淺談企業(yè)檔案管理信息化的重要性和現(xiàn)實(shí)意義

【摘 要】隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，海量的信息開始涌入各個(gè)企業(yè)，大量的紙質(zhì)或電子文件使企業(yè)的檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)。如何解決信息化時(shí)代帶來(lái)的檔案問(wèn)題，使檔案管理跟上時(shí)代的步伐。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案 管理信息化

隨著經(jīng)濟(jì)和信息社會(huì)的迅猛發(fā)展，檔案管理信息化必將是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。企業(yè)檔案作為一種重要的信息資源，對(duì)企業(yè)的生存和發(fā)展具有難以估量的價(jià)值，加快企業(yè)檔案信息系統(tǒng)化建設(shè)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)管理和信息化的技術(shù)，對(duì)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用，使企業(yè)檔案更好地為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理服務(wù)。

一、企業(yè)檔案信息化的基本內(nèi)容

就是指企業(yè)在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)作為基本平臺(tái)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和開發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案工作為企業(yè)生產(chǎn)，經(jīng)營(yíng)和管理提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)的過(guò)程。企業(yè)檔案的信息化可以實(shí)現(xiàn)通過(guò)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及時(shí)、準(zhǔn)確地向企業(yè)管理者和各業(yè)務(wù)部門提供以有效的數(shù)字信息為主要形式的檔案利用服務(wù)，真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案管理工作為企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益最大化服務(wù)。

二、檔案管理信息化現(xiàn)存的問(wèn)題

1. 檔案工作未得到應(yīng)有的重視。這種現(xiàn)象在一些中小型企業(yè)尤為明顯，為節(jié)約成本，他們未設(shè)有專門的部門和人員來(lái)管理檔案，更別談檔案管理信息化了，即便有人兼管檔案，也只是形式上的。兼管人員平時(shí)只作一些簡(jiǎn)單的收集和分類，因人員專業(yè)水平有限及責(zé)任心不強(qiáng)，加上又未設(shè)有專門的庫(kù)房，或庫(kù)房安全性較差，導(dǎo)致企業(yè)檔案因管理不善流失嚴(yán)重。

2. 企業(yè)檔案信息化發(fā)展水平參差不齊。相當(dāng)多的傳統(tǒng)企業(yè)，由于受傳統(tǒng)思維和信息化技術(shù)落后等因素的影響，檔案管理工作還是以手工操作為主，對(duì)電子文件及其存在的技術(shù)環(huán)境存在質(zhì)疑，導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展創(chuàng)新水平滯后；與此相比，一些新興的企業(yè)卻很肯下本錢，他們把檔案信息看成資本，視為企業(yè)生存發(fā)展基礎(chǔ)。他們投入大量的人力物力，廣學(xué)博采，接納多方面信息，提高網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用技能及檔案資源開發(fā)運(yùn)用技能。

3. 檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)老化。檔案管理隊(duì)伍存在著知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，運(yùn)用信息技能差，服務(wù)方式跟不上時(shí)代的發(fā)展等狀況，直接影響著檔案信息開發(fā)的力度和深度，目前，多數(shù)檔案信息的開發(fā)只停留在簡(jiǎn)單介紹、匯編和保管等方式，難以滿足企業(yè)檔案信息化高層次建設(shè)的要求。

三、推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化的重要性和必要性

1. 適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。隨著信息化成為當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的主題，人們對(duì)各種時(shí)效性強(qiáng)，高價(jià)值的檔案信息的需求量越來(lái)越大，要求利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的呼聲也越來(lái)越高，而傳統(tǒng)的檔案管理模式已很難適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，企業(yè)檔案信息化管理勢(shì)在必行。

2. 提升檔案管理水平的需要。由于檔案需長(zhǎng)期保存，為提高存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，有必要運(yùn)用先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化，從根本上提高檔案管理和利用的水平。

3. 確保企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要。檔案管理信息化不僅有利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批人才為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，而且在減輕工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度的同時(shí)，也大大提高了工作效率，通過(guò)計(jì)算機(jī)快速高效地處理檔案資料，使檔案資源得到更加充分的開發(fā)和利用。

四、加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

1. 減輕工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，檔案人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。實(shí)行信息化后，檔案管理達(dá)到自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。

2. 檢索查詢快捷方便。信息技術(shù)發(fā)展日新月異，對(duì)于數(shù)據(jù)的處理能力不斷提高，而傳統(tǒng)的檢索方式是，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案，然后再根據(jù)記錄到庫(kù)房查找，費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，利用計(jì)算機(jī)檢索，可大大較高信息的查全率和查準(zhǔn)率，減輕管理者的勞動(dòng)強(qiáng)度，為企業(yè)贏得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

3. 提高工作效率。傳統(tǒng)檔案存在著人工工作效率低下、人工查詢速度慢、存儲(chǔ)占用空間大等缺點(diǎn)，更為重要的是，檔案因保存時(shí)間長(zhǎng)，很容易造成紙張受損、變質(zhì)、發(fā)黃；檔案資料在查閱中容易將原件損壞或丟失等問(wèn)題。顯然，這種落后的檔案管理方式，已無(wú)法適應(yīng)和滿足人們對(duì)信息的需求。實(shí)施檔案管理信息化后，檔案管理人員可從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，更好地從事檔案的收集和編撰工作，提高職能部門的工作效率。

4. 便于安全和保密性工作。企業(yè)檔案作為一種重要的信息資源，對(duì)企業(yè)的生存和發(fā)展具有難以估量的價(jià)值，企業(yè)檔案資料一旦泄露將嚴(yán)重?fù)p害企業(yè)的利益。檔案信息化的管理更有利于企業(yè)檔案資料的保密。無(wú)紙化的信息錄入可以隨時(shí)檢查信息是否缺失，相對(duì)于過(guò)去的紙質(zhì)保存，其保密工作更加便捷。計(jì)算機(jī)管理企業(yè)的檔案資料，可以輕松控制查看資料的人員，通過(guò)加密的方式，可以避免資料遭竊取或外泄，檔案的安全性和保密性得到了有效的保證。

總之，將現(xiàn)代信息技術(shù)融入企業(yè)的檔案管理工作中，不僅可以提高檔案管理工作的效率，同時(shí)也可以極大地簡(jiǎn)化檔案管理工作內(nèi)容，提高檔案資料的保密性。實(shí)行檔案資源管理信息化，為企業(yè)的生產(chǎn)、管理、決策提供更高質(zhì)量的檔案利用服務(wù)。

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