有效實(shí)施企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的三步曲

所謂企業(yè)信息化管理系統(tǒng)（ERP）是利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，合理的分配和協(xié)調(diào)企業(yè)資源，通過事前規(guī)劃、事中控制以及事后分析等手段，提高企業(yè)管理水平和資源有效利用的能力，在業(yè)界流傳著這樣一句話“不上ERP等死，上ERP找死”，這句話從分說明了企業(yè)信息化管理系統(tǒng)在現(xiàn)代企業(yè)管理中的重要性，同時也提醒我們，要建立能夠真正滿足企業(yè)各階層管理者對戰(zhàn)略管理、投資管理、經(jīng)營管理以及財(cái)務(wù)分析等全方位需求的信息化管理系統(tǒng)并不簡單?，F(xiàn)對多年來實(shí)施ERP系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)，對通過三步法建立滿足企業(yè)發(fā)展要求和能高效執(zhí)行的ERP系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)與大家分享。

步驟一、按照企業(yè)現(xiàn)有的管理制度和操作流程，將原手工管理體系平穩(wěn)過渡成信息系統(tǒng)管理體系，這個過程是信息化理念導(dǎo)入、系統(tǒng)操作和運(yùn)用培訓(xùn)、以及各部門或崗位工作相互磨合的過程。通過這個過程可以解決以下三個問題：

1.實(shí)施信息化管理系統(tǒng)的企業(yè)相關(guān)部門或個人由于種種原因，缺乏對未來信息系統(tǒng)功效的預(yù)判，在系統(tǒng)規(guī)劃、開發(fā)和實(shí)施過程中不能提出針對性的建議或管理要求，為了保證其日常工作的正常進(jìn)行，通常情況下，各部門或相關(guān)操作人員不愿意放棄現(xiàn)有的工作模式，因此按照現(xiàn)有管理制度和操作流程設(shè)計(jì)的信息系統(tǒng)，從感情上比較容易被使用者接受，有利于減少由于工作方式改變和崗位調(diào)整等，而產(chǎn)生的抵觸情緒。

2.ERP系統(tǒng)是企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)，其主要目的是提高企業(yè)資源的使用效率，加強(qiáng)對企業(yè)各業(yè)務(wù)階層的管控能力，然而企業(yè)信息化系統(tǒng)建設(shè)本身就是資源規(guī)劃和再分配的過程，必定涉及到企業(yè)資源在相關(guān)部門的重新分配和人員崗位的重新分工或調(diào)整，以滿足未來信息化系統(tǒng)能夠提供更加及時、準(zhǔn)確、有效的管理決策所需的數(shù)據(jù)，因此按照現(xiàn)有管理制度和流程設(shè)計(jì)的ERP系統(tǒng)，可以減輕系統(tǒng)上線期間和系統(tǒng)并行運(yùn)行期間的資源分配壓力。

3.信息系統(tǒng)提供的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、管理報(bào)表、分析數(shù)據(jù)以及決策信息等是以金字塔的形態(tài)分布存在的，為了保證企業(yè)對未來信息系統(tǒng)在企業(yè)戰(zhàn)略管理、投資管理以及日常經(jīng)營管理的決策中發(fā)揮重要的作用，對與業(yè)務(wù)相關(guān)的各類數(shù)據(jù)要求非常明細(xì)，且對數(shù)據(jù)質(zhì)量要求也非常高，而新系統(tǒng)上線初期，由于各崗位的系統(tǒng)操作人員和部門管理者缺乏對信息系統(tǒng)的整體認(rèn)識，數(shù)據(jù)越明細(xì)，則工作效率越低且容易犯錯，必將帶來大量的修改工作，容易產(chǎn)生抵觸情緒，因此企業(yè)必須建立和完善電子數(shù)據(jù)自動采集基礎(chǔ)工作，減少基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入的工作量，避免人為因素導(dǎo)致的數(shù)據(jù)不完善和出現(xiàn)差錯。

這個階段一般需要6-9月的時間，通過這個階段基本確立系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的采集方式和流程，基本解決信息化數(shù)據(jù)和手工數(shù)據(jù)并行過程中發(fā)現(xiàn)的問題，采集的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)已經(jīng)基本可以滿足企業(yè)現(xiàn)在和未來的管理和決策需要，逐步解決由于系統(tǒng)上線和并行期間由于工作量增加而產(chǎn)生的負(fù)面情緒。各階層管理者通過實(shí)際使用和操作信息系統(tǒng)，基本建立信息化系統(tǒng)管理意識和理念，按照公司整體戰(zhàn)略規(guī)劃，能提出對本部門以及上下游部門之間管理要求，對整體的管理控制和流程優(yōu)化所提出的建議更有針對性和建設(shè)性。通過對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)自動采集的方式的優(yōu)化和推廣，基本形成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)一次錄入后，可由各業(yè)務(wù)部門按照各自權(quán)限靈活使用，系統(tǒng)運(yùn)行的關(guān)鍵控制點(diǎn)已經(jīng)基本落實(shí)。

