對人事檔案管理的調(diào)查研究

摘要：本文通過對東光縣人力資源和保障局人事檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行深入的調(diào)查，在獲知大量第一手資料之后，針對人事檔案管理過程中所出現(xiàn)的問題，探索出科學(xué)、可操作性強(qiáng)的解決辦法，希望為我國人事檔案管理的高質(zhì)量進(jìn)行提供有益的文獻(xiàn)參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案；現(xiàn)狀；問題；對策

一、東光縣人力資源和保障局人事檔案管理現(xiàn)狀分析

以2012年一年為例，該年最新轉(zhuǎn)進(jìn)的干部檔案卷數(shù)為32卷，對外轉(zhuǎn)出的檔案為23卷；經(jīng)過登記并被順利歸檔的人事檔案共536份。其中包括2011年度該縣相關(guān)科級干部的考核表、一般干部考核表，除此之外還有部分升本、獎(jiǎng)懲、職稱以及培訓(xùn)材料210份，聘用干部的表格資料為120份。在該次調(diào)查中，發(fā)現(xiàn)人事部催交以及需要干部本人及時(shí)補(bǔ)充材料的情況也十分突出，催交等情況一共涉到21個(gè)單位，占據(jù)到涉及總單位數(shù)目的51.6%，所缺少的資料超過18份，需要補(bǔ)填的資料有100份。其中干部人事調(diào)動(dòng)、入黨材料、工資變動(dòng)所占比例為需要填補(bǔ)資料的43%。

二、人事檔案管理存在的弊端以及深層原因分析

隨著我國政府向著“服務(wù)型政府”轉(zhuǎn)型的日益深入，地方政府機(jī)構(gòu)內(nèi)部的編制以及用人制度都相應(yīng)的出現(xiàn)了改革，不同單位之間的管檔人員職位變動(dòng)速度相較以前出現(xiàn)了大幅度的提高，這就導(dǎo)致部分單位人事檔案管理疏于管理，而此種情況直接對干部的管理工作帶來了不良的后果。本次調(diào)查發(fā)現(xiàn)東光縣人力資源和保障局人事檔案管理存在的弊端主要分為以下兩點(diǎn)：

1.硬件設(shè)施配置不到位

東光縣人力資源和保障局對于干部檔案管理所需要的各項(xiàng)物質(zhì)條件并沒有配置到位，檔案資料龐大的現(xiàn)實(shí)與檔案室空間不足形成了明顯的對比，此外基本的“六防”設(shè)備并沒有完全的落實(shí)到位，通過現(xiàn)場調(diào)查還發(fā)現(xiàn)檔案室的電腦以及打印機(jī)設(shè)備陳舊，出現(xiàn)問題后維修速度緩慢，反饋機(jī)制不健全。

2.材料收集通常會(huì)遇到較大困難，且材料并不完備

隨著政府轉(zhuǎn)型的不斷深入推進(jìn)，處于基層的鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位機(jī)構(gòu)也紛紛的推行了改革，各部門的管理體制相應(yīng)的會(huì)產(chǎn)生與以往不同的變化。具體來說，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府和主管部門的雙重管理是改革之后的最新現(xiàn)象，基層單位推行工作人員競爭上崗的方法之后，各個(gè)單位之間的人員崗位調(diào)動(dòng)明顯的加快，而與此相反，這些人員的檔案卻沒有與部門的轉(zhuǎn)換同時(shí)進(jìn)行，干部檔案進(jìn)行有序的歸檔通常要滯后人事變動(dòng)。此次調(diào)查結(jié)果顯示，檔案材料不夠齊全的現(xiàn)象十分明顯，最集中體現(xiàn)的部分在于入黨材料、工資變動(dòng)上。

