信息化建設(shè)對高校人事檔案發(fā)展趨勢的影響研究

【摘要】高校人事制度的改革和人才流動，需要一個更加靈活的人事檔案制度的出現(xiàn)。信息化的發(fā)展為高校的人事檔案改革提供了新的機遇也帶來了新的挑戰(zhàn)。

高校人事檔案以教職員工姓名為特征組成專卷，是高?！爸恕⒂萌恕钡闹匾罁?jù)。高校人事檔案工作是高校人力資源管理的重要組成部分，是組織人事工作的重要內(nèi)容，是高校人才隊伍建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作。隨著高校人事制度的改革、人員流動的增強，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式越來越不適應(yīng)高校人力資源發(fā)展的需要，亟需一個靈活機動的管理模式出現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)化、信息化的發(fā)展給人事檔案的改革提供了技術(shù)保障。人事檔案的現(xiàn)代化管理對人事檔案的傳統(tǒng)管理模式提出了挑戰(zhàn)，同時也為高校人事檔案管理工作帶來了新的機遇。

一、高校人事檔案發(fā)展趨勢

高校的競爭即人才的競爭，隨著競爭的加劇，人才流動的提高，需要高校實行更加靈活高效的人力資源管理制度，對傳統(tǒng)的高校人事制度進行改革。高校的用人制度不斷發(fā)生變化，逐步實行聘用合同制，并且產(chǎn)生了人事代理、勞務(wù)派遣等多種聘用制度。靈活的聘用制度導致各類人員的轉(zhuǎn)行、調(diào)離、跳槽、下崗、自費出國留學等日益頻繁，也使得傳統(tǒng)的“人檔不分、檔隨人走”的傳統(tǒng)人事檔案管理模式已不適用于學校的人事管理和人才合理開發(fā)流動。封閉人事檔案的管理模式限制了人才的合理流動，阻礙了整個社會的人力資源的合理配置與使用，影響了社會財富的創(chuàng)造，其結(jié)果是在我國政治和經(jīng)濟環(huán)境不斷開放的條件下，人事檔案越來越不受重視[1]。據(jù)新華網(wǎng)的信息，2002年全國實現(xiàn)工作流動的人才中約有20%，即60多萬人未攜帶人事檔案?？梢姺忾]的人事檔案管理模式已跟不上社會改革發(fā)展的步伐。

另一方面，高校編制制度、用人制度、績效工資改革制度等一系列人事制度改革不斷深入為檔案管理增加了巨大工作量和工作壓力。這就要求檔案管理部門要及時全面的收集人事材料，進一步提高效率、提高人事信息管理的時效性。

為適應(yīng)這些轉(zhuǎn)變，高校人事檔案管理應(yīng)尋求更高效的管理模式，使人事檔案真正成為開發(fā)高校人力資源的信息基地。

二、高校人事檔案的管理利用現(xiàn)狀

（一）重建、遺棄檔案現(xiàn)象嚴重

人才的競爭加劇了高校職工的頻繁流動，為了留住人才，有的學校采取扣留職工人事檔案成為高校阻止職工跳槽的手段。然而，有的高校為了實現(xiàn)引進人才的目的，針對此現(xiàn)象，承諾可以“重建檔案”。這樣的行為嚴重導致了“一人多檔”“、有檔無人”、“管檔與管人不統(tǒng)一”的社會現(xiàn)象，違背了人事檔案管理原則，不能真實客觀地反映職工的素質(zhì)和相關(guān)信息。有的學校各類人員在離職、跳槽、調(diào)離、升職等的變化過程中，無法較好地處理個人人事檔案的異地轉(zhuǎn)移、調(diào)檔、存檔，造成了許多人“棄檔”，影響了人事檔案管理工作的順利開展。

（二）人事檔案管理方式陳舊

現(xiàn)行的人事檔案管理所規(guī)定的各種標準主要是以實體管理為主，著眼點在檔案的完全、整齊。檔案管理工作中大量簡單重復性勞動是使案卷外表整齊劃一規(guī)范，而對人事檔案內(nèi)在的完整、準確、動態(tài)管理、立體掌握收效甚微。人事檔案中的個人檔案僅包含履歷、自傳、鑒定考核、學歷職稱、政審、黨團、獎勵、處分、工資和任免其它等十大類，不能在檔案中全面、客觀地反映個人的基本情況。檔案人員常年忙于材料的整理、裝卷，缺乏必要的時間和精力去考慮開發(fā)案卷的內(nèi)在信息價值。檔案的檢索方式是檔案管理人員通過各分類目錄從中找出需查閱的檔案記錄來，再根據(jù)目錄中的記錄到檔案庫房中查找實體檔案，工作量大，效率很低。

