電子研究所物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)控制

【摘要】物資采購(gòu)不僅僅是企業(yè)實(shí)物流的重要構(gòu)成部分，同時(shí)與資金流也有著非常緊密的關(guān)系。物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)通常是指采購(gòu)過(guò)程可能出現(xiàn)的一些意外情況，包括人為風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)和自然風(fēng)險(xiǎn)。很多單位沒有對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)形成足夠的認(rèn)識(shí)和預(yù)警，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)爆發(fā)時(shí)使得單位遭受嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。文中主要企業(yè)物資采購(gòu)中存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，就如何控制風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行探討，并采取一定措施予以規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)減少損失。

【關(guān)鍵詞】物資采購(gòu)；供應(yīng)商；采購(gòu)人員

在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中，物資采購(gòu)的重要性雖然得到一定的認(rèn)同，但在實(shí)際工作中，物資部門通常被認(rèn)為是花錢的部門，物資采購(gòu)仍然是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的薄弱環(huán)節(jié)。因此，在日常采購(gòu)工作中認(rèn)清并把控風(fēng)險(xiǎn)，這樣才能使物資采購(gòu)真正成為為企業(yè)創(chuàng)收的重要環(huán)節(jié)和利潤(rùn)“搖籃”。

一、當(dāng)前物資采購(gòu)存在的風(fēng)險(xiǎn)：

（一）供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)

在很大的程度上，供應(yīng)商會(huì)對(duì)單位生產(chǎn)穩(wěn)定性、連續(xù)性產(chǎn)生巨大的影響。當(dāng)前國(guó)內(nèi)物資采購(gòu)的相關(guān)法規(guī)等相關(guān)制度不夠健全和完善，對(duì)供應(yīng)商的不規(guī)范行為很難受到嚴(yán)厲打擊，進(jìn)而使得供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)難以得到有效的遏制。供應(yīng)商的選擇不當(dāng)，可能導(dǎo)致采購(gòu)的物資量?jī)r(jià)不對(duì)等，不能按期到貨。嚴(yán)重影響科研生產(chǎn)進(jìn)度；供應(yīng)商的不規(guī)范行為，還會(huì)導(dǎo)致不公平的競(jìng)爭(zhēng)，以致出現(xiàn)舞弊行為，給企業(yè)帶來(lái)不可估量的損失。

（二）采購(gòu)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)

物資采購(gòu)的質(zhì)量直接影響行企業(yè)最終交付產(chǎn)品的好壞。采購(gòu)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)主要有兩種：（1）供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品的質(zhì)量等級(jí)不符合相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與要求，導(dǎo)致的產(chǎn)品不能有效滿足用戶的需求，影響企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。（2）供應(yīng)商缺乏相關(guān)職業(yè)道德和社會(huì)公德，以翻新件代替正規(guī)件、以偽劣產(chǎn)品代替合格產(chǎn)品，牟取暴利。

（三）采購(gòu)計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)

采購(gòu)物資的需求計(jì)劃等任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題都可能帶來(lái)各種風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)預(yù)算的編制、采購(gòu)計(jì)劃下達(dá)未履行相關(guān)審批手續(xù)，缺乏有效的監(jiān)控管理機(jī)制，將導(dǎo)致采購(gòu)行為的延期，直接影響科研生產(chǎn)進(jìn)度，無(wú)法滿足用戶的需求。在對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行管理的過(guò)程中如果不能采取科學(xué)的措施，工作不嚴(yán)謹(jǐn)，就會(huì)在計(jì)劃的編制以及上報(bào)等各個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，導(dǎo)致采購(gòu)計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)。

（四）采購(gòu)商務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

采購(gòu)商務(wù)風(fēng)險(xiǎn)包含很多種，主要有三種：預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn)、訴訟地風(fēng)險(xiǎn)和違約風(fēng)險(xiǎn)。有的時(shí)候企業(yè)為了滿足科研生產(chǎn)一線的要求，急需部分物資，就會(huì)通過(guò)預(yù)付款的方式來(lái)吸引生產(chǎn)廠家或供貨商。后續(xù)如果發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題，供貨商又不退貨時(shí)，會(huì)導(dǎo)致企業(yè)遭受巨大損失。