步驟二、隨著信息系統(tǒng)的運(yùn)行，企業(yè)各階層管理者需要不斷總結(jié)系統(tǒng)運(yùn)行過程中存在的問題和管理需求，通過對信息系統(tǒng)軟件的二次開發(fā)，消除系統(tǒng)運(yùn)行的瓶頸、植入關(guān)鍵管理控制點(diǎn)、以及建立必要的分析體系，以提高信息系統(tǒng)的運(yùn)行效率和加強(qiáng)系統(tǒng)的管理控制，我們可以通過以下方式予以實(shí)現(xiàn)：

1.系統(tǒng)維護(hù)人員應(yīng)通過觀察、詢問和分析，及時了解系統(tǒng)存在問題，信息系統(tǒng)運(yùn)行過程中存在的瓶頸問題，以及企業(yè)決策管理層的管理需求，通過業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化、系統(tǒng)二次開發(fā)、人員再分工以及相應(yīng)管理制度的建立。將整個信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)理念、管理模式以及運(yùn)行方式等，通過培訓(xùn)，逐步傳達(dá)給各業(yè)務(wù)操作人員和管理人員。

2.為了加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制和保證信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，企業(yè)應(yīng)該通過職責(zé)分工、數(shù)據(jù)審核以及風(fēng)險提示等對企業(yè)的關(guān)鍵管理控制環(huán)節(jié)制定必要的管理措施，防止可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性風(fēng)險、員工職業(yè)道德風(fēng)險、存貨跌價風(fēng)險、應(yīng)收賬款損失風(fēng)險以及代管料的跌價風(fēng)險等，逐步建立和完善各類財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)分析報(bào)告。

3.建立和完善公司自己的ERP維護(hù)管理團(tuán)隊(duì)，將以原項(xiàng)目組管理的管理方式，逐步向固定職能部門轉(zhuǎn)變，并配備系統(tǒng)設(shè)計(jì)、軟件開發(fā)、數(shù)據(jù)維護(hù)以及系統(tǒng)培訓(xùn)等方面的專業(yè)人員，通過制定該團(tuán)隊(duì)年度信息系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃，制定詳細(xì)的系統(tǒng)推進(jìn)時間計(jì)劃，分析、尋找和解決現(xiàn)有財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)存在的問題。

通過以上階段，企業(yè)的信息化管理系統(tǒng)，已經(jīng)基本形成以核心業(yè)務(wù)管理流程為主線，逐步向其他非核心業(yè)務(wù)流程和關(guān)鍵控制點(diǎn)拓展，基本實(shí)現(xiàn)企業(yè)各階層管理者決策所需的所有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)；企業(yè)業(yè)務(wù)管理流程和內(nèi)部管理控制流程已經(jīng)開始逐步融合，但是滿足企業(yè)決策層所需的綜合管理信息、數(shù)據(jù)分析模型以及自動風(fēng)險提示和預(yù)警等功能的建設(shè)尚未完成；信息化推進(jìn)小組的組織形式和職能開始轉(zhuǎn)變，系統(tǒng)建設(shè)開始由被動推進(jìn)向主動、有計(jì)劃的完善轉(zhuǎn)變，且已經(jīng)具備獨(dú)立軟件設(shè)計(jì)規(guī)劃、業(yè)務(wù)操作培訓(xùn)以及系統(tǒng)維護(hù)的能力。這個過程通常需要1-1.5年的時間。

步驟三、任何企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)不是一撮而就的，也不是固定不變的，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和市場環(huán)境變化，通過優(yōu)化關(guān)鍵管理控制點(diǎn)、完善各類報(bào)表分析體系以及擴(kuò)大信息系統(tǒng)的開發(fā)和實(shí)施范圍等，不斷滿足各階層管理者對企業(yè)管理決策數(shù)據(jù)的需求。

