淺談企業(yè)重點工程檔案管理工作

【摘要】工程檔案管理是企業(yè)重點工程建設管理的重要組成部分，本文根據(jù)企業(yè)重點工程的特點，從組織建設、專業(yè)管理、經濟手段、驗收移交等四個方面闡述工程檔案管理工作，提出了開展工程檔案管理工作的具體措施和注意事項，旨在保證工程檔案的歸檔質量。

【關鍵詞】企業(yè)；重點工程；檔案管理

工程檔案管理是企業(yè)工程建設管理的重要組成部分，由于企業(yè)重點工程建設具有參建單位多、建設周期長、組織機構臨時、建設人員不穩(wěn)定、管理主體多元、工程項目專業(yè)、建設實施系統(tǒng)、施工現(xiàn)場復雜等特點，因此，加強工程檔案管理直接關系到整個工程檔案工作的質量和效率，保證工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范。

一、成立工程檔案組織管理體系，爭取領導對檔案工作的重視

工程建設管理機構的成立時，就要結合企業(yè)重點工程建設具有 “小籌建、大承包”的特點，抽調既熟悉檔案業(yè)務知識又對工程建設專業(yè)知識有所了解的檔案員負責工程檔案管理，建立與工程檔案工作相適應的檔案管理網絡體系，由分管領導、專業(yè)項目負責人、檔案員組成，并明確各工作崗位中檔案管理職責；同時，與承建單位及其項目部建立橫縱向聯(lián)系制度，不定期召開業(yè)務交流會，及時溝通信息，了解情況，掌握工程檔案工作進度；堅持工程建設與檔案工作三同步：即工程建設開工與工程建檔同步，工程建設過程與檔案收集、整理同步，工程竣工與檔案交付驗收同步。為了保證工程檔案工作有章可循、有法可依、規(guī)范有序開展，要根據(jù)有關檔案管理規(guī)章制度，結合工程建設具體實際情況，制定建立一整套適合本項目特點工程檔案管理的工作制度，使工程檔案管理有切實有效的控制措施，并把檔案工作納入領導議事日程，納入建設管理工作計劃，納入工程建設管理機構的職責范圍和工程技術人員崗位責任制。

領導對工程檔案工作的重視，并在人力、物力、財力上給予大力支持，是順利開展工程檔案工作的關鍵所在。因此，在工程施工建設過程中，要積極主動爭取領導對工程檔案工作的重視，及時反饋工程檔案工作在開展中存在的問題，使檔案工作擺上領導議事日程，并列入監(jiān)理例會、專業(yè)協(xié)調會、商務談判的主要議題內容來抓，要強調檔案工作重要性，同時提出具體的措施要求；要求參建單位，為確保工程檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)，要通力協(xié)作認真做好工程檔案資料的收集、整理、移交工作；同時，將工程檔案工作的業(yè)務經費列入工程預算，能切實保證工程檔案工作順利開展有可靠的經濟來源。

二、通過多種途徑和方法，提高參建人員檔案業(yè)務水平

根據(jù)工程建設的不同階段，采取多種形式，組織檔案員、工程技術人員，認真學習宣傳《檔案法》、《檔案法實施辦法》等法律法規(guī)，學習關于建設項目竣工檔案驗收細則、項目施工及驗收技術規(guī)范及工程檔案的歸檔范圍、保管期限、整理細則、分類編號、案卷質量等內容的有關規(guī)定規(guī)范，提高參建人員的檔案意識，使領導、工程技術人員充分認識到做好工程檔案工作的重要性及如何做好工程檔案工作，形成人人理解支持重視工程檔案工作的良好氛圍。

工程檔案工作是一項的系統(tǒng)工作，不是單靠檔案人員所能完成、做好的，也不能完全依賴工程技術人員，要求所有參建人員必須統(tǒng)一認識、配合協(xié)調、依靠共同努力才能完成、做好的。因此，從事工程建設的檔案人員必須具備扎實的檔案專業(yè)知識，并熟練掌握實際操作技能，還必須對工程建設專業(yè)知識有所了解；同樣，工程技術人員除了精通工程建設專業(yè)技術外，也要對檔案專業(yè)知識有所了解。工程建設初期，要邀請上級檔案主管部門領導和專家到工地現(xiàn)場舉辦檔案業(yè)務知識講座，宣傳有關檔案的法規(guī)政策，使參建人員對檔案業(yè)務知識有所了解，正確認識檔案工作在工程建設中的作用和地位，為順利開展工程檔案工作打下基礎；同時，要求檔案人員參加工程建設基本專業(yè)知識培訓，使檔案人員對工程建設的基本程序、內容、技術規(guī)范有所了解，從而促進工程檔案整理質量。工程建設過程，要針對項目檔案的特點和存在問題，采取請進來，走出去的辦法，組織檔案人員及有關工程技術人員，對有關檔案管理問題進行講解、咨詢，并進行現(xiàn)場操作演示，增強相關人員對檔案工作的感性認識和理性認識，以提高工程檔案工作質量。工程檔案人員和工程技術人員可互相學習、交流，了解對方專業(yè)知識和工作內容，保證工程檔案收集及時、準確、完整；此處，檔案人員和工程技術人員還要正確對待上級主管部門與指導部門對工程檔案工作的監(jiān)督、檢查、指導，不斷提高各自的管理水平和業(yè)務素質。

