淺析ERP系統(tǒng)在制造企業(yè)材料內(nèi)控管理中的應(yīng)用

摘要：材料管理是制造企業(yè)內(nèi)控管理的重要組成部分，ERP可以將過去事后材料管理轉(zhuǎn)為事中和事前管理，能有效的控制材料的成本，提高企業(yè)效益。本文首先介紹了制造企業(yè)材料內(nèi)控管理的重要意義；然后分析了制造企業(yè)材料管理方面存在的問題；最后，針對(duì)這些問題，提出了ERP系統(tǒng)在材料內(nèi)控管理方面的應(yīng)用和改進(jìn)。

關(guān)鍵詞：ERP；制造企業(yè)；材料管理；內(nèi)部控制

一、引言

對(duì)于制造企業(yè)而言，材料是企業(yè)從事生產(chǎn)的物質(zhì)基礎(chǔ)和加工對(duì)象。如果材料不能按時(shí)、按量采購(gòu)，制造企業(yè)就不能向用戶按時(shí)按量提供產(chǎn)品。材料的質(zhì)量對(duì)企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量有著直接的、重要的影響。材料的價(jià)格和有效利用直接影響到制造企業(yè)的生產(chǎn)成本。所以材料對(duì)產(chǎn)品的性能、安全、價(jià)格等方面至關(guān)重要，并最終影響企業(yè)的總體競(jìng)爭(zhēng)能力與經(jīng)濟(jì)能力。因此，材料的內(nèi)控管理是制造企業(yè)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。而利用ERP系統(tǒng)精確數(shù)據(jù)，快速分析，優(yōu)化流程的特點(diǎn)來進(jìn)行材料控制管理對(duì)制造企業(yè)就顯得尤為重要。

二、當(dāng)前制造企業(yè)在材料管理方面存在的問題

制造企業(yè)生產(chǎn)往往涉及到多達(dá)上千種的原材料。其中，有的材料屬于多種產(chǎn)品的通用件，有的是根據(jù)用戶不同選項(xiàng)的特種件，這就要求不同的原材料在采購(gòu)和使用中采用不同的管理方式。又由于材料從采購(gòu)計(jì)劃到檢驗(yàn)入庫(kù)需要一定的采購(gòu)時(shí)間，而不同材料的采購(gòu)時(shí)間相差很大，時(shí)間是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的有力手段，為保證按時(shí)向用戶供貨，必須提前做好采購(gòu)計(jì)劃和準(zhǔn)備適當(dāng)?shù)膸?kù)存。這就給采購(gòu)計(jì)劃編制者提出了很高的要求。同時(shí)，材料在合理入庫(kù)，正確領(lǐng)料，庫(kù)房有效管理方面都存在諸多問題。

1.制造企業(yè)材料采購(gòu)計(jì)劃方面

制造企業(yè)材料采購(gòu)計(jì)劃方面主要問題是采購(gòu)計(jì)劃制定不準(zhǔn)確，與生產(chǎn)需求不符合。

制造企業(yè)多采用按訂單生產(chǎn)模式，如果等訂單下來之后再下達(dá)材料采購(gòu)計(jì)劃，又往往難以保證按時(shí)向用戶交貨。因此制造企業(yè)必須預(yù)先做好材料采購(gòu)計(jì)劃，而編制計(jì)劃者難以估計(jì)下期用戶訂單訂什么產(chǎn)品，訂多少產(chǎn)品，什么時(shí)間供貨，所有采購(gòu)計(jì)劃只能憑借個(gè)人經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行下達(dá)。為了不影響制造企業(yè)的生產(chǎn)供貨，材料采購(gòu)計(jì)劃員往往只考慮保證供應(yīng)，而忽視庫(kù)存量過大的弊端。這樣材料的庫(kù)存量必然偏大。即使如此，由于品種過多，市場(chǎng)變化復(fù)雜，也經(jīng)常出現(xiàn)某些材料供應(yīng)斷鏈現(xiàn)象。

2.制造企業(yè)材料采購(gòu)入庫(kù)方面

制造企業(yè)在材料采購(gòu)入庫(kù)方面比較普遍的問題主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：

（1）廠商選擇不當(dāng)，質(zhì)次價(jià)高

企業(yè)對(duì)材料供應(yīng)廠商的質(zhì)量評(píng)定、價(jià)格確定雖然是經(jīng)過企業(yè)審批的，但這些信息主要掌握在有關(guān)人員手中。尤其是廠商的基本信息大部分都由企業(yè)采購(gòu)部的采購(gòu)人員掌握。他們與廠商直接溝通，信息沒有共享，有個(gè)人局限性，人為因素較大。

