加強合同管理的風險意識及對策

摘要：合同是一種契約，是當事人之間依法確定、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議。市場經(jīng)濟要求公平有序地競爭，競爭的秩序要靠法規(guī)來規(guī)范。

本文通過對企業(yè)合同管理中存在的問題和加強和完善企業(yè)合同管理的對策的闡述，強調(diào)企業(yè)管理必須要以合同管理為基礎，沒有規(guī)范有序的合同行為，企業(yè)就沒有效益可言。

關鍵詞：合同管理；問題；對策

市場經(jīng)濟是法制經(jīng)濟、契約經(jīng)濟。在市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動離不開合同，合同管理已成為企業(yè)管理的一項重要基礎性工作。由于對合同管理的重視不夠，導致合同管理粗放、薄弱，在市場經(jīng)濟活動中不能很好地維護自己的合法權益，最終影響到企業(yè)的經(jīng)濟效益，有的甚至給企業(yè)造成經(jīng)濟損失，這是目前亟待解決的重要課題。因此企業(yè)管理必須大力加強和完善合同管理，增強合同法律意識，提高合同管理水平，充分發(fā)揮合同在企業(yè)管理中的積極作用。

一、企業(yè)合同管理中存在的問題

合同是經(jīng)濟活動中的重要行為，提高企業(yè)經(jīng)濟效益有多種途徑，加強合同管理是一個重要方面。企業(yè)要搞好成本管理、資金管理、質(zhì)量管理，這些都離不開合同管理。通過加強合同管理提高企業(yè)經(jīng)濟效益，已經(jīng)成為當前市場經(jīng)濟條件下需要十分重視的一個問題。目前企業(yè)合同管理存在著一些不容忽視的問題，這些問題的存在，干擾了企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動，導致國有資產(chǎn)流失，影響了企業(yè)經(jīng)濟效益的實現(xiàn)：

1.企業(yè)法制觀念淡薄，合同法律意識差

一些企業(yè)的相關負責人或合同經(jīng)辦人，不熟悉合同法的一般規(guī)定，沒有把合同管理納入經(jīng)營管理之中，合同法律意識差。其中較為突出的一個表現(xiàn)就是企業(yè)的公章、介紹信等重要的法律文書隨意被借用，另外對聯(lián)系業(yè)務的經(jīng)營人員的相關授權不明。有的企業(yè)沒有明確的對業(yè)務人員的授權制度，有的單位超過自身的權利范圍對外簽訂合同，有的一般員工未經(jīng)授權也對外簽訂合同，由于司法實務中對證據(jù)認定規(guī)則以及民事責任歸屬確認都有較明確規(guī)定，而這些規(guī)定，對那些未經(jīng)授權的人員所訂立的合同所導致的結果，往往是對企業(yè)不利的，因此明確企業(yè)合同簽訂中的授權制度是依法規(guī)范合同管理的一個起始點，并且明確普通授權、特別授權、轉授權代理、授權委托書的管理和使用等，對承接工程、物資采購等集中有效管理也提供了明確的前提法律依據(jù)。

2.不簽書面合同

盲目輕信“口頭承諾”的協(xié)議，一旦對方失信，便糾纏不清，引發(fā)合同糾紛。有的企業(yè)僅憑對方的電報、電話、發(fā)貨通知單就進行交易，給合同履行帶來隱患。分析雙方不簽訂合同的原因既有出于信任對方的可能，也有圖省事的可能。但恰恰因為這些就經(jīng)濟合同簽訂過程中出現(xiàn)的不必要的過錯，致使當事人事后需要更多倍的精力來彌補和處理這些當初圖省事的一時舉動。雖然現(xiàn)行合同法對簽訂書面合同沒有了以往經(jīng)濟合同法中對書面合同的嚴格要求，但作為一份證明當事人當初合意主張的重要證據(jù)，有這樣一份含義明確的證據(jù)肯定比沒有要好。

