探討電算化會計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制

摘要：由于會計(jì)電算化工作組織或業(yè)務(wù)實(shí)施等方面的原因，所導(dǎo)致的會計(jì)信息失真、不合理、不合法等方面的控制問題，已引起相關(guān)方面的高度重視。電算化會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制突顯出十分重要的意義。由于電算化會計(jì)系統(tǒng)的特殊性，建立一整套適合電算化會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。

關(guān)鍵詞：會計(jì)電算化；會計(jì)系統(tǒng)；內(nèi)部控制

一、會計(jì)電算化條件下內(nèi)部控制的現(xiàn)存問題：

1.“一身多職，越俎代包”現(xiàn)象嚴(yán)重，安全意識淡漠

傳統(tǒng)手工會計(jì)處理系統(tǒng)的內(nèi)部控制是建立在不相容職能分離及相應(yīng)職責(zé)分工的基礎(chǔ)上。采用電算化后，由于功能和知識度集中，導(dǎo)致職責(zé)的集中，原手工操作下不宜合并的崗位，采用電算化后可以合并，會計(jì)人員大大減少，致使這些原則的重要程度下降。再加上安全意識淡漠，對實(shí)行電算化后新的組織機(jī)構(gòu)和崗位之間的相互制約、相互監(jiān)督和相互控制機(jī)制不夠重視，“一身多職，越俎代包”現(xiàn)象嚴(yán)重，這使得計(jì)算機(jī)舞弊現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

2.原始憑證數(shù)字化，易于偽造

在手工會計(jì)環(huán)境下，企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)均用紙張記錄，這些數(shù)據(jù)如果被修改，很容易辨別出被修改過的痕跡。但是，在會計(jì)電算化系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)被直接記錄在磁盤或光盤上，對數(shù)據(jù)修改可做到不留痕跡，這就給業(yè)務(wù)的記錄帶來了風(fēng)險(xiǎn)，計(jì)算機(jī)的存儲方式是將信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式存儲在磁（光）介質(zhì)上，因此極易被篡改甚至偽造而不留任何痕跡。這給一些不法之徒提供了機(jī)會。

3.內(nèi)部控制的程序化使得差錯(cuò)反復(fù)發(fā)生的可能性增大

電算化系統(tǒng)中內(nèi)部控制具有人工控制與程序控制相結(jié)合的特點(diǎn)。電算化系統(tǒng)許多應(yīng)用程序中包含了內(nèi)部控制功能，這些程序化的內(nèi)部控制的有效性取決于應(yīng)用程序，如程序發(fā)生差錯(cuò)或不起作用，由于人們依賴性以及程序運(yùn)行的重復(fù)性，使得失效控制長期不被發(fā)生，使用權(quán)系統(tǒng)“在特定方面發(fā)生錯(cuò)誤或違規(guī)行為的可能性較大”。

4.數(shù)據(jù)的安全性、保密性差

很多時(shí)候，企事業(yè)單位財(cái)務(wù)上的數(shù)據(jù)是保密的，在很大程度上關(guān)系著企事業(yè)單位生存與發(fā)展，但幾乎所有的軟件系統(tǒng)都在為完善會計(jì)功能和適應(yīng)財(cái)務(wù)制度大傷腦筋，卻沒有認(rèn)真研究過數(shù)據(jù)的保密問題，所謂加密，也無非是對軟件本身的加密，防止盜版。這樣會計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性也就無法得到保證。此外，由于對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性很強(qiáng)，計(jì)算機(jī)硬件和軟件對會計(jì)數(shù)據(jù)的安全性起著十分重要的作用，如系統(tǒng)一旦癱瘓，或者受病毒侵襲，或者突然斷電，極易造成數(shù)據(jù)丟失。這也是手工會計(jì)系統(tǒng)不會遇到的問題。

二、對于存在的問題，提出以下幾點(diǎn)防范措施：

1.電算化會計(jì)系統(tǒng)的規(guī)劃管理

（1）硬件配置規(guī)劃計(jì)算機(jī)硬件的投入必須隨著會計(jì)電算化應(yīng)用程度的逐步深入而逐步投入。

（2）軟件取得規(guī)劃財(cái)政部（94）財(cái)會字第15號文件規(guī)定：各基層單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)本單位的管理需要，積極創(chuàng)造條件，逐步實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化。