（2）審核程序不規(guī)范，易出現(xiàn)人為因素

材料入庫(kù)實(shí)雖有部門審批、材料管理人員記賬，但賬目繁多。在材料出現(xiàn)問題時(shí)，很難追溯原始記錄，不易查明原因。尤其是兩次購(gòu)買間隔較長(zhǎng)的材料，在下次購(gòu)買時(shí)，通常情況下想不起來以前在哪買的，價(jià)格是多少了？這種情況導(dǎo)致了入庫(kù)價(jià)格不規(guī)范，具有隨意性。

3.制造企業(yè)領(lǐng)料出庫(kù)方面

（1）手工出料時(shí)訂單配套用料不清楚，出錯(cuò)料

手工出料因?yàn)槭艿饺藛T和信息的制約，往往不能正確的根據(jù)訂單產(chǎn)品的型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量出料。由于人員受到對(duì)產(chǎn)品熟悉程度的限制，某種訂單應(yīng)該領(lǐng)用何種規(guī)格的材料、數(shù)量，不能達(dá)到百分百的正確率，審核人員也因?yàn)榫τ邢?，不可能完全發(fā)現(xiàn)問題。

（2）重復(fù)出料或少出料

有些材料因?yàn)楫?dāng)時(shí)缺料需要以后補(bǔ)領(lǐng)，時(shí)間一長(zhǎng)，品種一多，就容易忘記是哪個(gè)訂單上的。有可能出在別的訂單中，或者重復(fù)又出一次。不容易控制材料正常使用。

4.制造企業(yè)庫(kù)房管理方面

（1）庫(kù)存過少，無法保證訂單用量，生產(chǎn)供應(yīng)斷鏈

由于制造企業(yè)生產(chǎn)是以銷定產(chǎn)，這就要求庫(kù)房要有一定的庫(kù)存量來保證訂單的生產(chǎn)。而企業(yè)管理者因?yàn)闆]有有效的使用數(shù)據(jù)很難科學(xué)的對(duì)庫(kù)存進(jìn)行分析，對(duì)某種材料的庫(kù)存量是否合理進(jìn)行判斷。庫(kù)存太少生產(chǎn)供應(yīng)斷鏈，不能保證訂單按時(shí)完成。

（2）庫(kù)存過大，積壓材料，占用資金

采購(gòu)部為了能保證原材料的供應(yīng)，通常會(huì)加大采購(gòu)量，這樣又容易導(dǎo)致庫(kù)房積壓。時(shí)間一久，忽略了庫(kù)房中長(zhǎng)時(shí)間不用的材料，長(zhǎng)期占用了企業(yè)的資金。

三、ERP系統(tǒng)在材料內(nèi)控管理的應(yīng)用

ERP系統(tǒng)能夠利用其現(xiàn)代化的管理手段，實(shí)現(xiàn)本企業(yè)材料內(nèi)部控制管理的精細(xì)化管理，較成功的改進(jìn)制造企業(yè)上述材料管理方面的問題，具體體現(xiàn)在以下方面：

1.采購(gòu)計(jì)劃方面

（1）綜合歷史同期數(shù)據(jù)，提早應(yīng)對(duì)銷售旺季的到來

制造企業(yè)利用ERP管理系統(tǒng)的豐富功能，能方便的查詢和分析材料供應(yīng)方面的數(shù)據(jù)，材料消耗數(shù)據(jù)以及企業(yè)不同時(shí)期的材料需求數(shù)據(jù)。以此推斷出每一種材料在一年中的用量規(guī)律，提早進(jìn)行備料，以應(yīng)對(duì)產(chǎn)銷旺季的到來。

（2）確定合理單次采購(gòu)數(shù)量信息和最佳供貨時(shí)間

計(jì)劃員可通過ERP系統(tǒng)的提示，制定材料的采購(gòu)計(jì)劃。使材料的采購(gòu)計(jì)劃更貼近企業(yè)的不同時(shí)期的使用需求。在保證生產(chǎn)需求的情況下，減少材料的庫(kù)存量，提高企業(yè)資金使用率。

2.入庫(kù)方面

在ERP中建立廠商基礎(chǔ)信息資料和定價(jià)政策可以有效控制材料入庫(kù)中的問題

（1）收集廠商的基礎(chǔ)資料，從源頭保證材料質(zhì)量

財(cái)務(wù)人員把每一個(gè)已進(jìn)行資信評(píng)估的廠商，按照廠商代碼編制要求，建立一個(gè)代碼，錄入廠商基礎(chǔ)資料中，包括廠商名稱、代碼、資信等級(jí)、地址、電話、聯(lián)系人等。把全部廠商都?xì)w納起來，進(jìn)行規(guī)范管理。避免了訂貨時(shí)選擇進(jìn)貨廠商的隨意性。

