網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對機(jī)關(guān)檔案管理的影響

【摘 要】伴隨著社會的迅速發(fā)展及新型的科學(xué)技術(shù)產(chǎn)生，均逐步將網(wǎng)絡(luò)化推向一種全新的頂峰狀態(tài)，為了適應(yīng)社會發(fā)展的趨勢，機(jī)關(guān)辦公室也開始將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入到日常工作中來，尤其是在檔案管理層面的運(yùn)用愈發(fā)廣泛。但是在當(dāng)前機(jī)關(guān)單位檔案管理工作開展中，對于網(wǎng)絡(luò)信息化應(yīng)用方面依然存在著諸類問題，亟待深化解決。筆者通過對新時期網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機(jī)關(guān)單位檔案管理工作，展開調(diào)查研究，針對性提出了有關(guān)建議，以供廣大工作同仁借鑒思考。

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)信息化；宏觀環(huán)境；檔案管理；工作開展

伴隨著現(xiàn)代化辦公環(huán)境的日新月異，越來越多的機(jī)關(guān)單位均將自動化辦公和網(wǎng)絡(luò)化辦公納入到發(fā)展日程之中，有效的促進(jìn)了辦公效率的提升和發(fā)展，從而也逐步的完善了機(jī)關(guān)單位日常的辦公流程。檔案文件作為機(jī)關(guān)單位對于各項日常工作考核參評的重要依據(jù)，因此，加速對其電子網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展也同等重要。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境影響下機(jī)關(guān)檔案管理存在的問題探究

（一）收集難

1、國內(nèi)辦公軟件無固定標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前我國在自動化軟件辦公設(shè)備方面無固定標(biāo)準(zhǔn)，機(jī)關(guān)單位在選擇辦公軟件的類型上也存在著很多差異，在一些電子文檔形成與傳遞的過程中文件檔案記錄的結(jié)果有可能發(fā)生改變。因此，在對這些諸多文件進(jìn)行收集期間存在著相當(dāng)大的阻力；

2、整理電子檔案的意識薄弱。由于傳統(tǒng)的整理檔案模式已經(jīng)在人們腦海中定格，其思想觀念在短時間內(nèi)得不到有效扭轉(zhuǎn)。在以往的機(jī)關(guān)單位檔案管理中以紙質(zhì)檔案為主，而隨著電子檔案不斷地出現(xiàn)，并在檔案管理方面趨于一種主流形式，機(jī)關(guān)工作人員對此不能迅速適應(yīng)，在整理電子檔案的時候往往會因?yàn)橐庾R上的薄弱發(fā)生遺漏。

3、檔案管理者技術(shù)水平不足。機(jī)關(guān)工作人員的計算機(jī)操作水平有限，在起草、制定以及修改電子檔案的各環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)錯誤。電子檔案時常會因其操作中存在的種種問題而被忽視。對計算機(jī)的熟練程度直接影響到了電子檔案是否能夠順利收集。

（二）歸整難

1、檔案管理人員身兼數(shù)職。在機(jī)關(guān)單位中，并未配備專門負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員。對檔案進(jìn)行管理的機(jī)關(guān)工作人員常身兼數(shù)職，由于工作重心的不斷變化，現(xiàn)代化新設(shè)備以及檔案管理方法就受到了限制，諸如多種因素都導(dǎo)致了檔案規(guī)整工作的順利進(jìn)行。

2、多元化的網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境?，F(xiàn)代機(jī)關(guān)辦公的環(huán)境受到多元化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境影響程度較深，無論是檔案的形成、檔案的載體以及檔案的內(nèi)容等都具有著多元化的選擇取向。傳統(tǒng)以紙張為主的檔案被電子檔案所替代，而且會在檔案形成中增加多個傳真件與修改稿，這就使原本的檔案規(guī)整方法收到了一定程度的限制。

（三）保存難

1、電子檔案保存技術(shù)存在缺陷。眾所周知，當(dāng)今科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展，各類軟件與硬件的更新?lián)Q代相當(dāng)快。并且很多機(jī)關(guān)檔案觀并不具備檔案保存的條件。一些行政機(jī)關(guān)在將有效檔案存留于檔案館之中期間，這些檔案并未得到妥善的保存。

2、檔案保存不具備實(shí)效性?，F(xiàn)階段很多機(jī)關(guān)檔案都是打印件和復(fù)印件，其文件壽命與紙張質(zhì)量、復(fù)印質(zhì)量有著密切的關(guān)聯(lián)。另外，行政機(jī)關(guān)單位所使用的打印材料也成為檔案保存是否可以具備時效性的重要參照標(biāo)準(zhǔn)。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下解決機(jī)關(guān)檔案管理的方法對策探究

（一）增強(qiáng)法律法規(guī)建設(shè)力度，提升管理人員專業(yè)素質(zhì)。為了使機(jī)關(guān)檔案管理工作走向正軌，有效地解決機(jī)關(guān)檔案的整理與收集工作中存在的諸類問題，主要從以下兩方面著手。首先，機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)將立法工作擺在第一位。立法工作是機(jī)關(guān)單位進(jìn)行檔案管理的有效保障，面對多元化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，只有依照法律的強(qiáng)制力與權(quán)威性，才可以建立起機(jī)關(guān)檔案管理的有效機(jī)制。運(yùn)用法律法規(guī)為機(jī)關(guān)辦公營造優(yōu)越的檔案管理環(huán)境。機(jī)關(guān)檔案管理人員負(fù)責(zé)對日常檔案文件進(jìn)行全方位收集的工作。因此，要有針對性地對其開展相關(guān)培訓(xùn)，使其自身的檔案管理意識得到提高，而且還要盡快地使其掌握現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)。

