淺談中職學(xué)校學(xué)籍管理的信息化

【摘要】本文主要針對(duì)目前的中職學(xué)院內(nèi)部學(xué)籍管理工作中相應(yīng)的管理機(jī)制進(jìn)行較為深入的研究，同時(shí)就傳統(tǒng)學(xué)籍管理過程中的不住以及缺陷進(jìn)行簡(jiǎn)單的分析，同時(shí)對(duì)學(xué)籍管理工作的信息化進(jìn)行簡(jiǎn)單的分析以及闡述。

【關(guān)鍵詞】信息化管理；學(xué)生；學(xué)籍檔案管理；優(yōu)越性

一、中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的信息化系統(tǒng)類的劃分

對(duì)于中職學(xué)校而言，其對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行管理的過程中，所實(shí)行的信息化方式，其根本就是建立在傳統(tǒng)類型的學(xué)籍管理以及收集工作的基礎(chǔ)之上，通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)，柔和檔案管理工作相關(guān)的理論知識(shí)，更加集中以及安全的對(duì)學(xué)生的檔案文件進(jìn)行妥善的保管，從而使得學(xué)生在檔案、學(xué)籍管理方面形成更加安全以及穩(wěn)定、優(yōu)質(zhì)的管理空間以及儲(chǔ)存環(huán)境，使得檔案信息服務(wù)更加的真實(shí)、快捷。

對(duì)于中職學(xué)校而言，其在今年學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)的過程中，必須建立在實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，開發(fā)一套高效、全面、科學(xué)、合理的信息化計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。準(zhǔn)確一點(diǎn)來講，便是中職學(xué)校的檔案部門按照一定的時(shí)間或者是不定期的進(jìn)行檔案網(wǎng)絡(luò)化、信息化的傳遞以及儲(chǔ)存，并且在整個(gè)管理的過程中，通過一系列的信息化手段（計(jì)算機(jī)、光盤儲(chǔ)存以及圖文掃描）對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類以及全面的管理，同時(shí)后期通過信息化手段對(duì)其進(jìn)行科學(xué)化、信息化的管理、維護(hù)。

在進(jìn)行學(xué)生學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過程中，其主要內(nèi)容有以下幾個(gè)方面：

（1）學(xué)生基本情況收錄表格；（2）學(xué)生在校期間行為表現(xiàn)；（3）應(yīng)屆畢業(yè)生信息記錄表；

二、中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理進(jìn)行信息化改革的優(yōu)勢(shì)分析

對(duì)于傳統(tǒng)方式的學(xué)籍檔案管理工作而言，其主要包括有檔案的收集、整理、歸檔、立卷、傳遞以及保管等幾個(gè)方面的內(nèi)容。但是就學(xué)籍檔案而言，其包括的種類較多，形式多種多樣，并且學(xué)生對(duì)應(yīng)的學(xué)籍檔案并沒有進(jìn)行有效、科學(xué)的統(tǒng)一管理，致使統(tǒng)一的調(diào)用、閱讀以及管理得不到實(shí)現(xiàn)。每一個(gè)職能部門所形成的各式各樣的檔案在各個(gè)辦公室分布，并且始終都處于一種原始的狀態(tài)下，并且沒有專人進(jìn)行相應(yīng)的整理工作，使得整個(gè)檔案資料變得極為的殘缺，并且內(nèi)容分散，同時(shí)因?yàn)楸４姝h(huán)境的影響，導(dǎo)致所有檔案不能得到長(zhǎng)久的保存，隨著時(shí)間的不斷推移，檔案將不斷的收到損壞，完全無法滿足后期的使用。但是，對(duì)中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理進(jìn)行信息化改革，從一定程度上的將上述的問題進(jìn)行了有效的解決。

（一）信息化的歸檔方式

對(duì)中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理進(jìn)行信息化改革，保證了在學(xué)籍檔案完成相應(yīng)的辦理工作以后能夠得到及時(shí)的檔案歸屬處理，或者是能夠使得檔案在某一個(gè)時(shí)期內(nèi)（或定期）完成歸檔工作。當(dāng)檔案形成部門將所有形成的檔案發(fā)送到相應(yīng)的信息檔案部門，并且通過相應(yīng)的工作人員對(duì)這些檔案進(jìn)行接收處理，并且按照相應(yīng)的檔案歸類原則對(duì)整個(gè)檔案進(jìn)行訪問權(quán)限、分類號(hào)的確定，這就使得在日后的檔案調(diào)用以及查找過程中，得到方便的工作。對(duì)于學(xué)生相關(guān)的檔案管理工作而言，其信息化改革與現(xiàn)代化的信息技術(shù)發(fā)展而言，有著極高的契合度，并且整個(gè)工作流程簡(jiǎn)單、高速，同時(shí)整個(gè)檔案文件不易毀壞，同時(shí)一定程度上避免檔案的遺漏，似的學(xué)生檔案的完整率以及歸檔率得到了有效的保證。

