淺議醫(yī)院人事檔案的電子信息化管理

【中圖分類(lèi)號(hào)】R197.3 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1004—7484（2013）10—0839—02

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的建立，我們邁進(jìn)了一個(gè)全新的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代。為充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)的成果，使醫(yī)院檔案工作從傳統(tǒng)工作模式向電子化模式發(fā)展，強(qiáng)化和提高檔案收集、整理、保管和利用等各環(huán)節(jié)的手段和效率，跟上社會(huì)信息電子化發(fā)展的步伐，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)。

1 目前醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

1.1人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

目前醫(yī)院人事檔案管理仍基本上沿用幾十年人事檔案的基本模式，其偏重靜態(tài)性資料描述、注重歷史性和過(guò)去時(shí)的記錄、不具公共性和共享性、不能動(dòng)態(tài)反映個(gè)人信用狀況等缺陷。傳統(tǒng)檔案管理方式的弊端在電子科技日趨發(fā)達(dá)的今天，變的難以適應(yīng)現(xiàn)代化的辦公快速、便捷的要求：第一，查詢效率低，當(dāng)前的人事檔案中有相當(dāng)材料如各級(jí)表彰、外出進(jìn)修等檔案多保管在各職能部門(mén)，遇到歸檔或查詢問(wèn)題時(shí)，工作量大，勞動(dòng)強(qiáng)度大。檔案員要經(jīng)常往返于各職能部門(mén)和庫(kù)房之間，有的人事檔案材料上百頁(yè)，為了防止丟失，查閱前后都要核對(duì)頁(yè)碼、內(nèi)容。第二，檔案安全性難以保證。由于直接對(duì)原始資料查閱，為防止查詢?nèi)藛T對(duì)原件的毀壞、涂改，要派專(zhuān)人負(fù)責(zé)陪同。即使發(fā)生檔案損毀這種情況，由于沒(méi)有備份也無(wú)從查對(duì)，將承擔(dān)不必要的損失。第三，歸檔困難。由于資料的變動(dòng)（增加或更新），如年度考核、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核、學(xué)歷變更等以及多卷相關(guān)檔案同時(shí)查詢的情況時(shí)有發(fā)生，不可避免地發(fā)生歸檔錯(cuò)誤。一旦出現(xiàn)此類(lèi)問(wèn)題，就有可能將上千卷檔案從新整理，牽涉大量的人力、物力。歸檔的頻繁，導(dǎo)致工作人員從事大量的體力工作。第四，管理困難。由于檔案都是整卷歸檔的，有時(shí)只能查部分內(nèi)容，但難免將一些不應(yīng)查閱的內(nèi)容被閱，很難控制。大量的紙制文檔，只能手工建立索引數(shù)據(jù)和登記，無(wú)法體現(xiàn)出檔案狀況，缺乏一套對(duì)檔案出、入庫(kù)記錄和檔案變動(dòng)的管理系統(tǒng)。

1.2檔案信息電子化管理存在的問(wèn)題

檔案信息電子化雖然能使檔案部門(mén)能夠更好地提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)和提高工作效率，檔案信息資源得到更充分的利用，但是在認(rèn)識(shí)檔案信息電子化好處的同時(shí)，我們也應(yīng)清醒地認(rèn)識(shí)到，檔案部門(mén)面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)：

1.2.1原始性及真實(shí)性的問(wèn)題。

電子文件的原始性及真實(shí)性的問(wèn)題集中在以下幾方面：（1）電子文件可以被原樣復(fù)制，也可以被改動(dòng)后而不留痕跡。（2）電子文件的真實(shí)性保證是伴隨其生命始終的不間斷過(guò)程。（3）電子文件與載體相分離，使其信息的原始性和內(nèi)容的真實(shí)性的衡量標(biāo)準(zhǔn)帶有相對(duì)性。隨著側(cè)重點(diǎn)不同、技術(shù)基礎(chǔ)不同，使不同部門(mén)對(duì)電子文件的真實(shí)性認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)出現(xiàn)了不同的定位情況，從而使對(duì)真實(shí)性的確認(rèn)帶有相對(duì)性。

