加強信息系統(tǒng)開發(fā)，強化企業(yè)管理職能

【摘要】本文通過分析企業(yè)經(jīng)營管理過程中存在的主要問題，對費用控制管理與結(jié)算系統(tǒng)開發(fā)實例進行了論證，從系統(tǒng)模塊功能、實施效果及產(chǎn)生的影響進行了充分的闡述。

【關(guān)鍵詞】信息系統(tǒng)；預算控制；費用控制管理與結(jié)算系統(tǒng)

企業(yè)信息化建設，是信息時代發(fā)展的必然趨勢，不僅能夠提升企業(yè)管理水平，規(guī)范企業(yè)管理、理順管理流程、強化執(zhí)行體系，也使企業(yè)管理的各個方面可顯性化、可控化，使企業(yè)的管理戰(zhàn)略可以更好地貫徹執(zhí)行。通過信息化建設做好企業(yè)精細化管理，是大生產(chǎn)時代來臨之后管理的必然選擇，如此才能管得到位、管得有力、管得有效。A公司（以下簡稱“公司”）在分析公司當前經(jīng)營管理現(xiàn)狀中發(fā)現(xiàn)，公司在預算控制、合同控制、計劃控制、管理權(quán)限、控制流程、結(jié)算履行、資金付款、月清月結(jié)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等方面存在管控不嚴、職責模糊、目標不明確，流程控制不嚴謹、人為因素影響過大等問題，導致公司經(jīng)營管理效率較低效果不理想。

一、企業(yè)經(jīng)營管理存在的主要問題

經(jīng)過對公司經(jīng)營管理現(xiàn)狀進行認真分析，確定公司在經(jīng)營運行過程中存在以下需要解決的具體問題：

（一）預算控制方面

1、分項預算控制目標不明確問題，即公司以及分公司兩級預算主體總預算目標明確，但分項預算目標不明確，過于重視預算總額的監(jiān)控，分項預算監(jiān)控不到位；2、各項預算目標缺乏控制手段問題，即公司各級預算在下達后，其檢查控制時間點基本以年度為單位，缺乏在預算執(zhí)行過程中的實時檢查控制手段與工具；3、分項預算控制責任人不明確問題，即公司以及分公司兩級預算責任人明確，但分項預算責任人不明確。

（二）管理控制與流程方面

1、缺乏事前控制問題，即各項成本費用的支出缺乏執(zhí)行前的決策控制過程，成本核算人員所負責的工作仍然側(cè)重于成本的事后核算；2、控制流程標準化問題，公司基于費用性質(zhì)和內(nèi)控要求不同，存在多種控制流程，造成流程過多不易于掌握，管理流程不順暢，管理效率較低；3、辦事效率問題，一項業(yè)務按控制流程要求，需要經(jīng)過許多審批環(huán)節(jié)，受地理距離、人為因素影響較大，導致辦事效率較低。4、管理節(jié)點問題，管理過程控制關(guān)鍵在于各控制節(jié)點，如何明確各控制節(jié)點的職責權(quán)限，有效提升控制效果和效率是管理要解決的一個主要問題。

（三）財務結(jié)算、資金付款以及數(shù)據(jù)統(tǒng)計方面

1、財務結(jié)算和資金付款效率問題。各項成本費用在前期經(jīng)過多道控制流程后最終到達最后處理環(huán)節(jié)財務結(jié)算和資金付款，需要的結(jié)算資料較多，如何高效進行財務結(jié)算是財務核算管理的一個主要問題；

2、數(shù)據(jù)統(tǒng)計問題。由于財務結(jié)算處于整個資金活動的最末端，實際發(fā)生的成本費用與辦理結(jié)算的成本費用在某一時間點上存在差額，按照會計核算的“客觀性”原則，如何準確統(tǒng)計這部分成本費用是準確統(tǒng)計公司某一時間點經(jīng)營成果的關(guān)鍵；

3、資金預算管理問題。資金是企業(yè)運轉(zhuǎn)的血液，作為油田企業(yè)未上市單位，公司最低月資金需求都在3000萬元以上，同時作為工程服務單位，公司的資金回收受建設方諸多因素影響全年各時間段資金回收不均衡，合理安排公司的資金使用，是公司經(jīng)營管理要解決的一個主要問題。

（四）其他問題

1、信息化水平有待提高。如何提高管理效率、降低管理成本是企業(yè)經(jīng)營管理必須要解決的問題，提高企業(yè)的信息化水平是一條很好的途徑；

2、管理集中問題。企業(yè)的經(jīng)營管理涉及人、財、物等許多方面，通過一套管理信息化系統(tǒng)進行有效整合是必要的。

二、解決方案

在此背景下，公司財務部門會同相關(guān)各部門及分公司在充分調(diào)查論證的基礎上，對公司涉及經(jīng)營管理方面目前運行的各項管理制度、管理流程、財務制度進行全面梳理、歸納和整合，以預算控制為目的，以公司資金流為主線，開發(fā)了公司“費用控制管理與結(jié)算系統(tǒng)”。

