高度重視文書檔案管理工作，提高檔案管理水平

摘 要：伴隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，文書檔案管理工作也越來越得到重視。眾所周知對于檔案的需求在不斷的發(fā)展，檔案的管理工作也就不能僅僅停留在之前的水平之上，只有不斷提升檔案的管理水平，合理利用檔案資源，滿足社會發(fā)展的需求，才能夠讓檔案管理得到長足的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案；檔案管理；檔案管理水平

1.前言

檔案就是記錄歷史的文本，能夠客觀反映歷史，并且能夠記錄在人類在社會實踐之中所得到的知識與經(jīng)驗。所以檔案有著其它的文獻所無法比擬的憑證作用并能給人們的生活學(xué)習(xí)提供廣泛的借鑒與參考。社會對于檔案的要求就是能夠提供及時、準確、系統(tǒng)、集中的檔案信息。而檔案管理水平指的就是檔案的信息開發(fā)與檔案的實體管理的綜合水平。因此只有不斷提升檔案的管理水平，滿足社會對于檔案的基本需求，才能夠推動檔案業(yè)不斷向前發(fā)展。

2.當前檔案管理工作存在的問題

（1）從業(yè)人員素質(zhì)不高

大多數(shù)的檔案管理從業(yè)人員都未接受過非常專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，沒有專業(yè)的檔案管理技能與知識，對于檔案工作對社會發(fā)展所能起到的重要意義與戰(zhàn)略作用沒有認識，更加不了解管檔的要求、檔案資料的裝訂、歸檔、整理、收集等業(yè)務(wù)，忽視了檔案的重要性，檔案的收集意識十分薄弱。還有很多檔案管理從業(yè)人員身兼數(shù)職，沒有足夠的精力投入到檔案的管理工作之中。檔案資料不能及時的整理歸檔，無法把握檔案資料的準確性與真實性，大大影響了檔案管理工作的總體水平。

（2）基礎(chǔ)設(shè)施缺乏

很少會有單位在檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上投入大量的資金，所以檔案設(shè)備缺乏，基礎(chǔ)設(shè)施落后。更少數(shù)單位尚未設(shè)立專門存儲檔案的檔案室。其他單位也存在檔案數(shù)量過多而檔案室的面積狹小、檔案室的環(huán)境潮濕與“六防”設(shè)施的不配套等情況。所以檔案資料經(jīng)常發(fā)生霉變與蟲蛀，大大影響了檔案的完整性與美觀性，甚至存在有的管檔單位連最基本的檔案夾與切理工具都沒有購置齊全。檔案管理方式落后，還停留在相對傳統(tǒng)的手工管理方式之上，沒有及時更新、改造檔案的管理方法，自動化的應(yīng)用程度非常差，檔案管理與利用水平遠遠無法適應(yīng)單位與日俱增的需求。

（3）管理意識薄弱。

一直以來，很多領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理的重要性缺少足夠的認識，以為檔案就是保管與抄寫等簡單的工作，既無法給為單位增加收入，又要耗費大量的人力、物力、財力。檔案管理只要能夠做到把守好，不丟失，不泄密，能應(yīng)付查檔與外調(diào)等基本的功能就可以。另外，很多檔案管理人員本身就未對檔案的管理有足夠的重視，在工作中責(zé)任感低，職業(yè)道德差，工作態(tài)度不認真，存在失職、瀆職現(xiàn)象，這些都非常不利于全社會形成一種關(guān)心和關(guān)注檔案管理的氛圍。

（4）服務(wù)觀念不強

很多檔案管理人員，尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)者都嚴重缺乏大局觀，檔案工作中單純就業(yè)務(wù)而論，缺少主動性與創(chuàng)造性，無法把服務(wù)工作與改革發(fā)展有機地結(jié)合，服務(wù)觀念缺失，本位主義嚴重。這些都讓檔案管理工作人員的服務(wù)意識弱，發(fā)展的后勁不足。檔案服務(wù)機制不健全，導(dǎo)致檔案的管理工作無法順暢的運行。服務(wù)手段簡單，激勵機制缺乏，導(dǎo)致檔案管理人員的服務(wù)效率低下，無法發(fā)揮檔案信息應(yīng)有的作用。

（5）管理制度落后

檔案工作的管理程序缺乏制度化、科學(xué)化、規(guī)范化，不能嚴格執(zhí)行，不能滿足管理需要。這導(dǎo)致了檔案的收集工作不規(guī)范的現(xiàn)象，制度形同虛設(shè)，在檔案資料的收集過程中，主動權(quán)掌握在別的部門手里，他們想交才交，缺乏明確對檔案的收集考核指標。檔案整理工作缺乏統(tǒng)一標準，在立卷時，很多材料并未按照卷內(nèi)目錄的順序來進行排序與組卷。導(dǎo)致了卷內(nèi)目錄與實際整理的順序不相符，立卷時間不記錄，造成了卷內(nèi)資料漏失等現(xiàn)象。檔案管理工作不規(guī)范，管理人員在檔案的借閱方面不能照章辦事，檔案借出之后不按期歸還等現(xiàn)象很突出。