1.2.2通用性問(wèn)題。人事檔案工作和人事信息工作相輔相成，密不可分。人事檔案往往是人事信息的主要來(lái)源和主要記錄方式，人事信息的主要內(nèi)容與人事檔案的原始記錄也應(yīng)是一致的。隨著人事檔案管理信息化程度的不斷提高，這兩項(xiàng)工作雖然不能等同替代，但很多具體項(xiàng)目是重復(fù)的。在現(xiàn)代人事管理模式中，無(wú)論是各級(jí)組織部門(mén)還是基層單位，人事檔案工作和人事信息工作都是相對(duì)分離的，分工也很明確，有的還隸屬于不同的職能科室。由各級(jí)各部門(mén)開(kāi)發(fā)的人事信息軟件和人事檔案管理軟件很多，兩類(lèi)軟件一般都包括了人事信息和檔案管理信息，但側(cè)重點(diǎn)各不相同，信息轉(zhuǎn)換或共享又有困難。 會(huì)造成人事信息失實(shí)，影響人事工作的正常開(kāi)展。另一方面，檔案管理系統(tǒng)中的主要數(shù)據(jù)來(lái)源于人事檔案，而且一般采用隨時(shí)維護(hù)的形式，在材料歸檔的同時(shí)就要更新信息，具有真實(shí)性、權(quán)威性。但由于多數(shù)單位已有了人事信息系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)中的人事信息往往不被重視，利用率低。檔案工作公共服務(wù)平臺(tái)建設(shè)需有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，如果各個(gè)檔案部門(mén)各自為政依照自己的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)平臺(tái)，如財(cái)務(wù)部門(mén)工資軟件與人力資源信息管理軟件不同，不僅浪費(fèi)大量的資金重復(fù)建設(shè)不兼容的平臺(tái)，也為醫(yī)院將來(lái)整合各科室檔案信息資源帶來(lái)的困難，得不償失，所以盡快由上而下制定一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)顯得至關(guān)重要。從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度看，如果標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，以后各部門(mén)之間進(jìn)行信息共享或聯(lián)合開(kāi)發(fā)，就很可能由于數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的差異帶來(lái)不兼容的問(wèn)題。

1.2.3憑證價(jià)值問(wèn)題。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒(méi)有草稿與印稿的區(qū)別，也沒(méi)有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。電子文件本身固有的原始信息的可變性和不穩(wěn)定性及人們對(duì)其可靠程度的不信任和矛盾心理，目前難以成為合法的證據(jù)。

2 開(kāi)展人事檔案的電子化管理工作的必要性

2.1新時(shí)期人事工作的迫切需要。進(jìn)入新世紀(jì)以來(lái)，運(yùn)用現(xiàn)代化、科學(xué)化的手段做好新時(shí)期人事工作，更好地為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，這是新時(shí)期人事工作的迫切需要，也是信息化工作發(fā)展的趨勢(shì)和必然要求。只有進(jìn)一步加強(qiáng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用工作，才能檔案工作更好地為人事工作服務(wù)。

2.2已具備了物質(zhì)條件設(shè)施

現(xiàn)在各大醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)已基本上實(shí)現(xiàn)了寬帶化，絕大部分都實(shí)現(xiàn)了電腦化辦公。這為實(shí)現(xiàn)人事檔案信息電子化管理提供了物質(zhì)基礎(chǔ)。而電子檔案的軟件技術(shù)及相關(guān)管理辦法的研究不斷深入，也為人事檔案信息電子化管理提供了技術(shù)上的保障。在現(xiàn)有的設(shè)備基礎(chǔ)上增設(shè)相應(yīng)的檔案存儲(chǔ)、管理軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)軟件及相應(yīng)的設(shè)備，即可實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理。

2.3人事信息規(guī)范的需要。在日常管理中，形成了大量的信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的，不僅耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，重復(fù)勞動(dòng)多，工作量大，效率低，而且由于手工管理，就不可避免地造成了不同部門(mén)之間的信息閉塞，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息系統(tǒng)流程不科學(xué)。要改變這種狀況，就需要用現(xiàn)代化工具管理干部信息，不斷提高信息的規(guī)范程度與利用率。

2.4提高人事檔案管理水平的需要。隨著經(jīng)濟(jì)體制和人事制度改革的不斷深化，人事檔案管理也應(yīng)不斷提高科學(xué)管理水平。這就要求我們?nèi)シe極探索人事檔案管理工作的新路子，建立起與經(jīng)濟(jì)體制和人事制度改革相適應(yīng)的人事檔案管理模式，采用現(xiàn)代化管理手段與方式來(lái)管理人事檔案，更好地發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理方面的作用，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方式。