3.合同文本不規(guī)范

許多企業(yè)在經(jīng)濟交往中，也注意簽訂相關的合同，但卻不使用以成文的格式合同文本，這樣的結果往往是對合同標的約定不明確，合同條款往往過于簡單、不完善，責權利表述不明確，意思表達模糊，未能明確雙方的權利義務，甚至連十分重要的條款，諸如交貨時間、付款時間、違約責任的承擔及發(fā)生糾紛的解決方式等條款都沒有，這樣的合同極容易陷入欺詐圈套，引發(fā)大量合同糾紛。格式合同一般是在總結了大量的實踐經(jīng)驗基礎上起草的，對雙方的權利義務約定比較平衡和均勻，因此建議盡可能選用規(guī)范的格式合同來處理雙方的經(jīng)濟往來。當然，簽訂合同時對雙方合意的目標指向物也應當有一個明確的約定，而不應當是含糊不清的。如果沒有認真細致的調(diào)查說明合同條款事項，僅憑簽訂的不明確和不利于我方的合同，合同當事人的合法權益，只能受既判法律文書的約束，承受合法的“不法”侵害。因此，在合同中對雙方權利義務和相關條款作出明確的約定，無論對方的誠信如何，使自己風險降低到最低線，這也是經(jīng)濟活動中必要的一種風險防范意識。

4.基礎性合同管理不到位

（1）合同管理制度不落實。有的單位各部門分頭簽訂合同，各自保管，互不通氣，合同管理員不能全過程參與合同的簽訂、履行，無法審查合同的內(nèi)容，合同管理工作流于形式，起不到預防損失的作用。

（2）缺乏對合同實施有效的監(jiān)督控制。雖然制定了合同管理制度，但合同審批登記、合同存檔臺帳無負責人簽字或蓋章，有的甚至合同存件散失。

（3）合同報審報批制度不落實。有的單位雖然建立了合同報審報批制度，但只停留在紙面上，該報審而未報審，報審報批制度難以落實。為保證公司或企業(yè)的合同能夠得到有效執(zhí)行，保證公司的正常運轉，一些企業(yè)也建立了相應的合同管理機構或相應的法律顧問制度，但由于和各業(yè)務職能部門協(xié)調(diào)或深入監(jiān)控的程度不同，致使合同履行中因為不到位的管理，而使好的制度不能取得好的結果。作為領導者和決策者，一定要意識到合同制度已經(jīng)逐漸成為企業(yè)管理的必要手段，一定要將這種管理制度落實到實處并且加以貫徹，而不僅僅只是當成一種擺設。而是要落實合同管理的機構、人員和制度，建立健全合同臺賬、檔案制度，使合同管理逐步規(guī)范化、制度化，從而規(guī)范企業(yè)的簽約和履行行為，堵塞漏洞。

5.不全面履行合同

導致合同履約情況不理想的原因較多，但企業(yè)自身市場經(jīng)營人員素質(zhì)不高，文化水平偏低，法律知識貧乏，往往在合同簽訂前不調(diào)查對方資信情況，落入對方設下的“合同騙局”，是比較重要的原因。企業(yè)一定要注重培養(yǎng)一支懂法律、懂合同的經(jīng)營隊伍，提高信用觀念，規(guī)范營銷行為，才能使企業(yè)得到穩(wěn)定的發(fā)展。在昌日常的經(jīng)營管理中，除了正常的合同規(guī)范管理外，還應注意一種極端的情況，那就是合同欺詐，合同欺詐的表現(xiàn)：

（1）以預付款或定金、押金的方式騙取貨款；

（2）編造合理的理由，侵吞押金或相應資金；

（3）偽造證件或資信情況，假冒特定身份，騙取合同資金等；

（4）通過中介組織設立廣告騙局；

（5）假為購貨，實為出貨騙款；

（6）虛構標的，騙取已方信任，獲取資金。

6.違規(guī)簽訂擔保合同

一些單位法律意識淡薄，未對被擔保人的資信做仔細考察，便盲目為其提供擔保，使企業(yè)利益遭受重大損失。也有的單位因收受被擔保單位的好處費，或以擔保作為簽訂另一合同的條件而不惜為某些“皮包公司”擔保。被擔保人在貸款到期后，常因資不抵債而無法抵償，一走了之，下落不明，擔保人便要承擔連帶責任，給企業(yè)造成經(jīng)濟損失。

