淺談工程檔案竣工資料的管理

【摘 要】工程建設(shè)中的竣工檔案管理工作是工程建設(shè)的重要組成部分，是工程新產(chǎn)品質(zhì)量評(píng)定的依據(jù)。是反映工作內(nèi)在質(zhì)量，查處工程事故以及對(duì)已交付使用的工程管理、維修、鑒定的憑證。加強(qiáng)對(duì)工程竣工檔案的管理，是工程質(zhì)量得到保證的重要措施。特別是重點(diǎn)工程竣工檔案的歸檔，更要及時(shí)、完整。但是，在實(shí)際工作中，工程竣工檔案的歸檔就更是難上加難。

【關(guān)鍵詞】工程檔案；竣工資料

工程竣工資料是建設(shè)工程項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)的真實(shí)記錄，也是工程歸檔文件的前身，由于其工作量大，涉及面廣，影響因素多，時(shí)間性強(qiáng)以及收集時(shí)間長(zhǎng)等 ，直接或間接地影響著建筑施工企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和發(fā)展。

1.工程竣工資料管理的好壞對(duì)施工企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的影響工程竣工資料的管理周期是同施工周期等效的，其長(zhǎng)期性給工程資料的管理工作提出了新的要求：這就勢(shì)必要求施工企業(yè)設(shè)立專職的、合格的資料員負(fù)責(zé)收集施工過(guò)程中的設(shè)計(jì)變更、技術(shù)核定、現(xiàn)場(chǎng)簽證、違約索賠等原始記錄，為確定工程竣工結(jié)算奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。相反，如果平時(shí)資料管理工作不到位，在當(dāng)今重視證據(jù)的法制社會(huì)中，其重要性可見(jiàn)一斑，另外工程變更的及時(shí)下發(fā)與否，現(xiàn)場(chǎng)簽證及時(shí)辦理與否，也影響著企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。這是因?yàn)楝F(xiàn)代建筑業(yè)是多學(xué)科、多專業(yè)的有機(jī)聯(lián)系，各專業(yè)之間相互聯(lián)系、相互制約。如果變更文件不及時(shí)下發(fā)，經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致返工重做和鑿墻打洞，從而增加不必要的開(kāi)支，影響了施工企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，再加上地下物的不可預(yù)見(jiàn)性也導(dǎo)致現(xiàn)場(chǎng)簽證工作不可缺少，而現(xiàn)場(chǎng)簽證是工程結(jié)算憑證之一 。

2.工程竣工資料管理的重要性日趨突出

工程資料、檔案是項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程（從項(xiàng)目立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收）中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的與工程建設(shè)有關(guān)的各類(lèi)文件資料。隨著國(guó)家對(duì)工程質(zhì)量要求的提高，“三控兩管一協(xié)調(diào)”中的檔案管理已經(jīng)成為一項(xiàng)專業(yè)化的管理項(xiàng)目，每個(gè)工程都必須按照建設(shè)部等相關(guān)規(guī)定的要求需要進(jìn)行整理編制竣工資料，向竣工驗(yàn)收委員會(huì)提交審查并向檔案管理部門(mén)移交竣工資料。這是因?yàn)榫幹瓶⒐べY料具有以下意義：

2.1 竣工資料是對(duì)施工情況的記錄，真實(shí)反映了工程施工的全過(guò)程，反映了工程的內(nèi)在質(zhì)量，特別是對(duì)于隱蔽工程和建成后不易檢測(cè)的項(xiàng)目更具有唯一的、不可替代的重要價(jià)值。隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和交通運(yùn)輸事業(yè)的需要還要對(duì)已建公路項(xiàng)目進(jìn)行改建或擴(kuò)建，竣工資料則是為建設(shè)單位、物業(yè)等部門(mén)重要的管理參考數(shù)據(jù)，因此資料整理工作就顯得更加重要。

質(zhì)量保證資料為質(zhì)量事故的分析，判斷事故嚴(yán)重程度，查找事故發(fā)生的根源，確定造成事故的責(zé)任人提供可靠真實(shí)的依據(jù)。因此強(qiáng)調(diào)質(zhì)量保證資料的重要性，將有利于促進(jìn)工程質(zhì)量的提高。

2.2 按照建設(shè)部頒發(fā)的《公路工程竣工驗(yàn)收辦法》的規(guī)定，竣工驗(yàn)收必須具備的條件之一是：質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)已完成工程質(zhì)量檢測(cè)、檢驗(yàn)并編寫(xiě)完成了工程質(zhì)量鑒定書(shū)。工程質(zhì)量檢驗(yàn)有質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)負(fù)責(zé)組織，隱蔽工程和建成后不易檢測(cè)的分項(xiàng)、分部工程，應(yīng)審查施工、監(jiān)理單位的原始資料。工程建成后首先要報(bào)質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)進(jìn)行竣工驗(yàn)收前的質(zhì)量鑒定，質(zhì)量鑒定合格后才能進(jìn)行竣工驗(yàn)收。質(zhì)量鑒定需要施工、監(jiān)理單位向質(zhì)量鑒定部門(mén)提交質(zhì)量保證資料，質(zhì)量鑒定部門(mén)把這些資料是否齊全、真實(shí)作為工程質(zhì)量管理、檢查、評(píng)定的一個(gè)重要方面。

