人事檔案管理中存在的問(wèn)題及解決方法

摘 要：人事檔案是個(gè)人信息的主要來(lái)源，是人才信息的重要載體，是人才選拔的重要信息來(lái)源之一。管好用好人事檔案，可以充分開(kāi)發(fā)人才資源。該文著重探討人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題與解決方法。

關(guān)鍵詞：人事檔案 管理對(duì)策 解決方法

中圖分類號(hào)：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2013）04（a）-0-01

人事檔案客觀記錄了個(gè)人思想品德、業(yè)務(wù)能力和成長(zhǎng)過(guò)程，能反映出個(gè)人基本情況的動(dòng)態(tài)變化，反映出個(gè)人工作能力和水平等信息，提供的原始資料和數(shù)據(jù)信息可為單位和組織合理利用人力資源，具有動(dòng)態(tài)、真實(shí)、有效的特點(diǎn)。因此，必須管好和用好人事檔案，做好人力資源開(kāi)發(fā)工作。

1 管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.1 單位領(lǐng)導(dǎo)不甚重視該項(xiàng)工作

有的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，人事檔案管理就是一種簡(jiǎn)單的機(jī)械性的保管工作，對(duì)其重要性沒(méi)有一個(gè)足夠的認(rèn)識(shí)。在個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)眼里，這項(xiàng)工作不是單位的主要業(yè)務(wù)方面的工作，屬于附屬性工作，只要不泄密，不丟失，檔案外調(diào)、查檔是其主要工作。這種錯(cuò)誤理念是個(gè)別單位領(lǐng)導(dǎo)不重視該工作的重要原因，具體表現(xiàn)在：①檔案工作沒(méi)計(jì)劃，②檔案工作沒(méi)安排，③人力、物力和財(cái)力無(wú)保障。

1.2 部分單位投入硬件設(shè)施不足

實(shí)際工作中，部分單位只重視在主業(yè)務(wù)發(fā)展方面完善硬件設(shè)施，但忽視為檔案室添置新設(shè)備，有的單位沒(méi)有專用檔案室，有的尤其是較小單位的檔案室具有較為簡(jiǎn)陋、陳舊的設(shè)備，人事檔案未按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理、時(shí)有檔案材料損壞或損毀現(xiàn)象發(fā)生，不利于充分利用檔案及其檔案信息。

1.3 管理水平和手段處于較低水平

在實(shí)際工作中，由于單位領(lǐng)導(dǎo)的不甚足夠重視檔案管理工作，在人員配備上采取兼職這種辦法來(lái)應(yīng)付，并且兼職人員不斷進(jìn)行變換，甚或業(yè)務(wù)水平根本幾乎為零，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，對(duì)管理的基本要求不求甚解，更無(wú)從談起檔案的收集、整理、歸檔、裝訂以及信息再加工等基本的業(yè)務(wù)流程，無(wú)從談起管理水平和管理手段的恰當(dāng)運(yùn)用。由于不懂得人事檔案管理，采用較為陳舊的管理手段，在在調(diào)閱檔案時(shí)出現(xiàn)反復(fù)調(diào)用原件，檔案的完整性與安全性受到嚴(yán)重影響，出現(xiàn)紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象。

1.4 收集工作力度不夠

只有制定完善的檔案管理制度，才能管好和用好人事檔案。但是，有的單位沒(méi)有制定甚或制定的制度不完善，不符合相關(guān)法律的規(guī)定，導(dǎo)致檔案管理人員執(zhí)行不嚴(yán)格，或出現(xiàn)無(wú)據(jù)可依之現(xiàn)象，出現(xiàn)收集歸檔處于被動(dòng)、不及時(shí)的狀態(tài)。如出現(xiàn)材料不全面，類同的內(nèi)容和形式，根本也不可能準(zhǔn)確反映個(gè)人尤其是思想品德及業(yè)務(wù)能力和水平的動(dòng)態(tài)變化情況，人事檔案管理幾乎形同虛設(shè)，難以使之得以開(kāi)發(fā)利用。

1.5 管理的信息化程度不高

在人事檔案管理方面，有的單位在人事檔案管理中還沒(méi)有充分利用現(xiàn)代管理技術(shù)手段，影響到人事管理效率和質(zhì)量的提高，造成一定的資源浪費(fèi)。

2 解決方法

2.1 收集材料是基礎(chǔ)

在人事檔案管理過(guò)程中，需要入檔的材料不斷增多，如干部考察、年度考核、學(xué)歷和專業(yè)技術(shù)職稱（職務(wù)）變化、各種培訓(xùn)、聘用（任）等，管理人員必須及時(shí)將其收集并按相關(guān)規(guī)定及時(shí)歸檔，并做到信息化處理。遇有查檔調(diào)檔時(shí)，盡量打印或復(fù)印信息化后的檔案，保持檔案的完整性。

2.2 加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)

要遵照《干部檔案工作條例》第二十七條之要求，專用檔案庫(kù)房要做到堅(jiān)固、防潮、防火，配置鐵質(zhì)的檔案柜，庫(kù)房面積按20～25 m2/千卷配置；庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置滅火、去濕、空調(diào)等設(shè)備，做到三室（辦公室、閱檔室、庫(kù)房）分開(kāi)，達(dá)到國(guó)家要求。

