對醫(yī)院檔案管理工作的幾點認識

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；檔案管理

【中圖分類號】R197 【文獻標識碼】A 【文章編號】1004—7484（2013）10—0837—02

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在各種工作和活動中形成的具有保存價值的文件、簿冊、圖表、聲像等各種門類和各種載體的文件材料，它是醫(yī)院管理人員和全體醫(yī)務工作者辛勤勞動和集體智慧的產(chǎn)物，是醫(yī)院極其寶貴的無形資產(chǎn)。醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院工作的重要組成部

分，隨著信息時代的到來，加強醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)尤為重要。醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化就是運用先進的科學技術(shù)、管理方法和管理手段，對醫(yī)院產(chǎn)生和各種載體的檔案實行系統(tǒng)、全面的管理，并為醫(yī)院的各項活動及社會提供優(yōu)質(zhì)快捷的服務，為醫(yī)院領(lǐng)導的決策提供重要的依據(jù)，為醫(yī)院檔案的利用創(chuàng)造社會效益和經(jīng)濟效益。為此，我們必須加強醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化工作。

1 醫(yī)院檔案管理工作的基本要求

1.1完整性要求。

要達到完整性要求，一方面要保證醫(yī)院檔案數(shù)量齊全、成分多樣，使應該集中保存的檔案不致于分散和遺漏，維護全宗和全宗群的完整；另一方面要盡量保持醫(yī)院檔案間的歷史聯(lián)系，不能人為地割裂。

1.2安全性要求。

醫(yī)院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠的檔案，其價值往往越大。但由于社會的和自然的原因，檔案材料不免遭到損毀。因此，盡可能地延長檔案的壽命，保護其安全，避免醫(yī)院檔案中的機密泄露，就成為檔案管理的重中之重。

1.3科學性要求。

現(xiàn)代的醫(yī)院檔案管理工作不再是對醫(yī)院檔案的簡單保管，而要采用科學的理論和方法，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，把檔案管理活動作為一個復雜的系統(tǒng)來進行科學管理，使醫(yī)院檔案管理工作向更高水平邁進。

1.4規(guī)范性要求。

檔案管理系統(tǒng)不是孤立的系統(tǒng)，各個檔案管理系統(tǒng)之間、檔案管理系統(tǒng)和其他文獻管理系統(tǒng)之間有著千絲萬縷的聯(lián)系，并正在向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，這就要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，實行檔案管理工作的標準化，使得檔案信息資源得以共享。要達到規(guī)范性要求，除了要制訂各項醫(yī)院檔案管理業(yè)務標準和技術(shù)標準并貫徹實施外，還可通過法規(guī)手段來實現(xiàn)。

1.5經(jīng)濟性要求。

在醫(yī)院檔案管理過程中，應盡可能用最少的投資達到最大的效益，無論采用哪種管理手段，都要考慮它是否經(jīng)濟實用、能否用較少的成本獲得較大的經(jīng)濟效益。由于我國大多數(shù)檔案機構(gòu)經(jīng)濟條件有限，經(jīng)濟因素往往在檔案管理系統(tǒng)運行中起決定性作用。

1.6現(xiàn)代化要求。

醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化已成為一種發(fā)展趨勢，將各種現(xiàn)代化技術(shù)如計算機技術(shù)、縮微技術(shù)、復制技術(shù)、視聽技術(shù)等應用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化水平。

2 醫(yī)院檔案管理工作的特點

2.1醫(yī)院檔案管理工作對社會的相對封閉性。

醫(yī)院檔案直接關(guān)系到其形成者的切身利益，因此，檔案一般自

形成之日起，對外有相當一段時間的封閉期，然而醫(yī)院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個過程，并由此推動檔案管理工作不斷向前發(fā)展。

