論電網(wǎng)企業(yè)合同全過程管理

【摘 要】合同全過程管理是從簽訂到履行、從內(nèi)在意思到外在表述的全方位管理。實施合同全過程管理，有助于降低電網(wǎng)企業(yè)法律風(fēng)險，實現(xiàn)企業(yè)交易目的，推動企業(yè)健康發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】合同；全過程管理；法律風(fēng)險

一、合同管理概述

合同是企業(yè)對外經(jīng)濟交往的橋梁。合同法律風(fēng)險是企業(yè)的主要法律風(fēng)險，控制了合同法律風(fēng)險即控制了企業(yè)的大部分法律風(fēng)險。合同管理即是實現(xiàn)企業(yè)交易目的和控制合同法律風(fēng)險的手段及方法。具體而言，合同管理即是從談判階段開始到履行完畢或爭議處理終結(jié)時止，自始至終地關(guān)注并及時處理所有的相關(guān)法律問題，最大化利用資源和法律及合同所賦予的權(quán)利，實現(xiàn)企業(yè)利益的最大化和法律風(fēng)險損失的最小化。在合同管理過程中，企業(yè)相關(guān)部門應(yīng)分工明確、有效溝通，通過合同管理制度、合作操作流程、合同文本相結(jié)合的方式，真正實現(xiàn)合同從談判到履行完畢、從內(nèi)在質(zhì)量到外在質(zhì)量的全面管理。

二、電網(wǎng)企業(yè)合同管理存在的主要問題

電網(wǎng)企業(yè)在電網(wǎng)建設(shè)、安全生產(chǎn)、市場營銷、物資采購、人力資源、資產(chǎn)財務(wù)等方面需要簽訂各種類型的合同，這些合同數(shù)量多、總金額大、有的履行期限長。如果合同文本完美且得到全面的履行，則有助于電網(wǎng)企業(yè)順利完成各項經(jīng)營目標(biāo)；相反，如果合同在內(nèi)在質(zhì)量或外在質(zhì)量方面存在先天不足，或存在沒有嚴(yán)格按照約定履行的后天因素，則企業(yè)面臨較大的法律風(fēng)險，企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)也將受到不利影響。據(jù)筆者觀察，電網(wǎng)企業(yè)合同管理主要存在以下問題：

（一）法律人員審查采購文件不足。電網(wǎng)企業(yè)在以招標(biāo)、詢價、競爭性談判等方式采購工程、物資、服務(wù)時，一旦確定中標(biāo)人或交易對象，必須根據(jù)采購文件訂立書面合同。如果采購文件存在不利于保護電網(wǎng)企業(yè)利益的交易條件，則電網(wǎng)企業(yè)面臨較大的合同法律風(fēng)險。法律人員審查采購不足，無法確保從源頭上預(yù)防法律風(fēng)險。

（二）相關(guān)部門職責(zé)分工不明，信息交流不暢。合同管理并非某個部門的事務(wù)，需要相關(guān)部門共同參與其中、各司其職。如果部門分工不明確，信息交流不暢，則合同相關(guān)內(nèi)容將得不到審查，造成審查真空地帶，無法獲得內(nèi)在質(zhì)量和外在質(zhì)量均完美的合同。

（三）合同履行管控需進(jìn)一步增強。履約部門有時沒有完全清楚合同雙方的權(quán)利義務(wù)，未能嚴(yán)格履行自身義務(wù)或要求對方全面履行合同。在合同變更或解除時，相關(guān)的函件、通知或協(xié)議，沒有完全經(jīng)過合同歸口部門審核，容易導(dǎo)致合同變更后偏離了原合同的有利條件或因沒有及時行使權(quán)利導(dǎo)致權(quán)利的喪失，這使得完美合同文本的實際效果大打折扣。

三、電網(wǎng)企業(yè)合同全過程管理探索

鑒于電網(wǎng)企業(yè)合同管理存在上述問題，有必要在現(xiàn)有基礎(chǔ)上探索一種新的合同管理方法，以期既能實現(xiàn)企業(yè)具體交易目的，又能實現(xiàn)合同法律風(fēng)險的最小化。合同全過程管理不失為一種有效的管理方法，其主要內(nèi)容如下：

（一）管理主體

1.管理部門。合同從招投標(biāo)、簽訂到履行，涉及承辦部門、審核部門、履行部門及合同歸口管理部門。合同全過程管理需要上述部門分工合作、密切溝通。承辦部門負(fù)責(zé)合同對方資質(zhì)及資信情況調(diào)查，編制合同時考慮約定內(nèi)容的可行性、經(jīng)濟性、技術(shù)性。審核部門一般包括財務(wù)、審計、法律部門，審核部門應(yīng)按照專業(yè)分工對合同進(jìn)行全面的審查，確保審核無遺漏，確保合同的經(jīng)濟性、合法性及嚴(yán)密性。履約部門嚴(yán)格履行自身義務(wù)同時督促對方全面履行合同。在信息溝通方面，審核部門之間，以及審核部門與承辦部門之間，應(yīng)就審核發(fā)現(xiàn)的問題或疑問進(jìn)行有效的溝通，確保合同文本的完美。履約部門應(yīng)注重履行資料的收集及保存，對履行中出現(xiàn)的法律問題應(yīng)及時與合同歸口部門進(jìn)行溝通，請求專業(yè)幫助，確保合同得到完美的履行。

