輸變電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)的檔案管理研究

【摘要】為了在工程投入使用后，使其安全和文明生產(chǎn)盡快雙達(dá)標(biāo)，在全省范圍內(nèi)，展開(kāi)重點(diǎn)輸變電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)活動(dòng)，復(fù)檢考核評(píng)定輸變電工程的安全管理和技術(shù)指標(biāo)，以及施工質(zhì)量和檔案管理，還有綜合管理等五個(gè)項(xiàng)目，這可有效促進(jìn)輸變電工程建設(shè)質(zhì)量的提高，也有利于提高整體移交水平。在工程管理和考核中，把檔案管理列為一項(xiàng)，有利于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員的檔案意識(shí)的增強(qiáng)，從而為輸變電工程檔案的齊全和完整以及及時(shí)歸檔提供了保障。

【關(guān)鍵詞】輸變電；達(dá)標(biāo)；檔案；管理

在全省范圍內(nèi)，推行重點(diǎn)輸變電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)活動(dòng)，有利于促進(jìn)輸變電工程建設(shè)質(zhì)量的提高，以及提高工程整體移交水平；也有利于工程投產(chǎn)后實(shí)現(xiàn)安全和文明生產(chǎn)的雙達(dá)標(biāo)，以及投資效益和生產(chǎn)效益以及社會(huì)效益的發(fā)揮。這與社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制發(fā)展相吻合。同時(shí)為了推動(dòng)電力建設(shè)項(xiàng)目的“控制造價(jià)和合理工期，以及達(dá)標(biāo)投產(chǎn)”的整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，復(fù)檢考核評(píng)定輸變電工程的安全管理和技術(shù)指標(biāo)，以及施工質(zhì)量和檔案管理，還有綜合管理等五個(gè)項(xiàng)目。在工程管理和考核中，將檔案管理列為其中一項(xiàng)，有利于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員的檔案意識(shí)的增強(qiáng)，也為做好重點(diǎn)輸變電工程檔案管理創(chuàng)造了條件。同時(shí)，新的挑戰(zhàn)也被擺在了我們檔案部門面前。這里從以下幾方面，簡(jiǎn)單闡述我們?cè)谳斪冸姽こ虣n案的齊全和完整以及及時(shí)歸檔所做的工作。

1、做好工作的關(guān)鍵就是領(lǐng)導(dǎo)重視

今后生產(chǎn)運(yùn)行與維護(hù)，以及社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的發(fā)揮，還有輸變電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)活動(dòng)的開(kāi)展都與工程檔案的完整和準(zhǔn)確以及系統(tǒng)與否具有直接的關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這些工作給予了高度的重視，我局開(kāi)展輸變電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)活動(dòng)在人、財(cái)、物上領(lǐng)導(dǎo)提供了有力的支持。首先成立了由局一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，包括局工程部和生技部，以及安監(jiān)部及工程各參建單位負(fù)責(zé)人為成員的工程投產(chǎn)達(dá)標(biāo)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)整個(gè)達(dá)標(biāo)投產(chǎn)過(guò)程的領(lǐng)導(dǎo)和組織以及協(xié)調(diào)工作負(fù)責(zé)，建設(shè)期工作小組和考核期工作小組，以及檔案工作小組和工程結(jié)算四個(gè)領(lǐng)導(dǎo)小組是領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)的組織，對(duì)日常工作負(fù)責(zé)，并把《投產(chǎn)達(dá)標(biāo)工作方案》和《考核實(shí)施細(xì)則》分別制定出來(lái)，這就使目標(biāo)方向得到徹底的明確。從而使全局上下，以及各個(gè)單位和部門的職責(zé)都具有明確的分工。這樣就使各級(jí)人員的檔案意識(shí)得到強(qiáng)化，為輸變電工程檔案工作推動(dòng)工程建設(shè)的發(fā)展創(chuàng)造了條件。

