煉油企業(yè)檔案信息化管理策略分析

【摘要】隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，作為現(xiàn)代科技的代表性技術(shù)，信息化技術(shù)已經(jīng)在各行各業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用，煉油也不例外。在信息科技發(fā)展背景下，煉油企業(yè)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程必須要與時(shí)俱進(jìn)，它是新時(shí)期下檔案管理的新目標(biāo)。從分析現(xiàn)在煉油企業(yè)檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)化現(xiàn)狀入手，提出了升級(jí)煉油企業(yè)檔案管理信息化的建議和方案，為以后煉油單位檔案管理信息化提供了方向。

【關(guān)鍵詞】煉油企業(yè)；檔案管理；信息化技術(shù)；現(xiàn)狀；改進(jìn)

近幾年以來(lái)，科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展，以電子計(jì)算機(jī)為代表的第三次科技革命風(fēng)靡全球，信息化技術(shù)在各行各業(yè)中得到了極為廣泛的應(yīng)用。文檔管理、存儲(chǔ)和利用方式隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用也是機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存。因此，如何把握機(jī)遇，應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，是在新世紀(jì)、新技術(shù)下檔案管理面對(duì)的最主要的問(wèn)題。

煉油企業(yè)檔案是其在工作和科研過(guò)程中形成的文件，包括紙圖標(biāo)、文字、錄音等各種各樣的信息，是評(píng)價(jià)煉油企業(yè)管理工作優(yōu)劣的憑證，是進(jìn)行科研的基礎(chǔ)。作為關(guān)鍵的信息資源，檔案的作用是不能被忽視的，它對(duì)煉油企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)起著重要的作用。

1.煉油企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)檔案信息化的必然性及意義

1.1煉油企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，是社會(huì)發(fā)展的客觀要求。煉油企業(yè)檔案管理信息化是煉油企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的必經(jīng)之路，是煉油企業(yè)檔案社會(huì)化管理與服務(wù)得以深化的必然要求，也是煉油企業(yè)管理水平緊跟時(shí)代腳步的需要。通過(guò)利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的存儲(chǔ)信息與共享信息功能，企業(yè)內(nèi)部的資料可以有條理的獲得并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)共享和傳遞，節(jié)省了大量的人力、物力，解決了以前各部門(mén)信息不通的弊病，在給煉油企業(yè)自身帶來(lái)了極大的經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)，也方便了管理階層和職工本人，有利于煉油企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

1.2煉油企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，是提高煉油企業(yè)管理水平的內(nèi)在要求。信息化作為未來(lái)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，在煉油企業(yè)中的應(yīng)用也必須要更加的規(guī)?；?，傳統(tǒng)行業(yè)的檔次也要不斷的提高，信息化程度肯定也是逐漸提高。目前，國(guó)內(nèi)各大煉油企業(yè)都在向?qū)崿F(xiàn)檔案管理信息化而努力，改變以往煉油內(nèi)部服務(wù)模式，提高職工人員服務(wù)的效率和質(zhì)量，提高相關(guān)機(jī)構(gòu)的服務(wù)水平，從而提升企業(yè)整體的管理水平，優(yōu)化其管理流程，繼而令煉油企業(yè)的相關(guān)管理層能更好的為人民服務(wù)，發(fā)揮其功能。

2.煉油企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及所面臨的問(wèn)題

2.1煉油企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)缺乏高水平的專(zhuān)業(yè)管理人員。以目前統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)來(lái)看，在煉油企業(yè)中，受過(guò)專(zhuān)業(yè)訓(xùn)練的檔案管理人員只占到三成左右，大部分的管理人員專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)都比較欠缺，管理水平較低。服務(wù)方式還是老一套，沒(méi)有充分利用現(xiàn)代先進(jìn)的信息傳遞渠道，檔案信息的利用率很低，這就直接影響了煉油企業(yè)檔案的信息化管理的推進(jìn)。不規(guī)范的管理人員對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案的熟悉程度不夠，會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)不該有的錯(cuò)誤，這是企業(yè)信息化進(jìn)程中很大的障礙。

2.2煉油企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)缺乏必要的資金支持。對(duì)煉油企業(yè)檔案管理信息化進(jìn)程中，需要補(bǔ)充必要的設(shè)備來(lái)完成既定的目標(biāo)。設(shè)備的購(gòu)買(mǎi)與更新都需要大量資金的支持，信息化過(guò)程中基礎(chǔ)建設(shè)的設(shè)施包括數(shù)碼產(chǎn)品、計(jì)算機(jī)、打印設(shè)備、刻錄設(shè)備、掃描設(shè)備等，這些設(shè)備需求量大、更新?lián)Q代快且維修費(fèi)用高，都要有有力的支持資金為保證，對(duì)于傳統(tǒng)行業(yè)來(lái)說(shuō)，資金的預(yù)算已經(jīng)有了相對(duì)固定的模式，管理信息化中需要的資金可能金額稍大就會(huì)遭到管理層的反對(duì)，使檔案管理信息化進(jìn)程較慢，拖延的后果就是無(wú)法完整的完成信息化建設(shè)。