訴訟地風(fēng)險(xiǎn)就是如果采購(gòu)合同發(fā)生糾紛時(shí)，雙方當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)積極協(xié)商解決。協(xié)商無(wú)果的情況下，應(yīng)向需方所在地的仲訴訟地申請(qǐng)仲裁?；蛘呦蛐璺剿诘娜嗣穹ㄔ浩鹪V。

違約風(fēng)險(xiǎn)，就是在簽訂合同的時(shí)候，過(guò)于盲目，沒以書面的方式確認(rèn)買賣雙方的權(quán)利和義務(wù)。導(dǎo)致最后供應(yīng)商在違約時(shí)企業(yè)拿不出相應(yīng)的證據(jù)，缺乏法律效力的支撐，以至于不能夠獲得足夠的賠償。還有的則是合同的簽訂過(guò)程中所出現(xiàn)的各種不當(dāng)或負(fù)面新聞導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。

（五）采購(gòu)人員道德素質(zhì)與技術(shù)能力不足導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)

部分采購(gòu)人員自身素質(zhì)不高，沒能夠形成正確的成本控制觀念，在采購(gòu)的過(guò)程中只知道一味壓低采購(gòu)價(jià)格，不注重量?jī)r(jià)的配合。不合理的壓價(jià)導(dǎo)致供應(yīng)商做出違反購(gòu)銷約定，以次充好、以假冒真的事情。長(zhǎng)此以往，會(huì)給企業(yè)帶來(lái)不可估量的損失！還可能增加額外的成本開支。

還有部分采購(gòu)人員，由于自身業(yè)務(wù)能力較弱，專業(yè)知識(shí)面不廣，使得所采購(gòu)的物資是假冒偽劣或質(zhì)量等級(jí)不能夠滿足科研生產(chǎn)的要求。其次有部分采購(gòu)人員缺乏良好的職業(yè)道德和社會(huì)公德，假公濟(jì)私、牟取私利，這些行為直接導(dǎo)致企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的增加。

（六）缺乏完善監(jiān)督體系與信息溝通不暢所導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)

當(dāng)前很多企業(yè)在開展物資采購(gòu)時(shí)并沒有相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制。在很多時(shí)候，采購(gòu)權(quán)都集中在某一個(gè)部門或者說(shuō)某幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)手中。物資的采購(gòu)計(jì)劃基本是由一人制定、實(shí)施，監(jiān)督與制約機(jī)制不到位。

同時(shí)在采購(gòu)工作中，還沒有能夠構(gòu)建起完善的、有效的信息溝通機(jī)制，導(dǎo)致采購(gòu)信息溝通不夠順暢，容易導(dǎo)致物資積壓、重復(fù)采購(gòu)以及資金浪費(fèi)等很多問(wèn)題。在進(jìn)行物資采購(gòu)時(shí)，信息溝通不暢就難制定出合理的采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)人員也很難正確履行職責(zé)，導(dǎo)致不可控風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。

二、物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)控制措施

企業(yè)物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)無(wú)法完全避免，但可以采取科學(xué)的方法進(jìn)行防范和控制。

（一）強(qiáng)化供應(yīng)商管理

（1）制定選擇評(píng)價(jià)供方的準(zhǔn)則：選擇的供應(yīng)商必須要具備有相應(yīng)的資質(zhì)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量體系證明文件等信息資料、進(jìn)口產(chǎn)品要有授權(quán)代理證、良好的技術(shù)支撐服務(wù)等。對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行多方位評(píng)價(jià)。以此編制合格供方名錄，作為選擇供方和采購(gòu)的依據(jù)。

（2）加強(qiáng)采購(gòu)過(guò)程控制，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行量化考核和動(dòng)態(tài)管理。建立供方的業(yè)績(jī)檔案，必要時(shí)，可對(duì)供方的質(zhì)量保證能力重新進(jìn)行調(diào)查或到供方現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行質(zhì)量保證保證能力監(jiān)督考察，并每年對(duì)供方進(jìn)行一次綜合評(píng)定。

（3）量化供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)和考核：組織月度或季度供應(yīng)商績(jī)效量化評(píng)價(jià)，并通過(guò)信息平臺(tái)對(duì)供應(yīng)商的月度績(jī)效進(jìn)行系統(tǒng)評(píng)分，并向供應(yīng)商及時(shí)傳遞評(píng)價(jià)結(jié)果。對(duì)排名靠后的進(jìn)行懲罰，如果發(fā)生重大質(zhì)量問(wèn)題，則從《合格供方名錄》中剔除，甚至追究對(duì)方的法律責(zé)任。

