談公立醫(yī)院的檔案管理工作

【關鍵詞】公立醫(yī)院；檔案管理

【中圖分類號】R197 【文獻標識碼】A 【文章編號】1004—7484（2013）10—0840—02

我國公立醫(yī)院改革工作伴隨著衛(wèi)生部《關于印發(fā)公立醫(yī)院改革試點指導意見通知》的發(fā)布，在全國范圍內(nèi)開展，《通知》強調(diào)堅持公立醫(yī)院的公益性質(zhì)，把維護人民健康權益放在第一位，實行政事分開、醫(yī)藥分開、管辦分開、營利性和非營利性分開，調(diào)動醫(yī)務人員積極性，推進體制機制創(chuàng)新，滿足人民群眾基本醫(yī)療服務需求，提高公立醫(yī)院運行效率，切實緩解群眾看病貴、看病難問題。公立醫(yī)院改革的推行，給作為醫(yī)院管理內(nèi)容之一的醫(yī)院檔案管理工作帶來了新的機遇也帶來了新的挑戰(zhàn)。因此，如何在新形勢下及時轉(zhuǎn)變觀念、創(chuàng)新工作方式、滿足改革需求，對當前醫(yī)院檔案管理工作具有深刻的意義。

我院在經(jīng)歷一年多的改革嘗試中取得了一些成果。這些成果既體現(xiàn)了檔案管理在醫(yī)院改革中的重要性，也驗證了檔案管理在公立醫(yī)院改革中的進步與發(fā)展。

1 醫(yī)院檔案為醫(yī)院改革提供了可靠依據(jù)

醫(yī)院檔案是醫(yī)院建設中重要的信息資源，它全方位記錄著醫(yī)院的事業(yè)發(fā)展，是醫(yī)院宏觀管理與微觀管理的原始信息，它能為決策者提供理性思考的基礎，促進醫(yī)院業(yè)務水平的不斷提高，增強醫(yī)院的競爭實力，是醫(yī)院管理工作中的重要組成部分。隨著新一輪醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的全面鋪開，其中的每一項決策都可能影響著醫(yī)院未來發(fā)展的命運，因此，充分閱覽并借鑒各類檔案并汲取其中的有效信息，是各級行政機關和醫(yī)藥衛(wèi)生部門在做出改革決策時必須慎之又慎的首要工作。比如，此次公立醫(yī)院改革嘗試實行醫(yī)藥分開，為此，當?shù)匦l(wèi)生行政部門必須查閱歷史數(shù)據(jù)，深入了解此前藥品收入在各醫(yī)療機構業(yè)務收入中的比重情況，并結合醫(yī)院發(fā)展的實際，制定實行本地醫(yī)藥分開的步驟及計劃。簡而言之，只有立足本地實際，才能在堅持中央確定的改革方向和原則的基礎上，因地制宜，大膽探索創(chuàng)新，建立適應自身發(fā)展的醫(yī)院改革模式，才能使醫(yī)院做出正確決策，更切實有效地服務于社會。

2 公立醫(yī)院改革對檔案管理的新要求

2.1 醫(yī)院改革擴大了檔案收集范圍，檔案歸檔范圍應及時更新隨著醫(yī)院改革的深入，各設區(qū)醫(yī)療機構逐步拓寬服務領域，創(chuàng)新服務方式，改變服務模式，如門診實行全天候服務、無假日醫(yī)院，導醫(yī)導診、電子病歷、臨床路徑、優(yōu)質(zhì)護理、信息化管理、健康教育、計劃生育輔導、對口支援、雙向轉(zhuǎn)診、巡回醫(yī)療等，為患者提供多方位、深層次的優(yōu)質(zhì)服務。伴隨著服務項目的拓展和服務內(nèi)涵的深化，各類醫(yī)療護理文件、原始診療資料、數(shù)據(jù)信息急劇增加。近年就增加了醫(yī)德醫(yī)風、臨床路徑、優(yōu)質(zhì)護理、社區(qū)家庭健康檔案等數(shù)十種內(nèi)容，在豐富醫(yī)院檔案內(nèi)容的同時，也給檔案的收集增加了難度。特別是醫(yī)療資源共享、檢驗結果互認等措施的全面普及，更使檔案收集渠道更加分散化。

因此，為適應不斷出現(xiàn)的改革內(nèi)容，應及時調(diào)整檔案收集方法，注重收集的及時性，完整性，針對不同醫(yī)療機構的共享內(nèi)容，嘗試建立相應的聯(lián)合建檔的收集方法和管理制度。對新增服務項目、擴大服務范圍中形成了檔案資料要分門別類通過多種渠道予以收集，形成良好的收集歸檔循環(huán)；對增設的?？崎T診、診療科室、服務部門還應做好兼職檔案、信息員的建檔指導工作。在這些工作的基礎上，要定時調(diào)整或更新檔案的歸檔范圍，使各部門的兼職檔案員有“法”可依，及時歸檔，避免歸檔材料的流失。