三、針對人事檔案管理過程中所出現(xiàn)的問題所提出的對策

1.從意識上真正認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性

干部檔案是高質(zhì)量完成干部工作的重要基礎(chǔ)，通過查閱干部檔案可以迅速、直接的獲知干部在不同任職時(shí)間內(nèi)的政績以及工作表現(xiàn)，從而對干部進(jìn)行客觀、科學(xué)的評價(jià)。這是保障上級部門能夠正確知人、任人的重要參考。因此高質(zhì)量的管理好干部檔案，并且積極發(fā)揮其參考、考核所用是一項(xiàng)關(guān)系到政府轉(zhuǎn)型能否順利進(jìn)行的關(guān)鍵指標(biāo)。我國自上個(gè)世紀(jì)末就頒布了《干部檔案工作條例》，為如何進(jìn)行人事檔案管理提出了明確的要求。然而，此次調(diào)查卻發(fā)現(xiàn)，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的“不聞不問”，檔案管理工作就“舉步維艱”。而相應(yīng)的如果上層領(lǐng)導(dǎo)將其作為一項(xiàng)重點(diǎn)工程，那么檔案管理就可以“井然有序”，不僅各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施配備完善，各項(xiàng)材料不論是種類還是裝訂上，都十分精美。在我國制度建設(shè)還未完全被規(guī)范化確定下來的社會(huì)現(xiàn)實(shí)下，一把手必須加強(qiáng)對人事檔案管理工作的重視程度，才可以確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。

2.重視檔案管理工作過程中的各項(xiàng)基礎(chǔ)建設(shè)

依據(jù)《干部檔案工作條例》的相關(guān)內(nèi)容，可以發(fā)現(xiàn)專門從事干部檔案管理的單位，需要擁有堅(jiān)固庫房，同時(shí)在庫房設(shè)計(jì)上，必須保證具有良好的防火、防潮功能，放置檔案的檔案柜必須為鐵質(zhì)，庫房面積設(shè)計(jì)遵循著每千卷設(shè)置20～25 m2的基本要求，除此之外，在檔案管理的庫房中，還需要相應(yīng)的配置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備，保障檔案管理的硬件設(shè)施落實(shí)到位。此次調(diào)查現(xiàn)實(shí)該項(xiàng)工作落實(shí)的并沒有到位，因此必須從基本抓起，將檔案管理工作過程中完善各項(xiàng)基礎(chǔ)建設(shè)作為重點(diǎn)來抓。

3.建立健全各項(xiàng)管理制度，確保管理過程中責(zé)任到人

為了避免干部檔案出現(xiàn)遺失、缺漏的現(xiàn)象，確保人事檔案能夠真正高質(zhì)量的受到管理，除了基礎(chǔ)設(shè)施落實(shí)到位之外，廣大管理者的責(zé)任意識也是十分重要的一部分。為了保證在“人”的方面保證人事檔案的高質(zhì)量進(jìn)行，需要建立起科學(xué)、完善的制度進(jìn)行規(guī)范。在制度的制定上，不僅僅應(yīng)當(dāng)明確檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出具體負(fù)責(zé)人是誰，還應(yīng)當(dāng)針對檔案流通過程中出現(xiàn)的問題，究竟應(yīng)當(dāng)追究哪一個(gè)環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人的責(zé)任明確規(guī)定起來，確保全環(huán)節(jié)都有直接的負(fù)責(zé)人對其負(fù)責(zé)。

4.重視收集干部檔案材料

檔案材料是進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)，沒有檔案材料，就無法保證檔案工作可以順利進(jìn)行。在現(xiàn)實(shí)工作中，對于收集檔案材料需要采取以下三種措施：第一，現(xiàn)實(shí)工作中，管檔人員有責(zé)任及時(shí)向相關(guān)單位進(jìn)行資料催收。依據(jù)現(xiàn)實(shí)情況電話催收可以確定在半年一次，并進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整。必要的情況下，管理檔案的人員可以直接到相關(guān)部門進(jìn)行檔案以及相關(guān)資料的催收。 第二，需要養(yǎng)成隨時(shí)收集材料并迅速上交給管檔部門的習(xí)慣，該種模式下檔案管理工作在每一個(gè)管理環(huán)節(jié)都可以高效進(jìn)行。第三，嚴(yán)格執(zhí)行檔案整理工作。在現(xiàn)實(shí)工作中，管理人員依照國家相關(guān)文件的具體規(guī)定，對檔案進(jìn)行統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)化的整理，并且定期的進(jìn)行檢查，確保檔案管理工作不出現(xiàn)任何紕漏。

四、結(jié)語

領(lǐng)導(dǎo)干部檔案管理工作在我國黨政機(jī)關(guān)的日常工作中屬于一項(xiàng)基本工作，是保證干部各項(xiàng)工作有跡可循的基本措施，能否高效、合理的做好干部檔案管理工作對于廣大干部來說是一項(xiàng)關(guān)系到自身利益的“核心工程”。筆者堅(jiān)信在領(lǐng)導(dǎo)的重視下，規(guī)范化、科學(xué)化的管理制度作為保證，我國各級政府的人事檔案管理工作必將有序進(jìn)行。

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