2.3 加強(qiáng)自身建設(shè)，提高人員素質(zhì)

各單位要嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》第三十八條之規(guī)定，選擇作風(fēng)正派、業(yè)務(wù)能力和責(zé)任心較強(qiáng)的人員從事這項(xiàng)工作，切實(shí)加強(qiáng)人事檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)，注重教育和培養(yǎng)，對(duì)工作、學(xué)習(xí)和生活加以重視和關(guān)心，充分發(fā)揮其工作積極性和創(chuàng)造性。為提高管理人員認(rèn)識(shí)工作重要性，增強(qiáng)責(zé)任心，培訓(xùn)工作要做到系統(tǒng)化目的性和計(jì)劃性，頻次1次/2～3年，以檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)為培訓(xùn)的重點(diǎn)，逐步提高其整體素質(zhì)，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.4 建立檔案信息系統(tǒng)

人事檔案管理過(guò)程必須融于先進(jìn)的技術(shù)和手段于其中，逐步建立和完善適合人事檔案信息管理系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)管理工作的電子化、科學(xué)化，切實(shí)提高科學(xué)管理水平，以真正做好人事檔案管理工作，發(fā)揮其在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的重要作用。

3 加快現(xiàn)有人事檔案信息化建設(shè)

社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心一般由其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)專制而來(lái)，這期間各單位人員處于頻繁流動(dòng)過(guò)程中，人事檔案管理成為一項(xiàng)較為重要的工作之一。表現(xiàn)在人事變動(dòng)多且復(fù)雜，現(xiàn)存的檔案材料占據(jù)空間大、數(shù)量多，很難做到管理的規(guī)范化和使用的合理化。這要求必須利用現(xiàn)代高科技手段將其進(jìn)行信息化處理，逐漸轉(zhuǎn)化規(guī)范化的數(shù)據(jù)，使工作質(zhì)量和效率逐步得到提高。人事檔案信息化建設(shè)有利于順利開(kāi)展人事組織工作，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

3.1 有利于“選人用人”和領(lǐng)導(dǎo)決策

人事檔案信息化后，通過(guò)局域網(wǎng)絡(luò)即可方便快捷地將干部隊(duì)伍的基本狀況提供給組織人事部門和領(lǐng)導(dǎo)，掌握其最新表現(xiàn)和發(fā)展，有利于“選人用人”和領(lǐng)導(dǎo)決策。

3.2 提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量

傳統(tǒng)的檔案管理管理主要采用書面紙質(zhì)檔案的方式，將其手工收集、整理和加工過(guò)程不僅工作量大，效率低，而且浪費(fèi)資源，這樣才能為相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)提供檔案信息。相反，如果將人事檔案簡(jiǎn)歷數(shù)據(jù)庫(kù)后，做到了自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化和網(wǎng)絡(luò)化管理，錄入一次數(shù)據(jù)后即可反復(fù)利用，在局域網(wǎng)內(nèi)部即可共享其中蘊(yùn)藏的基本信息和加工信息，網(wǎng)絡(luò)即時(shí)予以檢索查詢，大大提高了相關(guān)人員的工作效率和質(zhì)量。

如在干部職務(wù)、專業(yè)技術(shù)職稱晉升和聘任時(shí)，相關(guān)時(shí)期的考核表及評(píng)審表應(yīng)從繁多的人事檔案資料中查找并復(fù)印出來(lái)，然后和其他相關(guān)材料裝訂成冊(cè)。這樣做，浪費(fèi)了大量資源，不利于經(jīng)濟(jì)社會(huì)的協(xié)調(diào)發(fā)展。如果人事檔案數(shù)據(jù)共享得以充分貫徹實(shí)施，相關(guān)部門無(wú)需再重復(fù)的復(fù)印、裝訂，只需調(diào)用相關(guān)數(shù)據(jù)。這不僅保護(hù)了檔案資料，還節(jié)約了大量人力、物力和財(cái)力。

3.3 完整、及時(shí)和準(zhǔn)確地更新檔案信息

信息化后的人事檔案在更新過(guò)程中較為簡(jiǎn)便，提高了工作效率，降低了勞動(dòng)強(qiáng)度。檔案管理人員會(huì)第一時(shí)間準(zhǔn)確完整地錄入新資料，保證了檔案信息的準(zhǔn)性和完整性和收集的及時(shí)性，這既方便領(lǐng)導(dǎo)調(diào)閱，又為組織人事部門科學(xué)決策提供準(zhǔn)確信息，促進(jìn)單位事業(yè)發(fā)展。

3.4 提高業(yè)務(wù)水平

人事檔案信息化后，管理人員只需按照規(guī)定錄入相關(guān)信息即可。這樣，管理人員有充足的時(shí)間鉆研前瞻性知識(shí)，工作中不斷開(kāi)拓創(chuàng)新，不斷提高自己的整體素質(zhì)。同時(shí)，勞動(dòng)強(qiáng)度降低了，相應(yīng)地提高了工作效率，更能實(shí)施人性化管理，有利于管理者身心健康。