新時期高校檔案的社會化管理分析

【摘 要】為了能夠使得高校檔案工作適應(yīng)新的發(fā)展形勢的需要，這就要求新時期的檔案工作要逐漸實現(xiàn)社會化。本文主要分析了新時期高校檔案的社會化管理，從而能夠促使高校檔案管理工作的順利進(jìn)行。

【關(guān)鍵詞】高校檔案；社會化管理；分析

1、前言

近幾年來，隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，這就推動我國高校教育開始不斷深化改革。目前，從法律法規(guī)上來將，高校檔案管理已經(jīng)被納入到國家、社會以及學(xué)校管理的范圍之內(nèi)。為了能夠使得高校檔案工作適應(yīng)新的發(fā)展形勢的需要，這就要求新時期的檔案工作要逐漸實現(xiàn)社會化。

2、逐漸融入社會中，實行社會化的科學(xué)管理

由于我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展以及高校檔案具有社會屬性，這就要求高校檔案工作者要從管理體制、人員、設(shè)施、效能以及服務(wù)質(zhì)量等方面出發(fā)，從而能夠發(fā)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)律，最終能夠促使高校檔案管理工作逐漸實現(xiàn)社會化，以便檔案管理工作于教學(xué)改革的發(fā)展保持一致的步伐。

2.1整體化的管理。整體化的管理就是指能夠?qū)⒏咝８髟?、系、所、部、處以及室等的檔案看成一個整體，并且對全體教師、科研人員、機關(guān)干部、學(xué)生的校內(nèi)以及社會活動來進(jìn)行統(tǒng)一管理。然而信息系統(tǒng)主要是指記錄和反映全體教師、科研人員、機關(guān)干部、學(xué)生的校內(nèi)的各種活動的文件材料，并且這些材料也是信息系統(tǒng)的基本要素。對高校檔案進(jìn)行整體化管理就是指合理安排以及有效協(xié)調(diào)整體系統(tǒng)的各個環(huán)節(jié)以及各個層次，并且要制定嚴(yán)格的規(guī)章制度以及業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，從而能夠處理好人力與物力、財力之間的關(guān)系，最終使得檔案管理與整個學(xué)校的發(fā)展保持一致。

2.2綜合性的管理。綜合性管理就是指在高校檔案信息系統(tǒng)中存儲著一定的信息，這些信息主要集合了各個部門的各種信息，在這些信息中有反映學(xué)校黨政活動的文書檔案，也有反映教學(xué)、科研、基建、會計審計以及教育名人等各種門類的檔案材料。這些信息能夠從不同角度將整個社會以及學(xué)校的歷史全貌反映出來。高校在管理檔案的過程中要符合綜合化信息管理的特點，從而能夠?qū)W(xué)校的信息進(jìn)行全面的綜合性管理。

2.3動態(tài)化的管理。在高校檔案中主要記載了過去的教學(xué)、科研以及教育管理活動，并且在現(xiàn)階段憑借檔案特有的價值形式充分參與到社會以及學(xué)校的改革中，從而能夠指導(dǎo)著社會和學(xué)校的不斷改革。由于高校教學(xué)、科研以及教育管理是以一種持續(xù)性以及繼承性的動態(tài)活動，然而檔案管理正是動態(tài)活動的再現(xiàn)形式。因此高校在管理檔案的時候，要實行動態(tài)化管理，這樣不不僅可以使得檔案信息的數(shù)量得以擴大，而且能夠使得檔案信息的質(zhì)量得到提高，最終使得檔案能夠服務(wù)于社會以及學(xué)校各部門。

2.4立體化的管理。檔案的立體化管理就是指一所學(xué)校以及整個教育系統(tǒng)和全國高校檔案的信息的總和，從而構(gòu)成了一個檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，最終能夠使得高校與全社會的檔案信息得以共享。目前，隨著我國高等教育的不斷發(fā)展，各個高校以及各部、處、院、系以及室開始貫徹黨的教育方針，從而能夠培養(yǎng)出合格的人才。在對檔案實行立體化管理的過程中，要充分結(jié)合立體性的特點，并且要通過特定的方法以及技術(shù)手段來對高校檔案信息進(jìn)行管理。