2.2 醫(yī)院改革使檔案管理模式更加現(xiàn)化化

信息化建設是此次公立醫(yī)院改革的一項重要內(nèi)容，信息化的普及在方便病人就診、縮短病人等待時間、提高醫(yī)務人員工作質(zhì)量效率以及緩解“看病難、看病貴”等方面起到了積極作用。（醫(yī)院信息化建設的優(yōu)勢）當前，各大公立醫(yī)院投入了不少人力、物力加強信息化建設，對病人而言，可以通過自助模式在電腦上完成相關信息的錄入，如自助預約、自助掛號、自助存款、自助評價等；對醫(yī)務人員來說，則可以實現(xiàn)OA辦公自動化、電子病歷、移動查房、移動護士站等多種智能化的信息系統(tǒng)。這些載體形式的變化，為醫(yī)療服務單位的改革和發(fā)展注入了無限生機，也給醫(yī)院檔案管理模式帶來了新的課題。這些信息資料的匯總、存儲及歸檔必然使檔案管理更加檔范化、精細化，特別是使檔案管理的前端控制顯得更為必要。檔案室可通過計算機網(wǎng)絡，自動向計算機終端工作站適時收集掛號信息、預約數(shù)據(jù)、病人反饋意見等原始信息；對政務信息則在工作業(yè)務中進行文件信息數(shù)據(jù)處理的同時，執(zhí)行電子文件形成與歸檔的功能，使檔案室成為更加現(xiàn)代化的信息儲藏中心和利用中心，使醫(yī)院向數(shù)字化醫(yī)院邁進，為未來的信息資源全面共享打好基礎。

此外，信息化也應該被應用到檔案自身的管理中。醫(yī)院改革過程中，各方面對檔案信息的需求有增無減，并且要快速、準確、系統(tǒng)地提供。但目前，許多醫(yī)院的檔案管理仍停留傳統(tǒng)的手工管理方式，無論從數(shù)量上、內(nèi)容上、速度上都難以適應醫(yī)院改革的快節(jié)奏。現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，已經(jīng)為檔案管理的現(xiàn)化代奠定了基礎，可建立檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案從目錄到內(nèi)容全面信息化，在特殊情況下甚至可以實現(xiàn)檔案的遠程管理。實踐也證明，檔案管理工具越科學，檢索時間越縮短，檔案查找的準確率、全面性會越高，檔案信息資源的開發(fā)就越廣泛而深入，那些沉睡在恒溫庫房中的歷史書卷才能真正被喚醒，才能顯示出其歷久彌新的生命力和價值。

2.3 醫(yī)院改革要求檔案資源的開發(fā)利用更加深入

長期以來，醫(yī)院檔案特別是綜合檔案更多地注重案卷數(shù)量、整理及保管，在檔案資源的開發(fā)利用工作中存在明顯的被動性和盲目性，制約了檔案信息的二次加工和開發(fā)利用，嚴重影響了檔案事業(yè)自身的發(fā)展。為了更好地適應醫(yī)療改革，醫(yī)院檔案工作者要更加積極主動地參與醫(yī)院管理，融入公立醫(yī)院改革的大潮中，主動了解改革的重點和難點，實現(xiàn)檔案管理與醫(yī)院改革的同步規(guī)劃、同步發(fā)展，而檔案管理的重心也迫切需要在整理、保管的基礎上向收集、開發(fā)利用轉(zhuǎn)變，為醫(yī)療改革提供多渠道的信息服務。

要加強與醫(yī)院各管理部門的聯(lián)系，及時了解醫(yī)院各項工作的需求，探索檔案流向和服務的有效途徑與方法，研究檔案利用規(guī)律，為利用者的決策準確提供檔案信息參考；要圍繞醫(yī)療改革中的重點問題和關鍵問題，有針對性、創(chuàng)造性地開展編研工作，以便于用者進行系統(tǒng)的總結，為下一階段的改革提供有效的借鑒；要推動檔案館藏由“單一型”向“綜合型”方向發(fā)展，搞好檔案、資料、情報信息的一體化服務，這樣可以使醫(yī)院的各種信息互相補充，互相滲透，構成醫(yī)院信息的完整體系，為醫(yī)院改革的穩(wěn)步推進打造良好的基礎。

參考文獻：

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