2.2醫(yī)院檔案管理過程的階段性。

就醫(yī)院檔案的流轉(zhuǎn)程序而言，醫(yī)院檔案管理過程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個階段。處于不同階段的檔案具有不同的價值、服務對象、管理方式。在檔案室階段，檔案具有憑證價值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經(jīng)常查考，具有過渡性；在檔案館階段，檔案對其形成單位的作用降低，具有歷史價值和科學文化價值，進入永久保存時期。這個階段的檔案管理工作不僅僅是為某個單位服務，而是要有意識地開發(fā)檔案信息資源，主動地提供檔案為整個醫(yī)院的各項工作服務。

2.3醫(yī)院檔案管理活動對檔案形成者的依附性。

醫(yī)院檔案是在其形成者活動過程中產(chǎn)生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點、經(jīng)驗和成果，包含了與其形成者利益密切相關(guān)的事實和數(shù)據(jù)。因此，檔案歷來為形成者所有與控制，其價值與它的形成者有密切關(guān)系。目前，普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來源聯(lián)系的作法就充分說明了這一點。

3 加強醫(yī)院檔案管理工作的有效措施

3.1完善醫(yī)院檔案管理的體制建設(shè)和制度建設(shè)。

由于多數(shù)醫(yī)院沒有檔案管理的獨立機構(gòu)，造成檔案管理沒有自主權(quán)，工作處于被動狀態(tài)。因此，醫(yī)院應通過認真地調(diào)查研究，制定相應的改革措施，逐步建立醫(yī)院檔案管理的職能機構(gòu)，確立檔案室在醫(yī)院中的地位，實現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉(zhuǎn)變，從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發(fā)。檔案管理是一項長期工作，醫(yī)院應將檔案管理工作納入科室管理責任制之中，與科室主任工作實績考核獎懲掛鉤，明確科室主任對科室檔案工作的管理責任，抓好歸檔材料的收集、整理，促進檔案管理的規(guī)范化。

3.2實行醫(yī)院檔案標準化管理。

醫(yī)院檔案標準化管理是指檔案管理必須有章可循、有法可依，各個項目如分類、編號、案卷目錄編制等都要符合規(guī)定，各個環(huán)節(jié)、各個步驟從初步收集、整理到最后歸檔、存入計算機，都要做到條理清晰，目的明確，保證完整，避免漏失。目前，醫(yī)院檔案載體伴隨著科學技術(shù)的發(fā)展，已呈多樣化的趨勢，由單一的紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化，電子檔案除具有方便、準確、高效等優(yōu)勢外，也在收集、歸檔、鑒定、利用和保密等方面都會給檔案管理工作帶來困難，醫(yī)院檔案管理工作要學會運用計算機知識，通過各種處理、采取必要的手段加以控制，管好用好檔案，以適應科學技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展對醫(yī)院檔案利用的需要。

3.3 要取得各級領(lǐng)導的重視和支持

醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化，離不開單位領(lǐng)導的重視和支持，單位領(lǐng)導者要用發(fā)展的眼光，對待醫(yī)院檔案事業(yè)，面對千變?nèi)f化的信息社會，領(lǐng)導如果等待觀望，舍不得投入，甚至產(chǎn)生畏難情緒，將會導致整個工作的被動，影響整個事業(yè)的發(fā)展。

3.4提高醫(yī)院檔案管理人員的整體素質(zhì)。

檔案資源是一種潛在的生產(chǎn)力，醫(yī)院的檔案管理與醫(yī)院的醫(yī)療、教學、科研是緊密相連的。隨著醫(yī)院管理向科學化、現(xiàn)代化和標準化發(fā)展，檔案工作已成為醫(yī)院管理的重要組成部分，醫(yī)院檔案工作人員是醫(yī)院檔案工作的管理者，對醫(yī)院檔案工作實施全面管理，在檔案管理中起著領(lǐng)導、決策、指導、監(jiān)督作用。因此，建立一支具有堅定理

想信念、掌握現(xiàn)代科技知識和專業(yè)技能、勝任本職工作、富有創(chuàng)新能力的檔案管理隊伍，并使他們充分意識到檔案的價值及檔案帶來的社會效益和經(jīng)濟利益，自覺參與檔案管理工作，已經(jīng)成為醫(yī)院檔案工作的當務之急。

參考文獻：

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