淺談企業(yè)電子檔案管理策略初探

【摘要】在21世紀(jì)的今天，隨著科技的快速發(fā)展和全球信息化的環(huán)境下，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)逐漸的滲透在人們生活和工作中的各個(gè)角落，尤其是在檔案管理工作的領(lǐng)域中，一直以來(lái)企業(yè)的檔案管理都主要以文書立卷的傳統(tǒng)模式，漸漸的隨著辦公效率和檔案管理工作的要求在不斷的改變和提升，對(duì)于企業(yè)的檔案管理工作也必須要跟上時(shí)代的發(fā)展步伐，來(lái)適應(yīng)現(xiàn)代化信息時(shí)代的發(fā)展要求，因此，本文就闡述了關(guān)于對(duì)企業(yè)電子檔案管理策略進(jìn)行分析和探討，僅供各位參考。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；電子檔案管理；策略

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)輔助企業(yè)檔案管理工作是有很長(zhǎng)的歷史的，電腦技術(shù)在我國(guó)大面積的使用之后，做好計(jì)算機(jī)檔案管理工作就一直是專業(yè)管理人員的研究課題之一，但是由于上世紀(jì)80年代時(shí)候的計(jì)算機(jī)很稀少并且價(jià)格也是非常昂貴的，大多數(shù)的企業(yè)并沒(méi)有辦法將其與檔案管理工作有效的結(jié)合起來(lái)，但是在現(xiàn)代全球信息化和辦公自動(dòng)化發(fā)展的環(huán)境下，計(jì)算機(jī)輔助企業(yè)檔案管理工作已經(jīng)是必不可少的一部分了，都在運(yùn)用電子檔的形式來(lái)存儲(chǔ)文獻(xiàn)和檔案資料，因此，我們作為專業(yè)的檔案管理人員要加強(qiáng)自身的技能素質(zhì)，以此來(lái)適應(yīng)現(xiàn)代辦公的需要，這樣才能提高整體的企業(yè)管理水準(zhǔn)，必須要要給予充分的重視。

1、現(xiàn)代電子檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)

1.1電子計(jì)算機(jī)技術(shù)就是如今新技術(shù)何明的先導(dǎo)技術(shù)，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是具有運(yùn)算速度快、準(zhǔn)確度高、存儲(chǔ)信息能力強(qiáng)、節(jié)省時(shí)間、判斷邏輯強(qiáng)等方面的特點(diǎn)，那么在文件的管理方面上，可以接收文件、查找、借閱、歸還、編制檢索、歸檔等工作，另外在檔案的管理方面的上，可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案收集、整體、內(nèi)容介紹等，還可以用于企業(yè)庫(kù)房方面的管理工作上。

1.2計(jì)算機(jī)電子系統(tǒng)還具有輸入、修改、打印、打印、查詢、刪除、辨別、篩選等多項(xiàng)功能，只要利用這些功能就可以進(jìn)行檔案鑒定管理工作，并且現(xiàn)代化的電子檔案管理系統(tǒng)具有占有的空間很小、對(duì)于儲(chǔ)存的信息量大、應(yīng)用簡(jiǎn)單便捷、傳輸?shù)乃俣葧?huì)很快等相關(guān)優(yōu)勢(shì)，可以及時(shí)準(zhǔn)確的將大量檔案管理信息存貯和方便提供查詢，這樣大大的加快的企業(yè)檔案管理的工作效率，這無(wú)疑就是檔案歷史上的一次飛躍，電子檔案管理系統(tǒng)是新興的信息載體，將逐步的取悅了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理載體，這在檔案管理的領(lǐng)域中是占有主導(dǎo)地位的，給檔案管理工作注入了新鮮的生命力

2、實(shí)踐企業(yè)檔案管理信息化的策略

2.1要轉(zhuǎn)換自身的思想觀念提高檔案信息化的認(rèn)識(shí)

要想運(yùn)用好電子檔案管理工作，自身必須要熟悉檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)，要認(rèn)真的學(xué)習(xí)和掌握好企業(yè)檔案行業(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)，并且還要高度的樹立起工作的責(zé)任心，最好相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)錄入工作，要積極的參加相關(guān)的檔案學(xué)術(shù)坍臺(tái)，這樣才能不斷提升自身的理論知識(shí)水平，另外必須要加強(qiáng)工作人員現(xiàn)代化的素質(zhì)，也就是說(shuō)素質(zhì)現(xiàn)代化就是自身的管理思想上必須要現(xiàn)代化，一旦沒(méi)有現(xiàn)代化的思想意識(shí)，會(huì)直接影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程的，企業(yè)檔案的工作性質(zhì)就已經(jīng)決定了此工作即是管理型人才又得是專業(yè)型人才，只有加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化檔案管理思想觀念的轉(zhuǎn)換，檔案電子信息化才能走長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展道路。要及時(shí)的抓好對(duì)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)；

現(xiàn)代企業(yè)的數(shù)字化信息檔案管理工作正是過(guò)度時(shí)期，抓好數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是非常重要的，數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便使用。

2.2加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，適應(yīng)技術(shù)發(fā)展

掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，使文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公銜接起來(lái)，這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運(yùn)用。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)掌握上，努力使自己具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。

2.3配備充實(shí)硬件設(shè)備

企業(yè)要積極開辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)。搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問(wèn)權(quán)限。

2.4分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引。而對(duì)那些特殊形式的檔案等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

3、結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)以上闡述的可以看出，信息時(shí)代和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的快速興起直接給企業(yè)的檔案管理共走帶來(lái)了挑戰(zhàn)和機(jī)遇共同存在的契機(jī)，企業(yè)要想真正的實(shí)現(xiàn)電子化的辦公，檔案管理信息化就是其中最重要的一部分，必須要先轉(zhuǎn)換自身的現(xiàn)代化的思想觀念、加強(qiáng)現(xiàn)代化的檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，適應(yīng)技術(shù)發(fā)展、配備充實(shí)硬件設(shè)備、做好分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)等方面的，從而來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)電子檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化，這樣最終才能縮短與西方發(fā)達(dá)國(guó)家的差距，在信息時(shí)代發(fā)展環(huán)境下大顯申述，相信通過(guò)全體的檔案管理人員的共同努力之下，一定可以幫助我國(guó)的企業(yè)在未來(lái)的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。

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