淺談會計電算化環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制

摘要：隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，企業(yè)已經(jīng)基本全面完成會計電算化的基本工作。會計電算化使會計信息處理和傳遞的效率大大提高，但也改變了會計核算和財務(wù)管理的環(huán)境，增加了串通舞弊的風(fēng)險，加大了企業(yè)內(nèi)部控制的難度。本文首先簡單介紹會計電算化內(nèi)部控制概念和新特征，再重點(diǎn)探討了企業(yè)在會計電算化環(huán)境下內(nèi)部控制中出現(xiàn)的問題，并給出了改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：會計電算化；內(nèi)部控制；措施

一、會計電算化內(nèi)部控制概況

1.會計電算化內(nèi)部控制定義

會計電算化的內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)部控制的一種特殊形式，是為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營活動的正常運(yùn)行，保證資產(chǎn)的安全完整，提高經(jīng)營效率和效果的一種全員、全面、全程的控制活動。財政部頒布的《內(nèi)部會計控制規(guī)范基本規(guī)范》（試行2001）中指出“電子信息技術(shù)控制要求運(yùn)用電子信息技術(shù)建立內(nèi)部會計控制系統(tǒng)，減少和消除人為操縱因素，確保內(nèi)部會計的有效實(shí)施?！薄Ｆ涮攸c(diǎn)是以手工內(nèi)部控制和計算機(jī)內(nèi)部控制相結(jié)合的方式來實(shí)現(xiàn)企業(yè)的有效科學(xué)管理，提高財務(wù)管理工作的效率來達(dá)到企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最大化。會計電算化內(nèi)部控制涉及到企業(yè)的各個方面，包括人員授權(quán)，文檔控制，硬件控制，人員職能控制以及質(zhì)量、安全和審計控制。

2.會計電算化內(nèi)部控制新特征

會計信息系統(tǒng)由手工向電算化發(fā)展并沒有改變會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的目標(biāo)和會計記賬方式的改變，但是隨著會計電算化的實(shí)施卻使得財務(wù)人員的工作方式和組織管理結(jié)構(gòu)發(fā)生了改變。這些改變主要是指內(nèi)部控制的核算環(huán)境、控制形式以及對象和范圍的變化。會計電算化內(nèi)部控制的環(huán)境變得更為復(fù)雜，由之前簡單的手工記賬變?yōu)樨攧?wù)人員操作會計電算化系統(tǒng)。內(nèi)部控制的環(huán)境的變化也引起了內(nèi)部控制形式、對象和范圍的變化。內(nèi)部控制由傳統(tǒng)的書面核對發(fā)展為利用電子信息系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)部控制，重點(diǎn)控制對象也發(fā)展為對人員和對會計程序的雙重控制，范圍也在過去的會計系統(tǒng)上擴(kuò)展到系統(tǒng)授權(quán)控制、系統(tǒng)安全控制、網(wǎng)絡(luò)安全控制、程序維護(hù)控制等內(nèi)容。

二、會計電算化內(nèi)部控制出現(xiàn)的問題

1.依賴原始數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性

會計信息實(shí)行電算化以后，所有編制會計分錄、記賬及分析等工作均在計算機(jī)程序的控制下自動進(jìn)行。會計的數(shù)據(jù)首先需要人工進(jìn)行輸入，所以對原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性依賴程度非常高。由于會計電算化條件下會計信息的處理具有連續(xù)性，所以一旦初始數(shù)據(jù)錄入錯誤，將會導(dǎo)致后面的總賬、明細(xì)賬以及會計報表都出現(xiàn)錯誤，而計算機(jī)自身無法對原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性進(jìn)行辯別，這就加強(qiáng)了審核檢驗(yàn)的難度，加大了影響會計信息的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確性的風(fēng)險。另一方面，責(zé)任過分集中于會計電算化軟件系統(tǒng)也可能使企業(yè)面臨更大的系統(tǒng)性風(fēng)險。會計電算化系統(tǒng)本身包含了許多內(nèi)部控制的應(yīng)用程序，但是很多程序人員和財務(wù)工作人員對會計系統(tǒng)的理解并不夠全面，職責(zé)不分明，且過分的依賴計算機(jī)和運(yùn)算程序，加大了會計差錯的出現(xiàn)，影響了整個會計電算化系統(tǒng)的運(yùn)行效率，可能導(dǎo)致整個內(nèi)部控制的失效，給企業(yè)帶來巨大的損失。