2.3煉油企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)人員缺乏信息化管理意識(shí)。在煉油企業(yè)檔案管理的過(guò)程中，人員是主要的操作對(duì)象，也是信息化成敗的關(guān)鍵，其信息化管理意識(shí)的缺乏嚴(yán)重影響著這個(gè)改革的進(jìn)程。煉油企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)階層有時(shí)候?qū)Χ唐诶孢^(guò)于重視，不愿意進(jìn)行管理方面的投入，沒(méi)有對(duì)檔案管理工作有清晰的認(rèn)識(shí)，多數(shù)煉油企業(yè)都是為了應(yīng)付檢查草草了事，檔案的管理混亂，檔案丟失損壞嚴(yán)重。

3煉油企業(yè)檔案信息化的措施和建議

3.1強(qiáng)化檔案信息安全。在運(yùn)用新技術(shù)的時(shí)候，在享受其便利性的同時(shí)，也不得不擔(dān)負(fù)他所帶來(lái)的新的風(fēng)險(xiǎn)。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代信息泄露這個(gè)世界性的難題在煉油企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)過(guò)程中也是不可避免。所以在建設(shè)過(guò)程中要加強(qiáng)信息安全保障，通過(guò)必要的技術(shù)性措施，對(duì)檔案文檔進(jìn)行保護(hù)。強(qiáng)化管理人員的安全防范意識(shí)，確保檔案信息不被竊取和泄露。尤其對(duì)于關(guān)系國(guó)家命脈的油企來(lái)說(shuō)，其內(nèi)部資料的保密性很重要，需要企業(yè)上下所有人員的特別關(guān)注。

3.2做好檔案管理長(zhǎng)期計(jì)劃。煉油企業(yè)檔案工作是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，必須堅(jiān)持進(jìn)行長(zhǎng)期的工作安排，在煉油企業(yè)的管理工作中要占有一定的分量，煉油企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要統(tǒng)一安排，避免管理上的混亂，保證企業(yè)不斷發(fā)展的同時(shí)，也要使檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)。加快煉油企業(yè)檔案管理信息化，有計(jì)劃的大力培養(yǎng)信息化管理人才，推行電子化進(jìn)程，使檔案管理更加完善豐富。建設(shè)信息化中心，保證相關(guān)部門(mén)和職工都可以及時(shí)得到自己的基本信息。

3.3基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。煉油企業(yè)的管理信息化需要硬件來(lái)作為有力的保障，這就要求投入大量的資金進(jìn)行信息化基礎(chǔ)設(shè)施的完善和升級(jí)，通過(guò)添加了計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，保證檔案信息化的全面實(shí)現(xiàn)。軟件方面要建立完整的檔案管理系統(tǒng)，使工作人員在整理、編輯、查閱過(guò)程中得到方便。

3.4強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域。煉油在初期發(fā)展檔案信息化的過(guò)程中必然出現(xiàn)很多的問(wèn)題，而檔案信息主要的職責(zé)是服務(wù)于企業(yè)和社會(huì)，增強(qiáng)相關(guān)服務(wù)意識(shí)是很重要的，信息化是科技化的結(jié)果，也是對(duì)服務(wù)化的強(qiáng)化，檔案信息服務(wù)是此項(xiàng)工作的根本目的。相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員要有較強(qiáng)的信息和服務(wù)意識(shí)，才能在工作中更加良好的完成自己的工作，把其當(dāng)作檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)是很有必要的，在煉油企業(yè)中，傳統(tǒng)的論資排輩意識(shí)使得很多老一輩職工對(duì)自己崗位的認(rèn)識(shí)不夠，無(wú)法對(duì)每一個(gè)相關(guān)的企業(yè)員工提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.5實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。檔案管理工作需要認(rèn)真和耐心，其需要合理的工作流程保證檔案的有序安排，自動(dòng)化和信息化的文件、檔案一體化進(jìn)程中，實(shí)現(xiàn)從電子文件形成到電子文件歸檔的一切活動(dòng)過(guò)程和處理情況的計(jì)算機(jī)管理。

結(jié)束語(yǔ)

煉油企業(yè)檔案信息化進(jìn)程正在不斷的推進(jìn)過(guò)程中，在國(guó)內(nèi)很多大小煉油廠已經(jīng)全面實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理，它們也通過(guò)這個(gè)改變獲得了很多的好處，使管理層對(duì)不同部門(mén)職工的基本情況有更加清晰的認(rèn)識(shí)，職工對(duì)自己的信息也有更加完整的了解。信息化需要國(guó)家、社會(huì)和煉油企業(yè)的共同努力，爭(zhēng)取在每個(gè)煉油企業(yè)都建立起來(lái)。

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作者簡(jiǎn)介

李琴（1969-）女，漢族，陜西米脂人，館員，主要從事工程資料管理工作。