醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的意義與現(xiàn)狀分析

【摘 要】檔案管理在醫(yī)院管理工作中占據(jù)了重要地位，是不可或缺的組成部分，在醫(yī)療、科研、醫(yī)學(xué)教學(xué)等活動(dòng)中的作用日益顯著；如何有效利用檔案信息資源也越來越受到人們的重視。本文通過對醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的簡單介紹來探討標(biāo)準(zhǔn)化管理的意義。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；科研；標(biāo)準(zhǔn)化

【中圖分類號(hào)】R197 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1004-7484（2013）10-0662-01

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步，醫(yī)院的信息化建設(shè)得以迅速發(fā)展，醫(yī)院信息系統(tǒng)在醫(yī)院管理應(yīng)用已經(jīng)越來越廣泛，其作用也越來越大。加強(qiáng)對醫(yī)院檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，有利于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化，因此醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理顯得十分重要，有人甚至認(rèn)為醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的程度反應(yīng)了一家醫(yī)院的的醫(yī)療水平[1]。但目前我國大部分醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理程度十分低；醫(yī)院檔案是一種寶貴的資源，有效利用這些資源則可在一定程度上提升醫(yī)療技術(shù)水平；而檔案的低標(biāo)準(zhǔn)化管理嚴(yán)重制約醫(yī)院檔案的有效利用；本文就醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化管理進(jìn)行了論述。

1 醫(yī)院檔案的范疇與標(biāo)準(zhǔn)化管理的必要性

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種圖表、文字、聲像等信息，并以不同形式記錄下來的文件。醫(yī)院檔案的形成也有其原因，由于醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)常常涉及到雙方或多方人員，因此在客觀意義上是有需要的；所以保證醫(yī)院檔案原始性以及真實(shí)性具有十分重要的意義；并且醫(yī)院檔案可以真實(shí)記錄醫(yī)院的發(fā)展歷史，在醫(yī)療活動(dòng)中也可作為重要的法律憑證，因此有必要保存好醫(yī)院檔案的完整性，而要做到這一點(diǎn)，實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理十分重要。而目前我國醫(yī)院檔案的管理現(xiàn)狀并不理想，由于醫(yī)院分科較細(xì)，因此檔案文件多，而且現(xiàn)在不斷有新的疾病出現(xiàn)，因此醫(yī)院檔案文件十分繁瑣，而且新的文件不斷出現(xiàn)。對于一個(gè)大醫(yī)院，醫(yī)務(wù)人員數(shù)量較多，人員晉升以及聘用也是個(gè)十分繁重的工作，產(chǎn)生的文件數(shù)量也不小。在醫(yī)院檔案中醫(yī)患糾紛占據(jù)巨大的比重，由于目前醫(yī)患關(guān)系十分緊張，患者維權(quán)意識(shí)提升，醫(yī)療過錯(cuò)中出現(xiàn)誤差等原因也可產(chǎn)生一系列文件，因此對醫(yī)院檔案實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理具有十分重要的意義。

2 醫(yī)院檔案管理的意義

醫(yī)院檔案是眾多醫(yī)院管理工作者與醫(yī)務(wù)人員智慧的結(jié)晶，可以為醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展提供寶貴的資源，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供科學(xué)依據(jù)，而且在進(jìn)行科研時(shí)，檔案也是必不可少的，如果有大量、充分、可靠的檔案資料，則可明顯加快科學(xué)研究的進(jìn)程；而且醫(yī)院檔案是醫(yī)院醫(yī)療活動(dòng)中醫(yī)患雙方用來維護(hù)利益的法律依據(jù)，對于保證醫(yī)院穩(wěn)定、處理醫(yī)療糾紛、維持醫(yī)療正常秩序等具有不可替代的作用。檔案既是有形資產(chǎn)的證明，又是知識(shí)產(chǎn)權(quán)等無形資產(chǎn)的依據(jù)，因此實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理可以很好的利用上述優(yōu)點(diǎn)，并充分利用這些檔案資源[2]。

3 醫(yī)院檔案管理存在的問題

3.1醫(yī)院檔案信息化建設(shè)落后

在醫(yī)療過程中計(jì)算機(jī)以及相關(guān)專業(yè)軟件已經(jīng)成為不可或缺的工具，如信息管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理、影像存儲(chǔ)、實(shí)驗(yàn)室數(shù)據(jù)管理等均需要計(jì)算機(jī)的輔助才能完成，雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展速度十分迅猛，但由于認(rèn)識(shí)不夠，檔案管理的相關(guān)軟件開發(fā)卻十分落后；隨著檔案數(shù)量產(chǎn)生速度的增加，以往單機(jī)計(jì)算機(jī)的管理形式已經(jīng)不適合現(xiàn)代管理的要求，而我國大部分醫(yī)院這類落后的情況并沒有得到改善[3]。