（2）編制材料的基礎(chǔ)信息，使材料名稱唯一性

把采購(gòu)的每一種材料，按照材料代碼編制要求編成唯一的品號(hào)，標(biāo)記品名、規(guī)格、單位、庫(kù)位，根據(jù)價(jià)格的高低列入對(duì)應(yīng)的ABC大類，依據(jù)生產(chǎn)性質(zhì)歸入相關(guān)的種類?？梢杂行П苊庀嗤牟牧嫌胁煌拿Q。使每種材料的名稱標(biāo)準(zhǔn)化，唯一化。在進(jìn)行查找此材料時(shí)可以按照品名、品號(hào)、規(guī)格、中類等各種方式進(jìn)行查找，方便不同部門和管理者的需要。

（3）制定材料的定價(jià)政策，避免人為因素

為了方便企業(yè)的管理人員和財(cái)務(wù)人員規(guī)范材料入庫(kù)價(jià)格，使價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)可控，還要在ERP中制定定價(jià)政策。財(cái)務(wù)人員將每一種材料與相對(duì)應(yīng)的供貨廠商（可以是多個(gè)，利于企業(yè)擴(kuò)大廠商選擇范圍，進(jìn)行價(jià)格比對(duì)，降低采購(gòu)成本。）按照已審核批準(zhǔn)的采購(gòu)價(jià)格錄入到采購(gòu)定價(jià)中，任何人無權(quán)更改。當(dāng)每一批材料入庫(kù)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)顯示此種材料對(duì)應(yīng)的廠商價(jià)格。此時(shí)財(cái)務(wù)人員對(duì)采購(gòu)單據(jù)和付款審批單進(jìn)行核對(duì)數(shù)量、金額，確定應(yīng)付賬款。

（4）特殊情況的審批、處理

如遇特殊情況，需由采購(gòu)人員做出說明，生產(chǎn)部門主管經(jīng)理批準(zhǔn)后方可入庫(kù)。將采購(gòu)信息、采購(gòu)記錄通過ERP進(jìn)行共享，使管理層、生產(chǎn)部門、財(cái)務(wù)部門、采購(gòu)部門隨時(shí)查看監(jiān)督采購(gòu)記錄，規(guī)范了采購(gòu)程序，有效避免了人為因素對(duì)材料價(jià)格的影響。

3.材料的領(lǐng)料出庫(kù)方面

通過財(cái)務(wù)人員在ERP中建立BOM商品物料表，將每種產(chǎn)成品所需要的配套原材料，按照用料比例依次錄入系統(tǒng)中，可以有效解決多出料、少出料和出錯(cuò)料的問題。

（1）按照訂單要求領(lǐng)料，規(guī)范領(lǐng)料品種、數(shù)量

當(dāng)銷售部門簽訂合同生成受訂單后 ，系統(tǒng)將根據(jù)受訂單的產(chǎn)品型號(hào)、數(shù)量和交貨期形成制令單，財(cái)務(wù)人員將制令單中的應(yīng)發(fā)原材料按照庫(kù)存情況打印出領(lǐng)料單，可以有效避免多出料、少出料和出錯(cuò)料的現(xiàn)象。如果庫(kù)房沒有某項(xiàng)材料，系統(tǒng)將記錄應(yīng)領(lǐng)未領(lǐng)材料，待庫(kù)房有料時(shí)再對(duì)應(yīng)不同的訂單進(jìn)行補(bǔ)領(lǐng)，完成訂單生產(chǎn)過程。

（2）監(jiān)督研發(fā)過程，核算研發(fā)成本

現(xiàn)代企業(yè)為求發(fā)展，研究開發(fā)力度加大。對(duì)于研發(fā)過程中的試制產(chǎn)品和小批量產(chǎn)品領(lǐng)用的材料，財(cái)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)研發(fā)審批單計(jì)入相對(duì)應(yīng)的非生產(chǎn)領(lǐng)料中，集中反應(yīng)每一項(xiàng)研發(fā)課題的領(lǐng)料情況，計(jì)算研發(fā)成本，監(jiān)督研發(fā)過程。

（3）分析材料耗用異常原因，確定改進(jìn)方向

產(chǎn)品的售后維修用料和生產(chǎn)過程中的報(bào)廢材料，財(cái)務(wù)人員要按相關(guān)規(guī)定審核產(chǎn)品維修單、報(bào)廢單的審批手續(xù)是否齊全合規(guī)，按領(lǐng)用材料的規(guī)格、數(shù)量開具領(lǐng)料單。使每一件材料的出庫(kù)有據(jù)可查，能正確反映材料的領(lǐng)用情況。并且了解哪一種產(chǎn)品的返修率高，哪一種材料常出現(xiàn)什么問題，查找產(chǎn)品技術(shù)和工藝上的不足，及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。

