙質(zhì)檔案數(shù)字化的速度、進(jìn)度上追求一定量的效率，忽視其實質(zhì)內(nèi)容，不了解檔案信息化要有一套完整的體系來運(yùn)行，不能只限定在一定數(shù)量的電子設(shè)備，更重要的還在于對數(shù)字化概念的理解，對數(shù)字信息化建設(shè)的規(guī)劃與論證研究等。近年來，無論是中等職業(yè)學(xué)校還是部分檔案機(jī)構(gòu)，相當(dāng)多的在檔案庫把大量精力放在數(shù)字化加工的基礎(chǔ)上，企圖通過這個加工來提高數(shù)字化進(jìn)程，其目的是減少人力勞作和頻繁進(jìn)出庫房借閱檔案的勞頓之苦，在一定程度上是一種圈內(nèi)或者一定范圍內(nèi)的電子數(shù)據(jù)的收集和管理工作。這是在一個范圍內(nèi)或者一個部門內(nèi)出現(xiàn)的誤區(qū)，另一誤區(qū)就是認(rèn)為信息化是檔案部門與有限的幾個部門的之間的信息化，并不是需求關(guān)系的信息化，缺乏一定的系統(tǒng)觀念，沒有形成整體優(yōu)勢，實現(xiàn)信息資源共享。

2.2 檔案信息化建設(shè)中管理漏洞多

管理，就是對一件事物的統(tǒng)籌、計劃、實施、反饋整個過程的監(jiān)督和管控，檔案信息化管理也是如此，但是在實施過程中，各個環(huán)節(jié)都存在一定的漏洞，造成信息化建設(shè)不夠暢通，甚至停滯不前，敷衍了事。

第一，檔案管理的宏觀調(diào)控失靈，缺少周密的計劃和強(qiáng)有力的組織實施，沒有把檔案信息化納入學(xué)校整體的發(fā)展格局中，造成單一部門的愚公移山之景象，說到底就是在政策、資金、技術(shù)等方面缺乏支持力度。

第二，重復(fù)建設(shè)問題，由于缺乏整體統(tǒng)一的規(guī)劃和有序的推進(jìn)，一個時期或者一個階段所做的工作幾乎都是重復(fù)的，目標(biāo)混亂，目標(biāo)錯位，沒有切實可行的操作方案和調(diào)查研究，盲目購置或者超前購置，造成設(shè)備與技術(shù)、技術(shù)與需求不協(xié)調(diào)，不配合等矛盾，造成了相當(dāng)大的浪費(fèi)，使信息化建設(shè)難以持續(xù)發(fā)展。

第三，信息價值不對等問題，由于儲存的一定量的信息在流通中也存在許多問題，比如各類檔案信息不平衡、信息缺乏或者信息過剩造成的信息失真，由于加工缺乏可持續(xù)性，在信息節(jié)點(diǎn)出現(xiàn)斷檔情況，造成信息價值受損。中職學(xué)校在照片檔案的信息量的管理和存儲上較突出。

2.3 檔案信息化建設(shè)中的質(zhì)量問題

由于以上原因，在處理信息化過程中，出現(xiàn)許多需求不協(xié)調(diào)、標(biāo)準(zhǔn)不一的情況，特別是在設(shè)計信息網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)、選擇軟硬環(huán)境、確定技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等方面沒有確保其可行性和可靠性的設(shè)計，缺乏信息建設(shè)的技術(shù)應(yīng)用發(fā)展的前瞻性和可擴(kuò)展性。對于相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，不僅體系復(fù)雜，而且信息技術(shù)不斷地處于更新狀態(tài)下，而且更新速度比較快，要求在技術(shù)的兼容性、可操作性上都是可持續(xù)發(fā)展的，由于缺乏相關(guān)的重視程度，很難在這點(diǎn)上做到標(biāo)準(zhǔn)化的信息建設(shè)格局。

另外，信息化質(zhì)量保證重要的一點(diǎn)就是系統(tǒng)的安全穩(wěn)定工程，缺乏安全性能的技術(shù)永遠(yuǎn)都是最危險的，特別是信息技術(shù)。質(zhì)量如何確保，信息如何對等傳輸，一直是各大院校特別是中等職校所不能及的。

2.4 檔案信息化建設(shè)中人的問題

一說信息化、數(shù)字化，人們更多的是于計算機(jī)聯(lián)系到一起，很難將人的因素放在第一位，其實這個不是對錯的問題，是一個思維習(xí)慣的問題，再先進(jìn)的儀器都要靠人來操作，特別是專業(yè)的對口，不但要求有有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，當(dāng)然不能只會計算機(jī)操作，還要有信息技術(shù)專業(yè)的基本素質(zhì)，還要有建設(shè)、開發(fā)本崗位適應(yīng)時代發(fā)展需要的人才和人才儲備，有協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成相關(guān)的技術(shù)決策、信息建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)以及可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略考慮建議等。特別是中等職校檔案工作人員要么畢業(yè)于非檔案管理專業(yè)，要么就是安排閑散人員就職；因此，加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)是非常必要的，這樣才會跟上檔案工作的需求和提高工作水平。

3 學(xué)校檔案管理數(shù)字化建議

根據(jù)前文敘述，對標(biāo)準(zhǔn)化的檔案數(shù)字化建設(shè)來說，我們要做的事情還很多，主要從以下幾點(diǎn)出發(fā)，來更好的完成學(xué)校檔案管理工作：

3.1 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。目前，由于出現(xiàn)諸多非標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用軟件，不但在標(biāo)準(zhǔn)化方面有待提高，在規(guī)范化方面也需要提高，在選取和使用的時候要提前做好研究和分析工作，做好統(tǒng)籌安排，進(jìn)行可行性研究，并不斷借鑒和參考，提高檔案建設(shè)的信息化。

3.2 做好數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便使用。一般來說，檔案信息管理系統(tǒng)包括收集、鑒定和篩選檔案材料的輸入系統(tǒng)，對收集來的檔案材料進(jìn)行特征描述和信息存貯的存貯系統(tǒng)，提供多種檢索途徑和檢索手段的輸出系統(tǒng)和通過使用戶和系統(tǒng)之間得以交互信息的反饋系統(tǒng)。

3.3 實行全員參與，基礎(chǔ)建設(shè)的檔案提取工作，要求單位內(nèi)部進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息采集，對于各檔案管理部門與校綜合檔案室的電子信息的有效對接，不斷提高檔案工作質(zhì)量。

3.4 提高從業(yè)人員素質(zhì)，主要是對口專業(yè)的對口對位，不能安排半路出身的或者為了安排而安排閑雜人等從事檔案工作的信息化建設(shè)；檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，檔案人員必須及時進(jìn)行在職的教育培訓(xùn)，借助培訓(xùn)平臺，掌握新技術(shù)，更新檔案專業(yè)知識，以適應(yīng)新形勢下的檔案管理工作。

4 結(jié)語

隨著我國互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，檔案管理信息化管理工作出現(xiàn)了新的發(fā)展機(jī)遇，由于傳統(tǒng)的管理模式和理念向現(xiàn)代管理模式和理念轉(zhuǎn)變，檔案管理工作應(yīng)發(fā)揮出自有的經(jīng)濟(jì)效益及社會效益。

參考文獻(xiàn)：

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作者單位：青島工貿(mào)職業(yè)學(xué)校（45中），山東青島 266041