檔案管理中存在的問題與對(duì)策分析

【摘要】檔案是一種重要的記載憑證，對(duì)國(guó)家機(jī)構(gòu)、組織集團(tuán)、社會(huì)以及個(gè)人都有很重要的意義。因?yàn)闄n案具有很強(qiáng)的記錄性和真實(shí)性，所以檔案是每個(gè)團(tuán)體存在，并有可能繼續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)資料，起著信息載體的作用，所以，實(shí)施對(duì)檔案的有效管理是很有必要的。目前我國(guó)在檔案管理方面存在著很大問題，無論是在哪個(gè)行業(yè)或集體中都沒有規(guī)范的檔案管理制度，混亂異常。要對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理就要對(duì)其基本形勢(shì)進(jìn)行分析，找出存在的問題，分析引發(fā)問題的原因，并結(jié)合該團(tuán)體內(nèi)部的具體情況，制定合適的管理方案，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；問題分析；管理方案

檔案在經(jīng)濟(jì)體制快速發(fā)展并不斷完善的今天，在各個(gè)團(tuán)體單位中所占比重越來越大，就我國(guó)目前而言，各單位團(tuán)體對(duì)于檔案管理沒有合理規(guī)范的管理方案，管理方式落后，不能取得良好的管理結(jié)果，存在記載不清或無處可查等諸多問題，跟不上經(jīng)濟(jì)的發(fā)展步伐。檔案作為信息載體，在團(tuán)體單位中扮演著著協(xié)調(diào)、依據(jù)的角色，是單位運(yùn)作的基礎(chǔ)條件。所以，找出檔案管理中的問題，究其原因，是進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)條件，檔案管理者還要積極提升自身能力水平，在不斷的分析研究中找到適合的管理方案，使檔案管理工作科學(xué)有序的進(jìn)行，為自身發(fā)展和社會(huì)使用提供資源。

1、檔案管理的基本含義

在很多人的認(rèn)知中，檔案管理就是將文件簡(jiǎn)單分類存放的過程，工作簡(jiǎn)單而繁瑣，不需要專業(yè)的技術(shù)職能。實(shí)際上恰恰相反，檔案管理是一門較為嚴(yán)密且具有一定系統(tǒng)性的科學(xué)[1]，它是從社會(huì)中獲取檔案資料，并用之于社會(huì)，在社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展中提供基礎(chǔ)信息，是社會(huì)發(fā)展過程中不可或缺的一部分。跟隨科學(xué)技術(shù)的發(fā)展腳步，檔案管理進(jìn)入全新的信息化時(shí)代是必然的，將信息化技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及遠(yuǎn)程通信等技術(shù)運(yùn)用到檔案管理，使其系統(tǒng)化、科學(xué)化，為各類資料在社會(huì)的使用和共享提供方便。但由于我國(guó)經(jīng)濟(jì)起步較晚，思想觀念比較落后，目前仍是以傳統(tǒng)的管理方式為主，沒能徹底進(jìn)入信息化，存在這樣或那樣的問題，但這些都不是原因，檔案管理信息化是必須要執(zhí)行并堅(jiān)持的。

2、檔案管理工作中存在的問題

2.1管理混亂。由于我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展起步晚，思想觀念比較落后，造成了檔案管理不規(guī)范，檔案缺失損壞嚴(yán)重的現(xiàn)狀[2]。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代的經(jīng)濟(jì)發(fā)展了，而且由于對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，管理崗位缺失或管理人員經(jīng)常性調(diào)換現(xiàn)象較為普遍，這些原因都導(dǎo)致了檔案管理不善，存在缺失或損壞的情況，使檔案自身價(jià)值得不到充分利用，不能起到原本該有的作用。

2.2人員水平低。檔案管理工作表面輕松，實(shí)際上需要很強(qiáng)的專業(yè)性，是一項(xiàng)復(fù)雜且有很強(qiáng)嚴(yán)密性的工作。我國(guó)目前的檔案管理中，存在的主要問題是進(jìn)行人員調(diào)換交接時(shí)，沒有具體嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫冗M(jìn)行管理[3]，而且在很多單位中，都存在檔案管理工作人員頻繁調(diào)換或從業(yè)人員身兼多職的現(xiàn)象，這樣不利于工作人員人員管理技能水平的提高，也會(huì)對(duì)管理工作產(chǎn)生不利影響，使檔案管理不能連續(xù)，及時(shí)的進(jìn)行。

2.3不符合時(shí)代發(fā)展要求。我國(guó)目前的經(jīng)濟(jì)體制正處于不斷發(fā)展進(jìn)步的階段，為了跟上其發(fā)展潮流，抵抗市場(chǎng)中的激烈競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)必然要進(jìn)行體制改革。在其進(jìn)行改革時(shí)，企業(yè)重心一直都放在自身的經(jīng)濟(jì)利益方面，對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作重視程度不高，有意或無意的忽略文件管理過程。同時(shí)，每個(gè)企業(yè)或單位都有一定的人員流動(dòng)性，這一特性使企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)資料都存在流失風(fēng)險(xiǎn)，從而造成檔案缺失或損壞的現(xiàn)象。