2.3 竣工資料在整個(gè)項(xiàng)目評(píng)定和今后物業(yè)維修、改建擴(kuò)建中占有重要的地位。資料整理是一項(xiàng)系統(tǒng)性強(qiáng)、要求高的工作，如果平時(shí)不注意保存、收集和積累原始施工記錄、現(xiàn)場(chǎng)檢測(cè)數(shù)據(jù)、來(lái)往文檔，將會(huì)使今后的工作陷于被動(dòng)局面。

3 當(dāng)前竣工資料管理經(jīng)常存在的問(wèn)題

3.1 工程質(zhì)量驗(yàn)收簽證資料不齊全；

3.2 竣工圖文件編制不夠規(guī)范；

3.3 施工驗(yàn)收原始簽證資料格式不規(guī)范；

3.4 施工原始資料書(shū)寫(xiě)不規(guī)范；

3.5 施工原始驗(yàn)收簽證資料填寫(xiě)不規(guī)范；

3.6 資料收集跟蹤、收集管理困難，管理不及時(shí)；

3.7 文件、檔案分類(lèi)及竣工資料編制規(guī)則不統(tǒng)一；

3.8 竣工資料編制時(shí)間長(zhǎng)，效率低，費(fèi)用高；

3.9 缺少采用信息化的管理手段，檢索效率低；

3.10 無(wú)法提供電子版的竣工資料，不能適應(yīng)信息化要求，資料利用率低；

3.11 工程資料檢查手段落后，工作強(qiáng)度大，效率低。

4 竣工文件的整理落后于主體工程進(jìn)展的原因

4.1 有些業(yè)主、監(jiān)理和承包單位平時(shí)不重視內(nèi)業(yè)資料的整理，往往在工程臨近結(jié)束時(shí)才開(kāi)始整理內(nèi)業(yè)資料；

4.2 有些單位平時(shí)的檔案管理基本上沿用了文書(shū)檔案管理的方式，工程臨近結(jié)束時(shí)整理起來(lái)比較困難；

4.3 工程實(shí)施過(guò)程中，專業(yè)化的施工隊(duì)伍調(diào)動(dòng)頻繁，如路基工程的作業(yè)隊(duì)伍，在進(jìn)入路面鋪筑時(shí)已撤離現(xiàn)場(chǎng)，一旦缺少路基資料不易整理齊全；

4.4 工程管理人員和檔案管理人員對(duì)相互的業(yè)務(wù)不熟悉，交接不方便，內(nèi)業(yè)資料整理過(guò)程中的重復(fù)返工現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。

4.5 缺少信息化技術(shù)手段進(jìn)行工程資料的管理、利用和竣工資料的編制。

除了上述主要原因外，其他因素，如各單位的管理水平等，也是決定內(nèi)業(yè)資料整理水平的重要方面。竣工文件的管理和工程內(nèi)業(yè)的管理一樣，都是工程建設(shè)管理的重要組成部分，在工程內(nèi)業(yè)一開(kāi)始就應(yīng)按竣工驗(yàn)收辦法的要求編排目錄、編制檔號(hào)，做到“邊整理、邊歸檔”，達(dá)到工程完成，竣工文件編制完成的目的。

5 工程項(xiàng)目管理與工程資料、檔案管理

工程項(xiàng)目管理的核心是“三控兩管一協(xié)調(diào)”，在工程項(xiàng)目的管理過(guò)程中，工程資料和檔案是管理的依據(jù)和信息來(lái)源，沒(méi)有建立工程項(xiàng)目的資料、檔案管理體系，要實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目的核心管理將無(wú)從談起，工程資料、檔案管理是貫穿于工程建設(shè)的整個(gè)生命周期中，傳統(tǒng)的工程資料、檔案管理是基于人工的管理過(guò)程，管理效率低下，資料、檔案檢索、查找和利用十分不便，不利于工程資料、檔案的再利用，在編制竣工檔案過(guò)程中需要投入大量的人力、物力，編制周期長(zhǎng)，工作量大，出錯(cuò)率高，編制完成的工程檔案基本上只有紙質(zhì)文檔，無(wú)法提供作為信息化基礎(chǔ)的電子文檔資料，很多的資料、檔案都變成了死資料、死檔案。

傳統(tǒng)工程資料、檔案的管理基本上采用手工管理，存在著資料、檔案分類(lèi)和編制不統(tǒng)一，管理過(guò)程紛亂，無(wú)法監(jiān)控，甚至發(fā)生資料、檔案丟失的現(xiàn)象。如何解決工程資料、檔案的管理、利用和信息化問(wèn)題是當(dāng)前工程主管部門(mén)、建設(shè)單位、監(jiān)理單位和施工單位所面對(duì)的復(fù)雜問(wèn)題。

6 信息化對(duì)工程資料、檔案管理提出了新的要求

信息化的核心就是利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段來(lái)解決信息的采集、加工、利用的問(wèn)題，提高我們的信息收集、加工和利用的水平，工程資料、檔案是信息化的對(duì)象和核心，傳統(tǒng)的手工方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代工程管理信息化的要求，這是目前工程資料、檔案管理面臨的新形式下的課題。于是，隨著市場(chǎng)的需求，適合工程項(xiàng)目資料、檔案管理流程的《工程檔案竣工資料管理系統(tǒng)》出現(xiàn)了。

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