3.2檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度低

對醫(yī)院檔案實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理是為了保證信息的有效利用，如果檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低，則阻礙醫(yī)院檔案的信息化進(jìn)程，例如醫(yī)院收費(fèi)系統(tǒng)、影像檢查系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等部門系統(tǒng)規(guī)格不一致，因此數(shù)據(jù)無法進(jìn)行交換共享。

3.3管理體制不健全.缺乏統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)

醫(yī)院檔案管理需要建立一套完善、統(tǒng)一的管理模式，但我國大部分醫(yī)院在管理醫(yī)院醫(yī)療檔案時(shí)并沒有完善、統(tǒng)一的管理模式，網(wǎng)絡(luò)管理經(jīng)驗(yàn)不足，機(jī)構(gòu)設(shè)置也不一致，這些嚴(yán)重影響了檔案的有效利用。

3.4醫(yī)院檔案管理格局混亂

醫(yī)院檔案管理是一個(gè)多部門管理檔案的格局。比如各種檢查影像分屬檢測部門管理，而醫(yī)院的綜合檔案室只管理文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案等。各個(gè)部門采用的工作方式、管理方式均不盡相同，部門的管理職責(zé)也不是十分明確，各部門的考核標(biāo)準(zhǔn)不一致，因此造成實(shí)施管理標(biāo)準(zhǔn)化的困難[4]。

3.5檔案管理人員整體素質(zhì)有待提高

目前醫(yī)院現(xiàn)有的檔案管理人員，往往不是專業(yè)的管理人員，他們往往知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用水平欠缺，知識(shí)面窄；而且部分人員為兼職人員，無法將精力完全應(yīng)用于管理當(dāng)中，醫(yī)院的技術(shù)管理工作就做的十分不理想；因此只有提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，才能更好的服務(wù)于檔案管理。

4 醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理建議

4.1硬件基礎(chǔ)設(shè)施的投入，強(qiáng)化電子文件歸檔管理

醫(yī)院可以根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)能力，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件，加快檔案管理的信息化建設(shè)，并充分利用好現(xiàn)有設(shè)備。將醫(yī)院各科室部門文件直接轉(zhuǎn)換，進(jìn)入檔案室數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)文件共享。紙質(zhì)文件在歸檔時(shí)，應(yīng)有相應(yīng)的電子版檔案[5]。

4.2建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化檔案管理體系

依據(jù)國家對檔案信息化建設(shè)的規(guī)定與要求對檔案管理體系進(jìn)行建設(shè)，檔案管理軟件應(yīng)能夠兼容多種文件存儲(chǔ)格式、支持實(shí)時(shí)瀏覽。能夠?qū)崿F(xiàn)收集整理、檢索瀏覽、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、借閱管理、格式轉(zhuǎn)換、權(quán)限控制、鑒定銷毀等一系列功能，滿足信息開發(fā)利用的需要。建立數(shù)字化信息資源庫，對檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)的整理。

4.3加強(qiáng)檔案管理人才引進(jìn)力度

要做好一份工作，提高工作人員的整體水平時(shí)關(guān)鍵，檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的實(shí)現(xiàn)必須依靠優(yōu)秀的管理人才；檔案人員必須具備深厚的管理知識(shí)并能掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在引進(jìn)人才的同時(shí)加強(qiáng)本院檔案管理人員的培養(yǎng)，為工作人員創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，因?yàn)橹挥型ㄟ^學(xué)習(xí)才能提高人員的整體素質(zhì)水平，才能適應(yīng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的要求。

總而言之，檔案管理在醫(yī)院管理工作中十分重要，如何做好檔案管理工作也是當(dāng)今大部分醫(yī)院需要解決的問題；檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理能有效提高對檔案資源的利用，促進(jìn)醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展，為院領(lǐng)導(dǎo)提供科學(xué)依據(jù)，為科研取得突破奠定基礎(chǔ)，因此做好檔案醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理意義重大，各醫(yī)院必須重視該項(xiàng)工作。

參考文獻(xiàn)：

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[3] 付善鋒. 醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化[J]. 中國醫(yī)學(xué)創(chuàng)新.2012，25（11），519—523.

[4] 王宗美.加強(qiáng)醫(yī)院檔案規(guī)范化管理[J].中國改革報(bào).2012，27（16）：1621—1622.

[5] 李翊銘.淺談提高醫(yī)院檔案管理水平的措施[J]. 中國中醫(yī)藥現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育.2012，33（14）：1149—1150.