4.庫(kù)房管理方面

在ERP中根據(jù)制令單統(tǒng)計(jì)表和產(chǎn)銷存統(tǒng)計(jì)表，分析訂單完成情況和領(lǐng)料情況，確定最佳庫(kù)存量，保證材料有一定的合理庫(kù)存。

（1）按照領(lǐng)用和庫(kù)存情況，確定最佳采購(gòu)量和最佳采購(gòu)時(shí)間

制造企業(yè)在ERP系統(tǒng)中錄入材料庫(kù)存的上下限制，當(dāng)庫(kù)存量超出上下限值是，ERP系統(tǒng)提示有關(guān)管理人員采取相關(guān)措施，以確保材料的正常庫(kù)存。當(dāng)超過此量時(shí)，采購(gòu)部如有入庫(kù)，系統(tǒng)將進(jìn)行提示，財(cái)務(wù)人員對(duì)該批材料拒絕入庫(kù)。同時(shí)設(shè)定材料的最低下限，當(dāng)庫(kù)存量低于下限時(shí)，系統(tǒng)發(fā)出警報(bào)，提示采購(gòu)入庫(kù)。有了庫(kù)存的最佳庫(kù)存量、最低下限和單次采購(gòu)數(shù)量，既能保證訂單的正常生產(chǎn)又可以有效預(yù)防庫(kù)存過大。

（2）按照產(chǎn)品ABC類分別進(jìn)行管理

為了提高材料管理效率，體現(xiàn)成本效益原則，庫(kù)存材料按照價(jià)值進(jìn)行ABC分級(jí)管理。AB類按照訂單數(shù)量配套領(lǐng)用，庫(kù)房保管每日核對(duì)領(lǐng)料數(shù)量和庫(kù)存量。C類材料則按規(guī)定的批出數(shù)量出料，每月進(jìn)行盤點(diǎn)。

（3）按照材料盤點(diǎn)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)處理

定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)中出現(xiàn)的問題要及時(shí)上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)，找出原因按批示處理。對(duì)用量較多的材料和長(zhǎng)期閑置的材料進(jìn)行分析總結(jié)，把閑置材料改變用途，用于替代其他材料，充分加以利用。對(duì)于已經(jīng)毀損的材料，要上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)，并按規(guī)定的審批程序進(jìn)行報(bào)廢處理，不能放置不管，任由問題越積越多。

5.加強(qiáng)產(chǎn)銷存一條龍管理，形成快速有效的監(jiān)管反應(yīng)機(jī)制

在材料審批、采購(gòu)、檢驗(yàn)、入庫(kù)、付款過程中，每個(gè)不同崗位的人員在ERP系統(tǒng)中都分別具有相應(yīng)的使用權(quán)限 ，使各個(gè)部門能分級(jí)管理、相互監(jiān)督、相互制約。

并且ERP根據(jù)生產(chǎn)用料，篩選出超出訂單標(biāo)準(zhǔn)配料表的材料領(lǐng)用，使管理人員找到發(fā)生材料異常消耗的產(chǎn)品和工序，從而幫助管理者決策工藝改進(jìn)，技術(shù)研發(fā)的課題方向，從源頭上找到降低產(chǎn)品成本的有效方案。從單純的事后成本核算，變?yōu)橹笇?dǎo)產(chǎn)品改進(jìn)，有效降低產(chǎn)品成本的事前預(yù)防，這也體現(xiàn)了ERP系統(tǒng)管理的精髓。

綜上所述，企業(yè)要始終將材料管理工作作為重點(diǎn)內(nèi)容，它直接關(guān)聯(lián)到企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量、產(chǎn)品供貨的及時(shí)性、企業(yè)資金周轉(zhuǎn)利用率等。如果材料管理工作存在制度不全、管理不細(xì)的現(xiàn)象，那必然會(huì)直接影響企業(yè)經(jīng)營(yíng)的效益。

所以制造企業(yè)應(yīng)盡快建立健全配套制度，構(gòu)建縱橫結(jié)合的內(nèi)控鏈條，結(jié)合ERP信息化的現(xiàn)代管理系統(tǒng)，運(yùn)用現(xiàn)代化的信息手段，提升科技管理水平，加強(qiáng)材料管理的檢查、考核、整改，并使之形成長(zhǎng)效機(jī)制，提升企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力，切實(shí)提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

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