3 進(jìn)一步規(guī)范人事檔案的電子化管理

3.1人事檔案管理與人事信息管理同步化，是實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)管理的合理模式，要推動(dòng)人事檔案的計(jì)算機(jī)管理，有必要建立人事檔案與人事信息同步化管理的合理模式。在檔案工作與人事信息工作的有機(jī)結(jié)合的基礎(chǔ)上，可將檔案管理與人信息這兩類(lèi)系統(tǒng)合二為一，開(kāi)發(fā)推廣全國(guó)統(tǒng)一或較大領(lǐng)域統(tǒng)一的人事信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案基礎(chǔ)管理工作一信息開(kāi)發(fā)利用工作的同步化管理。這樣既能減少工作環(huán)節(jié)和重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率，又可保證信息的準(zhǔn)確、完整和新鮮，提高信息資源的利用率。

3.2強(qiáng)化制度化建設(shè)規(guī)范人事信息管理

因硬件故障、病毒感染、操作失誤等原因造成數(shù)據(jù)丟失、損壞的現(xiàn)象不可避免。加上檔案工作人員計(jì)算機(jī)水平有限，如不及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，一旦發(fā)生問(wèn)題數(shù)據(jù)難以恢復(fù)，損失很大。同時(shí)，計(jì)算機(jī)管理帶來(lái)了信息維護(hù)、磁盤(pán)等載體的保管保密等一系列的新的問(wèn)題。如通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查檔，更要面臨系統(tǒng)安全的巨大挑戰(zhàn)。檔案工作是一項(xiàng)保管保密要求高的特殊性工作，在這一領(lǐng)域應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立全面、規(guī)范的管理制度是不容忽視的問(wèn)題。規(guī)范操作程序，對(duì)保密等相關(guān)問(wèn)題提出明確的要求。制訂更為全面規(guī)范的人事檔案計(jì)算機(jī)管理制度，使檔案工作人員有據(jù)可依，最大限度地減少管理上的漏洞。

3.3提高檔案管理人員技術(shù)水平

由于缺乏有力的約束機(jī)制，各單位檔案管理人員配備普遍不足。實(shí)行計(jì)算機(jī)管理要求在較短時(shí)間內(nèi)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，并在日常工作中及時(shí)信息維護(hù)，檔案管理人員的工作量明顯加大，計(jì)算機(jī)管理帶來(lái)的工作效率的相對(duì)提高還不明顯。使用檔案管理系統(tǒng)使人員配備不足的矛盾更為突出。多數(shù)單位只能在集中整理檔案期間借用人員使用檔案管理系統(tǒng)。要不斷加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平。

3.4加強(qiáng)電子文件歸檔管理。單位檔案部門(mén)要根據(jù)檔案管理的要求，加強(qiáng)對(duì)電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保電子文件真實(shí)、完整、有效，上級(jí)主管單位進(jìn)行電子文件歸檔管理的試點(diǎn)工作，及時(shí)總結(jié)、推廣經(jīng)驗(yàn)，引導(dǎo)、規(guī)范機(jī)關(guān)電子文件的歸檔工作。同時(shí)加強(qiáng)電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案接收的研究，并根據(jù)工作實(shí)踐制定電子檔案管理辦法。一些管理軟件運(yùn)行環(huán)境要求高，要進(jìn)行適當(dāng)?shù)耐度搿Ｍ瑫r(shí)，檔案工作的高度保密性要求配備專(zhuān)用的電子設(shè)備，并由專(zhuān)人管理。各單位可根據(jù)自己的實(shí)際視情而選用合適的信息化管理模式。

4 小結(jié)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的建立，我們邁進(jìn)了一個(gè)全新的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，大力開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源己經(jīng)非?，F(xiàn)實(shí)的提上了各級(jí)檔案部門(mén)的議事日程。加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用迫在眉睫。努力創(chuàng)造條件讓現(xiàn)有的工作人員在實(shí)踐中學(xué)習(xí)，通過(guò)在職培訓(xùn)的辦法，使在職人員補(bǔ)上欠缺的現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)和管理科學(xué)知識(shí)。要加強(qiáng)健全與完善醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)，全面推進(jìn)檔案現(xiàn)代化，促進(jìn)檔案事業(yè)健康發(fā)展。選用一套科學(xué)的、合理的軟件系統(tǒng)。強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化意識(shí)，加大對(duì)檔案管理工作的投入實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，建立一支高素質(zhì)人事檔案管理隊(duì)伍。