（二）強(qiáng)化技術(shù)運(yùn)用能力，構(gòu)建優(yōu)越基礎(chǔ)設(shè)施。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境影響之下的機(jī)關(guān)單位檔案管理工作面臨著一系列問題，在加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案妥善保存事物種，機(jī)關(guān)單位可以采取以下方法來加強(qiáng)檔案保存工作能力。首先，強(qiáng)化檔案管理人員的技術(shù)運(yùn)用能力。面對新型檔案管理，要與傳統(tǒng)的檔案管理工作區(qū)別對待。較高的專業(yè)檔案管理知識和較高的檔案管理意識是實(shí)現(xiàn)有效檔案管理的重要途徑之一。其次，就是要努力構(gòu)建優(yōu)越的基礎(chǔ)設(shè)施，良好的基礎(chǔ)設(shè)施可以有效激發(fā)工作人員的積極性。新形勢下，在機(jī)關(guān)檔案管理工作中，優(yōu)越的基礎(chǔ)設(shè)施成為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行機(jī)關(guān)單位檔案管理的一種必要因素。

（三）加強(qiáng)機(jī)關(guān)制度建設(shè)，完善檔案管理方法。從目前機(jī)關(guān)檔案管理的狀態(tài)來看，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之下的機(jī)關(guān)工作相當(dāng)艱難。想要實(shí)現(xiàn)對機(jī)關(guān)檔案的有效管理，要切實(shí)做到對檔案進(jìn)行充分收集，因此而需要一種完備的工作制度予以指導(dǎo)。由制度著手，對機(jī)關(guān)檔案管理者進(jìn)行有效的管理。無論其是否身兼數(shù)職，在制度的規(guī)范之下，負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員都應(yīng)受到一定的約束，其自身應(yīng)當(dāng)樹立起主人翁的意識，不管是機(jī)關(guān)單位中的紙質(zhì)檔案，還是形成文件的電子檔案，都應(yīng)當(dāng)引起相關(guān)負(fù)責(zé)人員的充分重視。另外，在檔案管理方法上，每一位機(jī)關(guān)檔案負(fù)責(zé)人員都應(yīng)具備一整套切實(shí)可行的方法。這種方法具體到每個人而言不會完全相同，但是，機(jī)關(guān)檔案管理人員具備的任何一種方法都是與現(xiàn)代管理模式與設(shè)備相適應(yīng)的，都能夠?qū)n案的新內(nèi)容、新形式以及新載體有著全新的見解，這樣才可以實(shí)現(xiàn)對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機(jī)關(guān)單位檔案進(jìn)行有效管理。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境影響下機(jī)關(guān)檔案管理工作的發(fā)展趨勢分析

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的多元化發(fā)展，機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作也愈發(fā)向著多層次方向發(fā)展，首先，機(jī)關(guān)檔案的形成過程呈多元化發(fā)展趨勢，主要可劃分為三種形式。第一，專人手工書寫。手工書寫即是指有機(jī)關(guān)專門文書進(jìn)行手工起草文件后，再進(jìn)行電腦錄入的過程，最終形成機(jī)關(guān)單位的正是文件；第二，直接鍵盤錄入。此種方法即是機(jī)關(guān)文書直接運(yùn)用電腦進(jìn)行文件的起草，之后經(jīng)過再次修整，進(jìn)而形成一種規(guī)范的電子檔案；第三，數(shù)碼影像設(shè)備記錄生成。其主要是指在機(jī)關(guān)單位召開重要會議或者舉辦重要活動期間，運(yùn)用錄像機(jī)、攝像機(jī)等設(shè)備對聲像進(jìn)行有效記錄，形成具有動感的視頻材料或者音頻材料。其次，機(jī)關(guān)檔案載體呈多元化發(fā)展趨勢。目前，隨著政府機(jī)關(guān)單位在電子政務(wù)的建設(shè)上不斷加大力度，以往的紙質(zhì)檔案形式受到了較為嚴(yán)重的沖擊，新型電子檔案愈發(fā)增多。這種以電子檔案的載體呈現(xiàn)出的多元化主要體現(xiàn)在聲像影音、電子錄音的記錄方面，然后再將這些聲像材料放入磁盤或者刻成光盤形式進(jìn)行保存。

結(jié)束語

總之，在網(wǎng)絡(luò)宏觀環(huán)境之下，全面做好機(jī)關(guān)檔案管理工作的電子化、信息化發(fā)展就顯得尤為現(xiàn)實(shí)且必要。同時每一名機(jī)關(guān)單位檔案管理人員，面對新形勢下產(chǎn)生的諸類問題事項，也需具備全面統(tǒng)籌的視野，自各個層面了解需完善的章節(jié)事宜，以此做到了然于胸，并能夠就網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對機(jī)關(guān)檔案管理工作所帶來的問題，予以全面擊破與解決。

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