（一）開發(fā)目的

通過費用控制管理與結(jié)算系統(tǒng)的開發(fā)與應用，實現(xiàn)各項預算控制、管理流程控制、財務結(jié)算控制、經(jīng)營成果統(tǒng)計、資金預算控制的信息化處理，改善公司經(jīng)營管理過程中存在的問題，從而提升公司管理質(zhì)量和管理效率，降低管理成本。

（二）系統(tǒng)主要模塊及功能

1、系統(tǒng)管理模塊，功能包括：公司單位設置管理、系統(tǒng)用戶管理、費用項目管理、供貨及服務提供商管理、特殊情況處理。通過該模塊可以實現(xiàn)各層級管理崗位角色管理、預算管理控制流程的標準化及在線自動控制；2、合同管理模塊，功能包括：合同管理和合同查詢；通過該模塊可以實現(xiàn)費用立項、費用發(fā)生、財務結(jié)算、資金付款的合同控制，合同管理人員和經(jīng)辦人員能夠在系統(tǒng)中實時查詢各部門合同簽訂及履行情況。3、年度預算管理模塊，功能包括：年度建議預算申報、年度預算采集和下達、年度預算查詢、年度預算調(diào)整。通過該模塊可以實現(xiàn)各項預算的實時在線控制，還包括公司機關(guān)及直屬和分公司各級各項預算的整體及明細控制以及各項預算在線調(diào)整申報與審核。4、費用支出立項模塊，公司通過該模塊實現(xiàn)各項費用支出的計劃控制、前置審批并進行預算控制。5、費用發(fā)生模塊，公司在已立項費用的基礎上，如實申報審核按照“客觀性”原則確定的已實際發(fā)生的各項成本費用并進行預算控制，通過該模塊公司可以實現(xiàn)全額成本費用實際發(fā)生的申報、統(tǒng)計與流程控制；6、財務結(jié)算模塊，公司經(jīng)辦人員在已審批的費用發(fā)生的基礎上，對已具備結(jié)算條件的各項成本費用，依據(jù)原始發(fā)票的實際金額進行財務結(jié)算申報與審核。7、資金預算模塊，主要功能：在已結(jié)算費用的基礎上，按照資金預算審批流程，申報和審核月度資金預算從而實現(xiàn)資金付款的流程控制；8、資金付款模塊，主要功能：在已結(jié)算費用和已批復的月度資金預算基礎上，進行資金付款的申報和審核；9、查詢統(tǒng)計模塊，通過該模塊可以實現(xiàn)各項預算、成本費用全流程各節(jié)點逐筆和逐項的實時在線查詢、匯總和統(tǒng)計；不僅為公司主管科室提供成本費用發(fā)生、結(jié)算的橫向數(shù)據(jù)，還可以查詢各項費用不同單位發(fā)生的縱向數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)資料查詢的快捷、全面為公司經(jīng)營管理提供了詳細的數(shù)據(jù)支持。10、預算考核模塊，該模塊為公司預算考核提供所需各項數(shù)據(jù)的查詢、匯總統(tǒng)計功能。為公司預算績效考核提供所需各項數(shù)據(jù)使預算考核有據(jù)可依，通過考核推動基層單位加快財務結(jié)算履行的進程；

三、實施效果、對比分析及產(chǎn)生影響

“費用控制管理與結(jié)算系統(tǒng)”在公司推廣應用以后，作為公司的主要管理平臺，公司全部的資金流出業(yè)務均通過此平臺進行管理，與系統(tǒng)應用前相比，在以下幾方面產(chǎn)生了效果：

1、公司預算控制可操作性更強，預算完成率達到100%；2、有效的避免了隨意列支成本和超預算列支成本問題；3、各項預算橫向和縱向預算目標和管理職責明確，公司所屬各單位及機關(guān)各科室對完成預算的關(guān)注程度明顯提高；4、通過制定年度預算指標體系，促使公司各預算單位在年初即全面分析安排預算目標進度，以預算體系為主線指導全年經(jīng)營工作。5、將公司全部資金流出業(yè)務納入系統(tǒng)進行流程管理，實現(xiàn)了無紙化辦公，提高了管理效率降低了管理成本。6、對各項業(yè)務流程進行了標準化規(guī)范，明確了管理職責和管理權(quán)限。7、為公司經(jīng)營管理和經(jīng)營決策提供了更加詳實準確的數(shù)據(jù)支持，大幅提升了公司的經(jīng)營管控能力。

四、案例總結(jié)與推廣

通過公司預算指標體系建設和“費用控制管理與結(jié)算系統(tǒng)”的開發(fā)與應用，公司的經(jīng)營管理水平實現(xiàn)了質(zhì)的提升，帶動了公司整個經(jīng)營管理體系向高效率低成本轉(zhuǎn)變，預算控制與經(jīng)營管控能力空前提高。通過現(xiàn)代化信息化手段不斷追求經(jīng)營管理的質(zhì)量與效率是提升企業(yè)核心競爭一個重要方面，也是建設現(xiàn)代化企業(yè)的必由之路。