1.除了傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)供應(yīng)鏈系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)以及人力資源管理系統(tǒng)外，隨著企業(yè)的發(fā)展和管理需求的提高，可以逐步開發(fā)和實(shí)施客戶關(guān)系管理系統(tǒng)、報(bào)價系統(tǒng)、項(xiàng)目設(shè)計(jì)系統(tǒng)、設(shè)備能耗管理系統(tǒng)等提高企業(yè)的運(yùn)營和管理效率；也可以通過實(shí)施預(yù)算管理、銀企互聯(lián)、遠(yuǎn)程費(fèi)用報(bào)銷等擴(kuò)大管控內(nèi)容和范圍；在集團(tuán)化管理中，企業(yè)可以通過建立資金管理、合并會計(jì)報(bào)表、以及指標(biāo)對比分析等，提高集團(tuán)財(cái)務(wù)部門對子公司經(jīng)營管理和財(cái)務(wù)資源的管控能力。

2.通過建立BI數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)分析模型，分析企業(yè)的盈利能力變動趨勢以及主要影響因素、分析企業(yè)管理效率變化趨勢以及主要影響因素、分析企業(yè)的內(nèi)含增值率和可持續(xù)增值率模擬確定未來的最佳融資規(guī)模、融資成本以及融資方式等，確定企業(yè)經(jīng)營管理中存在的問題，并尋找經(jīng)營管理變化的規(guī)律；集團(tuán)性企業(yè)還可以在所有關(guān)聯(lián)企業(yè)建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)，通過各類數(shù)據(jù)分析方法，確定整個集團(tuán)的“主要利潤來源”、“利潤增長點(diǎn)”、“經(jīng)營業(yè)績好的企業(yè)”，以及“可被淘汰的企業(yè)”等；另外，企業(yè)還可以利用各類數(shù)據(jù)，建立可視化的管理工具，為企業(yè)各階層管理者提供準(zhǔn)確、及時、可靠的信息。

3.通過建立集團(tuán)內(nèi)部企業(yè)之間的數(shù)據(jù)交換平臺，和供應(yīng)商和客戶系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換模塊，將客戶的訂單信息直接轉(zhuǎn)換為公司內(nèi)部信息，通過內(nèi)部生產(chǎn)計(jì)劃和物料需求計(jì)劃的管理，確定本期采購計(jì)劃，并將采購計(jì)劃通過電子郵件或者其他方式發(fā)送給供應(yīng)商，實(shí)現(xiàn)采購和銷售的自動下單、與供應(yīng)商和客戶之間的往來款自動對賬等。

這個過程是實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)深度開發(fā)和運(yùn)用的過程，將ERP系統(tǒng)的應(yīng)用領(lǐng)域，按照PDCA法則，從財(cái)務(wù)供應(yīng)鏈、生產(chǎn)管理等核心業(yè)務(wù)領(lǐng)域向人事、行政管理等非核心領(lǐng)域拓展；利用數(shù)據(jù)分析模型將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理分析，為管理者和決策者提供有利于企業(yè)決策的專業(yè)數(shù)據(jù)；將專業(yè)化數(shù)據(jù)逐步轉(zhuǎn)化為可以讓各級管理層可以看懂的視圖數(shù)據(jù)，以及建立客戶-企業(yè)-供應(yīng)商的大物流信息管理系統(tǒng)。

我們認(rèn)為，雖然企業(yè)信息化系統(tǒng)實(shí)施是“循序漸進(jìn)、不斷優(yōu)化和持續(xù)改進(jìn)”的過程，但是企業(yè)在信息系統(tǒng)的規(guī)劃時，必須采用“頂層”設(shè)計(jì)理念，系統(tǒng)設(shè)計(jì)者必須關(guān)注企業(yè)未來的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃、關(guān)注企業(yè)管理的主要矛盾、以及關(guān)注企業(yè)經(jīng)營管理者和決策者的管理要求；在ERP系統(tǒng)提供商實(shí)施團(tuán)隊(duì)的協(xié)助下，逐步建立自己的系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)管理、系統(tǒng)維護(hù)以及系統(tǒng)培訓(xùn)的管理團(tuán)隊(duì)，通過PDCA原則，在完成核心業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，逐步向非核心業(yè)務(wù)領(lǐng)域拓展，從系統(tǒng)試點(diǎn)實(shí)施單位向整個集團(tuán)逐步推廣；在完善企業(yè)業(yè)務(wù)管理流程的基礎(chǔ)上，按照內(nèi)部控制要求，逐步對關(guān)鍵控制點(diǎn)、風(fēng)險自動識別和預(yù)警等管理功能進(jìn)行完善，以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理、風(fēng)險控制和決策支持的綜合性的企業(yè)資源管理系統(tǒng)。