目前高校人事檔案管理人員查閱所需檔案時都是到檔案室進行現(xiàn)場翻閱，從中摘錄相關(guān)信息或復印相關(guān)內(nèi)容。人事檔案利用率很高，在工作中需要經(jīng)常多次查詢有關(guān)人員的信息，有人事爭議或其它需審核內(nèi)容的檔案其翻閱次數(shù)更多，尤其是每年的調(diào)資、職稱評定等。對同一樣的信息經(jīng)常有重復查閱，這樣不僅浪費人力、時間，影響效率，也增加了對實體檔案紙質(zhì)的損壞。

（三）人事檔案管理者素質(zhì)尚待提高

一方面，社會、單位、個人在相當程度上表現(xiàn)出檔案法制意識的淡薄，所以，依法治檔工作不力，對人事檔案信息服務(wù)于學校的決策力也沒有足夠的認識；另一方面，負責人事檔案管理工作的人員沒有基本的專業(yè)技能，對于人事檔案的歸檔、建檔、管檔和人事檔案信息化等工作缺乏責任心，導致檔案標準不規(guī)范，工作中漏洞百出。

三、信息化對高校人事檔案發(fā)展趨勢的影響

（一）符合高校人事改革的要求

人員實行信息管理后可代替人事檔案的實體管理，人事檔案交至人才服務(wù)機構(gòu)專門管理，高校工作人員工作變動，他們的人事檔案關(guān)系轉(zhuǎn)遞是不受影響的。高校招聘人才時只需招聘部門通過人才網(wǎng)絡(luò)平臺，從人才服務(wù)機構(gòu)信息網(wǎng)上復制下載所需專業(yè)人才基本的情況并進行保存即可?？梢詼p少高校在聘用人員時因無人事檔案可查詢而帶來的工作不便。隨著全社會信息化、網(wǎng)絡(luò)化的深入普及，高校可以直接從網(wǎng)上查詢獲得個人的基本信息，這樣高校在聘用人員期間，員工的表現(xiàn)可以匯總為數(shù)據(jù)發(fā)送或傳輸?shù)狡赣萌藛T信息管理中心，既健全了聘用人員的人事信息，也加強對聘用人員的監(jiān)督，同時，也有利于聘用制，模式下高校對各類所需人才的選拔與管理[2]。

（二）高校管理工作的效率不斷提高

人事檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，使得一次錄入的數(shù)據(jù)就能被多次利用，并能夠在人事管理內(nèi)部進行數(shù)據(jù)共享。建立通用的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，用戶只需要通過網(wǎng)絡(luò)就可以實現(xiàn)及時的查詢，檢索查詢變得非常方便。人員的信息就都可以從數(shù)據(jù)庫中獲得，從而減少了工作人員與原始紙質(zhì)材料的接觸，使人事檔案原件的利用率降低了，人事檔案原始材料也相應(yīng)地減少了人為磨損，這既有利于人事檔案紙質(zhì)載體的保護，又有效地延長人事檔案材料的壽命[2]。另一方面，在進行人事檔案工作的各項數(shù)據(jù)統(tǒng)計時，無需再搞人工測算，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)就可以使人事檔案的信息得到更好地利用，這也為組織人事部門提高了工作效率，更快捷更準確地為高校決策機構(gòu)提供了依據(jù)。

（三）管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能的提高

人事檔案管理信息化，檔案管理員可以從繁瑣的手工勞動中獲得解脫，減少了管理員在庫房中逗留的時間，節(jié)約了手工工作時間，這不僅有益于管理員的身心健康，更能體現(xiàn)以人為本的人性化管理理念。

信息化的發(fā)展，使越來越多的新技術(shù)如電子計算機、微縮技術(shù)、聲像技術(shù)、自動化技術(shù)、通訊技術(shù)等陸續(xù)應(yīng)用于檔案管理工作的各個方面，原來的那種傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)方式，專業(yè)知識與技能已不能適應(yīng)信息化發(fā)展，這就要求檔案工作者必須加緊充電，盡快掌握新知識、新技術(shù)，具備運用新設(shè)備和開發(fā)信息能力，適應(yīng)日新月異的檔案管理現(xiàn)代化、開發(fā)利用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的需要，不斷拓展服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)效果，使檔案信息化建設(shè)具有生機和活力。

參考文獻

[1]王靜軒.分析人事檔案的“終身”制改革[J].山西檔案，2007（2）：27-28.

[2]董潔.信息時代高校人事檔案管理的研究[D].山東：山東大學，2008（4）