（4）加強(qiáng)對(duì)所有參加招投標(biāo)的供應(yīng)商的資格審核，有助于在采購(gòu)的初期將供應(yīng)商方面可能導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)降低到最低的程度。同系列的產(chǎn)品建議由兩到三家的供應(yīng)商提供，同時(shí)確定好供應(yīng)商的主次，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。

（二）強(qiáng)化質(zhì)量監(jiān)督，嚴(yán)格把控產(chǎn)品質(zhì)量

首先，對(duì)供應(yīng)商所提供的樣品進(jìn)行性能和功能的測(cè)試和試驗(yàn)；并對(duì)供方提供的樣品進(jìn)行試用。其次，定期對(duì)供應(yīng)商資格進(jìn)行復(fù)審，并以相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行嚴(yán)格的要求。最后，質(zhì)量部門需要對(duì)到貨物資，根據(jù)采購(gòu)清單中所要求的質(zhì)量等級(jí)進(jìn)行嚴(yán)格的檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后開具《外購(gòu)物資檢驗(yàn)單》，單據(jù)的標(biāo)號(hào)為該批次物資的追溯號(hào)。

定制器材與采購(gòu)產(chǎn)品相比，在技術(shù)、質(zhì)量、計(jì)劃上有更多的不確定性，必須采用獨(dú)特的流程來(lái)控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，采取定制器材立項(xiàng)、供貨商能力考查、技術(shù)協(xié)議簽訂、樣品提供和采購(gòu)、試驗(yàn)驗(yàn)證、技術(shù)狀態(tài)固化、批量采購(gòu)等措施規(guī)避質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。

（三）對(duì)計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制

（1）加強(qiáng)采購(gòu)計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與管理。在制定采購(gòu)計(jì)劃前需要對(duì)物資進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，掌握市場(chǎng)價(jià)格的變動(dòng)等。需要建立起停產(chǎn)禁運(yùn)、長(zhǎng)周期、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)等三類計(jì)劃物資清單。對(duì)需求權(quán)重物資，提出年度預(yù)采購(gòu)需求、采購(gòu)目標(biāo)、采購(gòu)方式等，提前做好采購(gòu)策劃工作，適時(shí)采購(gòu)。

（2）齊套計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)及管理，產(chǎn)生“蓄水池”效應(yīng)。要積極的構(gòu)建起完善的月度或季度管理例會(huì)制，明確風(fēng)險(xiǎn)解決措施，責(zé)任到人。對(duì)物資缺料問(wèn)題，1個(gè)工作日反饋解決情況；全年適時(shí)動(dòng)態(tài)跟蹤、管理、強(qiáng)化對(duì)科研一線的保障程度。每月通報(bào)采購(gòu)計(jì)劃完成情況，并分析查找存在的問(wèn)題，提出相應(yīng)的改進(jìn)措施，明確責(zé)任人和完成的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

（3）在制定具體的物資采購(gòu)計(jì)劃前，必須要與生產(chǎn)營(yíng)運(yùn)部門等進(jìn)行溝通，根據(jù)季度、月度的物資需求實(shí)際情況來(lái)編制出具體的滿足實(shí)際需求的需求計(jì)劃。嚴(yán)格執(zhí)行已批準(zhǔn)計(jì)劃。如有變更，需要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，所調(diào)整的計(jì)劃必須重新上報(bào)，并獲得批準(zhǔn)，同時(shí)還需要構(gòu)建起一套完善的應(yīng)急物資采購(gòu)計(jì)劃，以防止應(yīng)急物資采購(gòu)不到，考慮其它替代產(chǎn)品供應(yīng)的情況。

（四）加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)程序的控制

嚴(yán)格按照采購(gòu)程序辦事，對(duì)采購(gòu)前、采購(gòu)中和采購(gòu)?fù)瓿珊蟮南嚓P(guān)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督控制。從采購(gòu)計(jì)劃的制訂開始，到采購(gòu)物資的使用結(jié)束，這其中每個(gè)環(huán)節(jié)都需進(jìn)行監(jiān)督。將各個(gè)重要環(huán)節(jié)應(yīng)該分割開來(lái)，讓專業(yè)的人專門負(fù)責(zé)其中的一項(xiàng)，并依此來(lái)實(shí)現(xiàn)權(quán)力之間的制衡。以此來(lái)防止因?yàn)椴少?gòu)人員的素質(zhì)不足和以及管理制度的不健全而導(dǎo)致的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。