2、工程檔案提前介入，有效地確保檔案的質(zhì)量

從一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)，到建設(shè)和投產(chǎn)運(yùn)行的整個(gè)過(guò)程中，形成的對(duì)工程具有價(jià)值的，需要保存歸檔的文件材料被稱為工程檔案。因此說(shuō)，工程檔案的形成是與工程的進(jìn)展緊密相連的。工程初期的選址和籌建等等各種協(xié)議合同文件材料，都是具有價(jià)值的重要憑證和依據(jù)，丟失就不會(huì)有彌補(bǔ)的可能，而通過(guò)回憶所彌補(bǔ)的材料不會(huì)具有法律效益，因此也無(wú)法作為憑證和依據(jù)?？梢?jiàn)原始性文件資料的重要性。一個(gè)基建項(xiàng)目從立項(xiàng)一直到竣工都會(huì)具有較多的單位進(jìn)行參與，形成復(fù)雜的情況，以及周期時(shí)間較長(zhǎng)的特點(diǎn)。因此說(shuō)，收集工程文件材料及歸檔并不是件容易的事情。尤其是工程前期階段，很多事情都還沒(méi)有走入正軌，人員少，條件差，事情多是這個(gè)階段的特征，這時(shí)如果沒(méi)有較強(qiáng)的意識(shí)及時(shí)收集積累在工作過(guò)程中形成的文件材料，工程一旦投產(chǎn)后，不能及時(shí)歸檔需要?dú)w檔的文件材料，而歸檔后的文件材料不完整，這時(shí)，只能是編造或補(bǔ)寫，或是聽(tīng)任缺失，這樣竣工檔案的原始性、真實(shí)性和完整性就保障不了。在新塘變電站220千伏輸變電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)時(shí)，沒(méi)有齊全的收集工程前期文件就被復(fù)查出來(lái)，這時(shí)想找回前期文件已經(jīng)是根本不可能的事情了。從實(shí)踐中得出，工程檔案要想完整，檔案部門在工程的前期就應(yīng)該開(kāi)始注重收集文件資料。并對(duì)檔案的重要性和在工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)中的具體要求進(jìn)行宣傳，從而強(qiáng)化了領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員的檔案意識(shí)，積極的配合檔案部門，督促每個(gè)職能部門及時(shí)收集和保管，以及移交自己日常職能活動(dòng)中形成的文件材料，提高了檔案的質(zhì)量；在蓄增500千伏甲線送電線路工程中，由于高度的重視，在工程初期就積極主動(dòng)的展開(kāi)工程檔案工作，把收集和積累前期文件資料的責(zé)任落實(shí)到人頭，所以，就比較齊全、完整的形成了蓄增500千伏甲線送電線路工程的前期檔案文件材料，與考核達(dá)標(biāo)投產(chǎn)的工程檔案管理指標(biāo)相吻合，在復(fù)查達(dá)標(biāo)投產(chǎn)時(shí)，五個(gè)考核項(xiàng)目都受到好評(píng)。因此說(shuō)，在工程初期檔案工作積極主動(dòng)的展開(kāi)，有利于提高全員對(duì)檔案工作的重視意識(shí)，為工程建設(shè)資料的全面收集和積累創(chuàng)造條件，這樣工程檔案的質(zhì)量才會(huì)具有保障。

3、健全檔案管理制度，建立完整的工程檔案網(wǎng)絡(luò)

完整和準(zhǔn)確的組織工程檔案需要建立在檔案管理規(guī)章制度的建立健全基礎(chǔ)之上。以檔案制度的形式，把項(xiàng)目施工各個(gè)階段產(chǎn)生的文件材料的范圍和名稱詳細(xì)的列舉出來(lái)，同時(shí)把竣工檔案的編制內(nèi)容和格式等等材料要求，落實(shí)到具體的接收部門和責(zé)任部門以及責(zé)任人。規(guī)章制度的可行性，有利于檔案工作的開(kāi)展，為齊全和完整統(tǒng)一形成竣工檔案資料提供保障?？傊?，把一個(gè)完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)建立起來(lái)，是保證檔案管理工作順利完成的最有效手段。因?yàn)槠髽I(yè)的檔案管理部門人員數(shù)量有限，他們要對(duì)整個(gè)單位的檔案工作全面的負(fù)責(zé)，他們很難達(dá)到全過(guò)程參與收集、整理、歸檔工程檔案的工作，同時(shí)由于工程檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性，對(duì)于每個(gè)專業(yè)的技術(shù)狀況和施工進(jìn)程以及工藝標(biāo)準(zhǔn)來(lái)說(shuō)，檔案人員也不可能完全熟悉，因此說(shuō)，只有對(duì)檔案業(yè)務(wù)熟悉并參與施工的技術(shù)人員，進(jìn)行收集和積累以及監(jiān)督文件材料，才能及時(shí)糾正發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，使工程檔案形成的文件材料的質(zhì)量和時(shí)效性得到保障。同時(shí)需要根據(jù)《輸變電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》中的工程檔案管理項(xiàng)目考核指標(biāo)的要求，對(duì)本工程檔案形成過(guò)程的質(zhì)量監(jiān)督和管理職責(zé)進(jìn)行積極的落實(shí)，對(duì)文件材料的全面收集和積累都要依靠考核指標(biāo)的質(zhì)量規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。同時(shí)，把項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和檔案人員為主的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，在施工和監(jiān)理以及建設(shè)單位也建立起來(lái)，這樣就把明確的職責(zé)分工落實(shí)到項(xiàng)目負(fù)責(zé)人以及專兼職檔案員的頭上。檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性以及清晰度將由施工單位負(fù)責(zé)，檔案材料的審核將由建設(shè)單位和監(jiān)理單位負(fù)責(zé)。這樣，就建立起來(lái)一個(gè)圍繞著局綜合檔案室牽頭，由各參建單位檔案負(fù)責(zé)人員組成的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，從而為建立完整準(zhǔn)確高質(zhì)量的輸變電工程檔案創(chuàng)造有力條件。