2.會計信息的安全性不高

在手工記賬的會計環(huán)境下，會計數(shù)據(jù)和會計信息都是由人工依據(jù)真實(shí)的原始憑證進(jìn)行會計處理，每一個步驟皆有紙質(zhì)的憑單，且任何錯賬的更正和改動均有相應(yīng)的規(guī)定，不相容職務(wù)也都分離。所以，在這種情況下會計信息不容易得到篡改，會計信息的安全性得到保障。然而，在會計電算化環(huán)境下，會計信息儲存在磁性介質(zhì)上，介質(zhì)可能會因?yàn)槭軣帷⑹軗p等因素的發(fā)生而導(dǎo)致會計數(shù)據(jù)的丟失或毀壞。另外，電算化系統(tǒng)也容易發(fā)生故障、系統(tǒng)崩潰或者被黑客攻擊，這樣會計信息就會丟失或被篡改，使電算化環(huán)境下的會計信息安全受到威脅。同時，由于會計信息都集中在數(shù)據(jù)處理能力很強(qiáng)的計算機(jī)中，會計信息的處理和更改就變得更迅捷更不著痕跡，很容易使會計信息被篡改、刪除或者偽造，給內(nèi)部人員的舞弊和公司的造假帶來便利。會計電算化具有反記賬和反結(jié)賬的功能，功能的主要目的是使會計人員在發(fā)現(xiàn)錯誤后可以及時更正，但同時也加大了會計人員隨意篡改數(shù)據(jù)舞弊的風(fēng)險。

3.控制職能弱化，操作人員權(quán)限過大

會計電算化的舞弊行為比較難以發(fā)現(xiàn)，增加了內(nèi)部控制的難度。會計電算化系統(tǒng)本身可能由于軟件人員對會計信息系統(tǒng)的理解偏差使得會計電算化系統(tǒng)存在缺陷，或者軟件人員串通會計人員舞弊謀利而更改應(yīng)用程序，舞弊行為更加隱蔽，使內(nèi)部控制的難度增大。所以會計電算化的條件下不相容職位的分離和對人員的控制是至關(guān)重要的。授權(quán)、批準(zhǔn)控制是一種常見的、基礎(chǔ)的內(nèi)部控制。在傳統(tǒng)的手工會計系統(tǒng)中，對于一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章。但是在會計電算化的環(huán)境下，由于電算化使會計處理變?yōu)榱思刑幚恚匀藛T的職能也發(fā)生了改變，負(fù)責(zé)原始數(shù)據(jù)輸入的人員也負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸出和報送，這樣就加大了舞弊的風(fēng)險，必須要加強(qiáng)內(nèi)部人員的職能控制，限制操作人員的權(quán)限。

4.電算化環(huán)境下內(nèi)部控制審計效果不佳，相關(guān)法規(guī)不完善

開展會計電算化系統(tǒng)的審計需要審計人員具有復(fù)合型的知識結(jié)構(gòu)，不僅要掌握財務(wù)審計方面的專業(yè)知識還要了解網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機(jī)的應(yīng)用風(fēng)險。但是在我國，高層次高水平的審計人員還很缺乏，對于計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的風(fēng)險也不是很了解，這就給電算化環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制審計帶來一定的困難。目前，很多審計人員依賴審計軟件來進(jìn)行審計，但是審計軟件的功能一般比較簡單，不能有效的提高審計的質(zhì)量和效率還需要審計人員執(zhí)行一些常規(guī)的審計程序來完成審計工作，加大了審計人員的工作量。會計電算化系統(tǒng)審計必須依法進(jìn)行，但是我國在與電算化會計系統(tǒng)審計方面有關(guān)的法律法規(guī)還不是很完善，這也就給了不法分子的可乘之機(jī)，利用法律漏洞來為自己謀取私利進(jìn)行經(jīng)濟(jì)犯罪，也使得會計電算化系統(tǒng)的審計更加重要。