3.做好檔案管理工作的對策建議

（1）提高管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理工作具有很強的專業(yè)性，這就要求檔案人員不僅要有較強的責(zé)任感，還要具備專業(yè)的檔案管理知識，尤其是使用高科技手段管理檔案的能力。所以，只有讓檔案管理不斷學(xué)習(xí)專業(yè)的知識，開拓視野，提升自身的專業(yè)素質(zhì)，熟練掌握相關(guān)的法律法規(guī)，才能保證在新的形勢之下檔案的管理工作能夠順利的完成。第一，檔案管理工作人員應(yīng)當注重對專業(yè)知識的培養(yǎng)，可以利用自學(xué)與參加培訓(xùn)等方式，讓工作人員熟悉檔案管理各個環(huán)節(jié)的要求，掌握科學(xué)的管理方法，探索出新的管理模式，讓檔案的管理工作能夠?qū)嵱没?、科學(xué)化，充分發(fā)揮檔案管理工作的功能。第二，單位要在條件允許時，對檔案人員進行專業(yè)培養(yǎng)，堅持學(xué)與用結(jié)合的方針，根據(jù)客觀實際，按不同崗位、不同層次，進行多形式、多渠道的培訓(xùn)，為他們提供更多的學(xué)習(xí)機會，讓檔案管理人員能夠更多的接觸到新技能、新知識，不斷地提升自身的業(yè)務(wù)能力與管理水平。

（2）運用先進的檔案管理設(shè)備

實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、信息化是信息社會環(huán)境之下對于檔案管理所提出的必然要求，也是每個檔案管理人員努力的方向。檔案人員應(yīng)當運用先進的管理技術(shù)與高科技手段，來滿足現(xiàn)代檔案工作日益增長的需要。所以，檔案人員要針對各層次和各行業(yè)的查檔需求，結(jié)合新形勢下檔案工作發(fā)展的趨勢和數(shù)字化環(huán)境之下的趨勢，加強運用數(shù)據(jù)庫存、電子檔案、檔管軟件等新技術(shù)，努力提升數(shù)字化運用水平，增強網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)功能，拓寬公眾網(wǎng)絡(luò)查詢檔案服務(wù)的范圍，設(shè)立檔案網(wǎng)頁，為整個社會提供調(diào)檔快速、查檔準確的便捷服務(wù)。

（3）加大對檔案管理的重視力度

領(lǐng)導(dǎo)在單位的每項工作中，都起著至關(guān)重要的作用，領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，能夠極大的促進工作的順利開展。因此，領(lǐng)導(dǎo)要提高對檔案管理工作的重視，加強自覺更新檔案的意識，給檔案管理提供資金、政策與人才等方面的支持。比如在政策層面，要把檔案管理工作提升到一個戰(zhàn)略的高度，納入到本單位年度規(guī)劃之中，不斷建立與完善檔案管理方面的制度規(guī)章，更加關(guān)注檔案管理的工作人員，解決好他們在工作與生活中的困難，改善他們的工作環(huán)境；在資金方面，要加大對檔案管理的投入，不斷完善硬件設(shè)施，讓檔案管理人員能夠有個良好的工作環(huán)境。在人才方面，要及時糾正檔案管理工作不重要的意識，注重對檔案管理工作的隊伍建設(shè)，讓政治上可靠、懂專業(yè)、作風(fēng)正派、有責(zé)任心的人員從事檔案管理工作，建立公平適當?shù)莫剳椭贫?，人員待遇和福利、職稱的評定、晉升和提拔等要給予充分重視，充分調(diào)動檔案管理隊伍的創(chuàng)造性和積極性。

（4）樹立檔案管理服務(wù)理念

提高服務(wù)水平，強化服務(wù)意識，是推動檔案工作發(fā)展的必然要求。檔管人員要端正服務(wù)的態(tài)度，明確服務(wù)的方向，更要樹立市場意識和創(chuàng)新意識，根據(jù)市場需求，優(yōu)化措施，提高質(zhì)量。只有不斷強化服務(wù)意識，才能更好的發(fā)揮檔案管理工作的積極作用，實現(xiàn)檔案工作的社會價值。

（5）建立健全檔案管理制度

要根據(jù)客觀實際情況，制定配套的規(guī)章制度，做到檔案管理工作有據(jù)可依、有章可循。其次，要做好卷宗裝訂的工作，做到檢索便捷化、案卷完整化，努力實現(xiàn)檔案價值的最大化。再次，要嚴格執(zhí)行已有的制度。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程之中，檔案管理部門要加強對檔案工作的考核與審查，努力做到有過則罰、有功則賞，充分保證制度的權(quán)威，對于涉密的檔案管理人員，嚴懲不貸。

4.結(jié)語

做好信息的查閱和咨詢服務(wù)，充分發(fā)揮檔案信息的功效，扭轉(zhuǎn)檔管工作在社會發(fā)展中被邊緣化的趨勢，形成全社會全員關(guān)心、關(guān)注和支持檔案工作的良好氛圍。讓其服務(wù)于社會主義現(xiàn)代化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理工作的價值最大化。

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