三、利用經濟制約手段，切實有效地開展檔案工作

隨著社會主義市場經濟的深入，建筑市場的規(guī)范，合同、協(xié)議在工程建設中的作用日益突出。建設單位與承建單位在合同關系中是平等主體，任何手段都不能制約影響有效合同的簽訂、履行。因此，合法有效地利用合同的法律效力和經濟制約手段搞好工程檔案工作，是非常必要的。

在與設計、施工、設備供貨等單位簽訂合同協(xié)議時，主動商洽將檔案工作所要求的條款寫進有關合同或協(xié)議中，有利于檔案部門和有關部門具體操作，可有效防止在工程檔案資料交接驗收和設備開箱移交資料時推諉扯皮現(xiàn)象的發(fā)生。條款內容可包括：歸檔范圍、移交套數(shù)、案卷質量、驗收交接等具體要求。特別在簽訂設備供貨合同協(xié)議時要注意三個問題：一是明確，哪些是設備的隨機及廠家必須提供的資料，哪些是設備廠家技術保密及可不提供的資料；二是清楚，對進口設備，要求供貨方提供哪些政策性所需的文件材料及其提供的方式，并辨認審核其合法性；三是了解，對成品設備要求提供針對整個設備的質保材料及印刷成套的資料手冊，而對非成品設備要求提供集成設備的各構成部分的質保材料及打印裝訂的資料手冊。

目前，某些建設項目為趕工期、早投產收益、早入固資折舊，采取了工程先竣工驗收投產，甚至結算工程款項，只留工程維護款，工程檔案事后再收集、整理、移交，這樣給工程檔案工作帶來多方負面影響：事隨人遷，事后編制竣工檔案，破壞了工程檔案準確性、完整性；喪失經濟制約手段，置工程檔案工作于被動局面；甚至出現(xiàn)將部分工程維護款抵消部分應移交的工程檔案資料，損壞了工程檔案工作的嚴肅性等等；因此，必須適時強調工程檔案是工程建設不可分割的組成部分，并運用適當?shù)慕洕侄螌こ虣n案工作實行有效控制，增強對工程檔案工作與工程建設同步的認識，避免出現(xiàn)工程檔案工作滯后的現(xiàn)象。財務部門在進行工程決算時，要注意檢查竣工檔案資料交接手續(xù)是否齊全，竣工驗收證書有無檔案部門的簽字和加蓋“檔案資料驗收專用章”，手續(xù)完備的，財務部門才予決算；特別在結算時，要注意審查項目業(yè)主檔案部門對工程檔案資料接收的意見，嚴把工程款項結算關。對項目檔案收集整理不符合規(guī)范要求的，可從施工單位工程款中扣繳用于工程檔案資料的補辦、補測、補繪、編制整理等費用，留項目業(yè)主財務暫存，限期整改，待竣工資料收集齊全、整理規(guī)范并經檔案部門驗收后方予返還。

建立相應的獎懲機制。積極爭取質量監(jiān)督部門、地方建設委員會的支持，把工程檔案資料的質量列入工程質量的評優(yōu)評先考核指標范圍，并對工程檔案資料質量的獎罰及其金額比例、方式以合同的形式予以具體確定；同時，加大工程管理機構內部人員考核力度，把工程檔案資料的質量落實到具體的人和崗位，明確職責，獎罰分明。

四、加強建設工程項目檔案驗收移交的工作

建設工程項目檔案驗收是工程竣工驗收的重要組成部分，須與建設項目的單項工程驗收、初步驗收、竣工驗收同步進行。而工程檔案達標程度是考核參建單位在建設過程中基礎管理工作和工程質量水平的重要依據(jù)，也是對工程檔案工作開展成效的評價。因此，參建單位應重視建設項目工程檔案的驗收，充分做好驗收準備。首先，建設項目所有工程檔案的匯總，一般由總承包單位負責，或由建設單位指定一個參建單位匯總，其他單位要積極配合；其次，準備建設項目工程檔案驗收相關的文件材料，如，擬寫工程檔案情況報告，準備工程簡介、案卷目錄、基建工程項目竣工驗收情況一覽表、主要設備情況一覽表等必要驗收材料；最后，由于企業(yè)重點工程規(guī)模大，產生的檔案資料多，建設項目檔案驗收要組織專項驗收，因此要做好會務工作，如，準備擬請哪些部門、人員參加，排好案卷，安排好會議議程等。

工程竣工綜合驗收后，要根據(jù)《城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法》和建設單位對工程檔案接收的有關辦法規(guī)定，做好工程檔案的移交接收工作。移交接收時要注意以下問題：要確定承建單位移交工程檔案的程序、期限及未按時移交的責任；接收承建單位的工程檔案時要審核檔案專項驗收提出的整改意見是否整改完畢，移交的套數(shù)是否符合合同約定，案卷質量是否符合規(guī)范標準，交接手續(xù)是否完備；要在規(guī)定的時間內向相關檔案館（室）和使用單位做好移交工作，不能及時移交要說明原因，申請延期。郵政重點工程檔案移交期限一般是6個月；只有一份正本原件，原則上存建設單位，確須要存有關單位的，要附必要的說明或相關證明材料；要適當考慮工程投產使用后其他方面對工程檔案的需求，如產權辦理。如果原件存城建檔案館，要求城建檔案館多提供蓋有原件存本館的復印件兩份；如果合同里沒有約定辦理產權時所需的竣工圖，可要求施工單位多提供兩套建筑竣工圖，費用由建設單位負責。