4、嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范，確保工程檔案及時(shí)歸檔

工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)活動(dòng)的開(kāi)展的最根本目的就是把輸變電工程的建設(shè)質(zhì)量和整體移交水平提高上來(lái)，對(duì)工程投產(chǎn)后的安全和文明生產(chǎn)的雙達(dá)標(biāo)起到推動(dòng)作用，并使設(shè)備長(zhǎng)期安全運(yùn)行得到保障，投資效益得到及時(shí)發(fā)揮。在工程竣工投產(chǎn)三個(gè)月后，工程檔案立卷歸檔工作必須完成，必備條件達(dá)到時(shí)，才可申請(qǐng)復(fù)查達(dá)標(biāo)，這是工程投產(chǎn)達(dá)標(biāo)要求。工程檔案的立卷歸檔任務(wù)時(shí)間緊，任務(wù)重，為了在短時(shí)間內(nèi)完成，局綜合檔案室采取派人現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)業(yè)務(wù)，積極的對(duì)設(shè)計(jì)和施工以及監(jiān)理等單位的關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)，根據(jù)工程管理的有關(guān)制度，施工單位對(duì)收集、整理、保管施工過(guò)程中形成的技術(shù)文件材料予以負(fù)責(zé)，單位工程和總體工程竣工圖需要根據(jù)規(guī)定編制；并按達(dá)標(biāo)考核指標(biāo)要求把全部施工文件和竣工圖移交給建設(shè)單位，組織和督促各施工單位積累和整理，以及編制和歸檔，還有移交工程項(xiàng)目檔案的工作由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)，并連同監(jiān)理資料和月報(bào)，以及臺(tái)賬和工作匯報(bào)等文件一同移交；項(xiàng)目的立項(xiàng)和可行性研究，積累、整理、歸檔各建設(shè)階段的各項(xiàng)技術(shù)性文件材料和管理性文件材料的工作由建設(shè)單位負(fù)責(zé)，并對(duì)監(jiān)理公司、施工單位形成和積累施工技術(shù)文件，施工單位編制竣工圖的質(zhì)量指導(dǎo)和檢查進(jìn)行督促。在達(dá)標(biāo)考核階段，建設(shè)單位組織將根據(jù)達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格檢查各參建單位的所有竣工圖紙和資料，堅(jiān)決整改不符合要求的內(nèi)容，彌補(bǔ)缺項(xiàng)部分，明確規(guī)定資料格式和完成日期等，建設(shè)單位把資料收集齊全后，經(jīng)過(guò)檢查清查，最后進(jìn)行匯總列冊(cè)，向局綜合檔案室進(jìn)行移交，再有具綜合檔案室進(jìn)行統(tǒng)一科學(xué)分類和編目，以及整理和裝盒等等措施，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的計(jì)算機(jī)管理。

5、結(jié)論

我們采取了一系列有效的管理措施，加強(qiáng)工程檔案的管理意識(shí)，提高檔案管理質(zhì)量，以配合輸變電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)活動(dòng)。工程檔案實(shí)現(xiàn)了有效管理，尤其重點(diǎn)輸變電工程檔案工作成效顯著，促進(jìn)了我局輸變電工程檔案工作走向制度化和規(guī)范化。隨著逐步的完善與健全市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制，一個(gè)企業(yè)要想具備競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，在激烈的市場(chǎng)竟?fàn)幹蝎@得優(yōu)勢(shì)地位，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方法管理企業(yè)是必然的趨勢(shì)，也是使自己的生存能力和竟?fàn)幠芰Φ玫教岣叩挠行Т胧瑱n案管理部門也應(yīng)積極的迎合新形勢(shì)工程檔案的管理的要求，提高檔案人員的素質(zhì)，為工程達(dá)標(biāo)和企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)貢獻(xiàn)自己的力量。