三、會計電算化內(nèi)部控制的改進(jìn)措施

1.加強(qiáng)系統(tǒng)的輸入控制和訪問控制

會計電算化環(huán)境下，企業(yè)的會計系統(tǒng)對原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性的依賴程度變大，輸入控制成為應(yīng)用控制中最關(guān)鍵的環(huán)境，所以應(yīng)該加強(qiáng)輸入控制。輸入控制是為了使初始輸入的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整和可靠，避免后續(xù)會計處理中發(fā)生連續(xù)性重復(fù)性的錯誤。企業(yè)應(yīng)該對數(shù)據(jù)的輸入進(jìn)行嚴(yán)格的控制，完善復(fù)核審批制度，保證原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。數(shù)據(jù)的錄入必須依據(jù)真實(shí)的原始憑證，數(shù)據(jù)錄入人員必須得到相關(guān)人員的授權(quán)，在數(shù)據(jù)輸入的過程中如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)該及時核對。若在數(shù)據(jù)輸入過程中發(fā)現(xiàn)錯誤需要修改應(yīng)該遵循修改會計記錄的相關(guān)規(guī)定，得到適當(dāng)?shù)氖跈?quán)，并將修改的過程記錄在案，以便日后檢查核對和審計，杜絕一人多崗多職的現(xiàn)象。對于數(shù)據(jù)的訪問也應(yīng)該加強(qiáng)，通過密碼和身份識別授與相關(guān)人員數(shù)據(jù)訪問的權(quán)限，也對數(shù)據(jù)訪問人員的訪問范圍等進(jìn)行限制，對于崗位的變動和離崗的員工應(yīng)該及時更正其訪問權(quán)限，防止非法操作。

2.加強(qiáng)安全管理控制和檔案管理控制

與傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)相比，電算化的安全控制是一個突出的問題。會計電算化系統(tǒng)由于依賴信息技術(shù)和計算機(jī)，存在一定的系統(tǒng)風(fēng)險，容易發(fā)生系統(tǒng)崩潰被入侵造成數(shù)據(jù)的遺失和損毀，所以加強(qiáng)會計電算化信息系統(tǒng)的安全控制和檔案管理控制尤為重要。軟件操作人員應(yīng)該及時更新程序，檢查系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境的安全，防止計算機(jī)病毒的入侵。會計電算化系統(tǒng)中的檔案也應(yīng)該及時打印出來用紙質(zhì)檔備份，避免磁性介質(zhì)發(fā)生損毀造成會計數(shù)據(jù)的丟失。紙質(zhì)和電子檔案都應(yīng)該由專人負(fù)責(zé)保管，并做好相關(guān)的維護(hù)保護(hù)工作。

3.加強(qiáng)操作人員職能控制和內(nèi)部控制審計

會計電算化系統(tǒng)的功能相對集中，企業(yè)必須制定相應(yīng)的組織和管理制度，明確職責(zé)分工，強(qiáng)化職能控制，防止出現(xiàn)一人多崗（不相容崗位）的現(xiàn)象。此外，企業(yè)還應(yīng)該建立職位輪換制度，加強(qiáng)員工的職業(yè)道德建設(shè)，防止不同職位人員相互串通舞弊。會計電算化環(huán)境下，有效的內(nèi)部審計才能減少會計人員舞弊的風(fēng)險。企業(yè)應(yīng)定期進(jìn)行審計，檢查電算化會計賬務(wù)處理是否正確，系統(tǒng)的程序編制是否合理，操作是否規(guī)范。

參考文獻(xiàn)：

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