2.法務(wù)人員與律師。二者應(yīng)共同承擔(dān)合同法律風(fēng)險管理的責(zé)任。由于現(xiàn)代社會專業(yè)分工越來越細(xì)，單獨依靠企業(yè)內(nèi)部法務(wù)人員難以解決合同管理中遇到的疑難專業(yè)問題，單獨依靠外聘律師難以實現(xiàn)合同的日常管理及一般法律風(fēng)險的防控。前者應(yīng)注重管理制度及流程的完善，注意考慮企業(yè)的實際交易目的，后者應(yīng)發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢為重大法律風(fēng)險的防范出謀劃策，二者分工配合，以實現(xiàn)合同的完美管理。

（二）管理范圍

1.從招標(biāo)到合同終止的管理。合同全過程管理不僅僅是指合同審查、審批和蓋章、歸檔的簡單管理，而是指從招投標(biāo)到合同終止或爭議解決結(jié)束，合同法律問題自始至終得到識別和解決，合同法律風(fēng)險得到有效防控及合同交易目的得到順利實現(xiàn)。簽約前，法律人員加強招投標(biāo)文件法律審查，從源頭上避免合同法律風(fēng)險；訂立時，加強合同訂立依據(jù)及重要條款的審查，在促進(jìn)企業(yè)實現(xiàn)交易目標(biāo)的同時預(yù)防合同法律風(fēng)險；合同生效后，通過履約部門全面跟進(jìn)及定期報送履約情況至歸口部門的方式，加強合同履行過程的管控，同時強化合同資料的歸檔工作，努力避免因證據(jù)缺失導(dǎo)致權(quán)益喪失。

2.從內(nèi)在質(zhì)量到外在質(zhì)量的管理。合同內(nèi)在質(zhì)量包括主體資格的合格性、約定內(nèi)容的合法性、合同條款的實用性、權(quán)利義務(wù)的明確性、交易需求的滿足性等五個要素，合同外在質(zhì)量包括結(jié)構(gòu)體系的清晰度、功能模板的完備度、整體思維的嚴(yán)密度、語言表達(dá)的準(zhǔn)確度、版面安排的美觀度等五個要素。合同全過程管理不僅注重合同文本的合法性，還注重合同表述的準(zhǔn)確性，由內(nèi)而外實現(xiàn)合同文本的完美。

（三）管理方法

1.管理制度的完善。將合同法律風(fēng)險防控的必要方法和步驟內(nèi)化為企業(yè)的規(guī)章制度，加強制度的執(zhí)行剛性，如將法律人員參與招投標(biāo)文件審查、審查部門職責(zé)分工、合同履行管控等內(nèi)容轉(zhuǎn)化為制度要求，則可在日常合同管理中有效防控法律風(fēng)險。

2.管理內(nèi)容的流程化及信息化。為提高管理的實際效果，有必要將管理制度流程化、信息化。具體而言，即是將制度內(nèi)容轉(zhuǎn)化為具體的工作流程，將工作流程在辦公信息系統(tǒng)中予以固化，從而提高制度的可執(zhí)行性和執(zhí)行效率。如在合同管理信息系統(tǒng)中，設(shè)置審查修改及履行管控的模板，則可實現(xiàn)合同文本的逐步完善及合同履行的及時掌控，避免因信息溝通不暢造成管理的混亂。

3.文本管理的體系化。文本包括合同范本、審批表格、授權(quán)委托書、變更或解除文本樣式、說明及公告內(nèi)容等。完善的文本管理體系，能確保在人員變動的情況下保證合同簽訂及履行的質(zhì)量，有效防控合同法律風(fēng)險。以合同范本為例，盡管合同范本與現(xiàn)實交易的靈活性存在一定的距離，但不可否認(rèn)的是，完善的合同范本將合同起草權(quán)掌握在自己手中，同時有助于提高工作效率，如能加強合同范本的管理，提高其規(guī)范性和適應(yīng)性，則有助于提升合同管理水平。

四、電網(wǎng)企業(yè)合同全過程管理的意義

合同不可能完美，但必須追求完美。合同全過程管理能有效防控電網(wǎng)企業(yè)合同法律風(fēng)險，確保電網(wǎng)企業(yè)利益的最大化和法律風(fēng)險的最小化，電網(wǎng)企業(yè)有必要實行合同全過程管理。

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