信息傳輸技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用

【摘 要】計算機技術(shù)的蓬勃發(fā)展，給辦公環(huán)境帶來了一場深刻的革命，現(xiàn)代計算機信息傳輸技術(shù)的發(fā)展，又使辦公環(huán)境向著現(xiàn)代化辦公大樓的目標(biāo)—智能大廈，邁進了一步，無紙化辦公時代已經(jīng)來臨。因此，辦公自動化是信息傳輸技術(shù)自身建設(shè)、改革和發(fā)展的必然要求，實現(xiàn)和推進辦公自動化系統(tǒng)是高校管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的必然趨勢。

【關(guān)鍵詞】辦公自動化；信息傳輸；應(yīng)用

一、辦公自動化的內(nèi)涵

辦公室自動化是近年隨著計算機科學(xué)發(fā)展而提出來的新概念。辦公室自動化英文原稱Office Automation，縮寫為OA。（大廈內(nèi)有：辦公自動化系統(tǒng)OA；通信自動化系統(tǒng)CA；大樓自動化管理系統(tǒng)BA。計算機的誕生和發(fā)展促進了人類社會的進步和繁榮，OA辦公系統(tǒng)登錄界面展示。作為信息科學(xué)的載體和核心，計算機科學(xué)在知識時代扮了重要的角色。在行政機關(guān)、企事業(yè)單位工作中，是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，以計算機為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作具有這三種功能的大樓，統(tǒng)稱為3A智能大廈。）目前關(guān)于辦公自動化還沒有一個嚴(yán)格統(tǒng)一的定義，其內(nèi)涵通常是以電子計算機技術(shù)為核心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進的通信技術(shù)，由辦公室人員與設(shè)備共同構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機信息處理系統(tǒng)。其目的是盡可能充分利用現(xiàn)代技術(shù)資源與信息資源，提高工作效率和工作質(zhì)量，為科學(xué)管理和決策服務(wù)，從而達(dá)到無紙化、自動化、智能化的效果。

通過實現(xiàn)辦公自動化，或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現(xiàn)提高決策效能的目的。協(xié)達(dá)CTOP軟件以其工作流BPM功能強大、知識管理KM應(yīng)用深入、信息門戶靈活便捷，成為中國產(chǎn)品競爭力第一的OA軟件。創(chuàng)立于復(fù)旦大學(xué)的協(xié)達(dá)軟件，是我國辦公自動化領(lǐng)域產(chǎn)品競爭力第一的廠商，是國內(nèi)唯一被用友、金蝶官方同時OEM代理的軟件，市場覆蓋率已超過70%。

二、遠(yuǎn)距離信息傳輸?shù)暮x

信息傳輸?shù)暮x，主要是指一臺計算機向遠(yuǎn)程的另一臺計算機或傳真機發(fā)送傳真、一臺計算機接收遠(yuǎn)程計算機或傳真機發(fā)送的傳真、兩臺計算機之間屏幕對話及兩臺計算機之間實現(xiàn)文件傳輸即EDI（Electronic Data Interchange 電子數(shù)據(jù)交換）技術(shù)。

現(xiàn)代社會正在進入信息時代，人們對信息的需求日益增強，特別是計算機技術(shù)和通訊技術(shù)的有機結(jié)合，促進了現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，從而對社會的信息需求又起到了支持和推動作用。Internet 就是這種技術(shù)的典型代表，它從根本上解決了分散數(shù)據(jù)庫的集中檢索。辦公自動化是一個不斷成長的概念，辦公自動化系統(tǒng)從最初的漢字輸入、文字處理、排版編輯、查詢檢索等單機應(yīng)用軟件逐漸發(fā)展成為現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，通過聯(lián)網(wǎng)將單項辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)成一個多功能的辦公系統(tǒng)，再通過遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)將多個系統(tǒng)聯(lián)結(jié)成更大范圍的辦公自動化系統(tǒng)。多媒體技術(shù)、電子商務(wù)是辦公自動化發(fā)展的又一趨勢。在國外，利用計算機網(wǎng)絡(luò)提供信息服務(wù)的市場發(fā)展十分迅速，尤其近幾年，以HTML語言為基礎(chǔ)的WWW技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使信息服務(wù)進入前所未有的發(fā)展熱潮，并朝著多媒體方向發(fā)展。