采購(gòu)產(chǎn)品只能在合格供方名錄中選擇供方。對(duì)于需要在名錄外的供方采購(gòu)產(chǎn)品，組織應(yīng)明確必要的程序和批準(zhǔn)要求，并盡快對(duì)其進(jìn)行評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)合格者應(yīng)納入合格供方名錄中。

對(duì)于重大物資采購(gòu)業(yè)務(wù)必須進(jìn)行審計(jì)，并制定出定期審計(jì)的制度，通過(guò)審計(jì)來(lái)進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，防止腐敗問(wèn)題的產(chǎn)生。

（五）加強(qiáng)采購(gòu)隊(duì)伍建設(shè)管理

物資采購(gòu)是一項(xiàng)非常重要的工作，不僅要求采購(gòu)人員具備全面的專業(yè)技術(shù)知識(shí)、較強(qiáng)的人際溝通交流能力、良好的團(tuán)隊(duì)合作精神和完備的職業(yè)道德，加強(qiáng)采購(gòu)隊(duì)伍建設(shè)，對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行道德風(fēng)險(xiǎn)控制與管理。通過(guò)制定《員工行為準(zhǔn)則》，規(guī)范采購(gòu)人員采購(gòu)行為。在員工行為守則中必須要明確的對(duì)各種商業(yè)賄賂、商業(yè)舞弊行為進(jìn)行禁止。

定期或適時(shí)輪崗，這樣夠防止因?yàn)椴少?gòu)人員長(zhǎng)期與供應(yīng)商的合作形成密切關(guān)系，最后導(dǎo)致出現(xiàn)回扣等各種腐敗的情況，預(yù)防職務(wù)犯罪。一旦發(fā)現(xiàn)采購(gòu)人員違法違紀(jì)行為，必須按規(guī)定嚴(yán)肅懲處，甚至調(diào)離采購(gòu)崗位；對(duì)企業(yè)造成重大損失者，還要追究其法律責(zé)任。

（六）加強(qiáng)企業(yè)物資采購(gòu)懲防體系建設(shè)和監(jiān)督

進(jìn)一步完善物資管理信息化系統(tǒng)建設(shè)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行量化評(píng)價(jià)和考核用數(shù)據(jù)說(shuō)話，拉動(dòng)采購(gòu)效能的提升。建立健全企業(yè)審計(jì)制度，加強(qiáng)企業(yè)物資采購(gòu)懲防體系建設(shè)和監(jiān)督。企業(yè)紀(jì)檢監(jiān)察審計(jì)部門應(yīng)定期或不定期對(duì)物資采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)。針對(duì)采購(gòu)清單的下達(dá)、采購(gòu)預(yù)算的審批和執(zhí)行、供應(yīng)商的選擇、采購(gòu)方法的選用、采購(gòu)合同的簽訂、采購(gòu)過(guò)程的追蹤、物資質(zhì)量的檢驗(yàn)與驗(yàn)收、質(zhì)量問(wèn)題的反饋和處理、預(yù)付款管理和貨款的支付等一系列重點(diǎn)環(huán)節(jié)，了解其制度執(zhí)行情況，及時(shí)查處違規(guī)行為并責(zé)成立即整改。

三、結(jié)語(yǔ)

無(wú)論是對(duì)于哪種企業(yè)，物資采購(gòu)都是其管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，良好的物資采購(gòu)管理不僅僅是有助于企業(yè)降低經(jīng)營(yíng)成本，還有助于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。但是，我們需要注意的是，物資采購(gòu)中存在有各種風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)物資采購(gòu)工作的有效開展形成的威脅。如果不能夠有效預(yù)防這些風(fēng)險(xiǎn)，將阻礙企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展，使得企業(yè)得不到可持續(xù)發(fā)展。文中對(duì)物資采購(gòu)中的常見風(fēng)險(xiǎn)先進(jìn)行分析，在此基礎(chǔ)上對(duì)防范這些風(fēng)險(xiǎn)的措施進(jìn)行了簡(jiǎn)單的探討，以期能夠?yàn)橥刑峁﹨⒖肌?/p>

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