3、加強檔案工作隊伍建設(shè)，不斷激活內(nèi)部的生機與活力

為了能夠使得高校檔案管理很好的實現(xiàn)社會化管理，這就要求高校要不斷加強檔案工作隊伍建設(shè)，從而使得檔案隊伍內(nèi)部的生機與活力得到增強。

3.1不斷健全檔案管理機構(gòu)。在建立綜合檔案室以及檔案館的時候，各個高校要嚴(yán)格按照國家教育部的相關(guān)規(guī)定來建立，并且要為綜合檔案室以及檔案館配備相關(guān)的管理人員以及以及現(xiàn)代化的管理設(shè)備。目前，由于一些高校將檔案室歸屬于校長辦公室或者人事處管理，從而使得檔案管理人員經(jīng)常被抽調(diào)或者借用，最終不利于檔案管理工作的順利開展。

3.2不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)。在檔案管理的過程中，要充分發(fā)揮檔案管理人員的素質(zhì)。在市場經(jīng)濟(jì)體制下的檔案管理工作，不僅要求檔案管理人員要具備較高的政治素質(zhì)，而且要具備較高的文化素質(zhì)。因此各個高校要對檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的政治以及業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

3.3建立科學(xué)的激勵機制，不斷檔案管理隊伍內(nèi)部的活力。在高校檔案工作改革的過程中，科學(xué)的激勵機制起著一個重要的作用，并且科學(xué)的激勵機制能夠增強檔案管理隊伍內(nèi)部的活力與生機。各個高校要通過激勵以及獎勵的手段，從而能夠調(diào)動相關(guān)檔案管理人員工作的積極性，而且也能夠增強檔案管理工作的責(zé)任心。然而激勵手段主要包括以下幾個方面：經(jīng)濟(jì)激勵、定任務(wù)以及定獎罰，對于那些能夠及時完成任務(wù)的工作人員要給與一定的經(jīng)濟(jì)獎勵，對于那些工作中出現(xiàn)失誤并且造成嚴(yán)重?fù)p失的給與一定的經(jīng)濟(jì)處罰。通過激勵的機制，可以調(diào)動檔案管理工作人員工作的積極性和主動性。

4、通過橫向聯(lián)合，從而能夠提高檔案服務(wù)水平以及服務(wù)層次

為了使得高校檔案管理逐漸實現(xiàn)社會化，這就要求高校之間、高校與地方之間不斷加強橫向聯(lián)合，從而能夠加強合作。

4.1建立高校檔案工作者協(xié)會或者研究會。為了能夠使得高效管理人員的相互聯(lián)系得以加強，這就要建立高效檔案工作者協(xié)會或者研究會。各個高校的檔案管理人員要經(jīng)常參加地方檔案工作者協(xié)會以及學(xué)會等組織，從而能夠加強高校之間、高校與地方之間的聯(lián)系，最終促使高校檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

4.2建立聯(lián)席會議制度。在研究檔案工作的時候，要不斷促進(jìn)檔案信息的相互交流，從而能夠使得檔案管理信息得以共享，最終提高了檔案管理工作的效率。

4.3不斷擴大開放以及服務(wù)層次。在高校檔案管理工作中，由于一些高校檔案室的資源不能夠得到充分的利用，從而不能夠充分發(fā)揮高校檔案室的作用。為了能夠充分的利用檔案室的資源，這就要求檔案管理工作人員要主動走出去，并且要對服務(wù)對象進(jìn)行充分的了解，從而能夠?qū)^藏的內(nèi)容開發(fā)出來。與此同時要其他高校提供一些急需的檔案信息，從而能夠使得檔案信息得到充分的利用，并且能夠使得高校檔案管理工作走向社會。

5、結(jié)束語

在高校檔案管理工作中，要通過社會化的服務(wù)，從而能夠使得檔案信息來源得以增加，并且能夠使得高校之間、高校與地方之間的合作得以加強。在加強高校檔案管理工作的過程中，不僅要搞好內(nèi)部工作，而且要逐漸向外開拓，從而促使高校檔案管理工作逐漸實現(xiàn)社會化。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李芬，陳萍.新時期高校檔案工作應(yīng)樹立五大意識[J].鄖陽師范高等?？茖W(xué)校學(xué)報，2010（04）：67-68.

[2]李海軍.關(guān)于新時期高校檔案創(chuàng)新工作的思考[J].檢驗醫(yī)學(xué)教育，2010（04）：23-24.

[3]董君.新時期增強高校檔案社會服務(wù)功能的思考[J].吉林師范大學(xué)學(xué)報（人文社會科學(xué)版），2010（06）：78-79.