Internet在中國的發(fā)展雖然迅速，但仍屬剛剛起步，與發(fā)達(dá)國家相比仍有較大差距。國內(nèi)面向公眾服務(wù)的ISP多集中在大中城市，網(wǎng)絡(luò)覆蓋面受到限制，而水利行業(yè)的特點是廣大水利工作者都在中小城鎮(zhèn)，甚至窮鄉(xiāng)僻壤，短期內(nèi)根本不可能享受到Internet服務(wù)。另外，有的地方即使有ISP，面對其高昂的費用、繁瑣的入網(wǎng)和繳費手續(xù)、不良的服務(wù)質(zhì)量，全行業(yè)貧困的水利工作者，非凡是處于基層的廣大地質(zhì)勘測人員，也只能是望而卻步。在這種情況下，能否實現(xiàn)遠(yuǎn)距離信息傳輸呢？通過實踐回答是：在安裝了FAX/MODEM的計算機上應(yīng)用必要的通訊軟件，可以進行遠(yuǎn)距離信息傳輸，而且可以做到傳輸速度快、操作方法簡便。

三、辦公自動化建設(shè)和使用中存在的問題分析

當(dāng)前，隨著辦公自動化建設(shè)快速發(fā)展、規(guī)模日益擴大，存在地理位置相距甚遠(yuǎn)的幾個辦公區(qū)，如何保障管理信息的公開與暢通，管理關(guān)系的協(xié)調(diào)與統(tǒng)一，傳統(tǒng)辦公方式明顯不能適應(yīng)遠(yuǎn)程辦公的需求，這就要求辦公區(qū)間的新型的網(wǎng)絡(luò)化辦公方式出現(xiàn)。隨著數(shù)字化辦公的建設(shè)的推進，辦公自動化技術(shù)越來越趨于成熟和完善。

辦公自動化系統(tǒng)有許多的優(yōu)點：第一，它能夠創(chuàng)造一個集成化的工作環(huán)境，為辦公區(qū)的工作人員提供多功能的桌面辦公環(huán)境，從而解決不同人員處理不同事務(wù)需要使用不同工作環(huán)境的問題，實現(xiàn)辦公資源共享；其次，辦公自動化系統(tǒng)能提供集成處理及發(fā)布信息的工作平臺，解決以往信息收集、處理和發(fā)布過程相分割的問題，減少許多不必要的交接環(huán)節(jié)，并通過替代傳統(tǒng)的人工紙介質(zhì)或磁介質(zhì)信息傳遞，提高信息傳遞效率和可靠性；第三，辦公自動化系統(tǒng)還能提供具有工作流程性質(zhì)的處理過程和監(jiān)督功能，解決多部門協(xié)作問題，推動部門間的高效率協(xié)作。辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用可以大大提高辦公效率，也是適應(yīng)未來辦公發(fā)展的必然趨勢，我們應(yīng)該充分認(rèn)識到辦公自動化系統(tǒng)的重要性，大力推進辦公自動化，使辦公管理水平上一個新層次。

在辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)和使用中，存在以下幾方面的問題：

1、思想認(rèn)識亟待提高。辦公自動化建設(shè)最大的障礙在于某些管理人員陳舊的思想觀念和固有的思維定勢。表現(xiàn)在對建設(shè)目的認(rèn)識不清，對建設(shè)的重要性認(rèn)識不夠。部分管理人員習(xí)慣于傳統(tǒng)手工的辦公方式，不遵守辦公自動化的要求，給系統(tǒng)的運行造成了阻礙，不但沒有提高效率，反而加重工作人員的負(fù)擔(dān)。在系統(tǒng)里發(fā)布了通知還要用電話通知一遍確實很麻煩。

2、重建設(shè)輕應(yīng)用。領(lǐng)導(dǎo)對公自動化系統(tǒng)的搭建比較重視，花錢買設(shè)備、軟件，但對于應(yīng)用推廣重視不夠，對使用系統(tǒng)的教育管理人員培訓(xùn)不足，導(dǎo)致辦公自動化系統(tǒng)得不到應(yīng)用，沒有發(fā)揮應(yīng)有的效益。

四、提高辦公自動化系統(tǒng)水平的措施

1、更新觀念，強化意識。公自動化涉及到每個部門單位的工作人員，尤其辦公自動化是需要各級領(lǐng)導(dǎo)的帶頭作用。如果各級領(lǐng)導(dǎo)能夠自覺地利用和強化這種辦公自動化系統(tǒng)意識，那么這個工作的推廣將大大的前進一步。

2、加強系統(tǒng)開發(fā)，增強系統(tǒng)功能，不斷完善信息化管理系統(tǒng)。真正發(fā)揮其在教學(xué)、科研、管理中的作用，實現(xiàn)管理規(guī)范化和信息化。在辦公自動化信息平臺的建設(shè)中，各部門的信息管理系統(tǒng)必須遵循統(tǒng)一的信息標(biāo)準(zhǔn)和應(yīng)用系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫平臺、開發(fā)環(huán)境和運行環(huán)境，實現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)相互流通共享。為了使信息化建設(shè)跟上當(dāng)前信息化的發(fā)展步伐，需要對現(xiàn)有的信息系統(tǒng)進行完善與整合，構(gòu)造一個全新的綜合信息平臺。

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