二、加強和完善企業(yè)合同管理的對策

1.普及合同法律知識，增強合同觀念和合同意識。合同是企業(yè)對外進行經(jīng)濟活動的橋梁和紐帶，在市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)的經(jīng)營活動離不開合同。企業(yè)法律和經(jīng)營管理等業(yè)務部門的人員要懂得《合同法》和熟悉公司的規(guī)章制度，杜絕顯失公平合同的簽訂，使企業(yè)從被動地應付和處理合同糾紛轉到主動地預防合同糾紛，從而增強企業(yè)的應變、發(fā)展和競爭能力，避免經(jīng)濟損失，全力維護企業(yè)的合法權益。各級管理者要了解和學習《合同法》，懂得如何管理合同，牢固樹立依法經(jīng)營管理的思想，樹立合同觀念和嚴格履行合同的法律意識，增強合同觀念和合同意識，認真簽訂合同，嚴格履行合同。

2.把合同管理工作納入企業(yè)管理的重要日程，推進合同管理工作日常化和規(guī)范化。要把合同管理納人領導班子工作的議事日程，特別是對涉及數(shù)額較大或者關系企業(yè)重大經(jīng)濟利益的合同，要專門立會審議，由分管領導把關，層層負責，保證合同簽訂的正確性和合規(guī)性。

3.建立完善合同管理機構，配好合同管理人員。加強合同管理，要建章立制，建立合同管理制度，建立專門的機構對合同進行統(tǒng)一管理，其職責是對簽訂合同進行審批，建立合同臺賬，對合同進行保管、統(tǒng)計、檢查，督促合同的履行。合同管理人員不僅要有很強的事業(yè)心和責任感，對工作認真負責，一絲不茍，還要熟悉業(yè)務，熟悉企業(yè)管理，熟悉生產(chǎn)經(jīng)營情況，熟悉法律，特別是要熟悉《合同法》。

4.充分利用法律手段，應對合同糾紛的發(fā)生。在訂立合同后，企業(yè)還要密切跟蹤合同履行過程中的各個環(huán)節(jié)，搜索相關資料，在對方違約包括預期違約時及時采取有效法律手段，避免和減少自身損失的發(fā)生，以維護自身合法權益。目前合同法賦予當事人在對方有違約或其他侵犯當事人權益的行為時可行使抗辯權，追究對方締約過失責任和違約責任，進行合同保全，保護自身的合法權益。要學會運用法律武器進行自我保護，對違約行為要及時申請仲裁或向人民法院提起訴訟。對合同欺詐行為要及時采取措施，盡量減少和避免損失，并請求有關部門予以打擊。

5.強化示范文本管理。合同示范文本是有關國家行政執(zhí)法機關會同相關業(yè)務部門，針對當事人在簽訂合同中經(jīng)常遇到的問題，按照法律要求，結合實際情況，吸收各行各業(yè)合同文書的特點制訂而成，主要條款齊全，沒有顯失公平或違反法律、行政法規(guī)的條款，對合同當事人提供了保護自己合法權益的有利條件。在企業(yè)運輸生產(chǎn)經(jīng)營活動中，合同日益重要，實行合同示范文本，對于規(guī)范合同簽訂行為和履行行為，提高合同履約率，強化合同等具有重要作用。

6.建立合同審批制度，嚴把合同簽訂關。在簽訂合同時，嚴格審查對方當事人的主體資格、資信情況和履約能力。對合同條款要認真推敲，防止發(fā)生歧義和誤解，對資金數(shù)額巨大、工程承包、產(chǎn)權交易等重要的抵押合同和生產(chǎn)經(jīng)營合同要依照有關法律規(guī)定及時辦理抵押登記和鑒證手續(xù)，以保證合同的合法性、嚴密性和完備性。

三、結束語

企業(yè)應當把依法治企與建立現(xiàn)代企業(yè)制度，加強企業(yè)管理、提高企業(yè)競爭力和維護企業(yè)自身合法權益有機結合起來，強化合同管理，樹立“外講信用、依法經(jīng)營；內(nèi)講制度，依法管理”的企業(yè)形象，才能使企業(yè)獲得持續(xù)穩(wěn)健的發(fā)展。