會計科目編碼錄入的數(shù)據(jù)有效性條件設(shè)置

摘 要：在Excel中進行會計科目編碼錄入時，為防止錄入無效數(shù)據(jù)，需要對錄入會計科目編碼的單元（區(qū)域）進行有效性條件設(shè)置。這些條件主要包括編碼的位數(shù)、唯一性、第一位數(shù)據(jù)以及反映科目統(tǒng)馭關(guān)系的上下級編碼定義等。本文就上述四個方面數(shù)據(jù)有效性條件的設(shè)置進行探討，為提高會計科目編碼錄入的可靠性提供參考。

關(guān)鍵詞：科目編碼；有效性條件；設(shè)置；可靠性

中圖分類號：F232

會計科目表是利用Excel進行會計電算化工作的基礎(chǔ)工作表，其中的會計科目編碼、會計科目名稱等項目對根據(jù)科目編碼自動生成科目名稱、匯總科目發(fā)生額、報表數(shù)據(jù)采取等會計數(shù)據(jù)處理的準確高效起著至關(guān)重要的作用。因此，在科目編碼錄入前，根據(jù)財政部關(guān)于科目編碼的有關(guān)規(guī)定、會計電算化工作規(guī)范的要求進行數(shù)據(jù)有效性條件設(shè)置，在數(shù)據(jù)進入系統(tǒng)前進行必要的邏輯檢查，禁止錄入違反數(shù)據(jù)有效性條件的非法數(shù)據(jù)就顯得尤為重要。

1 科目編碼位數(shù)的錄入控制

會計電算化方式下，需要確定滿足企業(yè)核算要求的會計科目編碼方案，如433、4222等，要求錄入的數(shù)據(jù)位數(shù)符合編碼方案要求，科目編碼方案一旦確定，允許錄入的位數(shù)就已確定。為有效防止錄入位數(shù)的差錯，可通過設(shè)置單元或區(qū)域的數(shù)據(jù)有效性條件，達到只允許錄入符合編碼方案長度要求的會計科目編碼的目的。為敘述方便，本文科目編碼方案采用4222，這也是當前多數(shù)中小企業(yè)采用的科目編碼方案，具有普遍性。

1.1 用列舉法構(gòu)造位數(shù)控制有效性條件

2 科目編碼錄入的唯一性控制

3 科目編碼第一位字符的控制

財政部規(guī)定，會計科目編碼的第一位表示科目類別，用字符“1”、“2”、“3”、“4”、“5”、“6”分別表示“資產(chǎn)類”、“負債類”、“共同類”、“所有者權(quán)益類”、“成本類”、“損益類”科目，因此，在錄入會計科目編碼時，還需檢測第一位是否為上述六個字符之一。若是，則接受錄入，否則系統(tǒng)應(yīng)拒絕錄入的數(shù)據(jù)。

3.1 用列舉法構(gòu)造第一位字符控制的有效性條件

在錄入除一級以外的會計科目編碼時，必須先檢測是否已定義了上級科目。檢測方法是：在已定義的科目編碼中統(tǒng)計出“本級科目編碼的前‘本級科目編碼長度-2’”位數(shù)據(jù)出現(xiàn)的次數(shù)是否等于1，如果等于1，說明已定義了上級科目，如果不等于1說明上級科目沒有定義，在上級科目沒有定義時是不能定義下級科目的。

參考文獻：

[1]Excel Home.Excel 2010應(yīng)用大全[M].北京：人民郵電出版社，2011，12.

[2]Excel Home.Excel函數(shù)與公式實戰(zhàn)技巧精粹[M].北京：人民郵電出版社，2008，08.

作者簡介：張永祿（1969-），男，彝族，云南鳳慶人，中專高級講師，主要從事計算機技術(shù)在會計數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用研究。

作者單位：臨滄財貿(mào)學(xué)校，云南臨滄 677000