3、解決對(duì)策探析

3.1提高管理人員認(rèn)識(shí)水平。由上述筆者對(duì)檔案管理進(jìn)行的分析中可以看出，我國(guó)目前的檔案管理非常落后，這一現(xiàn)象是由多方面原因造成的，但是，最主要的還是對(duì)檔案管理工作不夠重視，沒有將這項(xiàng)工作提上議程。所以，使管理人員認(rèn)清自己所從事的工作是怎樣的性質(zhì)是非常重要的，而且，各級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)對(duì)檔案管理工作給予認(rèn)可和鼓勵(lì)，保證管理工作的順利開展，使各項(xiàng)檔案資料能發(fā)揮其自身的價(jià)值，為社會(huì)活動(dòng)、企業(yè)運(yùn)營(yíng)提供信息基礎(chǔ)。

3.2強(qiáng)化管理人員素質(zhì)。如何將檔案管理工作更合理、更有效的完成，檔案管理工作者的從業(yè)能力是關(guān)鍵[4]，所以想要從根本上解決管理工作落后混亂的問題，就要從管理人員的從業(yè)能力入手。面對(duì)這一問題，筆者對(duì)多家企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行研究，從而得出以下幾點(diǎn)建議：（1）完善檔案管理人員的教育體制，制定獎(jiǎng)懲制度。檔案管理工作人員的管理能力是要不斷提高的，可以通過不定期教育培訓(xùn)的方式加強(qiáng)其專業(yè)技能，同時(shí)施行獎(jiǎng)懲制度，提高管理人員自主工作的積極性，從而全面提升管理能力；（2）加強(qiáng)管理人員先進(jìn)的管理能力使其掌握科學(xué)的管理方法。立足于實(shí)際，根據(jù)各個(gè)崗位不同的作用、功能，對(duì)其管理人員進(jìn)行全方位的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，秉承著“按崗施教”的教學(xué)精神[5]，對(duì)管理人員進(jìn)行專門的技術(shù)培訓(xùn)以及全面的管理學(xué)習(xí)，使管理人員具備強(qiáng)大的專業(yè)技術(shù)，能夠進(jìn)行科學(xué)、合理、有效的管理。同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用為其節(jié)省了很多時(shí)間和精力，很大程度的提高了管理人員的工作效率；（3）加強(qiáng)管理人員的法律知識(shí)。進(jìn)行管理的檔案中，有一部分是不能公開的絕密文檔，這就需要管理人員做好保密工作，要求加強(qiáng)管理人員的保密意識(shí)，并提高其對(duì)相關(guān)法律的認(rèn)識(shí)水平，保證檔案的安全性，同時(shí)杜絕泄密現(xiàn)象的出現(xiàn)；（4）加強(qiáng)管理人員的責(zé)任心。信息化的檔案管理工作中管理人員要有很強(qiáng)的專業(yè)技能，能夠運(yùn)用科技手段進(jìn)行管理，同時(shí)還要有較強(qiáng)的責(zé)任心，認(rèn)識(shí)到自己工作的特殊性和重要性，在工作過程中不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，使其更好的完成檔案管理工作。

3.3運(yùn)用現(xiàn)代管理技術(shù)。目前社會(huì)正處于快速發(fā)展階段，科學(xué)技術(shù)發(fā)達(dá)，新科技不斷涌現(xiàn)，在這種大前提下，各個(gè)行業(yè)的發(fā)展也得到了很大的促進(jìn)，檔案管理工作也一樣[6]。檔案是對(duì)過去實(shí)際發(fā)生的事項(xiàng)進(jìn)行的記錄，能夠?yàn)樯鐣?huì)活動(dòng)和各個(gè)單位工作提供方便。將新興科學(xué)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，可以對(duì)信息資料按照時(shí)間順序進(jìn)行排序，并打印出來，從而減少檔案管理工作中的工作量，還可以提高工作的準(zhǔn)確率，減少人力、財(cái)力等方面的資源浪費(fèi)。

4、結(jié)束語

檔案對(duì)于社會(huì)中需要進(jìn)行的各項(xiàng)工作有著重要意義，它是對(duì)過去發(fā)生事項(xiàng)的記載，具有真實(shí)性和連續(xù)性，能夠提供最有效的資料。但是，由于目前我國(guó)檔案管理工作存在不規(guī)范不合理的現(xiàn)象，很難發(fā)揮檔案自身的重要意義，所以，進(jìn)行合理規(guī)范的檔案管理是非常必要的。本文中，筆者陳述了管理工作中存在的諸多問題，并針對(duì)這些問題提出建議，以期在日后的檔案管理工作中取得更好的效果，使檔案管理工作穩(wěn)定有序的開展，并將檔案自身功能發(fā)揮到最大化。

參考文獻(xiàn)

[1]樂利珍.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].科技風(fēng)，2008，（24）：88.

[2]楊海英.檔案管理的不足與優(yōu)化措施[J].決策與信息：下旬，2013（5）：264-265.

[3]馬瑢.信息時(shí)代電子文件對(duì)檔案管理工作的影響及對(duì)策[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2013（20）：86.

[4]陳自秋.試談檔案管理工作的重要性[J].中國(guó)井礦鹽，2013（3）：45-46.

[5]滕月鵬.高職院校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化信息化之思考[J].價(jià)值工程，2013（16）：205-207.

[6]梁江華.淺談信息背景下勘察設(shè)計(jì)單位如何做好檔案的管理工作[J].價(jià)值工程，2013（13）：154-155.

作者簡(jiǎn)介

曾志敏，女，籍貫：廣東省羅定市，學(xué)歷：本科，職稱：助理館員，研究方向：檔案管理，職務(wù)：檔案員。