2.電算化會計(jì)系統(tǒng)的實(shí)施管理

選擇購買商品化會計(jì)核算軟件是實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化的基本途徑。該軟件是否通過評審；是否符合會計(jì)核算軟件的基本功能規(guī)范；技術(shù)指標(biāo)是否滿足需要。

3.電算化會計(jì)系統(tǒng)的人員管理

為了保證信息處理質(zhì)量，減少產(chǎn)生差錯(cuò)和事故的概率，應(yīng)制定上機(jī)守則與操作規(guī)程和注意事項(xiàng)；明確上機(jī)人員操作會計(jì)軟件的內(nèi)容和權(quán)限，嚴(yán)格管理操作密碼，不與他人共享，并定期修改口令和密碼；操作人員離開前應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會計(jì)軟件，非授權(quán)人員不得隨意操作計(jì)算機(jī)會計(jì)軟件；完善上機(jī)操作日志并指派專人保管。

4.電算化會計(jì)系統(tǒng)的控制管理

（1）數(shù)據(jù)輸入控制計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理有驚人的高速度和準(zhǔn)確性。為保證會計(jì)數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性，使用的會計(jì)核算軟件必須符合《會計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》，必須保證原始數(shù)據(jù)本身真實(shí)。

（2）數(shù)據(jù)處理控制會計(jì)電算化的數(shù)據(jù)處理控制是對會計(jì)數(shù)據(jù)處理準(zhǔn)確性、可靠性的控制。

（3）數(shù)據(jù)輸出控制數(shù)據(jù)的輸出控制一方面要由硬件設(shè)備的正常運(yùn)行來保證，另一方面需要特別強(qiáng)調(diào)的就是數(shù)據(jù)的打印控制。

5.電算化會計(jì)系統(tǒng)檔案管理

妥善保管存有會計(jì)信息的磁性介質(zhì)或其他介質(zhì)，存放地點(diǎn)應(yīng)防高溫、防漏、防塵、遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場，并定期進(jìn)行檢查和復(fù)制，堅(jiān)持雙重備份制度，防止會計(jì)檔案丟失。為了確保數(shù)據(jù)和信息安全、完整，便于調(diào)用、更新和檢查，應(yīng)當(dāng)對存儲數(shù)據(jù)的各種磁盤或光盤做好標(biāo)識，妥善存檔，有關(guān)文件的修改、更新等操作都應(yīng)附有書面授權(quán)證明，并登記整個(gè)操作過程。

6.電算化會計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部審計(jì)制度管理

（1）對會計(jì)資料定期進(jìn)行審計(jì)，電算化會計(jì)賬務(wù)處理是否正確，是否遵循《會計(jì)法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費(fèi)用簽字是否符合內(nèi)部控制制度的要求，憑證附件是否規(guī)范完整。

（2）審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料、實(shí)物資產(chǎn)的一致性，是否賬表相符、賬實(shí)相符、賬賬相符；對不符合要求、錯(cuò)誤的賬表要及時(shí)糾正和調(diào)整。賬實(shí)核對是保證醫(yī)院會計(jì)資料真實(shí)、完整的根本途徑。

（3）監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全性、合法性，防止非法刪除、修改歷史數(shù)據(jù)等現(xiàn)象發(fā)生。

（4）對系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，如：輸入、輸出、存檔等，防止重復(fù)、遺漏和錯(cuò)誤操作；針對薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行有效控制，提高系統(tǒng)的安全性、可靠性。

（5）提高內(nèi)審人員素質(zhì)，培養(yǎng)復(fù)合型電算化人才。進(jìn)行會計(jì)電算化方面的人力資源投資，以適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展對會計(jì)人員的要求。

信息技術(shù)時(shí)代，會計(jì)電算化是大勢所趨，必須會對傳統(tǒng)會計(jì)和管理帶來革命性的變化。我們應(yīng)該抓住這一機(jī)會，最大限度地發(fā)揮會計(jì)電算化的效用，不斷提高會計(jì)信息系統(tǒng)的質(zhì)量和會計(jì)工作水平，更好地為提高我國企事業(yè)單位的現(xiàn)代化管理水平和經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。