（二）易于檢索、查閱以及整理

對(duì)中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理進(jìn)行信息化改革以后，學(xué)生的紙質(zhì)文檔就變成了電子檔案，電子檔案的管理工作以及方法與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方法而言，有著一定的差異性，對(duì)于電子文件而言，其能夠較為容易的便實(shí)現(xiàn)以及完成文件級(jí)的管理工作。因此，對(duì)學(xué)籍檔案相關(guān)的文件進(jìn)行和信息化處理的同時(shí)，將每一份檔案文件進(jìn)行唯一序號(hào)的編制，并且對(duì)其進(jìn)行唯一分類號(hào)以及檔案號(hào)的編制（可以根據(jù)文件之間的上下級(jí)關(guān)系，進(jìn)行文件號(hào)的編制），這就使得后期的檔案調(diào)閱以及查詢工作變得更加的方便。

三、中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理完成信息化改革后具體的實(shí)施要點(diǎn)分析

（一）將檔案管理人員自身業(yè)務(wù)水平進(jìn)行提高

就目前而言，絕大部分的檔案管理人員在進(jìn)行管理的過程中，技術(shù)水平較低，難以勝任工作，雖然校方引進(jìn)了大量的現(xiàn)代化、信息化的技術(shù)設(shè)施，但是這部分管理人員并不能將其作用以及功效進(jìn)行充分的發(fā)揮。對(duì)于這部分的檔案管理人員而言，必須強(qiáng)化自身改的業(yè)務(wù)水平以及綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時(shí)強(qiáng)化對(duì)整個(gè)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)，較為全面的將信息化檔案管理基本技能以及知識(shí)進(jìn)行掌握，能夠肩負(fù)起學(xué)校學(xué)籍檔案相關(guān)的管理工作，使得電子檔案信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化趨勢(shì)得到良性促進(jìn)。

（二）完成相應(yīng)的技術(shù)處理方面的工作

對(duì)于學(xué)生個(gè)留言，其學(xué)籍檔案室學(xué)生個(gè)人的私密信息，所以在對(duì)其進(jìn)行信息化處理的過程中，必須對(duì)其安全性以及保密性進(jìn)行絕對(duì)的保證，同時(shí)保證整個(gè)學(xué)籍檔案原始資料在進(jìn)行信息化過程中不會(huì)受到惡意的篡改。從這一點(diǎn)進(jìn)行分析，使得檔案管理人員在進(jìn)行學(xué)生學(xué)習(xí)檔案相關(guān)的信息化管理以及使用過的過程中，首先便需要采用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)整個(gè)電子文件進(jìn)行較好的加密保護(hù)措施，從而使得整個(gè)電子信息不會(huì)因?yàn)榧夹g(shù)缺陷的原因?qū)е率艿綈阂獾拇鄹?。除此之外，在學(xué)籍檔案中有一部分需要進(jìn)行權(quán)限管理，因?yàn)槠渲写蟛糠值男畔⒍际菍儆趯W(xué)生或者是學(xué)校的機(jī)密內(nèi)容，其不允許被其他無關(guān)人員或者是機(jī)構(gòu)獲知，如果沒有學(xué)校或者個(gè)人授權(quán)，無法進(jìn)行查閱。這部分檔案在進(jìn)行儲(chǔ)存的過程中，其安全問題就是一大難題，所以在對(duì)檔案管理工作進(jìn)行信息化改革的過程中，相關(guān)工作人員必須通過信息化、科技化的手段對(duì)其進(jìn)行強(qiáng)化處理，從而使得信息的安全性得到有效的保障。

結(jié)束語

對(duì)于中職學(xué)校而言，學(xué)生檔案管理工作是整個(gè)學(xué)校工作中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，同時(shí)也是學(xué)校的基礎(chǔ)工作之一，更為深層的，也是對(duì)一說學(xué)校內(nèi)部管理水平進(jìn)行衡量的指標(biāo)之一。只有充分的應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)以及信息化管理程序?qū)ζ溥M(jìn)行管理，才能保證管理工作的順利開展。在今后不斷的運(yùn)用過程中，中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作信息化程度也會(huì)不斷地深化，完善。

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